Die neun besten Softwaretools für das Änderungsmanagement 2024

Die einzige Konstante in der Geschäftswelt ist der Wandel, insbesondere im digitalen Zeitalter. Unternehmen verlagern immer mehr Workloads in die Cloud, setzen KI und maschinelles Lernen ein und integrieren Apps, um stabile Tech-Stacks und ausgeklügelte Netzwerke aufzubauen. Daher ist Änderungsmanagement mittlerweile unerlässlich. Änderungsmanagement-Software hilft bei der Organisation und Optimierung des Änderungsmanagement-Prozesses, minimiert Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs und sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben nicht unter den Tisch fallen.

Warum braucht Ihr Unternehmen eine Änderungsmanagement-Software? Welche Änderungsmanagement-Tools sind derzeit die besten auf dem Markt? Und wie finden Sie heraus, welche Lösung die beste für Ihr Unternehmen ist?

Was ist Änderungsmanagement und warum ist es so wichtig?

Änderungsmanagement ist ein Prozess, mit dem Technikteams Software, Systeme oder IT-Infrastrukturen ändern. Es ist die Kernkomponente des IT-Service-Managements (ITSM) – einer Reihe von voneinander abhängigen Prozessen zur Optimierung der Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von IT-Services. 

Das ITSM basiert auf Best Practices, die als Frameworks bezeichnet werden. Das gängigste Framework ist die Information Technology Infrastructure Library (ITIL).

Laut ITIL besteht das Ziel von Änderungsmanagement darin, „sicherzustellen, dass standardisierte Methoden und Verfahren für eine effiziente und zeitnahe Bearbeitung aller Änderungen eingesetzt werden, um die Auswirkungen von änderungsbedingten Vorfällen auf die Servicequalität zu minimieren und folglich den laufenden Betrieb des Unternehmens zu verbessern.“ Mit einfachen Worten: Ziel ist es, die Verfahren zu standardisieren, damit Änderungen die Arbeitsabläufe verbessern, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören.

Beim Änderungsmanagement sind vier grundlegende Schritte erforderlich:

1. Änderungsanfrage: Das Änderungsmanagement-Team erhält eine Änderungsanfrage, in der Regel von einer anderen ITSM-Abteilung, etwa dem Team für das Problemmanagement oder Vorfallsmanagement. In der Änderungsanfrage sind die Gründe für die Änderung sowie die bekannten Risiken, die Kosten und die Schritte für die Implementierung aufgeführt.

2. Beurteilung der Änderung und Planung der Änderung: Änderungsmanager:innen prüfen die Änderungsanfrage darauf, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält und umsetzbar ist. Sie führen eine Risiko-Nutzen-Analyse und eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Dann setzen sie Prioritäten, planen die vorgeschlagene Änderung und erstellen einen Einführungs- und Ausstiegsplan, mit dem die Unterbrechung der Geschäftsprozesse minimiert wird.

3. Genehmigung der Änderung: Das Änderungsmanagement-Team stimmt sich mit dem Change Advisory Board (CAB) ab, um von den betroffenen Interessengruppen und technischen Experten Feedback zur Änderungsplanung einzuholen und die Zustimmung der Entscheidungsträger zu erhalten.

4. Umsetzung und Überprüfung der Änderung: Das Änderungsmanagement-Team arbeitet mit dem Versionsmanagement-Team zusammen, das die Änderung konzipiert, testet und umsetzt. Nach der Einführung überprüft das Änderungsmanagement-Team die planmäßige Umsetzung und hält wichtige Erkenntnisse für das Wissensmanagement fest.

Dieser Änderungsmanagement-Prozess ermöglicht technischen Teams Folgendes:

• Verbesserung des Risikomanagements IT-Umgebungen sind komplex, mit riesigen Netzwerken aus zusammenhängender Hardware und Software. Jede Änderung, die Ihr Team vornimmt, birgt das Risiko, dass etwas anderes dabei beschädigt wird. Die Aufgabe von Änderungsmanager:innen besteht darin, die Risiken und Vorteile der vorgeschlagenen Änderungen zu bewerten und mögliche Probleme zu identifizieren. Anhand dieser Informationen entscheiden die Verantwortlichen, ob es sich lohnt, die Änderungen umzusetzen. Änderungsmanager:innen überwachen die Änderungen außerdem während des gesamten Implementierungsprozesses in Echtzeit und prüfen, ob sie erfolgreich sind oder abgebrochen werden sollten, bevor sie ernsthafte Probleme verursachen.

• Koordination und Nachverfolgung von Änderungen Änderungsmanager:innen koordinieren die einzelnen Änderungen. Dadurch werden Engpässe und Konflikte vermieden und die Ausfallzeiten für Benutzer:innen minimiert. Außerdem dokumentieren Änderungsmanager:innen die Details jedes Änderungsmanagement-Prozesses und bewahren diese Informationen in der Wissensdatenbank zur späteren Verwendung auf.

• Erleichterung der Kommunikation zwischen IT-Teams und Endbenutzern Einige Änderungen sind ohne Ausfallzeiten für Benutzer:innen möglich und bringen keine neuen Funktionen mit sich, viele jedoch schon. Mit dem Änderungsmanagement wird sichergestellt, dass Benutzer:innen über neue Funktionen und Änderungen informiert sind, damit sie Ausfallzeiten einplanen können.

Was ist Änderungsmanagement-Software?

IT Änderungsmanagement-Software ist ein Tool, das Ihrem technischen Team folgende Möglichkeiten bietet:

• Alle laufenden und zukünftigen Änderungen zentral verfolgen und visualisieren

• Fortschritte von Änderungen in Echtzeit überwachen

• Änderungsmanagement-Prozesse optimieren

Die besten Lösungen für das Änderungsmanagement sind KI-gestützt und ermöglichen es Ihnen, viele Schritte im Verlauf des Prozesses zu automatisieren. 

Änderungsmanagement-Software kann eine eigenständige Lösung sein. Besser ist es jedoch, wenn sie Teil einer ausgeklügelten ITSM-Softwarelösung ist, die das Änderungsmanagement mit anderen ITSM-Prozessen, einschließlich der Verwaltung von Vorfällen, Problemen, Wissen und Ressourcen, in einer einzigen Plattform integriert.

Die einzige Konstante in der Geschäftswelt ist der Wandel, insbesondere im digitalen Zeitalter. Unternehmen verlagern immer mehr Workloads in die Cloud, setzen KI und maschinelles Lernen ein und integrieren Apps, um stabile Tech-Stacks und ausgeklügelte Netzwerke aufzubauen. Daher ist Änderungsmanagement mittlerweile unerlässlich. Änderungsmanagement-Software hilft bei der Organisation und Optimierung des Änderungsmanagement-Prozesses, minimiert Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs und sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben nicht unter den Tisch fallen.

Warum braucht Ihr Unternehmen eine Änderungsmanagement-Software? Welche Änderungsmanagement-Tools sind derzeit die besten auf dem Markt? Und wie finden Sie heraus, welche Lösung die beste für Ihr Unternehmen ist?

Was ist Änderungsmanagement und warum ist es so wichtig?

Änderungsmanagement ist ein Prozess, mit dem Technikteams Software, Systeme oder IT-Infrastrukturen ändern. Es ist die Kernkomponente des IT-Service-Managements (ITSM) – einer Reihe von voneinander abhängigen Prozessen zur Optimierung der Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von IT-Services. 

Das ITSM basiert auf Best Practices, die als Frameworks bezeichnet werden. Das gängigste Framework ist die Information Technology Infrastructure Library (ITIL).

Laut ITIL besteht das Ziel von Änderungsmanagement darin, „sicherzustellen, dass standardisierte Methoden und Verfahren für eine effiziente und zeitnahe Bearbeitung aller Änderungen eingesetzt werden, um die Auswirkungen von änderungsbedingten Vorfällen auf die Servicequalität zu minimieren und folglich den laufenden Betrieb des Unternehmens zu verbessern.“ Mit einfachen Worten: Ziel ist es, die Verfahren zu standardisieren, damit Änderungen die Arbeitsabläufe verbessern, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören.

Beim Änderungsmanagement sind vier grundlegende Schritte erforderlich:

1. Änderungsanfrage: Das Änderungsmanagement-Team erhält eine Änderungsanfrage, in der Regel von einer anderen ITSM-Abteilung, etwa dem Team für das Problemmanagement oder Vorfallsmanagement. In der Änderungsanfrage sind die Gründe für die Änderung sowie die bekannten Risiken, die Kosten und die Schritte für die Implementierung aufgeführt.

2. Beurteilung der Änderung und Planung der Änderung: Änderungsmanager:innen prüfen die Änderungsanfrage darauf, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält und umsetzbar ist. Sie führen eine Risiko-Nutzen-Analyse und eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Dann setzen sie Prioritäten, planen die vorgeschlagene Änderung und erstellen einen Einführungs- und Ausstiegsplan, mit dem die Unterbrechung der Geschäftsprozesse minimiert wird.

3. Genehmigung der Änderung: Das Änderungsmanagement-Team stimmt sich mit dem Change Advisory Board (CAB) ab, um von den betroffenen Interessengruppen und technischen Experten Feedback zur Änderungsplanung einzuholen und die Zustimmung der Entscheidungsträger zu erhalten.

4. Umsetzung und Überprüfung der Änderung: Das Änderungsmanagement-Team arbeitet mit dem Versionsmanagement-Team zusammen, das die Änderung konzipiert, testet und umsetzt. Nach der Einführung überprüft das Änderungsmanagement-Team die planmäßige Umsetzung und hält wichtige Erkenntnisse für das Wissensmanagement fest.

Dieser Änderungsmanagement-Prozess ermöglicht technischen Teams Folgendes:

• Verbesserung des Risikomanagements IT-Umgebungen sind komplex, mit riesigen Netzwerken aus zusammenhängender Hardware und Software. Jede Änderung, die Ihr Team vornimmt, birgt das Risiko, dass etwas anderes dabei beschädigt wird. Die Aufgabe von Änderungsmanager:innen besteht darin, die Risiken und Vorteile der vorgeschlagenen Änderungen zu bewerten und mögliche Probleme zu identifizieren. Anhand dieser Informationen entscheiden die Verantwortlichen, ob es sich lohnt, die Änderungen umzusetzen. Änderungsmanager:innen überwachen die Änderungen außerdem während des gesamten Implementierungsprozesses in Echtzeit und prüfen, ob sie erfolgreich sind oder abgebrochen werden sollten, bevor sie ernsthafte Probleme verursachen.

• Koordination und Nachverfolgung von Änderungen Änderungsmanager:innen koordinieren die einzelnen Änderungen. Dadurch werden Engpässe und Konflikte vermieden und die Ausfallzeiten für Benutzer:innen minimiert. Außerdem dokumentieren Änderungsmanager:innen die Details jedes Änderungsmanagement-Prozesses und bewahren diese Informationen in der Wissensdatenbank zur späteren Verwendung auf.

• Erleichterung der Kommunikation zwischen IT-Teams und Endbenutzern Einige Änderungen sind ohne Ausfallzeiten für Benutzer:innen möglich und bringen keine neuen Funktionen mit sich, viele jedoch schon. Mit dem Änderungsmanagement wird sichergestellt, dass Benutzer:innen über neue Funktionen und Änderungen informiert sind, damit sie Ausfallzeiten einplanen können.

Was ist Änderungsmanagement-Software?

IT Änderungsmanagement-Software ist ein Tool, das Ihrem technischen Team folgende Möglichkeiten bietet:

• Alle laufenden und zukünftigen Änderungen zentral verfolgen und visualisieren

• Fortschritte von Änderungen in Echtzeit überwachen

• Änderungsmanagement-Prozesse optimieren

Die besten Lösungen für das Änderungsmanagement sind KI-gestützt und ermöglichen es Ihnen, viele Schritte im Verlauf des Prozesses zu automatisieren. 

Änderungsmanagement-Software kann eine eigenständige Lösung sein. Besser ist es jedoch, wenn sie Teil einer ausgeklügelten ITSM-Softwarelösung ist, die das Änderungsmanagement mit anderen ITSM-Prozessen, einschließlich der Verwaltung von Vorfällen, Problemen, Wissen und Ressourcen, in einer einzigen Plattform integriert.

So wählen Sie die richtige Änderungsmanagement-Software aus

Änderungsmanagement-Software ist ein wesentlicher Bestandteil der ITSM-Lösung Ihres Unternehmens. Sie spielt auch eine wichtige Rolle bei der Frage, wie schnell und sicher Ihr Unternehmen Veränderungen vornehmen kann. Bei der Auswahl des richtigen Tools müssen Sie darauf achten, dass es auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Beachten Sie bei der Suche nach einer Änderungsmanagement-Lösung die folgenden Punkte:

Zeit bis zur Wertschöpfung

Je schneller Sie eine Änderungsmanagement-Software einführen und nutzen können, desto schneller zeigt sich die Rendite. Die Zeit bis zur Wertschöpfung ist von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich und hängt von der Komplexität der Lösung, dem Bereitstellungsrückstand des Anbieters und dem Umfang der Schulungs- und Supportleistungen ab. Freshservice ist eine Drag-and-Drop-Lösung, die in drei bis sechs Monaten einsatzbereit ist. Das ist etwa ein Drittel der Zeit, die für die Implementierung einer durchschnittlichen ITSM-Plattform benötigt wird.

Zentrale Fragen:

• Wie viel Konfiguration ist erforderlich? Müssen wir Programmierer:innen einstellen oder ist dies eine sofort einsatzbereite Lösung?

• Wie viel Zeit- und Schulungsaufwand ist für mein Team erforderlich?

• Wie lange dauert es im Durchschnitt bis zur Wertschöpfung bei dieser Lösung?

• Wie viel Support und Schulung leistet der Anbieter während (und nach) der Implementierung?

Unternehmensgröße

Beim ITSM und jeder anderen Änderungsmanagement-Software gibt es keine Patentlösung. Große Unternehmen benötigen in der Regel Funktionen, die kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) nie nutzen würden. Sie benötigen eine Lösung in der richtigen Größe bzw. einen Softwarepartner, der sein Angebot an Ihre individuellen Anforderungen anpassen kann. 

Zentrale Fragen:

• Beinhaltet die Lösung alle Funktionen, die mein Unternehmen jetzt und möglicherweise in Zukunft benötigt?

• Können wir Funktionen deaktivieren, die wir nicht brauchen, oder müssen wir für Extras bezahlen, die wir vielleicht nie benutzen?

• Lässt sich die Lösung nach oben oder unten skalieren, wenn sich die Größe unseres Unternehmens im Laufe der Zeit ändert?

Optionen zur Automatisierung von Workflows und KI-Funktionen

Nicht alle Lösungen für das Änderungsmanagement sind KI-fähig oder bieten die gleichen Funktionen zur Workflow-Automatisierung. Viele Anbieter behalten die KI-Funktionen und die Automatisierung jedoch nur Anwender:innen auf Unternehmensebene vor. Bei Freshservice ITSM enthalten alle Softwarepakete Drag-and-Drop-Automatisierung und die KI-Lösung Freddy AI, mit der Unternehmen aller Größenordnungen über Service-Chatbots, KI-gestützte Einblicke und Empfehlungen sowie prädiktive Analysen verfügen können.

Zentrale Fragen:

• Welche Teile der Änderungsverwaltung können automatisiert werden, wenn überhaupt?

• Wie komplex ist der Automatisierungsprozess?

• Kostet das extra?

Integration

Ein Großteil des Nutzens von Änderungsmanagement-Software ergibt sich aus ihrer Fähigkeit, Workflows über mehrere Systeme hinweg zu integrieren und zu koordinieren. Achten Sie bei der Auswahl einer Änderungsmanagement-Software darauf, wie sie sich in Ihre anderen Systeme integrieren lässt, die Sie beispielsweise für Projektmanagement, Technik und Konfigurationsmanagement verwenden.

Zentrale Fragen:

• Lässt sich die Lösung in automatisierte Bereitstellungssysteme integrieren oder müssen Sie die Produktionsänderungen weiterhin manuell durchführen?

• Kann die Änderungsmanagement-Software Statusaktualisierungen an das Produktmanagement und die technischen Systeme übermitteln und alle Fehler, die während der Bereitstellung entdeckt werden, weiterleiten?

Änderungsmanagement-Software im Vergleich: Welche sind die besten Lösungen 2024?

Welche Softwaretools für das Änderungsmanagement sind derzeit die besten auf dem Markt? Wie unterscheiden sich diese Lösungen?

Freshservice

Freshservice, das ITSM-System von Freshworks, ist eine cloudbasierte, KI-gestützte Lösung, die sich an die Größe Ihres Unternehmens anpassen lässt und sofort einsatzbereit ist, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist. Freshservice bietet leistungsstarke Funktionen für das Änderungsmanagement sowie Tools für das Vorfallsmanagement, das Problemmanagement, das Asset-Management und andere wichtige IT-Services – und alles in einer benutzerfreundlichen Plattform.

Wichtige Funktionen

• Intelligente Automatisierung, mit der Sie Änderungen automatisch bewerten, genehmigen und umsetzen können

• Benutzerfreundliches Dashboard, mit dem Sie den gesamten Lebenszyklus aller laufenden Änderungen visualisieren, den Fortschritt überwachen und mit Ihrem Änderungsmanagement-Team zusammenarbeiten können

• Automatische Benachrichtigungen, die Mitarbeiter:innen und Endbenutzer:innen über änderungsbezogene Ereignisse auf dem Laufenden halten

• Der kollaborative Änderungskalender ermöglicht Änderungsmanager:innen die Einsicht in die für den Tag geplanten Aufgaben und Änderungen (die automatisch zu den Kalendern der Mitarbeiter:innen hinzugefügt werden) und in die Termine anderer Mitarbeiter:innen zur einfachen Organisation von CAB-Meetings

• Tools für Risikoanalyse und Kosten-Nutzen-Analyse

• Automatische Umfrage zur Kundenzufriedenheit (CSAT) zur Verbesserung des Service

• Intelligente Erkenntnisse aus der Überprüfung nach der Implementierung 

• Erweiterte Berichtsfunktionen, die Sie bei der Auswertung Ihres Änderungsmanagement-Prozesses mit vordefinierten und benutzerdefinierten Berichten unterstützen

Das schätzt unsere Kundschaft an Freshservice 

„Vor der Einführung von FreshService haben wir Tabellenkalkulationen und E-Mails verwendet, um Tickets und Änderungen zu protokollieren, zu verfolgen und zu verwalten. Wir konnten keine Trends erkennen oder Ursachenanalysen durchführen, da die Daten in verschiedenen Dateiablagen gespeichert waren. Außerdem hatten wir keine Möglichkeit, unsere Assets und Software zu überwachen. Alle unsere Benutzer:innen können jetzt den Status und alle Aktualisierungen ihrer Tickets einsehen. Außerdem haben sie Zugriff auf die Wissensdatenbank, sodass sie gar nicht erst ein Ticket erstellen müssen. Wir lieben die Dynamik und den Ehrgeiz des Teams von Fresh. Es entwickelt immer wieder neue und innovative Konzepte und Lösungen, die uns einen Vorsprung verschaffen und uns als Team und Unternehmen effizienter werden lassen.“ – Verifizierter Benutzer

ManageEngine ServiceDesk Plus

Als ITIL-konforme Service Desk-Softwarelösung bietet ManageEngine integrierte Änderungsmanagement-Funktionen, mit denen Support-Teams erstklassigen Service bei reduzierten Kosten und geringerer Komplexität liefern können.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Konfigurierbare automatisierte Änderungsworkflows 

• Automatisierte Benachrichtigungen und veröffentlichbare Ankündigungen für Endbenutzer

• Möglichkeit der Bewertung, Priorisierung und Planung von Änderungen unter Berücksichtigung der Vorgaben des CAB

• Checklisten zur Umsetzung

• Änderungskalender 

Was spricht für ManageEngine, was dagegen?

• Umfangreiche gebrauchsfertige Anpassungen ohne Programmieraufwand für ein personalisiertes Support-Erlebnis

• Integrierte IT-Umgebung mit ITSM, Patch-Management, Alarmüberwachung und Endpunktmanagement in einer Plattform

• Intelligente Automatisierung von Workflows

• Integriertes Asset-Management/Endpunktmanagement und Projektmanagementfunktionen

• Begrenzte Berichtsfunktionen

• Begrenzte Möglichkeiten zur Konfiguration des ITSM-Systems

SysAid

SysAid ist eine Service-Desk- und ITSM-Lösung, die Vorfallmanagement und andere ITIL-Prozesse in einer Plattform vereint, damit Teams intelligenter arbeiten können – und nicht härter arbeiten müssen.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Integrierte, anpassbare Vorlagen für verschiedene Änderungsszenarien

• PDFs mit detaillierten Notizen zur Änderungsübersicht zur vollständigen Dokumentation für das CAB

• Benachrichtigungen über Änderungen

• Integration des Moduls für das Änderungsmanagement in die Module für den Servicedesk, die CMDB und das Problemmanagement

Was spricht für SysAid, was dagegen?

• ITIL-konforme Lösung 

• Begrenzte Problemmanagement-Funktionen

• Cloudbasierte, sofort einsatzbereite Lösung

• Begrenzte Anpassung des Dashboards 

• Begrenzte KI- und Workflow-Automatisierungsfunktionen

Wrike

Wrike ist eine vielseitige Komplettlösung für das Arbeitsmanagement, die Projektmanagement und Änderungsmanagement in einem hochgradig sicheren, kollaborativen Tool vereint.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Der kollaborative Arbeitsbereich erleichtert das Einholen des für die Genehmigung von Änderungen erforderlichen Feedbacks

• Anpassbare Dashboards ermöglichen die Visualisierung des Lebenszyklus von Änderungen

• Maßgeschneiderte, teamspezifische Workflows

• Gemeinsam genutzte Kalender

• Dynamische Berichte und Analysen

• Integrierte Chatfunktionalität

Was sprich für Wrike, was dagegen?

• Keine ITSM-Plattform - enthält keine Funktionen für das Vorfalls- oder Problemmanagement, CMDBs oder andere Tools für die Verwaltung von IT-Diensten

• Intuitives Dashboard erleichtert die Verfolgung des Lebenszyklus von Änderungen

• Einfache Integrationen in führende Anwendungen für Produktivität und Zusammenarbeit

• Keine Automatisierung von IT-Workflows

ServiceNow 

ServiceNow ist eine cloudbasierte, ganzheitliche ITSM‑Plattform, die großen Unternehmen helfen soll, intelligenter, schneller und besser zu arbeiten. 

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Vorgefertigte, automatisierte Änderungsworkflows

• Automatisierte Genehmigungen basierend auf einer numerischen „Erfolgsbewertung“ für Änderungen

• KI-gestützte Risikoprognosen

• Interaktiver Kalender für Änderungen

• CAB-Workbench

Was spricht für ServiceNow, was dagegen?

• Cloudbasiert und KI-unterstützt

• Kostspielige Unternehmenslösung

• Komplizierte Suchfunktionen

• Begrenzte Fähigkeiten im Bereich Asset-Management

• Umfangreiche API-Bibliothek zur Unterstützung von Drittanbieter-Integrationen

• Komplizierter Konfigurationsprozess und erweiterte Funktionen, die kleine und mittelständische Unternehmen vermutlich nicht benötigen

Jira Service Management

Jira Service Management von Atlassian ist eine ITSM-Lösung, die für schnelle Entwicklungs- und IT-Betriebsteams entwickelt wurde.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Konfigurierbare Genehmigungsworkflows

• Automatisierte Genehmigungen 

• Änderungskalender

• Tools zur Risikobewertung

• Einfache Integrationen in gängige DevOps-Tools

Was spricht für JIRA Service Management, was dagegen?

• Viele wichtige Funktionen sind nur in den Premium- und Enterprise-Tarifen verfügbar

• Vereint Vorfall-, Problem-, Änderungs- und Konfigurationsmanagement in einer Plattform (Asset-Management und CMDB nur in der höchsten Tarifstufe verfügbar)

• Bietet eine offene, kollaborative Plattform mit engen Integrationen zu anderen Atlassian-Produkten und mehr als 900 Anwendungen, die kontextbezogene, fundierte Entscheidungen ermöglichen

• Mangelnde Anpassungsmöglichkeiten

• Keine sofort einsatzbereite Lösung

Serviceaide ChangeGear

ChangeGear ist eine cloudbasierte, KI-gestützte ITSM-Plattform von Serviceaide, die Kosteneinsparungen und eine bessere Servicebereitstellung verspricht.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Intuitive Dashboards mit visuellen Berichten, Kennzahlen und KPIs

• Einfache Planung von Änderungszeitfenstern und Zeiträumen mit Unterbrechungen

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen informieren Endbenutzer:innen über Neuigkeiten

• CAB-Management-Tools, die persönliche oder virtuelle CAB-Meetings unterstützen

Was spricht für ChangeGear, was dagegen?

• Beinhaltet modulare Lösungen für das Änderungsmanagement, das Asset-Management und den Servicedesk

• Begrenzte Fähigkeiten im Bereich Problemmanagement

• Umfassende ITIL-Kompatibilität

• Für Konfigurationen ist ggf. professionelle Programmierung erforderlich

Issuetrak

Issuetrak ist eine Helpdesk-Plattform mit Schwerpunkt auf Vorfallsmanagement, Änderungsmanagement und Kundensupport. Die Plattform ist darauf ausgelegt, Sie bei der schnellen und effizienten Verwaltung, Verfolgung und Lösung von Problemen zu unterstützen.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Task Manager für die Verwaltung von Änderungsanfragen und die Beschleunigung von Genehmigungen

• Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften

• Automatische Zuweisung von Änderungsanfragen

• Vorlagen und benutzerdefinierte Formulare für Änderungsanfragen

• Warnmeldungen und Benachrichtigungen

Was spricht für Issuetrak, was dagegen?

• Keine vollständige ITSM-Plattform, enthält aber Funktionen für das Vorfallsmanagement, das Änderungsmanagement und das Asset-Management

• Begrenzte Automatisierung von Arbeitsabläufen und KI-Verbesserungen

• Keine Funktion zur automatischen Genehmigung

The Change Shop

The Change Shop ist eine Lösung für das Änderungsmanagement am Arbeitsplatz, mit der Führungskräfte organisatorische Veränderungen einfach verwalten, Kosten senken und Mitarbeiterfeedback besser analysieren und handhaben können – alles auf einer einzigen Plattform.

Wichtigste Merkmale des Änderungsmanagements

• Zentrales Dashboard zur Verwaltung aller organisatorischen Veränderungsinitiativen und zur Messung ihres Erfolgs

• Beurteilung personenbezogener Risiken, die den Wandel behindern könnten

• Budgetrechner für Änderungen

Was spricht für The Change Shop, was dagegen?

• Keine ITSM-Lösung – enthält weder Helpdesk-Funktionen noch Tools für Problemmanagement, Asset-Management, Wissensmanagement, CMDB usw.

• Keine Automatisierung von Workflows

• Kein Änderungskalender

Implementierung einer Änderungsmanagement-Software

Um den vollen Nutzen aus der Investition Ihres Unternehmens in Änderungsmanagement-Software zu ziehen, ist eine gut durchdachte Implementierung unerlässlich. Jeder Implementierungsplan ist anders und hängt von der Unternehmenskultur, den Bereitstellungsprozessen, der IT-Umgebung und den Zielen für das Änderungsmanagement ab. Die meisten erfolgreichen Implementierungen von Änderungsmanagement umfassen jedoch die folgenden entscheidenden Schritte:

1. Automatisieren Sie den Prozess so weit wie möglich: Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren Prozess zu optimieren und manuelle Dateneingaben zu vermeiden, indem Sie unnötige Schritte beseitigen, die Anzahl der Prozessvarianten durch Standardisierung reduzieren, Vorlagen nutzen und Entscheidungsregeln automatisieren.

2. Integrieren Sie Änderungsmanagement-Software in andere ITSM- und Entwicklungstools und schaffen Sie damit geschlossene Änderungsmanagement-Prozesse, die den gesamten Änderungslebenszyklus umfassen. 

3. Sorgen Sie für angemessene Schulungsmaßnahmen zur Software, damit alle Beteiligten von Anfang an mit der Lösung vertraut sind und sie sicher nutzen können.

4. Richten Sie Warnmeldungen und Benachrichtigungen ein, damit die Ersteller:innen von Änderungsanfragen und die betroffenen Interessengruppen regelmäßig über die laufenden Maßnahmen im Änderungsmanagement informiert werden.

Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu wagen?

Veränderungen sind für Wachstum unerlässlich, doch sie müssen nicht kompliziert, risikoreich oder zeitaufwändig sein, sofern Sie über die richtigen Tools verfügen, die Ihren Prozess – und Ihren Fortschritt – unterstützen. Das richtige Tool entspricht den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens, sodass Sie den Änderungsmanagement-Prozess so weit wie möglich automatisieren können, und lässt sich in alle anderen Technologien integrieren, die Ihr Unternehmen für das ITSM einsetzt.

Freshservice kann Ihren Automatisierungsbedarf durch regelbasierte Entscheidungshilfen und Änderungsvorlagen unterstützen, mit denen Routineänderungen automatisch genehmigt werden können. So können sich Ihre Änderungsmanager:innen auf die Verwaltung von Änderungen statt auf die Verwaltung des Prozesses konzentrieren.

Anwendungsfälle und Beispiele für Änderungsmanagement-Software

Eine leistungsstarke Lösung für das Änderungsmanagement kann für Folgendes verwendet werden:

Verwaltung der Erstellung und Verfolgung von Änderungsanfragen

Ihr Änderungsmanagement-System dient als zentraler Knotenpunkt für alle Änderungsanfragen. Benutzer:innen oder IT-Mitarbeiter:innen können Änderungsanfragen über die Software einreichen, während die Mitglieder des Änderungsmanagement-Teams diese an einem zentralen Ort verfolgen können. KI-gestützte Lösungen für das Änderungsmanagement vereinfachen die Erstellung von Änderungsanfragen weiter, indem sie die Dateneingabe vereinfachen. Benutzer:innen müssen damit keine langen Formulare mehr ausfüllen, sondern können stattdessen die Fragen eines Chatbots beantworten. Auch transkribierte Gespräche im Kontaktzentrum können in Änderungsanfragen umgewandelt werden.

Der chilenische Gesundheitsdienstleister RedSalud optimiert mit der Freshservice ITSM-Plattform das Änderungsmanagement in neun Krankenhäusern und mehr als 40 medizinischen und zahnmedizinischen Zentren. Benutzer:innen und Helpdesk-Mitarbeiter:innen nutzen die Plattform für Änderungsanfragen. Das CAB verfolgt die Änderungsanfragen ebenfalls über die Plattform, überwacht die Einführung und erstellt Berichte, nachdem die Anfragen umgesetzt wurden.

Automatisierung der Bewertung und Genehmigung von Änderungsanfragen

Mithilfe von voreingestellten Kriterien und KI-Algorithmen können Änderungsmanagement-Systeme viele Schritte im Workflow zur Bewertung von Änderungsanträgen automatisieren. Sie können überprüfen, ob alle Änderungsanfragen bestimmte Kriterien erfüllen und alle erforderlichen Informationen enthalten, bevor sie an die CABs weitergeleitet werden. Außerdem können sie Änderungen priorisieren, CAB-Sitzungen zur Überprüfung der Änderungen ansetzen und sogar die Genehmigung von Änderungen anhand von Empfehlungen und Kommentaren der CABs auf der Plattform automatisieren.

Das Bildungsinstitut Catholic Education Western Australia (CEWA) hat mit Freshservice die Benutzererfahrung an 164 Schulen verbessert. Das Change Advisory Board von CEWA verwaltet den gesamten Änderungsmanagement-Prozess über Freshservice und automatisiert Workflows wo immer möglich. Ben Beaton, Teamleiter für digitale Dienste bei CEWA, erklärt: „Wenn man es mit Menschen in einer großen Umgebung mit einer langen Geschichte und vielen Rahmenbedingungen zu tun hat, muss man den Weg zur Veränderung relativ einfach gestalten können.“

Optimierung der Kommunikation im Zusammenhang mit Veränderungen

Moderne Änderungsmanagement- und ITSM-Lösungen versenden automatische Warnmeldungen und Benachrichtigungen, mit denen Technikteams und Endbenutzer:innen während des gesamten Änderungsmanagement-Prozesses auf dem Laufenden gehalten werden. 

Trax Retail vertraute auf die automatisierte Kommunikation von Freshservice, während sich das Änderungsmanagement-Team auf die Umgestaltung der Customer Experience konzentrierte. Das Team erarbeitete einen detaillierten Ablaufplan, woraufhin das System regelmäßige Updates an die betroffenen Benutzer:innen schickte. „Wir stellten sicher, dass die Benutzer:innen die Plattform gut verstanden“, so Meir Naim, Senior Architecture Manager für Geschäftsanwendungen bei Trax Retail. „Unsere Planung war einwandfrei, es gab also keine Lücke zwischen unserer Planung und der Umsetzung. […] Wir haben mit dem Prozess des Änderungsmanagements vor einem Jahr begonnen. Und es läuft wirklich sehr gut.“

Vorteile von Änderungsmanagement-Software

Durch die Implementierung der richtigen Lösung kann Ihr Team für das Änderungsmanagement Folgendes erreichen:

Risiken minimieren

Mit Änderungsmanagement-Software lässt sich sicherstellen, dass die Risiken hinreichend beurteilt werden. Auf diese Weise wird die Entscheidungsfindung erleichtert und Änderungsmanager:innen können Pläne zur Risikominimierung aufstellen. Änderungsmanagement-Software überwacht die Effektivität von Änderungen während des gesamten Implementierungsprozesses und ermöglicht die Rückverfolgung von änderungsbedingten Mängeln und Fehlern beim Änderungsmanagement.

Ausfallzeiten reduzieren

In global tätigen Unternehmen mit regelmäßigen Änderungen bietet die Software technischen Teams die Möglichkeit, auf einfache Weise zu visualisieren, wie sich Änderungen auf voneinander abhängige Systeme sowie auf verschiedene Teams und Standorte auswirken werden. Mit diesen Informationen können die Teams Änderungen zu optimalen Zeitpunkten einplanen und dadurch Engpässe zu vermeiden und die Auswirkungen auf Systembenutzer:innen und Geschäftsprozesse zu minimieren. 

Änderungsmanagement-Prozesse vereinfachen

IT-Mitarbeiter:innen und Endbenutzer:innen beklagen sich häufig darüber, dass die Prozesse für das Änderungsmanagement komplex, nervenzehrend und zu langwierig sind, um mit dem Tempo des Wandels mitzuhalten, das moderne Unternehmen zum erfolgreichen Wirtschaften vorlegen müssen. Leistungsstarke Änderungsmanagement-Software vereinfacht diese Prozesse, indem sie Workflows automatisiert, die manuelle Dateneingabe reduziert und Genehmigungen vereinfacht.

IT-Effizienz steigern

Änderungsmanager:innen nutzen diese Technologie, um Ressourcen zu optimieren, Hindernisse zu prognostizieren und entsprechend zu planen. All dies führt zu einem reibungslosen (und schnelleren) Implementierungsprozess. Bei richtiger Umsetzung verbessert das Änderungsmanagement den IT-Betrieb und verringert die Anzahl künftiger IT-Vorfälle und -Probleme.

Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern

Die Software stellt sicher, dass alle Änderungs- und Versionsmanager:innen dieselben Informationen über geplante Änderungen erhalten, damit das Team an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten kann. Außerdem sorgt die Lösung dafür, dass Endbenutzer:innen rechtzeitig informiert werden, damit sie verstehen, warum eine Änderung vorgenommen wird, wie sie sich auswirkt und wie eventuelle Serviceunterbrechungen umgangen werden können.

Wichtigste Merkmale von Änderungsmanagement-Software

Es gibt viele Änderungsmanagement-Lösungen auf dem Markt, alle mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen, Merkmalen und Funktionen. Die leistungsstärksten Tools haben jedoch einige erweiterte Funktionen gemeinsam, darunter folgende:

• KI-unterstützte Automatisierung

Die meiste Änderungsmanagement-Software ermöglicht grundlegende Aktivitäten wie die Erfassung von Änderungsanfragen, die Bewertung der potenziellen Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb, die Priorisierung von Änderungsanfragen und die Verwaltung des Genehmigungsprozesses. Die beste Änderungsmanagement-Software automatisiert diese Schritte auf intelligente Weise, wo immer dies möglich ist. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Fehler werden minimiert.

• Visualisierung und Optimierung des Lebenszyklus

Das Dashboard jeder Lösung ist anders, aber mit den besten Lösungen können Sie den gesamten Lebenszyklus jeder Änderung visualisieren – von der Änderungsanfrage bis zur Umsetzung. Sie bieten außerdem Kontrollmechanismen, die sicherstellen, dass die obligatorischen Prüfungen und Anforderungen erfüllt werden, bevor Änderungen von einer Stufe zur nächsten weitergegeben werden. 

• Automatisierte Benachrichtigungen

Kommunikation ist der Schlüssel zum Veränderungsprozess, doch sie kann auch zeitaufwendig sein. Bei mehreren Interessengruppen, die über verschiedene Teams und/oder Standorte verteilt sind, kann es für vielbeschäftigte Änderungsmanager:innen eine Herausforderung darstellen, alle betroffenen Benutzer:innen zu identifizieren und sie über Planänderungen und Zeitabläufe auf dem Laufenden zu halten. Eine gute Änderungsmanagement-Lösung beseitigt dieses Problem, indem sie alle, die Bescheid wissen müssen, informiert.

• Kontrollen der Genehmigung

So wie es schwierig sein kann, Interessengruppen zu identifizieren, kann es eine Herausforderung darstellen, zu wissen, welche technischen Expert:innen und Entscheidungsträger:innen für verschiedene Arten von Änderungsanfragen herangezogen werden sollten – insbesondere in großen Unternehmen mit komplexen Führungsstrukturen und mehreren Standorten. Mit intelligenten Systemen für das Änderungsmanagement können Sie hierarchische Genehmigungen für verschiedene Kategorien von Änderungsanfragen einrichten, automatisch die entsprechenden CABs zusammenrufen und diese über Änderungsanfragen informieren. Bei einigen Lösungen können Sie sogar Genehmigungen automatisieren, die auf der Erfüllung bestimmter Kriterien oder auf CAB-Empfehlungen und Notizen im Portal basieren.

• ITIL-Ausrichtung

Die besten Lösungen für das Änderungsmanagement können weit mehr als nur Änderungen verwalten – sie optimieren das ITSM. Zumindest lassen sie sich in die Tools integrieren, die Ihre Vorfall- und Problemmanagement-Teams verwenden. Noch besser ist es, wenn die Lösungen Teil einer vollständigen ITSM-Produktsuite wie Freshservice sind, die Funktionen für die Verwaltung von Vorfällen, Problemen, Ressourcen und Wissen enthält. Mit einer leistungsstarken ITSM-Lösung können Sie alle Ihre ITIL-Prozesse an einem einzigen Ort koordinieren, wichtige IT-Datenbanken wie eine Änderungsmanagement-Datenbank (CMDB) und eine Wissensdatenbank erstellen und verwalten und Ihren KI-gestützten Servicedesk betreiben.