Beste Kundenservice-Software für kleine Unternehmen im Jahr 2024

Wussten Sie, dass 86 % der Käufer erneut bei Anbietern kaufen, die eine bessere Customer Experience bieten? Studienergebnisse zeigen außerdem, dass 49 % der Käufer durch personalisierte Antworten zu Impulskäufen angeregt werden. 

Jedes Unternehmen muss eine exzellente Customer Experience (CX) bieten – unabhängig von seiner Größe. 

Anfragen von Kunden manuell zu beantworten ist jedoch eine große Herausforderung. Für eine nahtlose und problemlose Customer Experience ist es daher unerlässlich, in Kundenservice Software zu investieren.

Doch es gibt zahlreiche Angebote auf dem Markt. Das macht es schwierig, die beste Kundenservice-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen. Hier sehen Sie eine Liste mit den 10 besten Kundenservice-Softwareprodukten für kleine Unternehmen, die Ihnen die Auswahl erleichtern dürfte. 

Warum brauchen vor allem kleine Unternehmen eine hervorragende Kundenservice-Software?

Kleine Unternehmen brauchen eine herausragende Kundenservice-Software, um Kundenanfragen effektiv zu verwalten und zu beantworten, eine starke Kundenbeziehung aufzubauen, den Betrieb zu optimieren und mit größeren Unternehmen mitzuhalten. Hochwertiger Kundenservice hebt kleine Unternehmen von anderen Unternehmen ab und ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. 

Kleine Unternehmen brauchen skalierbare Lösungen, die mit ihnen wachsen und sich an das steigende Kundenvolumen und die Anforderungen der Kunden anpassen. Diese Software-Plattformen bieten wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten, Wünsche und Trends. Sie helfen kleinen Unternehmen ihr Angebot, ihre Marketingstrategien und ihre Produktentwicklung auf die Kundenbedürfnisse anzupassen, um nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

Top 10 der Kundenservice-Software für kleine Unternehmen

Nr. 1: Freshdesk Omni

Die Freshdesk Omni ist eine leistungsstarke und umfassende Plattform für die Zusammenarbeit mit Kunden. Sie kombiniert KI-Chat- mit Ticketing-Funktionen. Die innovative Suite unterstützt Unternehmen bei der Planung, Optimierung und Verbesserung der Kundeninteraktion bei allen Abläufen. 

Sie ermöglicht die nahtlose Interaktion über verschiedenste Kanäle hinweg. Im Fokus stehen vor allem die Personalisierung sowie proaktives Handeln, damit Unternehmen ihre Dienstleistungen auf die Wünsche ihrer Kunden anpassen können. Freshdesk Omni verbessert mithilfe von Kundendaten, Feedback und Verhaltensweisen Interaktionstaktiken und Kampagnen.

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Hauptmerkmale

• Freddy AI Copilot:  Freddy AI Copilot ist ein Assistent, der jederzeit mit Antworten, Lösungen und einer Übersicht über Ereignisse zur Verfügung steht.

• Automatisierung: Integrieren Sie Apps nahtlos mithilfe von APIs in aktuelle Systeme und ermöglichen Sie so eine automatisierte Datensynchronisation sowie Datenaustausch.

• Zentrale Informationsquelle: Fördern Sie die Effizienz von Supportmitarbeitern, indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, ihren Service in Echtzeit zu personalisieren. Greifen Sie von einem Ort aus auf alle Kundeninteraktionen auf verschiedenen Plattformen zu.

• Berichterstattung und Analyse: Mithilfe einer detaillierten Berichterstattung und Analyse erhalten Sie Einblicke in die Support-Leistung. Basierend auf den daraus resultierenden Daten treffen Sie die richtigen Entscheidungen für Verbesserungen und Kundenzufriedenheit. 

Preise

Vorteile 

• Eine Plattform mit zahlreichen Funktionen 

• Kosteneffizienz für kleine Unternehmen

• Einfache Integration in andere Plattformen

• Erweiterte Automatisierung von Arbeitsabläufen

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Nr. 2: Help Scout

Help Scout bietet kleinen Unternehmen eine benutzerfreundliche und effiziente Software für den Kundensupport. Bei diesem Produkt liegt der Fokus darauf, den Kundensupport zu zentralisieren und schnelle Antworten zu liefern. Es stellt sicher, dass auf jede Chat-Nachricht und jede E-Mail geantwortet wird.

Hauptmerkmale

• Zentralisierte E-Mail-Verwaltung: Help Scout sammelt alle Kunden-E-Mails zentral in einer Shared Mailbox. So hat Ihr Team es leichter, Fragen gemeinsam zu bearbeiten und sicherzustellen, dass auf alle E-Mails geantwortet wird. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie mit Ihrer Zielgruppe vorwiegend per E-Mail kommunizieren.

• Helpdesk: Das Hilfecenter ist eine einheitliche Plattform auf der Kunden in informativen Artikeln und Foren Antworten auf ihre Fragen erhalten.

• Kollaborative Arbeitsabläufe: Help Scout bietet Ihrem Team die einzigartige Funktion „Konflikterkennung“ – diese verhindert, dass ein Ticket von mehreren Support-Mitarbeitern gleichzeitig beantwortet wird.

• Personalisierung: Die Plattform bietet maßgeschneiderte personalisierte Pläne für einzelne Mitarbeiter und Teams sowie über 100 Integrationsmöglichkeiten.

Vorteile

• Intuitive Benutzeroberfläche für unkomplizierte Zusammenarbeit im Team und kollaborativen Kundensupport

• Automatische Antworten und Routing-Optionen

Nachteile

• Die Preise könnten für kleine Unternehmen oder Startups zu hoch sein

• Unzureichende Funktionen für komplexe Abläufe

• Im Vergleich zu anderen Anbietern weniger Drittanbieter-Integrationen

Nr. 3: Hiver

Die Kundensupport-Software von Hiver bietet eine einfach zugängliche Benutzeroberfläche, die der von Gmail gleicht. Hiver ist eine gute Wahl für kleine Unternehmen, die bei der Kommunikation vor allem Gmail nutzen. Die Lösung macht aus Ihrem Gmail-Konto eine gemeinsame Arbeitsfläche, über die die Teammitglieder zusammenarbeiten und schneller reagieren können.

Hauptmerkmale

• E-Mail-Notizen und -Markierungen: Mit dieser Funktion von Hiver für Markierungen und interne Notizen können Sie wichtige Anfragen und Kundenbedürfnisse priorisieren und kategorisieren.

• E-Mail-Verwaltung: Hiver bietet ein nahtloses E-Mail-Verwaltungssystem mit diversen Funktionen. Hierzu zählen eine umfassende Verantwortlichkeit, automatische E-Mail-Antworten, E-Mail-Zuweisungen im Rundlaufverfahren sowie ein Tracker für den Status von Lösungen.

• Automatisierung: Die Kundenservice-Software von Hiver bietet Funktionen wie den KI-Bot Harvey und eine automatisierte E-Mail-Textsuche, die Antworten abschließt, bei denen keine weitere Aktion mehr erforderlich ist. Darüber hinaus werden Bedingungen für Auslöser festgelegt, sodass E-Mail-Inhalte relevanter für den jeweiligen Kontext werden.

• Kundenumfragen (Kundenzufriedenheit): Hiver bietet Umfragen zur Kundenzufriedenheit, mit denen Feedback von Kunden eingeholt werden kann. Kundenumfragen helfen beim Messen der Kundenzufriedenheit. So können sie in Zukunft bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Vorteile

• Optimierte E-Mail-Verwaltung mithilfe einer Shared Mailbox

• Einfache Einrichtung und Nutzung

Nachteile 

• Zusätzliche Nutzer und Funktionen verursachen höhere Kosten

• Eingeschränkte Flexibilität im Falle spezifischer Geschäftsanforderungen 

Nr. 4: Zendesk

Das Helpdesk von Zendesk bietet diverse Integrationen, von CRM bis Social Media, mit denen sich das gesamte Supportsystem zentralisieren lässt. Die benutzerfreundliche Oberfläche nutzt leistungsstarke KI-Funktionen für eine bessere Leistung und Produktivität.

Hauptmerkmale

• Zendesk Conversation: Zendesk bietet eine personalisierte Plattform für das nahtlose Kommunizieren über verschiedene Kanäle wie WhatsApp, Facebook Messenger und Apple Business Chat. Kunden können über die Nachrichten-App ihrer Wahl mit Ihnen in Kontakt treten – das steigert die Kundenzufriedenheit.

• Zendesk Explore: Zendesk Explore ist ein robustes Analysetool mit auf Ticket-Antworten basierenden Berichtskennzahlen. Automation und Zendesk Explore liefern fortschrittliche Analyseberichte zu Kundenverhalten und Demografie.

• Zendesk Marketplace: Auf dem Marktplatz von Zendesk stehen Ihnen verschiedene Integrationen und Apps zur Auswahl, mit denen Sie die Funktionen in verschiedenen Kanälen erweitern können. So können Sie Ihr CRM sowie die Vertriebsautomatisierung individuell an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.

• E-Mail-Vorlagen: Die Lösung bietet Tausende personalisierbare E-Mail-Vorlagen für eine bessere Customer Experience.

Vorteile

• Verwaltung des Supports über verschiedene Kommunikationskanäle

• Berichterstattungs- und Analysetools für datengestützte Entscheidungsfindung

Nachteile

• Könnte für kleine Unternehmen oder Startups unerschwinglich sein

• Die Komplexität der Funktionen macht Schulungen und Onboarding notwendig

• Zu wenige kostenlose Basisfunktionen

Nr. 5: Intercom

Intercom ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool sowie ein proaktives Supportsystem, das die Supportkosten reduziert, die Produktivität erhöht und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit verbessert.

Intercom bietet ein fünf Mal schnelleres Onboarding sowie KI-gestützte Tools für die Zusammenfassung von Gesprächen und das Aus- und Umformulieren von Antworten. Über die Shared Mailbox von Intercom können Sie alle Supportplattformen verwalten.

Hauptmerkmale

• Verbessertes Ticketmanagement: Intercom bietet ein automatisiertes Ticketmanagementsystem für das personalisierte und kontextbezogene Lösen von Kundenanfragen.

• Intercom Messenger: Intercom Messenger ist eine leistungsstarke Ergänzung anderer Funktionen. Kunden haben die Wahl zwischen Self-Service und Live-Support.

• Integrationen: Die Software unterstützt über 350 Integrationen, einschließlich E-Mail, Ticketing, Chatbots, Berichterstattung, Chat-Support und CRM-Software.

• Cloud-basiertes Sicherheitssystem: Intercom schützt Ihre Daten mit einem cloudbasiertem Sicherheitssystem.

• Helpcenter-Artikel: Ihre Kunden erhalten über ein integriertes Self-Service-Portal mit einer Wissensdatenbank Zugriff auf hilfreiche Inhalte.

Vorteile 

• Live-Chats für die Interaktion mit Kunden

• Sammeln und Nutzen von Kundendaten für eine gezielte Kommunikation

Nachteile

• Mangelnde Self-Service-Funktionen für die Wissensdatenbank 

• Hohe Preise und komplizierte Kostenmodelle, die die Budgetplanung erschweren

• Eher eingeschränkte Berichterstattungs- und Analysefunktionen 

Nr. 6: Zoho Desk

Zoho Desk ist eine weitere Kundenservice-Software für kleine Unternehmen. Diese Helpdesk-Software vereinfacht die Abläufe im Kundensupport durch eine Omnichannel-Lösung, bei der Kanäle wie Chats, Anrufe, E-Mails und Nachrichten nahtlos integriert werden. Zoho Desk nutzt mit KI gewonnene Einblicke und Daten, um das Customer Relationship Management zu verbessern.

Hauptmerkmale

• Arbeitsmodi: Zoho Desk bietet Ihnen personalisierte Arbeitsmodi, die offene Tickets automatisch organisieren und die Produktivität der Supportmitarbeiter steigern.

• Response Editor: Erstellen und senden Sie individuelle Nachrichten, indem Sie frühere Antworten wiederverwerten und FAQs und vieles mehr nutzen.

• Mobilität: Die Software eignet sich auch für mobile Geräte, sodass Tickets von überall aus bearbeitet werden können.

Vorteile

• Kosteneffiziente Pläne für kleine Unternehmen

• Integration in andere Zoho Apps

Nachteile

• Wird den Anforderungen in komplexen Situationen nur eingeschränkt gerecht

• Lücken bei der Verfügbarkeit bestimmter Drittanbieterintegrationen

• Einbußen beim Umfang der Berichterstattungs- und Analysefunktionen

Nr. 7: ServiceNow

ServiceNow ist eine cloudbasierte Kundenservice-Software für kleine Unternehmen. Die CSM-Software von ServiceNow bietet umfassendes Fallmanagement sowie Self-Service-Portale, Omnichannel-Support und Echtzeit-Berichterstattung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. 

Hauptmerkmale

• Fallmanagement: Das ServiceNow-System für Fallmanagement unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Kundenanfragen und der Optimierung des Ticketingprozesses.

• Wissensmanagement: Die Lösung bietet eine äußerst umfassende Wissensdatenbank, in der kleine Unternehmen Artikel, FAQs und Leitfäden für Self-Service-Portale zusammenstellen und verwalten können.

• KI-gestützte Erkenntnisse: Die KI-gestützten Tools von ServiceNow geben Ihrem Vertriebsteam wertvolle Erkenntnisse und Daten aus Kundeninteraktionen an die Hand.

Vorteile

• Geeignet für große und kleine Unternehmen

• Personalisierbare Arbeitsabläufe für bestimmte Anforderungen des Unternehmens

Nachteile 

• Hohe Preise, vor allem für kleine Unternehmen oder bei begrenzter Bereitstellung

• Lizenzierung und Abo-Verwaltung sind kompliziert

• Erfordert geschulte Mitarbeiter und Zeit für die Einrichtung

Nr. 8: WotNot

WotNot ist vor allem für seine No-Code-Chatbot-Funktionen bekannt. Mit WotNot können Sie eingehende und ausgehende Chatbots für verschiedene Aufgaben programmieren. Chatbots können direkt Antworten geben, Werbekampagnen ausführen, Feedback sammeln und proaktiven Support leisten. WotNot kann durch personalisierte Antworten mehr Leads generieren und somit Ihren Umsatz steigern.

Hauptmerkmale

• WhatsApp-Chatbot: Mithilfe von WotNot können Sie allen Ihren weltweiten Kunden einen WhatsApp-Chatbot zur Verfügung stellen.

• Terminvereinbarung: Filtern Sie nach potenziellen Kunden und fügen Sie hochwertige Leads zum Kalender Ihrer Vertriebsmitarbeiter hinzu, indem Sie die Terminbuchung automatisieren.

• Live-Chat: Verbinden Sie Ihre Kunden mit den passenden Support-Mitarbeitern und bieten Sie über den Live-Chat-Support von WotNot aufschlussreiche Antworten.

Vorteile

• Leistungsstarke Automatisierung für die Prozessoptimierung 

• Detaillierte Analysen und Berichterstattung

Nachteile

• Preise könnten für kleinere Unternehmen und eine begrenzte Bereitstellung zu hoch sein

• Hohe Komplexität aufgrund vielfältiger Funktionen, die Schulungen für Administratoren und Benutzer notwendig macht

• Mangel an robusten Wissensdatenbankfunktionen

Nr. 9: HappyFox

HappyFox ist eine Kundenservice-Software für kleine Unternehmen, mit der alle eingehenden Anfragen über ein einheitliches Ticketingsystem verwaltet werden. Das Ticketmanagementsystem von HappyFox wandelt über verschiedene Kanäle wie E-Mails, Anrufe, Chats und Internetanfragen eingehende Anfragen in organisierte Tickets um. Außerdem können Sie Arbeitsabläufe flexibel und individuell gestalten und auf optimierte Kundenservice-Lösungen zuschneiden.

Hauptmerkmale

• Aufgabenverwaltung: Sie können eine personalisierte Aufgabenvorlage erstellen und diese für mehrere Tickets verwenden. Aufgabenvorlagen helfen Ihnen, Tickets zu priorisieren und zu personalisieren und so die Qualität der Antworten zu verbessern.

• Umfragen zur Zufriedenheit: Die Plattform hilft Ihnen, Umfragen mit automatisierten Vorlagen durchzuführen, um wertvolles Kundenfeedback zu sammeln.

• Automatisierung: HappyFox wird von fortschrittlichen KI-Tools unterstützt, die den Kundenservice reibungsloser machen. Da somit weniger Servicemitarbeiter erforderlich sind, sinken die Personalkosten – ein wichtiger Vorteil für kleine Unternehmen.

Vorteile

• Live-Chat-Funktion

• Umfragen für wertvolles Kundenfeedback

Nachteile 

• Keine Funktionen für das Kampagnenmanagement

• Keine umfassenden Leistungskennzahlen

• Keine Funktionen für die E-Mail-Verwaltung

Nr. 10: Proprofs Desk

Proprofs ist eine Kundenservice-Software für kleine Unternehmen, die umfassende Lösungen für interne und externe Support-Anforderungen bietet. Die Software automatisiert sich wiederholende Aufgaben und fördert die Zusammenarbeit sowie die datengestützte strategische Entscheidungsfindung.

Hauptmerkmale

• Viele Integrationsmöglichkeiten: Ermöglicht eine nahtlose Integration in Anwendungen von Drittanbietern wie Salesforce, CRM-Software und Social Media-Plattformen.

• Gemeinsame E-Mail-Software: Shared Mailbox-Software, auch als Team-Mailbox bekannt, ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, E-Mails in einem gemeinsamen Konto wie etwa support@company parallel zu lesen und zu versenden. 

• System für die Verwaltung von Kundenbeschwerden: Ihre Support-Mitarbeiter können über ein Dashboard im Handumdrehen die Anliegen von Kunden zuweisen, kategorisieren und bearbeiten. Das sorgt für ein reibungsloses Supporterlebnis.

Vorteile

• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche

• Zahlreiche Erweiterungen erhältlich 

Nachteile

• Keine mobile App

• Keine Weiterleitung an die jeweils geeignetsten Mitarbeiter

• Nur grundlegende Regeln und eingeschränkte Automatisierungsmöglichkeiten

Was Sie bei der Auswahl von Kundenservice Software für kleine Unternehmen beachten sollten

Die Auswahl von Kundenservice Software für kleine Unternehmen stellt eine wichtige Entscheidung dar. Es müssen zahlreiche Faktoren in Betracht gezogen werden, um einen effektiven Support sowie eine reibungslose Customer Experience zu gewährleisten. Wichtige Faktoren:

• Skalierbarkeit: Wachstum ohne exzessive Kosten oder Komplexität.

• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Nutzung für einen schnelle Akzeptanz durch das Team.

• Kosteneffizienz: Abo- und Einrichtungsgebühren passen zum Budget.

• Multichannel-Support: Diverse Kommunikationskanäle für Kunden werden abgedeckt.

• Integrationsoptionen: Nahtlose Integration in bestehende Tools und Systeme.

Freshdesk Omni – die beste Kundenservice Software für kleine Unternehmen

Jede Kundenservice Software bietet bestimmte Vorteile und unterstützt Sie dabei, ein positives Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen. Sie entscheiden, was Sie brauchen. Die Auswahl einer idealen Kundenservice Software hängt von verschiedenen Faktoren ab – Ihren Geschäftszielen, der Teamgröße, den finanziellen Ressourcen und der Zielgruppe.

Freshdesk Omni ist eine der zuverlässigsten Kundenservice Softwares für kleine Unternehmen. Sie hat sich nachweislich bewährt und überzeugt durch ihre Skalierbarkeit. Sie bietet zahlreiche Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die sich für jedes Budget eignen. Die fortschrittlichen KI-Integrationen Freshdesk Omni reduzieren die Arbeitslast und steigern die Produktivität des Teams.