7 tips om een effectief en veilig klantenbestand te maken

Een klantenbestand, of klantendatabase, vormt de basis voor succesvolle marketing-, verkoop- en operationele maatregelen. Daarom moeten bedrijven zorgvuldig en weloverwogen met klantengegevens omgaan. Wij tonen u hoe uw klanteninformatie correct verzamelt en beheert.

Wat is een klantenbestand?

In een klantendatabase verzamelt en beheert u alle gegevens van uw klanten. Over het algemeen wordt dit met digitale middelen gedaan. Door in uw klantenbestand alle nodige gegevens op één plek te verzamelen, vereenvoudigt u het beheer van klanteninformatie en bespaart u veel tijd en werk in zowel de klantenservice als de verkoop.

Wat zijn de voordelen van een klantendatabase voor uw bedrijf?

Een bijgehouden klantendatabase is van cruciaal belang voor iedere onderneming. Dit is namelijk de beste manier om de behoeften en wensen van uw klanten goed te begrijpen en daarop ook in te spelen. Dit heeft de volgende voordelen voor uw bedrijf:

• Verhoogde klanttevredenheid: door klantgegevens te verzamelen leert u uw klanten beter kennen en achterhaalt u gemakkelijk hun behoeften en wensen om ze zo beter te kunnen helpen.

• Betere verkoop: door uw product of dienst nauw af te stemmen op wat uw klanten willen maakt u uw aanbod aantrekkelijker en verhoogt u de verkoop.

• Effectievere marketing: op basis van uw klantendatabase voert u gerichte marketingactiviteiten uit die precies de juiste doelgroep bereiken.

• Sterkere klantenbinding: klanten die zich begrepen voelen staan dichter bij uw bedrijf en zullen ook vaker terugkeren.

Welke klantgegevens kunt u verzamelen?

Bij het verzamelen van klantgegevens zijn de mogelijkheden vrijwel eindeloos. Het is daarom belangrijk dat u nagaat welke informatie zinvol en nuttig is voor uw bedrijf. Een goede basis hiervoor zijn de volgende klantgegevens:

• Contactinformatie: naam, emailadres, telefoonnummer, enzovoorts.

• Aankoopgegevens: welke product of dienst werd gekocht, op welk tijdstip en met welke betalingsmethode?

• Demografische informatie: geboortedatum, woonplaats, interesses, enzovoorts.

• Feedback: zijn er enquêteresultaten bekend, heeft de klant vragen, klachten of lof achtergelaten?

Hoe kunt u klantgegevens verzamelen?

Net als bij het soort gegevens dat u kunt verzamelen bestaan er geen pasklare oplossingen voor het verzamelen van gegevens. Welke methode voor uw bedrijf de juiste is zal afhangen van uw bedrijfs- en marketingdoelstellingen. Hieronder hebben we alvast een kort overzicht gemaakt van de meest gangbare manieren om gegevens te verzamelen zodat u kunt beginnen met uw klantenbestand:

• Nieuwsbrieven/newsletters

• Formulieren op landingspagina’s

• Sweepstakes en giveaways

• Enquêtes

• Bestellingen

• Pop-up- of slide-in-formulieren

• Productdemo’s

• Follow-up’s of andere feedbackformulieren

Verzamel al uw klantgegevens op één plek met Freshworks CRM

GRATIS PROBEREN

Een klantenbestand maken en onderhouden: 7 tips

Voordat u begint met het verzamelen van klantgegevens moet u eerst een gedegen strategie voorbereiden. Als u zomaar begint met verzamelen riskeert u waarschuwingsbrieven, boetes en verliest u het vertrouwen van uw klanten. Om uw klantenbestand effectief en secuur op te bouwen moet u bovenal gegevens op een ethische wijze verzamelen, veilig opslaan en efficiënt beheren. Aan de hand van zeven tips leggen we uit hoe u dat het beste kunt doen:

1. Neem de beveiliging van opgeslagen klantinformatie serieus

2. Verzamel klantgegevens op een ethische manier

3. Verzamel niet lukraak maar doelgericht

4. Gebruik software voor uw klantenbestand

5. Maak regelmatig back-ups

6. Houd uw klantenbestand up to date

7. Neem uw team mee en bied trainingen aan

Tip #1: Neem de beveiliging van opgeslagen klantinformatie serieus

De veiligheid van de gegevens die u verzamelt moet altijd op de eerste plaats komen, en niet zonder reden: een datalek kan bedrijven veel geld kosten en kan onoplosbare problemen veroorzaken. Daarom heeft u een concreet plan nodig om uw gegevens veilig te verzamelen zonder risico’s te nemen. Neem de volgende stappen om hiervoor een goede basis te leggen:

• Investeer in een CRM-systeem

• Maak georganiseerd gebruik van back-ups

• Train uw medewerkers regelmatig

Tip #2: Verzamel klantgegevens op een ethische manier

Om gegevens op een ethische wijze te verzamelen is het vooral van belang dat de klant bewust is van het feit dat u zijn of haar gegevens opslaat en daarmee instemt. Als u gegevens van klanten verzamelt zonder hun medeweten en toestemming handelt u niet alleen onethisch maar verkwanselt u ook het vertrouwen in uw bedrijf. Hieronder geven wij u een kort overzicht van de belangrijkste factoren bij ethische gegevensverzameling:

• Wees transparant: communiceer dat u bepaalde gegevens gaat verzamelen op een open en transparante manier naar uw klanten.

• Werk alleen met toestemming: geef de klant de mogelijkheid om in te stemmen met de gegevensverzameling, bijvoorbeeld via een opt-in dialoogvenster.

• Zet duidelijke voorwaarden op: formuleer en publiceer uw privacybeleid op uw website.

Tip #3: Verzamel niet lukraak maar doelgericht

Als u te veel gegevens verzamelt kunt u door de bomen het bos niet meer zien en is uw klantenbestand overweldigend in plaats van nuttig. Denk daarom strategisch na over welke gegevens echt een toegevoegde waarde bieden voor uw bedrijf en concentreer u daarop bij het verzamelen van gegevens. Hieronder staan een aantal vragen om uzelf te stellen in dit proces:

• Hoe worden alle gegevens geanalyseerd?

• Zijn de gegevens afgestemd op uw bedrijfsdoelstellingen?

• Kunt u met deze gegevens de klantervaring verbeteren?

Tip #4: Gebruik software voor uw klantenbestand

Om klantgegevens effectief en veilig te verzamelen heeft u een moderne en krachtige tool nodig. Veel bedrijven die zich aan de regels omtrent gegevensbescherming willen houden maken gebruik van beveiligde databases door middel van een CRM-tool. Zorg ervoor dat deze voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een CRM-systeem levert u, onder andere, de volgende voordelen op:

• U houdt alle gegevens op één plaats bij.

• U volgt moeiteloos alle interacties met uw klanten.

• U krijgt een holistisch en consistent beeld van uw klant.

Tip #5: Maak regelmatig back-ups

Een goed ontworpen gegevensbescherming en een uitgebreide back-up-procedure zijn absolute must-haves voor ieder klantenbestand. Alleen zo kunt u uw gegevens herstellen in het geval van storingen of aanvallen en uw bedrijf veiligstellen. Stel uzelf ook de volgende vragen om het juiste plan te trekken voor gegevensback-ups:

• Hoeveel ruimte heeft u in uw budget voor back-ups?

• Waar slaat u de back-ups op?

• Welke type back-up past het best bij uw bedrijf?

Tip #6: Houd uw klantendatabase up to date

De gegevens van uw klanten zijn niet statisch en zullen voortdurend veranderen. Daarom is het belangrijk om uw gegevens regelmatig te controleren en zo nodig bij te werken of verwijderen. Houd daarbij het volgende in gedachte:

• Voer regelmatig gegevensaudits uit zodat u de huidige staat van uw gegevens kent.

• Zorg ervoor dat de formatting van uw gegevens overal consistent is.

• Voorkom blinde vlekken door uw klantgegevens over de afdelingen heen te organiseren.

Tip #7: Neem uw team mee en bied trainingen aan

Een krachtige CRM-tool en een waterdichte strategie zijn nutteloos als uw team niet in staat is om het in de praktijk waar te maken. Investeer dus in de opleiding van uw medewerkers en zorg ervoor dat zij weten hoe zij op de juiste manier met de klantgegevens en beschikbare systemen moeten omgaan.

Met Freshworks CRM een effectief en veilig klantenbestand maken

Freshworks CRM is uw krachtige CRM-tool waarmee u op elk moment toegang hebt tot uw klantgegevens. Het helpt u niet alleen om datalekken en andere ongelukken te voorkomen, maar helpt u tegelijkertijd ook om de Customer Journey te optimaliseren.

Door klantgegevens te verzamelen en strategisch te analyseren kunt u verschillende klantsegmenten eenvoudig vergelijken en gepersonaliseerde marketingactiviteiten leveren die zowel voor uw klant als voor uw bedrijf toegevoegde waarde bieden.

Ga vandaag nog aan de slag en probeer Freshworks CRM 21 dagen gratis!

GRATIS PROBEREN