Die führende CRM-Lösung für Schule und Hochschule

Einsatzgebiete für CRM-Systeme im Bildungswesen

1. Zulassungswesen und Immatrikulationsangelegenheiten

Das CRM-System für Ihre Bildungseinrichtung sollte in der Lage sein, das gesamte Immatrikulationsverfahren von der Bewerbersuche über Anmeldung und Zulassung bin hin zur Einschreibung zu bewältigen.

2. Kanalübergreifende Kommunikation mit allen Beteiligten

Wer eine Bildungseinrichtung leitet, hat mit den unterschiedlichsten Akteuren zu tun. Darunter Schüler:innen bzw. Studierende, Eltern und Ehemalige. Und die haben mitunter unterschiedliche Kommunikationsvorlieben. Ihr CRM sollte daher die simultane, kanalübergreifende Kommunikation beherrschen. 

Im Idealfall ermöglicht es also die Kommunikation u. a. per E-Mail, Telefon, Chat, Social Media und Webformular.

3. Durchgehende Datenbankübersicht

Moderne CRM-Programme bieten mit erweiterten Listenansichten einen lückenlosen Überblick über sämtliche Schüler- bzw. Studentendaten. So können Sie Spalten anpassen, Tabellen anhand bestimmter Kriterien sortieren und filtern und Listenansichten in unterschiedlichen Formaten (etwa als Kalkulationstabelle) exportieren.

Und mit der praktischen Stapelverarbeitung können E-Mails massenweise versendet und bestimmte Felder in mehreren Adressbucheinträgen gleichzeitig geändert werden. Für zusätzliche Produktivitätsvorteile sorgen die hilfreichen Import-, Export und Integrationsmöglichkeiten.

4. Studienberatung

Das CRM-System kann die Studienberatung entscheidend voranbringen. Dazu braucht es allerdings lückenlose Schüler- bzw. Studierendenprofile einschließlich Personendaten und Angaben zu Studienverlauf, Noten, Anwesenheit und außerschulischen Aktivitäten.

Weitere nützliche Features sind Warnhinweise bei nachlassender akademischer Leistung, eine Kalenderfunktion für Beratungstermine, Kollaborationswerkzeuge und eine Segmentierungsfunktion, damit Schüler:innen bzw. Studierende etwa nach schulischer bzw. akademischer Leistung, Karrierezielen und Interessen unterteilt werden können.

5. Alumnibetreuung

Eine enger Kontakt zu früheren Absolvent:innen ist vielen Bildungseinrichtungen wichtig. Deshalb sollte Ihr CRM in der Lage sein, Ihr Alumninetzwerk zu stärken und einzubinden. Achten Sie also auf Funktionen, die das Monitoring von Absolventenengagement und Karriereentwicklung sowie die Kommunikation unterstützen.

Außerdem ist es von Vorteil, wenn Sie mit dem CRM Alumniprofile erstellen, Veranstaltungen wie Ehemaligentreffen und Kontaktbörsen automatisch koordinieren und persönliche Newsletter versenden können.

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6. Automatisierung von Routineabläufen

Ein gutes CRM kann Ihre Effizienz durch die Automatisierung von Routineaufgaben signifikant steigern. Diese dient vor allem dazu, bestimmte Kommunikationsvorgänge wie den Versand von Begrüßungs-E-Mails nach der Immatrikulation oder von Hinweisen zu kommenden Veranstaltungen und Fristen automatisch auszuführen. 

Mit Dashboards zu Vertrieb und Leadgenerierung behalten Sie Ihre Berichte zu Schüler:innen bzw. Studierenden und Bewerber:innen im Blick. So können Sie Ihre Strategie anpassen und Ihren Umsatz steigern.

Einige CRM-Programme enthalten auch KI-Funktionen, die die Suche nach potenziellen Bewerber:innen erleichtern.

7. Anpassungsfähigkeit

Ihr CRM sollte sich an Ihre konkreten Anforderungen anpassen lassen. Dazu muss es möglich sein, auch einzelne Datenfelder und Attribute zu verändern. So ist sichergestellt, dass Ihr CRM auch mit uneinheitlichen Daten zurechtkommt.

Schließlich sollte auch dafür gesorgt sein, dass Benutzeroberfläche, Listenansichten, Berichte und Dachboards individuell angepasst werden können. 

Und wenn Sie weltweit aktiv sind, ist ganz grundsätzlich ein CRM zu empfehlen, das mehrere Währungen und Sprachen unterstützt.

Welche Vorteile bieten CRM-Systeme für Bildungsträger? 

Immer mehr Schulen und Hochschulen erkennen die Vorteile, die eigens für Bildungseinrichtungen entwickelte CRM-Systeme bieten.

Und auch Sie möchten sicherlich gerne herausfinden, woher Ihre Bewerber kommen, möchten deren Daten in einem leicht zugänglichen Format speichern, die aussichtsreichsten Kandidaten herausfiltern, den Vertrieb beschleunigen und damit letztlich Ihren Umsatz steigern.

1. Profilerstellung

Mit einem CRM-System für Bildungseinrichtungen bündeln Sie sämtliche Schüler- bzw. Studierendendaten und erstellen lückenlose Profile einschließlich Studienverlauf, Anmeldedaten, Leistungskennzahlen, Kommunikationshistorie und vielem mehr. So können Sie sich einen ganzheitlichen Überblick über die einzelnen Schüler:innen bzw. Studierenden verschaffen und Ihre Beratungsangebote entsprechend anpassen.

2. Effiziente Kommunikation

CRM-Systeme für Bildungseinrichtungen sorgen mit automatischen E-Mails, Erinnerungen und Benachrichtigungen für eine wirksame Kommunikation. So ist sichergestellt, dass Schüler:innen bzw. Studierende, Eltern und Mitarbeiter:innen auf wichtige Veranstaltungen, Fristen und Informationen hingewiesen werden, was letztlich Engagement und Zufriedenheit erhöht.

2. Automatisches Aufgabenverwaltung

Mit einem CRM lassen sich Routineabläufe wie Terminvereinbarungen, Erinnerungen und Datenaufnahme automatisieren. Das entlastet Ihr Personal, das im Gegenzug mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und strategische Vorhaben hat.

4. Personalisierte Werbung

Mit einem CRM für Bildungsträger haben Studienberater:innen Zugriff auf die Daten der Schüler:innen bzw. Studierenden und können deren Entwicklung im Blick behalten. So können Sie eine persönliche Beratung gewährleisten, individuelle Studienempfehlungen abgeben und rechtzeitig gegensteuern, wenn die akademischen Leistungen nachlassen.

5. Unkomplizierte Immatrikulation

Ein CRM-System vereinfacht das gesamte Immatrikulationsverfahren. Mit automatischen Benachrichtigungen, einer genauen Kontrolle des Bewerbungsstatus und Möglichkeiten zur Einreichung von Unterlagen entlasten sie sowohl die Bewerber:innen als auch Ihre Verwaltung.

Einsatzgebiete für CRM-Systeme im Bildungswesen

1. Zulassungswesen und Immatrikulationsangelegenheiten

Das CRM-System für Ihre Bildungseinrichtung sollte in der Lage sein, das gesamte Immatrikulationsverfahren von der Bewerbersuche über Anmeldung, Zulassung und Einschreibung zu bewältigen.

2. Kanalübergreifende Kommunikation mit allen Beteiligten

Wer eine Bildungseinrichtung leitet, hat mit den unterschiedlichsten Akteur:innen zu tun. Darunter Schüler:innen bzw. Studierende, Eltern und Ehemalige. Und die haben mitunter unterschiedliche Kommunikationsvorlieben. Ihr CRM sollte daher die simultane, kanalübergreifende Kommunikation beherrschen. 

Im Idealfall ermöglicht es also die Kommunikation u. a. per E-Mail, Telefon, Chat, Social Media und Webformular.

3. Durchgehende Datenbankübersicht

Moderne CRM-Programme bieten mit erweiterte Listenansichten einen lückenlosen Überblick über sämtliche Schüler- bzw. Studentendaten. So können Sie Spalten anpassen, Tabellen anhand bestimmter Kriterien sortieren und filtern und Listenansichten in unterschiedlichen Formaten (etwa als Kalkulationstabelle) exportieren.

Und mit der praktischen Stapelverarbeitung können E-Mails massenweise versendet und bestimmte Felder in mehreren Adressbucheinträgen gleichzeitig geändert werden. Für zusätzliche Produktivitätsvorteile sorgen die hilfreichen Import-, Export und Integrationsmöglichkeiten.

4. Studienberatung

Das CRM-System kann die Studienberatung entscheidend voranbringen. Dazu braucht es allerdings lückenlose Schüler- bzw. Studierendenprofile einschließlich Personendaten und Angaben zu Studienverlauf, Noten, Anwesenheit und außerschulischen Aktivitäten.

Weitere nützliche Features sind Warnhinweise bei nachlassender akademischer Leistung, eine Kalenderfunktion für Beratungstermine, Kollaborationswerkzeuge und eine Segmentierungsfunktion, damit Schüler bzw. Studierende etwa nach schulischer bzw. akademischer Leistung, Karrierezielen und Interessen unterteilt werden können.

5. Alumnibetreuung

Eine enger Kontakt zu früheren Absolventen ist vielen Bildungseinrichtungen wichtig. Deshalb sollte Ihr CRM in der Lage sein, Ihr Alumninetzwerk zu stärken und einzubinden. Achten Sie also auf Funktionen, die das Monitoring von Absolventenengagement und Karriereentwicklung und die Kommunikation unterstützen.

Außerdem ist es von Vorteil, wenn Sie mit dem CRM Alumniprofile erstellen, Veranstaltungen wie Ehemaligentreffen und Kontaktbörsen automatisch koordinieren und persönliche Newsletter versenden können.

Testen Sie das CRM-System, das für sein herausragendes Preis-Leistungs-Verhältnis ausgezeichnet wurde

6. Automatisiert sich wiederholende Aufgaben 

Ein gutes CRM kann Ihre Effizienz durch die Automatisierung von Routineaufgaben signifikant steigern. Diese dient vor allem dazu, bestimmte Kommunikationsvorgänge wie den Versand von Begrüßungsmails nach der Immatrikulation oder von Hinweisen zu kommenden Veranstaltungen und Fristen automatisch auszuführen. 

Mit Dashboards zu Vertrieb und Leadgenerierung behalten Sie Ihre Berichte zu Schüler:innen bzw. Studierenden und Bewerbern im Blick. So können Sie Ihre Strategie anpassen und Ihren Umsatz steigern.

Einige CRM-Programme enthalten auch KI-Funktionen, die die Suche nach potenziellen Bewerber:innen erleichtern.

Ohne viel Aufwand individuell anpassbar

Ihr CRM sollte sich an Ihre konkreten Anforderungen anpassen lassen. Dazu muss es möglich sein, auch einzelne Datenfelder und Attribute zu verändern. So ist sichergestellt, dass Ihr CRM auch mit uneinheitlichen Daten zurechtkommt.

Schließlich sollte auch dafür gesorgt werden, dass Benutzeroberfläche, Listenansichten, Berichte und Dachboards individuell angepasst werden können. 

Und wenn Sie weltweit aktiv sind, ist ganz grundsätzlich ein CRM zu empfehlen, das mehrere Währungen und Sprachen unterstützt.

Wieso sind Kalkulationstabellen keine Alternative zu einem vollwertigen CRM?

Programme wie Excel oder Notion sind vielseitig einsetzbar und weit verbreitet. Trotzdem sind sie nicht annähernd so skalierbar und effizient wie ein richtiges CRM, das exakt auf die Bedürfnisse von Bildungsträgern zugeschnitten ist. Und zwar aus diesen Gründen:

1. Unzureichende Datenzentralisierung und Erreichbarkeit

Excel kann mit der strukturierten Datenarchitektur eines professionellen CRM nicht mithalten. Denn in dem Microsoft-Programm werden die Daten meist in voneinander getrennten Tabellen geführt, was eine einheitliche Übersicht erschwert.

2. Mangelnde Automatisierung

CRM-Plattformen können Routineabläufe automatisieren. Dafür kommen etwa Erinnerungen, Datenänderungen und ereignisbasierte Workflows infrage. Bei Excel müssen alle Daten von Hand eingegeben werden und es gibt keine Möglichkeit zur Automatisierung und Verschlankung administrativer Abläufe, wie sie im Bildungssektor allgegenwärtig sind.

3. Ungeeignete Kommunikationsmöglichkeiten

CRM-Lösungen für Bildungseinrichtungen bieten integrierte Kommunikationsfunktionen wie automatische E-Mails, Erinnerungen und Benachrichtigungen. Die sind bei Excel Mangelware, was eine zügige und kohärente Kommunikation mit Studierenden bzw. Schüler:innen, Eltern und Personal erheblich erschwert.

4. Geringe Skalierbarkeit

Je größer Ihre Bildungseinrichtung wird, desto mehr Daten fallen an und desto komplizierter wird es. Programme wie Excel oder Notion kommen mit großen Datenbeständen nicht gut zurecht. Und das führt zu Leistungseinbußen, Fehlern und uneinheitlichen Daten.

5. Eingeschränkte Berichts- und Analysefunktionen

CRM-Lösungen für Bildungseinrichtungen enthalten Berichts- und Analysefunktionen, die einen umfassenden Einblick in akademische Leistungen, Engagement und Bewerberverhalten ermöglichen. Bei Excel und Notion müssen Daten erst umständlich aufbereitet werden, um überhaupt Berichte erzeugen zu können − und das ist gleichermaßen fehleranfällig wie zeitaufwendig.

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Was kann Freshsales CRM?

Produktivere Kontaktverwaltung

Ihr Vertrieb muss mit schier endlose Adresslisten hantieren. Dabei kann es immer wieder dazu kommen, dass aussichtsreiche Interessenten übersehen werden. Doch zum Glück ermöglicht die Listenansicht von Freshsales eine flexible Strukturierung Ihrer Kundendaten und beschleunigt damit viele alltägliche Abläufe. Hier die größten Vorzüge eines speziell für den Bildungssektor entwickelten CRM:

• Kontaktstatus und Hindernisse ermitteln

• Kontakte als Liste, Tabelle oder Kanban-Board anzeigen

• Kontaktstatus mit Karten und praktischen Gruppierungsfunktionen im Blick behalten

• Aufgaben, Anmerkungen und mehrere Feldwerte gemeinsam anzeigen

Mehr zum benutzerdefinierten Kontaktmanagement

Lead-Kontext

Ihr Vertrieb braucht genaue Daten, wenn er aussichtsreiche Bewerber:innen erreichen und bei der Kursauswahl betreuen möchte. Eine Software wie Freshsales unterstützt dieses Vorhaben u. a. mit folgenden Funktionen:

• Bündelung sämtlicher Datensätze zu einzelnen Personen

• Übersicht über E-Mails, Telefonate und das Engagement von Interessent:innen und Kund:innen

• Zusammenfassung der wichtigsten Adressdaten, Anmerkungen, Aufgaben und Termine

• Zeitleisten zu Seitenaufrufen, E-Mail-Reaktionen, Kursangeboten etc.

• Identifizierung und Priorisierung der interessiertesten Leads mit KI-Scores zur Reaktion auf Website und E-Mails.

Mehr zum Thema Lead-Management

Automatische Dateneingabe

Im Vertrieb entfallen gut 20 % der gesamten Arbeitszeit auf die Dateneingabe in das CRM. Dabei wäre es eigentlich viel besser, wenn sich Ihr Vertrieb ganz auf seine Kernkompetenz besinnen könnte. Doch auch die CRM-Daten müssen natürlich laufend auf den neuesten Stand gebracht werden. Das richtige Gleichgewicht erreicht man hier am besten mit einer automatischen Dateneingabe. Freshsales bietet dazu folgende Funktionen:

• automatische Datenerfassung und -speicherung von Interessent:innen, die Sie per E-Mail, Chat oder Webformular kontaktieren

• automatische Profilergänzung mit Daten aus den sozialen Medien mit entsprechender Arbeitszeitersparnis

• unkomplizierte Datenübertragung aus anderen CRM-Systemen anstelle einer mühseligen manuellen Dateneingabe

• Import und Export von Kunden- und Unternehmensdaten aus Kalkulationstabellen

Auswertung von Webformularen zur Umsatzsteigerung

Alles im Griff

Studien belegen, dass im Vertrieb 14 % der Arbeitszeit auf Tätigkeiten ohne jegliche Umsatzwirkung entfallen. Werden diese automatisch erledigt, spart das nicht nur Zeit, sondern steigert mit intelligenten Workflows zudem noch die Produktivität. Automatische Funktionen:

• E-Mail-Hinweise zu neuen Angeboten

• Begrüßungs- und Geburtstags-E-Mails

• Aktualisierung von CRM-Feldern

• Dank gebietsabhängiger Zuweisung werden Interessent:innen stets den richtigen Vertriebsmitarbeiter:innen zugeteilt.

Ein CRM für das Bildungswesen wie Freshsales enthält zahlreiche Vorlagen, mit denen Sie Routineabläufe vereinfachen können. 

Hört sich das interessant an? Mehr zum Thema Workflows

Kursangebote richtig bewerben 

Sicherlich sind einige Ihrer Kursangebote beliebter als andere. Das kann u. a. daran liegen, dass Letztere schlichtweg nicht genug beworben werden. 

Um das zu ändern, empfehlen sich u. a. Massensendungen per E-Mail. Doch damit nicht genug: Sie können sogar ganze E-Mail-Sequenzen einrichten, die sich nach der Reaktion auf die vorangegangenen E-Mails richten. 

Diese Vorteile bieten die Vertriebssequenzen von Freshsales:

• aktivitätsabhängige und getaktete Sequenzen

• Vorlagen für E-Mails und laufende Kontaktpflege, Versandzeitpläne und Ausstiegssignale

• Finden Sie heraus, wie gut Ihre E-Mails ankommen und entwickeln Sie perfekt zugeschnittene Kampagnen.

Mehr zum Thema Verkaufssequenzen

Umfassende Einblicke mit Analytics 2.0

Wenn Sie Ihren Vertriebsprozess von Anfang bis Ende im Blick behalten und optimieren, können Sie Ihr Geschäft deutlich ausbauen. Und mit den praktischen Umsatzberichten finden Sie heraus, wie genau es um Ihren Vertrieb bestellt ist. So können Sie herausfinden ...

• ... welcher Kanal am besten funktioniert

• ... was Ihre Vertriebsabteilung leistet

• ... welche Kursangebote am besten ankommen und wo noch Luft nach oben ist.

Entsprechende Berichte können als CSV- oder PDF-Datei exportiert werden. Außerdem können Sie neue Berichte in nur einem Schritt erzeugen und von dort aus direkt auf die zugrunde liegenden Daten zugreifen. Die Berichte können Sie sich dann in regelmäßigen Abständen bequem per E-Mail zuschicken lassen. 

Mehr zu den erweiterten Berichtsfunktionen

Die Komplettlösung

Entlasten Sie Ihren Vertrieb mit einer zentralen Anwendung für sämtliche Arbeitsschritte. Freshsales kombiniert die drei gängigsten Kanäle E-Mail, Telefon und Chat und bündelt alle Daten in einer zentralen Ansicht. 

So erhalten alle Abteilungen (Vertrieb, Kundenservice, Marketing ...) einen einheitlichen Überblick über die Kundendaten.

Freshsales begünstigt die Zusammenarbeit und setzt dem Schubladendenken ein Ende. Das Ergebnis? Maßgeschneiderte Kundenerlebnisse und bessere Kundenbeziehungen.

Mehr zu den vielfältigen Integrationsmöglichkeiten