Caixa de entrada da equipe: unificando comunicação e colaboração
Transformando a comunicação da equipe em 2023: descubra mensagens, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de projetos integrados com nossa solução de caixa de entrada de equipe.
O que é uma caixa de entrada de equipe?
Uma caixa de entrada de equipe, também conhecida como caixa de entrada compartilhada, é um sistema colaborativo de gerenciamento de e-mail revolucionário, projetado para capacitar sua equipe. Com as caixas de entrada da equipe, os membros da equipe podem gerenciar e responder perfeitamente aos e-mails recebidos.
Ao contrário das configurações de e-mail tradicionais, em que cada mensagem é confinada a um único destinatário, a nossa solução de caixa de entrada partilhada concede acesso a vários membros da equipa da sua organização, promovendo um ambiente de eficiência e cooperação.
Use a caixa de entrada da equipe da Freshworks para colaborar e melhorar a colaboração em equipe -
Contas de e-mail
Gmail ou grupos Google
Automatização de tarefas repetitivas
Integração com CRM
APIs personalizadas
WhatsApp
Outlook
Listas de distribuição
SMS
Bate-papo ao vivo
Base de conhecimento
Sistema de emissão de tíquetes
Análise
Mensagens
Um espaço de trabalho que faz seus agentes quererem trabalhar
O suporte ao cliente pode ser estressante, seja em casa ou no escritório. O Team Inbox facilita o dia de trabalho do agente com uma interface intuitiva e recursos bem pensados.
Recursos da caixa de entrada da equipe
O espaço de trabalho de um agente é uma grande parte do seu dia de trabalho. Por isso, criamos o Team Inbox pensando neles, repleto de recursos que parecem pequenos, mas que fazem uma grande diferença em sua eficiência e produtividade.
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Configurando a caixa de entrada da equipe
Configurar uma caixa de entrada de equipe envolve várias etapas para garantir o gerenciamento eficiente de e-mail e a colaboração entre os membros da equipe. Este é um processo simples para configurar sua caixa de entrada compartilhada –
Escolha uma ferramenta de gerenciamento de e-mail
Fácil acesso à sua caixa de entrada compartilhada
Gerencie mensagens sem esforço
Fechamento rápido
Fique sempre por dentro de tudo
Vários canais. Uma caixa de entrada.
Sem pressionar alt+tab. Basta um toque.
Perguntas frequentes
1. O que é uma caixa de entrada de equipe?
Uma caixa de entrada de equipe é um endereço de e-mail compartilhado usado por um grupo de pessoas para colaborar em tarefas e se comunicar com consumidores ou clientes. É um local central onde todos os e-mails enviados para o endereço são recebidos e podem ser visualizados e respondidos por qualquer membro da equipe.
2. Como crio uma caixa de entrada de equipe?
Criar uma caixa de entrada compartilhada é simples -
-Escolha a ferramenta correta: selecione uma ferramenta ou software de gerenciamento de e-mail que ofereça suporte a caixas de entrada de equipe. Os exemplos incluem Google Workspace, Outlook, Hiver ou software especializado de caixa de entrada compartilhada.
-Crie ou configure: na ferramenta escolhida, crie uma caixa de correio compartilhada ou uma conta de e-mail específica da equipe, ou designe uma já existente como caixa de entrada da equipe. Defina permissões de acesso para membros da equipe.
-Defina funções: atribua funções dentro de sua equipe, como gerente de caixa de entrada, respondentes e revisores, para garantir uma coordenação tranquila.
-Configure o encaminhamento: configure regras de encaminhamento de e-mail para direcionar e-mails relevantes para a caixa de entrada de sua equipe com base em critérios como palavras-chave, endereços de remetentes ou endereços específicos.
-Personalize e automatize: implemente marcação ou rotulagem para a organização e crie regras de automação para agilizar tarefas como atribuição de e-mails e envio de respostas automatizadas.
3. Como você gerencia a caixa de entrada de uma equipe de maneira eficaz?
Existem algumas coisas que você pode fazer para gerenciar uma caixa de entrada compartilhada de maneira eficaz:
-Crie diretrizes claras sobre como a caixa de entrada da equipe deve ser usada. Isso inclui coisas como quem é responsável por responder aos e-mails, como os e-mails devem ser priorizados e quanto tempo deve levar para responder aos e-mails.
-Use uma ferramenta de gerenciamento de caixa de entrada de equipe. Esse tipo de ferramenta pode ajudar você a atribuir e-mails aos membros da equipe, rastrear o status dos e-mails e gerar relatórios sobre o desempenho da equipe.
-Configure regras e filtros para automatizar tarefas. Por exemplo, você pode configurar uma regra para mover automaticamente todos os e-mails de um cliente específico para uma pasta específica do seu suporte técnico.
-Monitore regularmente a caixa de entrada da equipe e faça os ajustes necessários. Por exemplo, se você perceber que muitos e-mails ficam sem resposta, pode ser necessário ajustar o fluxo de trabalho da sua equipe ou adicionar mais membros à equipe.
4. Qual é a finalidade de uma caixa de correio de equipe?
O objetivo de uma caixa de correio de equipe é melhorar a comunicação e a colaboração dentro de uma equipe. Ao ter um endereço de e-mail compartilhado, os membros da equipe podem se comunicar facilmente entre si e com consumidores ou clientes. Isso pode ajudar a acelerar os tempos de resposta e garantir que todos estejam dizendo a mesma coisa.
5. Quais são os prós e os contras da caixa de entrada da equipe?
Aqui estão alguns dos prós e contras das caixas de entrada da equipe -
Prós:
-Melhor comunicação e colaboração
-Aumento da eficiência e da produtividade
-Melhor atendimento ao cliente
-Mais transparência e responsabilidade
-Mais fácil de rastrear e gerenciar conversas por e-mail
Contras:
-Difícil de gerenciar se a equipe for grande ou se houver um grande volume de tráfego de e-mail
-Levar à sobrecarga de informações se os membros da equipe não tomarem cuidado
-Difícil manter privacidade e confidencialidade
6. Qual é a diferença entre uma caixa de entrada de equipe e uma caixa de entrada pessoal?
Uma caixa de entrada de equipe é um endereço de e-mail compartilhado usado por um grupo de pessoas, enquanto uma caixa de entrada pessoal é um endereço de e-mail usado por uma pessoa. As caixas de entrada da equipe são normalmente usadas para comunicação relacionada ao trabalho por meio de ferramentas de caixa de entrada compartilhadas, enquanto as caixas de entrada pessoais são usadas para comunicação pessoal.
7. Quais são os benefícios de usar uma caixa de entrada de equipe?
Há muitos benefícios em usar uma caixa de entrada de equipe, incluindo:
-Melhor comunicação e colaboração: as caixas de entrada da equipe facilitam a comunicação entre os membros da equipe e com consumidores ou clientes.
-Maior eficiência e produtividade: as caixas de entrada da equipe podem ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e facilitar o gerenciamento de e-mails dos membros da equipe.
-Melhor atendimento ao cliente: as caixas de entrada da equipe podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente, garantindo que todos os e-mails dos clientes sejam respondidos prontamente.
-Mais transparência e responsabilidade: as caixas de entrada da equipe facilitam o rastreamento de quem é responsável por responder aos e-mails e garantem que todos os e-mails sejam respondidos.
-Mais fácil de rastrear e gerenciar conversas por e-mail: as caixas de entrada da equipe facilitam o rastreamento e o gerenciamento de conversas por e-mail, especialmente aquelas que envolvem vários membros da equipe.
8. Quais são alguns dos recursos da caixa de entrada da equipe?
Alguns dos recursos das caixas de entrada da equipe incluem:
-Endereço de e-mail compartilhado: as caixas de entrada da equipe têm um endereço de e-mail compartilhado que pode ser usado por todos os membros da equipe.
-Atribuição de e-mail: as caixas de entrada da equipe permitem que os membros da equipe atribuam e-mails uns aos outros.
-Rastreamento de e-mail: as caixas de entrada da equipe permitem que os membros da equipe rastreiem o status dos e-mails, como se eles foram abertos, lidos ou respondidos.
-Relatórios de e-mail: as caixas de entrada da equipe podem gerar relatórios sobre o desempenho da equipe, como o tempo médio de resposta aos e-mails.
-Ferramentas de colaboração: algumas ferramentas de software de caixa de entrada compartilhada também incluem ferramentas de colaboração, como a capacidade de adicionar comentários e notas a e-mails.
9. Quais são algumas vantagens de uma caixa de entrada de equipe?
-Colaboração eficiente: os membros da equipe podem colaborar de forma eficaz em e-mails, evitando silos de comunicação.
-Produtividade avançada: o gerenciamento centralizado de e-mail reduz os tempos de resposta e evita esforços duplicados.
-Responsabilidade clara: atribua e-mails aos membros da equipe, garantindo propriedade clara e acompanhamento oportuno.
-Organização simplificada: categorize e priorize e-mails para facilitar o acesso e o gerenciamento de tarefas.
-Automação para eficiência: automatize tarefas repetitivas, como roteamento e respostas de e-mail, para economizar tempo.
-Integração e insights: integre-se perfeitamente com outras ferramentas e obtenha análises valiosas para melhorar a tomada de decisões.
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