A gestão de licenças de software (SLM) é uma das mais importantes funções das equipes de TI. Historicamente, muitas discussões sobre gestão de TI tratavam de recursos físicos, como servidores e terminais. No entanto, esses são apenas hosts e mecanismos de entrega para os ativos que os usuários e empresas de fato usam: o software. A importância do software para os negócios torna seu gerenciamento uma prioridade para todas as equipes de TI e os desafios de gerenciamento começam com as licenças que comandam os custos, o acesso e as responsabilidades do software.

O que significa gerenciamento de licenças de software SLM?

Em termos gerais, “gerenciamento de licenças de software” refere-se aos processos e ferramentas de controle e documentação dos softwares que sua empresa usa, no que e como eles são usados. A SLM, do inglês “software license management”, é essencial para garantir que sua empresa esteja em conformidade com todas as licenças empresariais e contratos de licença de usuário final (end-user license agreement, ou simplesmente EULA).

Especificamente, as licenças de software estabelecem as particularidades e especificações contratuais que regem o uso do software e a compensação do fornecedor. Um contrato típico especifica o número de licenças adquiridas, como essas compras se traduzem em instalações permitidas e o que acontece se as licenças consumidas excederem as adquiridas. A SLM eficaz controla tudo isso e oferece recursos que podem ajudar sua empresa a manter a conformidade.

Os papéis da gestão de licenças de software

A SLM é uma parte importante do que é conhecido como gestão de ativos de software (software asset management — SAM), que é uma parte essencial da gestão de ativos de TI. Basicamente, todas as ferramentas e processos necessários para gerenciar, controlar e proteger todos os seus ativos de software em todo o seu ciclo de vida podem ser considerados como SAM. O gerenciamento eficaz e a conformidade com as licenças de software são necessários para atingir os objetivos do SAM.

Uma lista de funções e tarefas da ITAM pode incluir esses tópicos (embora não se limite a eles):

Cada um destes tópicos depende do software e cada parte dele é regida por uma licença. Portanto, a SLM é um elemento principal da ITAM e um conjunto de práticas que deve abranger todas as ferramentas de software da ITAM.

Por que a gestão de licenças de software é importante?

Para uma ITAM eficaz, é necessário uma boa SLM. Isso também torna a SLM um fator crítico de sucesso para outras iniciativas de TI, especialmente gestão de serviços de TI (ITSM) e gestão de operações de TI (ITOM).  SLM também é importante para a segurança cibernética, gestão geral de TI e maximização do valor comercial do patrimônio de TI.

A SLM contribui com benefícios adicionais à TI e ao empreendimento como um todo.

Gestão de custo

O software é particularmente propenso a provisionamento excessivo, a compra de licenças “extras” que visam garantir a disponibilidade e que muitas vezes não são utilizadas. O objetivo é evitar o custo e as dificuldades de adquirir e implementar licenças adicionais rapidamente quando há necessidade. No entanto, o provisionamento excessivo pode rapidamente se tornar um custo alto e difícil de identificar. A SLM ajuda a manter o número de licenças pagas alinhado com o volume que a empresa realmente precisa.

Proteção em auditoria e conformidade garantida

Os principais fornecedores de software têm encontrado a oportunidade de "acertar" os contratos de licença de software de seus clientes como fontes de receita significativas. Isso ocorre porque as variações entre os termos contratuais e o uso real do software quase sempre resultam em custos acima do orçamento, multas ou ambos para a empresa que está sendo auditada. SLM é a primeira e melhor linha de defesa contra auditorias e outros desafios de conformidade de licença. E esses desafios podem ser caros.

Melhor segurança cibernética

O software não autorizado e as versões mais antigas do software com recursos de segurança desatualizados fornecem acessos para ransomware e outros malwares. A SLM eficaz pode melhorar a segurança cibernética identificando, reduzindo ou eliminando esses problemas do seu TI.

Maior agilidade

O suporte a várias versões de software e a manutenção de versões mais antigas pode comprometer os limitados recursos de TI. A SLM ajuda sua empresa a identificar e retirar versões de software mais antigas e concentrar seus recursos de TI nas edições atuais.

Tipos de licenças de software

A evolução contínua da TI é acompanhada pela ampla gama de tipos de licença de software disponíveis hoje. A mesma empresa pode precisar gerenciar licenças para software em servidores locais individuais, software em uma ou mais nuvens públicas, software híbrido ou elementos comerciais incorporados em aplicativos personalizados. E diferentes tipos de software são fornecidos sob diferentes tipos de licenças. Veja abaixo uma lista em ordem alfabética de alguns dos tipos de licença de software comercial mais comuns.

Appliance

Uma licença aplicada a uma peça de hardware de função específica, como um servidor de aplicativos dedicado, um roteador ou uma central telefônica. Os termos e condições específicas dependem da função do aparelho e do fornecedor.

Servidor-cliente

Uma licença de duas partes que cobre um servidor específico e um número aprovado pelo fornecedor de “licenças de acesso para cliente” ou “LACs” baseadas em uma métrica de dispositivo. As licenças cliente-servidor podem permitir a compra de LACs adicionais e podem ser modificadas para oferecer suporte a servidores físicos ou virtuais.

Usuário Simultâneo

Uma licença que oferece suporte a um número máximo de usuários simultâneos, um limite geralmente imposto pelo check-in, check-out e exclusão de recursos do usuário

Pontos Centrais

Sob esta licença, um fornecedor atribui valores a elementos de processamento lógico individuais, também conhecidos como núcleos, em servidores físicos ou virtuais. Um aplicativo com um valor atribuído de 100 pontos por núcleo exigiria uma compra de 200 pontos para ser executado em um servidor de dois processadores ou 400 pontos para ser executado em um servidor de quatro processadores. Este tipo de licença é usado principalmente com aplicativos que executam centros de dados.

Empreendimento

Uma licença que permite a uma empresa instalar um número ilimitado de cópias de um pacote de software específico. As licenças corporativas ou acordos corporativos de alguns fornecedores exigem um número específico de licenças, portanto, um exame cuidadoso dos termos e condições é essencial.

Avaliação

Uma licença que permite o uso do software em caráter experimental. Algumas licenças de avaliação são limitadas por tempo e param de funcionar completamente após o prazo. Algumas oferecem apenas um subconjunto do conjunto completo de recursos do software. Muitas incluem recursos para conversão em uma versão adquirida e totalmente funcional do software.

Usuário Nomeado

Similar a uma licença de usuário simultâneo, mas inclui usuários especificamente nomeados. Algumas licenças de usuário nomeado permitem a transferência de acesso a outros usuários, enquanto outras não o fazem sem a revisão da licença.

Node-Locked

Normalmente aplicadas a aplicativos baseados em servidor, as licenças node-locked restringem o acesso a um conjunto específico de computadores “nomeados”. Algumas permitem a transferência para outros computadores por meio de solicitação e aprovação de uma nova chave de licença.

Fabricante de equipamento original (FEO)

As licenças FEO são geralmente aplicadas ao software básico fornecido com uma peça específica de hardware. As licenças FEO normalmente não podem ser transferidas para outras unidades de hardware.

Por Dispositivo

Talvez o tipo de licença mais comum, este modelo coloca um limite no número total de instalações. O software geralmente pode ser movido de uma máquina para outra, desde que o número máximo de instalações especificado não seja excedido.

Por processador (ou por CPU)

Ao contrário das licenças de pontos principais, as licenças por processador e por CPU são baseadas no número de soquetes de processador físico nos quais um aplicativo será executado.

Por usuário

Esta licença se concentra no número total de usuários permitidos. Normalmente, cada usuário dentro do limite máximo permitido pode empregar várias instalações do software em vários dispositivos, com todos contando como uma única instância de usuário.

Perpétuo

Pague uma única taxa, use o software indefinidamente. Uma licença perpétua pode negar a transferência do software para outra máquina ou impor taxas adicionais para manutenção ou atualizações.

Tempo de execução

Os aplicativos de software geralmente incluem componentes fornecidos por terceiros. As licenças de tempo de execução permitem que esses elementos de terceiros sejam executados no apoio ao aplicativo principal. Limitações e restrições específicas geralmente são explicitadas na licença que rege o aplicativo principal.

Local

Uma licença que permite a instalação de um pacote de software em um número ilimitado de computadores em um local físico.

Existem tipos adicionais de licenças de software além das variantes comerciais listadas acima. São eles:

Pode ser que sua empresa precise gerenciar licenças para aplicativos móveis, serviços de software (SaaS) baseados em assinatura, interfaces de programação de aplicativos (APIs) ou componentes de projetos de consultoria. Cada um deles pode ter variantes, condições ou exceções específicas. Se você tiver acesso a um advogado experiente em contratos, provavelmente precisará incluir um desses especialistas em suas negociações.

Os desafios da Gestão do Nível de Serviço

Além dos desafios descritos acima, existem três grupos de desafios para o sucesso com SLM ou qualquer outra iniciativa de TI significativa. Veja abaixo alguns desafios prováveis para o sucesso da SLM.

SLM: Desafios Organizacionais

SLM:  Desafios tecnológicos

SLM: Desafios culturais

Os facilitadores do sucesso da SLM podem ser agrupados nas mesmas categorias que as dificuldades listadas acima.

SLM: Facilitadores Organizacionais

SLM: Facilitadores tecnológicos

SLM: Facilitadores culturais

Melhores práticas da Gestão de Nível de Serviço

Existem vários pré-requisitos para uma gestão consistente e eficaz. Veja abaixo uma lista essencial para o sucesso da SLM.

Consiga o apoio da sua liderança

O sucesso da SLM exige constante alocação de recursos e um comprometimento com o seu sustento. A adesão e o suporte dos executivos podem facilitar a busca por esse compromisso. O apoio executivo também pode ajudar com as mudanças culturais e minimizar qualquer resistência encontrada.

Mantenha o nível atual na medida do possível

Manter softwares pagos com uma má gestão de licença é desperdício de investimento. Na medida em que seja possível fazer isso sem prejudicar as operações de negócios, retenha e, em seguida, documente e racionalize seus processos de aquisição de software. No mínimo, torne-os mais transparentes e responsáveis antes de liberar esses processos.

Saiba o que você tem

Identificar e documentar tudo o que é relevante sobre todos os softwares em execução em sua empresa pode ser o maior desafio para a SLM eficaz. Você precisa de conhecimento preciso, abrangente e atualizado sobre todos os softwares em execução na sua empresa (mesmo que isso exija a coleta de informações manual). Você precisa de uma biblioteca gerenciável de todas as informações de licença de software e soluções robustas de descoberta e inventário dessas informações em todo o seu patrimônio de TI. Se sua empresa ainda não tiver um ou ambos, seus objetivos de SLM podem ajudar a justificar sua aquisição. Dependendo do tamanho e da complexidade da TI e dos recursos de gerenciamento disponíveis, você pode começar com uma auditoria manual de seu software. Também se prepare para conduzir auditorias internas regulares de seu ambiente, para evitar auditorias de fornecedores e penalidades.

Defina e priorize os objetivos

Seus objetivos principais de SLM devem ser garantir a conformidade e evitar auditorias que resultem em penalidades. Além dessas metas, sua empresa deve se concentrar em obter o valor máximo de cada investimento. Cada negócio e propriedade de TI é uma combinação única de elementos, processos, recursos e objetivos. Diferentes elementos do seu negócio também podem ter objetivos ou restrições exclusivas. Tudo isso deve ser levado em consideração ao planejar e implementar seus esforços de SLM. Para cada pacote de software compartilhado em seu estado de TI, avalie quem está usando o quê, quanto o está usando e o valor para o seu negócio.

Escolha o melhor método de execução da SLM

Se você escolher vários métodos de gestão de TI ou software, também precisa considerar vários modos de implantação e execução. As alternativas incluem equipe de gerenciamento dedicada, consultores e "serviço de gestão de estoque" oferecido pelo fornecedor. Avalie os métodos possíveis de perto. Se houver experiência externa envolvida, preste atenção especial à experiência relevante e à transparência em relação aos custos.

Planeje

Certifique-se de que seu plano de SLM garanta os seus objetivos para a TI e sua própria transformação digital. Além disso, certifique-se de que seus planos de SLM incluam contribuições de todas as partes interessadas e principais influenciadores.

Filtre suas informações

As decisões de SLM devem se basear nas melhores informações sobre o software em execução em seu ambiente. Antes de avançar muito em qualquer caminho de solução SLM específico, certifique-se de que seus dados de gerenciamento atuais sejam precisos, completos, consistentes e atualizados. Pode ser necessário reformatar os dados antigos antes que eles possam ser usados pelas soluções SLM escolhidas. Pode ser necessário atualizar ou substituir qualquer ITAM, ITSM ou outras ferramentas de gerenciamento que não funcionem bem com as soluções SLM escolhidas. Além disso, também são necessárias ferramentas e processos que ajudem a manter as informações de licença de software corretas, abrangentes e atualizadas.

Automatize

A automação garante que as tarefas sejam realizadas de forma consistente, elimina erros de repetição humana e libera trabalhadores qualificados para tarefas mais complexas e valiosas. A automação pode ajudar a descoberta, mapeamento, inventário e relatórios: todas as tarefas importantes para uma SLM eficaz. Ela também ajuda a descobrir novos softwares e atender aos requisitos de gerenciamento de licenças de software o mais rápido possível após o software ser adicionado ao seu ambiente. Os recursos automatizados também podem ajudar a TI a prevenir a instalação de softwares proibidos ou não autorizados e realizar varreduras periódicas para controlar as atualizações.

Integre

Sempre que possível, integre a SLM com outras funções de gestão de TI, especialmente a ITSM e ITAM. Evite ferramentas para tarefas para as quais você já tem recursos ou soluções disponíveis. Isso é importante quando se trata de coleta e análise de dados e relatórios. Se sua empresa ainda não está usando um banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) para consolidar os dados de gestão de TI, seus esforços de integração de SLM e gestão de TI podem justificar o investimento e esforço.

Aprenda com os outros

Associações comerciais, eventos e publicações da indústria, grupos e fóruns online e até sites de fornecedores podem ser fontes de conhecimento. Aproveite todas as oportunidades para evitar a repetição de erros já cometidos por outras pessoas.

Empodere

Certifique-se de treinar todos os envolvidos diretamente nos esforços de SLM da empresa. Comunique-se com eles e com as partes interessadas, para criar uma cultura inclusiva de conscientização SLM em toda a sua empresa.

Escolha as parcerias com cuidado

Para oferecer benefícios sustentáveis ao seu negócio, seus compromissos de SLM devem ser de alto nível e de longo prazo. A solução escolhida e os provedores de serviço devem estar igualmente comprometidos com o sucesso do seu negócio e com a SLM. Você deve garantir que esses fornecedores tenham força e experiência relevante para cumprir os compromissos que assumem com o seu negócio, agora e no futuro.

Qual o próximo passo para a SLM?

Quatro das áreas mais importantes para TI são inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML), Internet das coisas (IdC) e transformação digital. Todas serão constantemente afetadas pela continuidade da gestão de licenças de software.

IA, ML e SLM

As ferramentas de IA e ML já estão sendo usadas para ajudar a melhorar a gestão de todas as propriedades de TI. Ambas as tecnologias serão integradas em soluções futuras para gestão de ativos de TI em geral e para SLM especificamente. AI e ML ajudarão a melhorar a descoberta e as gestões de relacionamento e de conformidade. Essas melhorias guiarão a mudança de como os ativos de TI, incluindo software, são visualizados e gerenciados. É provável que as mesmas tecnologias também aprimorem as futuras ferramentas de auditoria de software.

O objetivo da IdC é trazer conectividade e inteligência para dispositivos além de computadores, tablets e smartphones. Os dispositivos chamados “inteligentes” agora variam de fechaduras e tomadas elétricas a sensores que ajudam a controlar a distribuição de serviços públicos, como água e energia.

SLM e a Internet das Coisas

A IdC está aumentando drasticamente o número de dispositivos conectados e as necessidades de segurança e gerenciamento desses dispositivos. Já está estimado que o número de dispositivos conectados hoje exceda o total de humanos na Terra.

Sua empresa já pode estar enfrentando crescimento de dispositivos IdC. Talvez já existam câmeras e monitores de vídeo conectados em salas de conferência e áreas públicas de suas instalações, ou eletrodomésticos inteligentes em suas cozinhas e salas de descanso, manipulados por aplicativos de smartphones, além de sensores habilitados para IdC em seus depósitos e em toda a sua cadeia de suprimentos.

Infelizmente, muitos desses dispositivos dependem de software que pode ou não ser gerenciável com os processos e ferramentas SLM de hoje. O software que suporta um monitor de vídeo inteligente pode ser fornecido sob uma licença tradicional, mas o software do sensor provavelmente não o será.

Os fabricantes de dispositivos IdC têm lutado com problemas de licenciamento de software há anos. Já em 2015, a respeitada empresa de analistas da indústria de tecnologia Gartner alertou os fabricantes de dispositivos IdC que eles precisavam de novas soluções de autorização e gerenciamento de licença (LEM).

Alguns fabricantes de dispositivos de IdC estão construindo ou considerando “lojas de aplicativos” online, mas ainda não há um consenso do setor sobre a melhor forma de emitir e gerenciar licenças de software de IdC.

O crescimento da IdC e da IIdC está estimulando a criação de novos softwares, plataformas e arquiteturas de segurança habilitadas para IdC. A IdC também está começando a mudar a forma como as licenças de software são estruturadas, como fizeram o cliente-servidor e a computação em nuvem.

A gestão de licenças de software continuará a evoluir, desde que novas tecnologias sejam integradas às propriedades de TI.

Quanto melhores estiverem seus processos e soluções de SLM hoje, melhor será para sua empresa no futuro, independente do que aconteça.

SLM e a transformação digital

Toda empresa está atrás de alguma forma de transformação digital. Isto é importante porque as tecnologias digitais estão transformando a forma como quase tudo é fabricado, comprado e vendido, e como os clientes e parceiros esperam fazer negócios. O crescimento das iniciativas de transformação digital tem sido exponencial nos últimos anos.

A transformação digital acontece na TI e é através do software que os efeitos e benefícios da transformação digital são entregues aos usuários, clientes, parceiros e à empresa.

À medida que os esforços de transformação digital prosseguem, as opções de software tendem a evoluir com frequência e rapidez. As licenças e contratos de software devem ser bem gerenciados para manter o ritmo e maximizar o valor desses esforços.

Gestão de Licenças de Software: um chamado para a ação

O software é a interface de usuário definitiva. É como os usuários acessam os recursos de que precisam para realizar seu trabalho e como os líderes de negócios entregam e medem o valor de seus investimentos em TI. O software é onde as metas e aspirações dos tomadores de decisão encontram a realidade dos usuários, clientes e parceiros. O modo como o software atende às necessidades e expectativas determina diretamente o valor real e percebido de todo o patrimônio de TI e a forma como as licenças de software são gerenciadas afeta diretamente esses valores.

A SLM eficaz maximiza o valor comercial da TI, reduzindo custos e melhorando a agilidade e a segurança cibernética. Além disso, fortalece as bases de TI de qualquer negócio, tornando-o mais preparado e capaz de lidar e aproveitar as novas tecnologias e oportunidades.

A gestão de TI em sua empresa deve focar no gerenciamento de licenças de software. O sucesso com a SLM melhora todos os outros esforços de gerenciamento de TI, garantindo o alinhamento com as necessidades e objetivos empresariais.

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