O melhor software de mensagens para conversas com clientes

Visão geral

Na era digital de hoje em dia, as pessoas confiam nas mensagens como principal meio de comunicação, não apenas para conversas pessoais, mas também para interações e operações comerciais.  O espectro de software de mensagens é diversificado, com alguns acessíveis via dispositivos móveis por meio de aplicativos ou SMS, enquanto outros precisam de uma interface de desktop.

Vários serviços do dia a dia, como aplicativos de entrega de comida ou aluguel de táxi, demonstram a integração bem-sucedida do software de mensagens em suas estruturas de atendimento ao cliente, especialmente na solução de problemas ou na resolução de disputas. Essas plataformas estabelecem canais de comunicação dinâmicos que atendem às dúvidas dos clientes em tempo real, agilizando o fluxo de informações. Para empresas que desejam estabelecer relacionamentos mais fortes com sua clientela, aumentar a fidelidade do cliente ou melhorar a comunicação interna, a adoção de um software de mensagens é fundamental.

Vamos entender o que são pacotes de software de mensagens, seus tipos e como eles ajudam diversas partes interessadas.

O que é software de mensagens?

O software de mensagens é um aplicativo fácil de usar que conecta pessoas usando texto e mídia visual. Vários aplicativos de software de mensagens estão prontamente disponíveis para dispositivos móveis. As escolhas populares incluem WhatsApp, Facebook Messenger, mensagens iOS e widgets de bate-papo em tempo real, cada um amplamente utilizado por sua conveniência e acessibilidade.

O que é mensagem instantânea?

Software de mensagem instantânea é um programa que permite aos usuários trocar informações ou mensagens em tempo real. As empresas usam esses softwares de mensagens instantâneas para compartilhar mensagens e informações dentro das equipes e entre elas. Esse software facilita a comunicação rápida e segura para continuar o bom funcionamento do negócio. Ele também ajuda na tomada de decisões informadas e significativas.

As 12 principais ferramentas de mensagens instantâneas em 2024

As soluções de software de mensagens instantâneas se tornaram parte integrante do mundo dos negócios, facilitando a comunicação eficiente entre equipes internas e parceiros externos. Aqui está uma lista das 12 principais opções de software de mensagens para empresas: 

Freshworks Customer Service Suite 

Essa plataforma unificada oferece suporte fácil, marketing, vendas e conversas com clientes. Ela cria e implanta experiências de bot baseadas em IA com rapidez e facilidade. Além de ajudar os usuários de Android, Mac e Windows a se conectarem com todos.

WhatsApp

O WhatsApp é um dos softwares de mensagens mais utilizados por pequenas e grandes empresas. Os usuários de Android, Windows, Linux e Mac podem se conectar com a empresa por meio de chamadas telefônicas, mensagens de texto, videochamadas e recursos de compartilhamento de arquivos. 

Telegram 

O Telegram ajuda a se conectar diretamente com uma empresa. Esse software de mensagens está ganhando popularidade devido à sua capacidade de criar canais externos e criptografia ponta a ponta. 

Facebook Messenger

As empresas usam aplicativos como o Facebook Messenger para automatizar a comunicação e fornecer atendimento ao cliente 24 horas por dia. Vários plug-ins de bate-papo em tempo real, códigos escaneáveis e campanhas permitem que as empresas mantenham seus consumidores e clientes conectados e atualizados. 

WeChat 

Também é conhecido como Wei Xin na China e é uma das plataformas de mensagens instantâneas mais populares. Com esse aplicativo, as empresas podem compartilhar códigos QR, criar conteúdo, lançar anúncios ou vender seus produtos diretamente aos clientes.  

Skype

Lançada em 2003, esta plataforma é um aplicativo de mensagens e chamadas instantâneas. É uma plataforma confiável de voz, videochamada e compartilhamento de tela. O Skype fornece uma rede separada para as empresas convidarem usuários regulares do Skype para participar.

Microsoft Team

Com mais de 13 milhões de usuários diários, o Microsoft Teams se destaca como um dos aplicativos de bate-papo mais populares para empresas. Faz parte do Microsoft 365, conhecido pelas suas capacidades de colaboração superiores, tornando-o uma escolha ideal para empresas que procuram um trabalho em equipa eficiente. 

Slack 

Conhecido por sua capacidade de criar canais privados, o Slack aprimora a comunicação e o trabalho em equipe. Ele vem com recursos como compartilhamento de tela, bate-papo por vídeo, lembretes automatizados, chamadas telefônicas, alertas de palavras-chave e muito mais, agilizando a comunicação empresarial.  

Brosix 

Feito sob medida para pequenas empresas, o Brosix se integra perfeitamente com plataformas como Shopify, GitHub, Dropbox, YouTube e produtos Google. É um aplicativo ideal para compartilhar arquivos de tamanhos e formatos ilimitados.

Ryver 

Este aplicativo de mensagens instantâneas é usado principalmente para comunicação empresarial interna. Você pode criar vários grupos privados compostos por membros do escritório. Além disso, permite videoconferência, compartilhamento de tela, desenvolvimento de fóruns para públicos específicos e recurso de lembrete para os membros da equipe se manterem atualizados. 

Flock

Uma plataforma popular na Índia, o Flock oferece funcionalidades básicas de bate-papo esperadas de software empresarial, incluindo canais de bate-papo, mensagens diretas, mensagens em grupo, respostas encadeadas e alertas e notificações abrangentes. 

Discord

Desenvolvido inicialmente para gamers, o Discord oferece uma experiência única de mensagens instantâneas para empresas. Sua combinação de recursos de voz, bate-papo e compartilhamento de tela ajudou a impulsionar as interações comerciais.

Tipos de software de mensagens

Cada software de mensagens é adaptado para atender às necessidades específicas de comunicação, com duas categorias principais: mensagens instantâneas e de texto. Os aplicativos de mensagens instantâneas, conhecidos por sua conectividade em tempo real, são compatíveis com diversas formas de mensagens, incluindo texto e conteúdo visual. Ao contrário disso, as mensagens de texto estão mais relacionadas à comunicação textual, como SMS ou plataformas como o Discord, que é muito mais usado por empresas para interações baseadas em texto.

Além disso, o software de mensagens pode ser dividido em categorias baseadas em aplicativos e baseadas na web. O software baseado em aplicativos precisa ser baixado e instalado em um dispositivo, enquanto o software baseado na Web opera diretamente por meio de navegadores de Internet.

Principais recursos do software de mensagens

O software de mensagens, rico em funcionalidades, é crucial para a eficiência dos negócios. Alguns recursos importantes a serem considerados ao escolher o software de mensagens certo para sua empresa incluem:

• Criptografia e privacidade on-line: este software possui criptografia ponta a ponta que mantém as informações do usuário seguras e protegidas. Isso permite que as empresas se concentrem em suas atividades comerciais principais sem se preocupar com questões de privacidade ou segurança. Os recursos de segurança incluem autenticação multifator, logon único (SSO), login biométrico e bloqueio ou denúncia de contas suspeitas. 

• Mensagem de baixa latência: a baixa latência permite que os usuários recebam mensagens e obtenham respostas imediatamente. No e-mail e no SMS, os usuários precisam aguardar uma resposta. Mas o software de mensagens hoje tem baixa latência inerente ao seu design, permitindo que os usuários conversem e enviem mensagens instantaneamente em tempo real.

• Histórico de conversas: o software de mensagens oferece funcionalidade que registra o histórico de mensagens. Os usuários podem encontrar facilmente mensagens enviadas há vários dias/meses/anos devido aos recursos de backup na nuvem e sincronização de dados do software. As empresas se beneficiam desse recurso, pois devem manter dados importantes para fins de conformidade e auditoria. 

• Chamadas de voz e vídeo: Hoje, o software de bate-papo não está restrito a mensagens de texto. Usando software de mensagens, os usuários podem se conectar facilmente com outras pessoas em chamadas de voz e vídeo. As empresas usam esses recursos para reuniões presenciais e enviam notas de voz. 

• Bate-papos e canais em grupo: Os bate-papos em grupo permitem que os usuários se reúnam e colaborem com mais de um usuário. Isso também permite que os usuários respondam a bate-papos privados ou mensagens de bate-papo em grupo. 

• Compartilhamento de arquivos: este recurso permite aos usuários compartilhar imagens, arquivos, documentos e vídeos. As empresas usam esse software para enviar arquivos como anexos ou links. Alguns softwares também oferecem recursos de integração para oferecer suporte a serviços em nuvem como OneDrive, Dropbox e Google Drive.

Como escolher a plataforma de mensagens ideal para sua organização

Ao selecionar a plataforma de mensagens instantâneas ideal para o seu negócio, é crucial pesar vários fatores-chave, como recursos, funcionalidades, segurança e capacidades de integração. A solução ideal deve oferecer recursos avançados, integração perfeita com sistemas existentes e atendimento ao cliente superior. Aqui estão algumas dicas estratégicas que podem ajudar a escolher a plataforma de mensagens certa para o seu negócio: 

• Defina as necessidades do seu negócio: primeiro, identifique seus objetivos de comunicação e a necessidade de estabelecer um canal de mensagens eficaz. Conhecer essas necessidades ajudará você a escolher a plataforma de mensagens que se alinha aos seus objetivos de negócios. 

• Procure recursos e funcionalidades: alguns aplicativos oferecem recursos de colaboração em equipe e alguns podem ser ideais para marketing, vendas e atendimento ao cliente. Portanto, selecione aquele que melhor se alinha aos seus objetivos de negócios.

• Segurança e privacidade: as empresas devem priorizar a privacidade dos dados e a segurança da sua infraestrutura de TI. Os dados confidenciais devem ser protegidos com protocolos de criptografia fortes. Portanto, escolha um software que proteja contra violações de dados, acesso não autorizado ou violações de privacidade.

• Capacidades de integração: selecione um aplicativo que se integre perfeitamente ao seu sistema e otimize seu fluxo de trabalho. Software com melhores recursos de integração oferece maior produtividade e comunicação tranquila.

Quais benefícios os clientes desfrutam com o software de mensagens?

O software de mensagens oferece vários benefícios aos usuários. Alguns deles são os seguintes: 

• Melhor experiência do cliente: os recursos de mensagens integrados em páginas da web ou aplicativos permitem que os usuários iniciem conversas e tenham suas dúvidas respondidas prontamente.  

• Resolução rápida de consultas: o software de mensagens apresenta tempos de resposta impressionantemente baixos, em média cerca de dois minutos, significativamente mais rápidos que o e-mail. Isso reduz significativamente os tempos de resposta, aumentando assim a satisfação do cliente. 

• Notificações atualizadas: os clientes são informados sobre novos produtos ou atualizações por meio de mensagens. Essa conscientização em tempo real permite que eles aproveitem benefícios como descontos para madrugadores, ofertas e descontos por período limitado ou vendas relâmpago. 

• Suporte 24 por dia: os serviços de mensagens estão disponíveis 24 horas por dia, acomodando clientes de diversas localizações geográficas com suporte multilíngue.

Como sua empresa ganhará com o uso de software de mensagens?

A seguir estão as maneiras pelas quais as empresas podem usar software de mensagens para obter vários benefícios. 

• Gere leads mais rapidamente: o software de mensagens com recursos de bate-papo em tempo real e chatbot ajuda a gerar mais leads.

• Nutra leads de alta qualidade: as mensagens de bate-papo permitem que você compartilhe conteúdo envolvente e destaque os recursos e benefícios do produto para o cliente ao longo do tempo.  

• Canal de comunicação acessível: as mensagens de bate-papo são baratas, permitem que os membros da sua equipe realizem multitarefas e não requerem conhecimento técnico.

Software de mensagens X plataformas de mensagens

O software de mensagens ajuda as pessoas a se comunicarem instantaneamente usando texto e multimídia. Esses softwares de mensagens oferecem funcionalidades para smartphones e Windows. Alguns exemplos de software de mensagens são WhatsApp, Facebook Messenger, widgets de bate-papo em tempo real, iOS Message etc.

Por outro lado, uma plataforma de mensagens é uma solução que permite utilizar um ou mais software de mensagem. As plataformas de mensagens têm recursos front-end e podem ser integradas com outros aplicativos de mensagens externos, como WhatsApp ou Facebook, em um único domínio.

O que são programas de mensagens instantâneas?

Os programas de mensagens instantâneas permitem trocar informações ou mensagens instantaneamente em tempo real. As empresas usam esses programas para uma comunicação eficaz dentro e entre as equipes. O software instantâneo é um aplicativo on-line que permite aos usuários colaborar com seus membros e tomar decisões informadas. Com essas plataformas de mensagens instantâneas, as empresas podem estabelecer facilmente uma comunicação instantânea, rápida e segura entre as partes interessadas e os membros da equipe.

Mensagens instantâneas x bate-papo em tempo real x chatbots

Mensagens instantâneas X bate-papo em tempo real

O bate-papo em tempo real é uma forma contínua de comunicação digital onde as empresas podem conversar diretamente com seus clientes em tempo real por meio de widgets de bate-papo em aplicativos, sites ou software de mensagens instantâneas. As conversas geralmente são tratadas por agentes humanos que lidam com 3 a 4 bate-papos simultâneos por vez. O bate-papo em tempo real oferece suporte 24 horas por dia, o que ajuda a melhorar a satisfação do cliente. 

O software de mensagens instantâneas permite que você use bate-papo em tempo real e se beneficie de mensagens eletrônicas. Essas ferramentas são compatíveis com conversas contínuas com clientes e consumidores. Você pode continuar sua conversa de onde parou. 

Mensagens instantâneas X chatbots

Chatbot é uma interface de comunicação que imita a conversa humana usando inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML). Ele ajuda as empresas a oferecer uma melhor experiência ao cliente com suporte 24 horas por dia, e responder às dúvidas dos clientes instantaneamente. Os chatbots são mais adequados para atender solicitações de clientes ou oferecer serviços de rotina, como devolver um produto ou navegar pela interface. 

A plataforma de mensagens instantâneas permite implantar chatbots de IA e lidar com as dúvidas dos clientes. Este software de mensagens é para empresas, oferece suporte a integrações de bate-papo em tempo real e chatbot e ajuda a agilizar o fluxo de trabalho de negócios.

Como as empresas podem começar a usar software de mensagens?

As empresas podem começar substituindo canais tradicionais como e-mail por software de mensagens para tornar a comunicação mais eficiente e em tempo real. Para começar de forma eficaz, siga o processo: 

• Como identificar a persona do cliente: comece identificando a identidade do seu cliente e os canais de interação preferidos. Reconhecer onde seus clientes são mais ativos ajuda a traçar uma imagem mais clara dos canais mais adequados para engajamento. 

• Como determinar seu software de mensagens de preferência: a escolha do software de mensagens depende de fatores como localização geográfica e dados demográficos (idade, renda etc.). Portanto, descubra qual é a escolha do canal de seus clientes e incorpore-a de acordo com esses dados.

• Como alinhar o software com as preferências do cliente: escolha a plataforma de mensagens certa para interagir e se conectar com seus clientes. Se você deseja migrar um grande volume de dados, escolha uma plataforma que suporte transferência de dados tranquila.

• Segmentação de clientes sem esforço: para comunicar com eficácia seus serviços e opções de suporte por bate-papo, identifique seus clientes ideais. Use widgets de bate-papo para facilitar o alcance. Se o seu sistema de suporte inclui o bate-papo do iOS ou o WhatsApp, aproveite essas plataformas para distribuir arquivos em massa e notificações para o seu público-alvo.

Por que uma plataforma de mensagens instantâneas é tão importante para as empresas em 2024?

A seguir, veja alguns motivos pelos quais as plataformas de mensagens instantâneas são importantes para as empresas em 2024: 

• Melhoram a experiência do cliente: softwares de mensagens instantâneas permitem que os clientes obtenham soluções rápidas de consulta por meio de chatbots. Para questões mais complexas, o bate-papo em tempo real pode ser o meio preferido.

• Aumentam de produtividade: ao contrário do software de mensagens, as plataformas de mensagens instantâneas fornecem uma interface de back-end para gerenciar todas as conversas em todos os sites e aplicativos de mensagens.  

• Capacidade de rastrear o histórico do cliente: as mensagens instantâneas são assíncronas, o que significa que não têm início ou fim definido para a conversa. Isso facilita o rastreamento da consulta discutida anteriormente pelo cliente. 

• Equilibram a velocidade com a qualidade: ao contrário das plataformas de mensagens comuns, o software de mensagens instantâneas oferece a facilidade de interação de qualidade, combinando ferramentas de conversação humana e chatbots inteligentes.

Como o Freshworks Customer Service Suite ajuda nas mensagens para sua empresa?

O Freshworks Customer Service Suite oferece uma solução perfeita para gerenciar seus negócios e melhorar a comunicação com o cliente por meio de canais de mensagens. Ele permite a organização eficiente de mensagens e facilita operações comerciais tranquilas. Como um software de mensagens de última geração, a Freshworks pode ser integrado a vários aplicativos e sites, agilizando seus processos de comunicação.