Gerenciamento de projetos para ITSM

O que é gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos é o conjunto de processos e atividades necessários para coordenar e implementar mudanças no ambiente de negócios. Alguns exemplos de projetos são: mudanças em processos operacionais, mudanças em locais físicos ou maquinário, atendimento ao pedido de um cliente, desenvolvimento de um novo produto/serviço ou a adoção de um sistema de TI.

A compreensão do gerenciamento de projetos começa com a definição do que é um projeto. O Project Management Institute (PMI) define projeto como "um esforço temporário desenhado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, com início e fim definidos, desenvolvido para cumprir metas e objetivos únicos, normalmente para gerar mudanças benéficas ou valor". É importante notar que os projetos têm um caráter temporário, enquanto as operações contínuas (business as usual) são semi-permanentes. Os projetos são uma forma de as empresas promoverem mudanças internas.

O gerenciamento de projetos é um conjunto de processos usados para organizar, coordenar e implementar projetos. Isso inclui iniciar, planejar, executar, controlar (monitorar) e encerrar o projeto. Os projetos são frequentemente liderados e gerenciados por pessoas treinadas (gerentes de projetos) que usam padrões do setor, experiência pessoal, processos organizacionais e uma série de ferramentas e modelos de apoio para dar estrutura ao projeto, administrar informações e facilitar a colaboração entre os membros da equipe.

Gerenciamento de projetos para TI

O gerenciamento de projetos de TI é uma subdivisão de gerenciamento de projetos em que projetos de tecnologia são planejados, executados e controlados. TI é uma das áreas em que há mais aplicação de gerenciamento de projetos em uma empresa. A maioria dos investimentos e iniciativas de TI se encaixam no perfil de “projeto”, com uma linha do tempo finita, um escopo definido, desfecho/objetivos desejados e uma série de recursos de projeto que devem ser coordenados.

O gerenciamento de projetos de TI começa no nível de portfólio, quando a visão estratégica da empresa é transformada em métricas de valor e identificação de investimentos para gerar valor. Como a maioria das empresas têm recursos financeiros, humanos e técnicos limitados, o gerenciamento de carteira de projetos ajuda a empresa de TI a selecionar os melhores projetos para gerar o valor desejado com os recursos disponíveis. Ao usar processos de gerenciamento de projetos para entregar os projetos do portfólio, a empresa pode acompanhar o desempenho e o valor da entrega em cada etapa do ciclo de vida do projeto.

Ao longo dos anos, vêm surgindo algumas variações no gerenciamento de projetos de TI adotados por empresas, como: metodologias em cascata, metodologias ágeis ou iterativas e técnicas mais especializadas, como Scrum. Essas variações têm características únicas que impactam o tempo de percepção de valor, a dinâmica de interação entre os membros da equipe e a forma como o projeto é integrado ao portfólio da empresa.

Ciclo de vida do projeto: as 5 fases do gerenciamento de projetos

O ciclo de vida do projeto é um processo definido que compreende desde a ideia inicial à implementação e fechamento, usando princípios de gerenciamento de projetos para esclarecer expectativas, otimizar a comunicação e garantir que problemas, riscos e mudanças sejam gerenciados de forma adequada ao longo do planejamento e execução. A maioria das metodologias de gerenciamento de projetos quebram o processo em cinco etapas:

Outros benefícios do gerenciamento incluem:

• Início;
• Planejamento e design;
• Construção e/ou implementação;
• Monitoramento e controle;
• Conclusão ou fechamento.

O papel do gerente de projetos

O gerente de projetos é um profissional especializado em gerenciamento de projetos. Ele tem a autoridade (definida no planejamento) para gerenciar as pessoas e os recursos envolvidos no cumprimento dos objetivos. Os gerentes de projetos são responsáveis por liderar todas as etapas do ciclo de vida do projeto e também dar suporte a funções como gerenciamento de recursos, gerenciamento de riscos, controle de mudanças, gerenciamento de stakeholders e comunicação.

O gerente de projetos precisa entender as tarefas necessárias para completar o projeto, incluindo o tempo e recursos necessários e a ordem correta das operações. Gerenciar o escopo do trabalho, as tarefas específicas que devem ser realizadas, o cronograma de projetos e a atribuição de recursos são funções essenciais que o gerente de projetos desempenha. Em escopos maiores, pode haver pessoas que auxiliem o gerente com tarefas específicas (como respeitar o plano de projeto ou a documentação de produto), mas cada projeto deve ter um único indivíduo (gerente) responsável por garantir o sucesso.

Por que o gerenciamento de projetos é valioso para QUALQUER empresa

O gerenciamento de projetos prevê o uso de recursos e o alcance de resultados da forma mais eficaz possível. O uso de métodos e estratégias de gerenciamento de projetos ajuda as empresas a reduzirem riscos, controlarem custos e melhorarem as taxas de sucesso. Em pequenas empresas, o gerenciamento de projetos pode ajudar no desenvolvimento de uma estrutura e na orientação para gerar resultados mais rapidamente. Em empresas maiores, o gerenciamento de projetos pode ajudar a garantir a consistência na entrega e a capacidade de planejar, monitorar e controlar de maneira eficaz grandes carteiras de projetos, ao mesmo tempo que assegura que projetos únicos se integrem bem às operações contínuas.

Dentro de um projeto único, processos disciplinados de gerenciamento podem ajudar a garantir:

• Definição clara de funções, exigências e responsabilidades, o que leva a mais proatividade, buy-in, coordenação e eficiência no processo.
• Comunicação clara entre stakeholders, patrocinadores e a equipe do projeto.
• Metodologias e modelos predefinidos que ajudem os membros da equipe a saber o que precisam fazer e como seu trabalho se encaixa na estrutura geral de projetos.