Begriffsklärung: CPQ (Configure, Price, Quote dt. Produktkonfiguration, Preiskalkulation, Angebotserstellung)

Was versteht man unter CPQ?

CPQ steht für engl. „Configure Price Quote“, also für Produktkonfiguration, Preisfindung und Angebotserstellung. Der Prozess deckt somit die gesamte Angebotsphase ab. Dabei werden die jeweiligen Produkte zunächst auf die Kundenanforderungen abgestimmt und in eine Produktliste samt Preisangaben überführt, auf deren Grundlage dann ein offizielles Angebot erstellt werden kann. In der Praxis werden mit der Abkürzung CPQ meist Programme bezeichnet, die sich vorrangig auf den Verkaufstrichter beziehen und in unterschiedlichem Maße in eine CRM-Software eingebunden sein können. 

Das automatische Verfahren strafft operative Abläufe und sorgt im Angebotsverfahren für Genauigkeit und Kohärenz. Mit einem softwarebasierten CPQ-System können Unternehmen ihre Vertriebsprozesse nachjustieren und die Kundeninteraktion effizienter und zuverlässiger gestalten. Damit beschleunigt dieses unverzichtbare Hilfsmittel den Betrieb und garantiert eine fehlerfreie Angebotserstellung.

Produktkonfiguration

In der Konfigurationsphase geht es darum, ein oder mehrere Produkte exakt auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse abzustimmen. Dazu müssen diese zunächst in eine detaillierte Produktliste überführt werden. Der Gesamtpreis wird dabei von mehreren komplexen Parametern beeinflusst. Als Beispiel sei hier der Kauf einer Freshworks-Lizenz genannt, bei dem folgende Dinge zu beachten wären:

• Tarifauswahl: Diese Entscheidung hängt davon ab, welche Funktionen genau benötigt werden.

• Anzahl: Dieser Faktor richtet sich nach den konkreten Verkaufsbedingungen und dem zu erwartenden Firmenwachstum.

• API-Aufrufe: Dieser Parameter wird direkt von den jeweils gewünschten Einbindungen und Erweiterungen beeinflusst.

• Speicherplatz: Diese wichtige Kennzahl hängt gleich von mehreren Variablen ab.

Sobald die Einzelheiten geklärt sind, geht es an die Preiskalkulation.

Preiskalkulation

Bei der Preisbildung werden systematisch Produkte zum jeweiligen Stückpreis hinzugefügt. Auf dieser Grundlage wird dann ein Gesamtpreis etwa in Form einer jährlichen Abonnementgebühr errechnet. In der Kalkulationsphase werden auch die im System verankerten Regeln angewendet. 

Diese systematische Vorgehensweise sorgt für Genauigkeit und Einheitlichkeit bei der Berechnung des Endpreises. Faktoren wie Stückzahl, Rabatte, individuelle Anpassungen, optionale Produktfunktionen, verschiedene Einnahmequellen und mögliche Kompatibilitätsprobleme finden in dieser Phase ebenfalls Berücksichtigung. Am Ende steht eine Preisstruktur, die exakt den Wert der ausgewählten Produkte widerspiegelt und genau auf die konkreten Anforderungen und Vorlieben der jeweiligen Kund:innen abgestimmt ist. So wird sichergestellt, dass der angebotene Preis die zuvor zusammengestellte Lösung in sämtlichen Facetten abbildet. Das erhöht die Transparenz und stärkt das gegenseitige Vertrauen.

Angebotserstellung

In der Angebotsphase wird den Kund:innen das Angebot vorgelegt. Dieses enthält sämtliche Angaben zum jeweiligen Produkt bzw. Service, so dass die Kund:innen eine fundierte Entscheidung treffen können. 

Bei der Angebotserstellung hat Genauigkeit oberste Priorität. Grundlage bildet die in den vorangegangenen Schritten vorgenommene Produktkonfiguration und Preiskalkulation. Am Ende steht ein individuelles Dokument, das alle Einzelheiten des jeweiligen Angebots enthält und dessen konkreten Nutzen unterstreicht. Seine Bedeutung kann kaum hoch genug eingeschätzt werden, da hier sämtliche Kundenbedürfnisse einbezogen werden und es die Transparenz und Kundenorientierung des Anbieters belegen soll.

Damit ist das Angebot Ausdruck von dessen bedingungslosem Einsatz für die Erfüllung der Kundenwünsche.

Wie genau läuft das CPQ-Verfahren ab?

CPQ-Programme sind solide programmiert und sollen den Verkaufsprozess vor allem bei komplexen Produkten bzw. Dienstleistungen besser und schneller machen. Sie unterstützen den Vertrieb mit hilfreichen Automatisierungsfunktionen und ermöglichen die schnelle Erstellung genau abgestimmter, individueller Angebote.

Das Ergebnis?

Jedes einzelne Angebot wird exakt auf die konkreten Kundenwünsche zugeschnitten. Und das macht nicht nur den Verkauf effizienter, sondern stärkt auch die Kundenorientierung. Weitere Vorteile sind eine höhere Genauigkeit und mehr Agilität im Angebotsverfahren, was letztlich Kundenzufriedenheit und Umsatz steigert.

Die drei Schritte Produktkonfiguration, Preiskalkulation und Angebotserstellung wurden oben bereits vorgestellt. Doch wie laufen sie konkret ab?

1. Produktkonfiguration

Die CPQ-Software führt die/den Verkäufer:in bzw. die/den Kund:in durch die Produkt- bzw. Servicekonfiguration.

2. Preisbildung

Ist die Produktkonfiguration abgeschlossen, berechnet das Programm den genauen Preis unter Berücksichtigung der vorab aufgestellten Regeln, Preismodelle und Rabatte bzw. Aktionen. 

3. Angebotserstellung

Liegen Produktkonfiguration und Preis vor, erstellt die Software auf dieser Grundlage ein professionell aussehendes Angebot. Dessen Unterzeichnung ist bei der CPQ-Software von Freshworks auch per Dropbox Sign möglich.

4. Automatisierung

Viele CPQ-Programme lassen sich auch in andere Systeme wie ERP- und CRM-Plattformen einbinden. Dies erleichtert den Datenaustausch und senkt den manuellen Bearbeitungsaufwand. Automatische Abläufe sorgen dafür, dass Genehmigungen, Bestätigungen und andere obligatorische Schritte eingehalten werden, um unnötige Fehler zu vermeiden und das Verfahren insgesamt zu beschleunigen.

5. Verkaufsführung

Die CPQ-Software kann die Verkäufer:innen durch den Konfigurationsprozess leiten, damit keine wichtigen Schritte ausgelassen werden. Sie kann auch auf andere passende Produkte bzw. Dienstleistungen hinweisen und so den Verkaufswert steigern.

6. Berichte und Analysen

Viele CPQ-Programme enthalten solide Berichts- und Analysefunktionen. Diese ermöglichen wertvolle Einblicke in Umsatzentwicklung, Angebotseffizienz und die Beliebtheit der angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen.

Vorteile einer CPQ-Software

Eine CPQ-Software kürzt Vertriebszyklen ab, erhöht den Transaktionswert und ermöglicht individuelle Anpassungen. Zudem sorgt sie für mehr Flexibilität, eine bessere Erreichbarkeit und eine höhere Produktivität und Automatisierung. Weitere Vorteile sind die größere Einheitlichkeit und eine Steigerung der Kundenzufriedenheit.

1. Zuverlässigkeit

Das CPQ-System beugt Flüchtigkeitsfehlern bei der Angebotserstellung vor. So wird sichergestellt, dass jedes Angebot exakt auf die jeweiligen Kundenvorgaben abgestimmt ist.

2. Effizienz

Die CPQ-Software spart Zeit im Vertriebszyklus, da Planung, Preisgestaltung und Angebotserstellung automatisch erfolgen. So kann Ihr Vertrieb immer schnell auf neue Leads reagieren und den Verkauf effizienter gestalten.

3. Einheitlichkeit

Das CPQ-Verfahren sorgt dafür, dass die geltenden Preise und Rabatte konsequent eingehalten werden. Dies stärkt die Kohärenz der gesamten Kundeninteraktion und damit auch das Vertrauen in den Vertriebsprozess.

4. Umsatzsteigerungen

Mittels Verkaufsführung und Upselling-Vorschlägen versetzt die CPQ-Software Ihren Vertrieb in die Lage, strategische Chancen auf Zusatzverkäufe und Gewinnsteigerungen zu erkennen. Dazu bietet das intuitive Tool Echtzeitdaten und Empfehlungen. So können Ihre Mitarbeiter:innen maßgeschneiderte Lösungen und Zusatzprodukte bzw. -dienstleistungen anbieten, die genau auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse abgestimmt sind.

5. Besseres Kundenerlebnis

Die detaillierten Angebote der CPQ-Software stärken das Vertrauen Ihrer potenziellen Abnehmer:innen. Denn sie belegen, dass Sie die Kundenwünsche genau verstanden und berücksichtigt haben und unterstreichen damit Ihr Wertversprechen.

Damit läutet die CPQ-Software eine neue Zeitrechnung für Unternehmen ein, die komplexe Produkte oder Dienstleistungen im Programm haben. Und dem Vertrieb erleichtert sie die Einhaltung des Verkaufstrichters und steigert damit letztlich auch Umsatz und Kundenzufriedenheit.

CPQ: Anwendungsbeispiele aus verschiedenen Branchen

Das CPQ-Verfahren ist vielseitig einsetzbar und genießt nicht nur im Gesundheitswesen, im produzierenden Gewerbe oder bei Versicherern große Beliebtheit. Seine Vielseitigkeit ergibt sich vor allem aus der Möglichkeit, komplexe Preisstrukturen zu handhaben. Damit ist es gerade für Unternehmen mit großem Produktsortiment ein unverzichtbares Hilfsmittel.

Ein anderer wesentlicher Vorteil ist seine enorme Anpassungsfähigkeit, die es potenziellen Abnehmern ermöglicht, Produkte exakt auf ihre Anforderungen zuzuschneiden. Damit ist das CPQ-Verfahren ein strategischer Vorteil gerade für solche Unternehmen, die individuelle Leistungen anbieten und zugleich ihre Vertriebsprozesse straffen wollen.

Hier einige Beispiele aus der Praxis:

1. Produzierendes Gewerbe

• Individuelle Produktkonfiguration: Hersteller nutzen CPQ-Software zur Erstellung komplexer konfigurierbarer Produkte mit vielfältigen Ausstattungsmerkmalen und Funktionen.

• Automatische Teilelisten: Mit CPQ-Programmen können Teilelisten für die Fertigung automatisch erstellt werden, was Effizienz und Genauigkeit verbessert.

2. Technologie und Software

• Abonnementverwaltung: Ein CPQ-System rationalisiert die Zusammenstellung und Bepreisung von Abo-Diensten, übernimmt Verlängerungen und Tarifwechsel und bessert das Einkaufserlebnis ganz allgemein auf.

• Paketangebote: Tech-Firmen setzen CPQ-Programme für die Erstellung von Paketen aus mehreren Hardware- und Softwarekomponenten ein.

3. Gesundheitswesen

• Medizintechnik: Die CPQ-Software hilft bei der Konfiguration medizinischer Geräte und Ausrüstungen unter Berücksichtigung diverser Anforderungen und Vorschriften.

• Preisbildung: Mit einem CPQ-System können Versicherungstarife anhand von Versicherungsschutz und demografischen Daten gebildet werden.

4. Bau und Architektur

• Baustoffe: Das CPQ-Verfahren unterstützt die Erstellung von Baustoffangeboten unter Berücksichtigung von Menge, technischen Daten und einer präzisen Preisgestaltung.

• Individuelle Gebäudelösungen: Architekturbüros können CPQ-Systeme zur Entwicklung individueller Architekturlösungen unter Berücksichtigung von Baumaterial, Grundriss und vielem mehr einsetzen.

5. Automobilbranche

• Fahrzeugausstattung: In der Automobilbranche können CPQ-Systeme zur Zusammenstellung von Ausstattungsmerkmalen und Sonderzubehören eingesetzt werden

• Ersatzteile: Mit einer CPQ-Software lassen sich passgenaue Angebote über Ersatz- und Zubehörteile zu bestimmten Fahrzeugmodellen erstellen.

6. Telekommunikation

• Individuelle Servicepakete: CPQ-Systeme ermöglichen die Zusammenstellung individueller Servicepakete mit unterschiedlichen Eigenschaften, Volumenbeschränkungen und Erweiterungen.

• Pakete: Mit CPQ-Programmen können Geräte, Zubehörteile und Servicetarife individuell zusammengestellt werden.

7. Banken, Finanzdienstleistungen und Versicherungen

• Kredite, Versicherungen und Hypotheken: In der Finanz- und Versicherungsbranche unterstützt CPQ die Angebotserstellung rund um Kredite, Versicherungen und Hypotheken zu unterschiedlichen Bedingungen und Zinssätzen.

• Anlageportfolios: Mit einer CPQ-Software können individuelle Anlageportfolios unter Berücksichtigung von Risikobereitschaft, finanziellen Zielen und Marktumfeld erstellt werden.

8. Energiewirtschaft und Versorger

• Energielösungen: CPQ erleichtert die Erstellung individueller Energielösungen für Kund:innen aus Industrie und Gewerbe.

• Versorgungsbetriebe: Mit einem CPQ-Programm können ganz einfach Tarife und Leistungspakete für unterschiedliche Kundentypen zusammengestellt werden.

CPQ-Prozesse lassen sich an die individuellen Anforderungen praktisch jeder Branche anpassen. Ihre Vielseitigkeit verdanken sie der Möglichkeit, Angebotserstellung und Beauftragung zu vereinfachen und so letztlich Effizienz und Umsatz zu steigern.

CRM und CPQ

Die Einbindung von CPQ-Programmen in CRM-Systeme ist ein strategischer Schritt, der Vertriebsprozesse effizienter machen kann. Denn sie ermöglicht einen ungehinderten Datenfluss zwischen beiden Programmen und sorgt so dafür, dass der Vertrieb immer an die neuesten Kundendaten kommt und auf dieser Grundlage individuelle Angebote zusammenstellen kann.

Und das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis ganz allgemein. Denn der Vertrieb kann schnell auf neue Leads eingehen, persönliche Angebote vorlegen und die gesamte Interaktion an einem Ort im Blick behalten. Dieser ganzheitliche Blick auf die Kundeninteraktion bietet noch einige weitere Vorteile wie eine bessere Entscheidungsgrundlage, die Erkennung weiterer Absatzchancen und den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen.

Die CPQ-Funktion in Freshworks CRM garantiert, dass Ihre Produktverzeichnisse immer auf dem neuesten Stand sind und bietet direkt von der Produktseite aus umfassenden Zugriff auf die entsprechenden Produktdaten. Dabei gibt es auch die Möglichkeit, Produktabbildungen hinzuzufügen und mit laufenden Projekten zu verknüpfen.

Tipps rund um die CPQ-Implementierung

in Ihrem Unternehmen In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Schritte und Verfahren für die CPQ-Implementierung im Unternehmen vorgestellt.

1. Bedarf und Bereitschaft ermitteln

Bevor Sie Ihr neues CPQ-Programm einführen, sollten Sie den genauen Bedarf und die Bereitschaft innerhalb des Unternehmens ermitteln. Bestimmen Sie dazu zunächst Geschäftsprozesse, die automatisiert werden sollen. Evaluieren Sie dann Ihren bisherigen Vertriebsprozess und ermitteln Sie, in welchen Bereichen die neue Software Effizienz- und Produktivitätssteigerungen verspricht. Außerdem sollten Sie Ihre technischen Möglichkeiten abschätzen, damit für die notwendige Infrastruktur gesorgt ist.

2. Die richtige CPQ-Software finden

Ohne die passende CPQ-Software ist Ihr Vorhaben von Vornherein zum Scheitern verurteilt. Prüfen Sie daher verschiedene Angebote auf Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Kosten. Außerdem sollten Sie berücksichtigen, wie gut sich die einzelnen Lösungen in Ihr bisheriges IT-System einfügen lässt.

3. Tipps zur Implementierung

Wenn Sie die richtige Software gefunden haben, befolgen Sie am besten bewährte Verfahren rund um die Implementierung. Stellen Sie dazu klare Ziele auf, bilden Sie eine Projektgruppe und optimieren Sie das Quote-to-Cash-Verfahren. Weitere Schwerpunkte sollten die Datenverwaltung, angemessene Schulungen und die Unterstützung Ihrer Vertriebsabteilung sein.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, steht einer erfolgreichen Implementierung nichts mehr im Wege.