Wie Sie bei der Bestandsführung vorgehen – 18 Schritte
- Holen Sie Ihr Management an Board
- Verschaffen Sie sich einen Überblick
- Kategorisieren Sie
- Priorisieren Sie
- Wählen Sie Ihre Bestandsmanagement-Methode(n)
- Wählen Sie Ihre Einführungsmethode(n)
- Planen Sie
- Bereinigen Sie Ihre Daten
- Automatisieren Sie
- Vereinfachen Sie
- Integrieren Sie
- Lernen Sie von anderen
- Stärken Sie durch Trainings
- Schließen Sie sich zusammen
- Beginnen Sie mit Ihrem schwierigsten Artikel
- Dokumentieren Sie sorgfältig
- Optimieren Sie die Integration mit ITAM
- Achten Sie auf die Cybersicherheit
Es gibt mehrere Voraussetzungen für ein dauerhaft effektives Bestandsmanagement. Im Folgenden erhalten Sie eine Liste mit den wichtigsten Vorgehensweisen. Sie können die genannten Schritte in jeder beliebigen Reihenfolge umsetzen, aber jeder Schritt ist wichtig für Ihren Erfolg in der Bestandsführung.
Holen Sie Ihr Management an Board
Die Bestandsführung erfordert einen hohen, dauerhaften Einsatz von Ressourcen. Die Unterstützung des Managements können nicht nur den Einsatz von Ressourcen fördern, sondern auch für die notwendigen Änderungen in der Unternehmenskultur sorgen. Wenn es Ihnen gelingt, bereits in einer frühen Phase einer Bestandsführungsinitiative die Unterstützung eines Managers zu gewinnen, verringern Sie das Risiko von Widerstand oder plötzlichen Richtungswechseln nach Beginn Ihrer Initiative.
Verschaffen Sie sich einen Überblick
Sie können Ihren Bestand nicht verwalten, bevor Sie eine solide Basis an präzisen, umfassenden und aktuellen Informationen dazu haben. Je nach Größe und Komplexität Ihres Inventars und der verfügbaren Managementressourcen lohnt es sich, mit einem sorgfältigen, manuellen Audit Ihres Bestandes zu beginnen.
Kategorisieren Sie
Sie können nicht etwas verwalten, von dem Sie nicht wissen, dass Sie es haben. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre wichtigen IT-Assets erfassen und die Informationen auf dem aktuellen Stand sind. Ohne eine umfassende Übersicht über Ihre IT-Assets können Sie diese nicht effektiv vor Cyberangriffen schützen und präzise messen oder nachverfolgen, wie Applikationen, Daten und andere Ressourcen in Ihrem Unternehmen genutzt (oder nicht genutzt) werden.
Priorisieren Sie
Nicht alle Inhalte in einem Inventar sind von gleicher Bedeutung. Das Bestandsmanagement Ihres Unternehmens profitiert, wenn Sie bestimmte Artikel in Ihrem Bestand direkt verwalten, je nach der Wichtigkeit des Artikels oder seinem Wert für Ihr Unternehmen.
Wählen Sie Ihre Bestandsmanagement-Methode(n)
Es gibt mehrere Methoden und Techniken für die Bestandsverwaltung. Zum Verwalten Ihrer Einkäufe können Sie zum Beispiel Formeln zu ökonomischen Bestellmengen (EOQ) oder Minimum-Maximum-Berechnungen einsetzen. Sie können eine kontinuierliche Überprüfung (dieselbe Menge für jede Bestellung) oder eine regelmäßige Überprüfung (zur gleichen Zeit für jede Bestellung) verwenden. Halten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele vor Augen, um zu bestimmen, welche Methoden für Ihren Standort am besten geeignet sind.
Wählen Sie Ihre Einführungsmethode(n)
Wenn Sie mehrere Management-Methoden auswählen, müssen Sie mehrere Wege zur Einführung in Betracht ziehen. Zu den Alternativen gehören ein speziell dafür eingerichteter Management-Stab, Berater und vom Anbieter gelieferte Methoden („Bestandsführung als Dienst“). Schauen Sie sich die infrage kommenden Methoden genau an. Wenn Sie externes Fachwissen benötigen, achten Sie besonders auf die entsprechende Erfahrung des Anbieters und die Transparenz im Hinblick auf die Kosten.
Planen Sie
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kriterien für die Qualitätskontrolle und die Auftragserfüllung als Wegweiser bei der Planung der Bestandsführung dienen. Achten Sie zusätzlich darauf, dass Ihre Bestandsführungspläne an die Anforderungen, Erwartungen und Beschränkungen Ihrer primären Vertriebs- und Erfüllungskanäle angepasst sind.
Bereinigen Sie Ihre Daten
Bevor Sie zu weit auf einem bestimmten Lösungspfad voranschreiten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre existierenden Daten einheitlich, vollständig, stimmig und so aktuell wie möglich sind. Es kann sein, dass Sie Altdaten neu formatieren müssen, bevor die ausgewählte Bestandsführungslösung diese verarbeiten kann.
Automatisieren Sie
Identifizieren Sie alltägliche und sich wiederholende Aufgaben, die am einfachsten automatisiert werden können. Nutzen Sie dann geschäftliche Richtlinien und Prozesse als Leitfaden, um diese Aufgaben zu automatisieren. Überlegen Sie dabei, ob es vielleicht am besten ist, mit Aufgaben zu beginnen, die mit dem regelmäßigen Erfassen von Barcode und/oder RFID-Etikettendaten zusammenhängen. Dies wird häufig auch als automatische Identifikation und Datenerfassung (AIDC) bezeichnet.
Die Automation stellt sicher, dass Aufgaben einheitlich und nach den Vorgaben von Geschäftsregeln und -zielen ausgeführt werden. Automation beim Bestandsmanagement kann das Risiko menschlicher Fehler, die bei sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben auftreten können, verringern oder sogar gänzlich eliminieren. Zugleich kann sie den Team-Mitgliedern mehr Zeit für komplexere Aufgaben verschaffen, so dass diese für das Unternehmen wertvoller werden und ihren Beruf als befriedigender erleben.
Vereinfachen Sie
Nutzen Sie die von Ihnen ausgewählten Bestandsführungs-Tools und -Prozesse, um bestandsbezogene Aufgaben zu vereinfachen. So können Ihnen zum Beispiel AIDC-Lösungen helfen, die Nachbestellung von Bestandskomponenten zu vereinfachen. So verkürzen oder vermeiden Sie Verzögerungen in der Lieferkette. Auch Fehler und Reparatur- sowie Ersatzerfordernisse können so vermieden werden.
Integrieren Sie
Wo immer dies möglich ist, sollten Sie die Bestandsführung mit anderen IT-basierten Funktionen, etwa der Warenwirtschaft (ERP) und dem IT Asset Management (ITAM), integrieren. Vermeiden Sie unbedingt die Einführung mehrerer Tools für Aufgaben, für die Sie bereits Funktionen oder Lösungen haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise nicht schon ein Konfigurationsmanagement (CMDB) zur Konsolidierung der IT-Managementdaten einsetzt, könnte die Möglichkeit zur Einbindung der Bestandführungsdaten die Investition und den Aufwand rechtfertigen.
Lernen Sie von anderen
Ihr Unternehmen ist nicht das erste Unternehmen in Ihrer Branche, das mit den Herausforderungen bei der Bestandsführung konfrontiert ist. Dies ist ein Vorteil für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen. Handelskammern, Branchenveranstaltungen, Publikationen, Online-Branchengruppen und sogar Anbieterwebsites geben Einblicke, wie andere Unternehmen ganz ähnliche Probleme gelöst haben. Lassen Sie sich diese Gelegenheit nicht entgehen und lernen Sie von den Fehlern anderer.
Stärken Sie durch Trainings
Stellen Sie sicher, dass alle direkt an der Bestandsführung beteiligten Mitarbeiter ein umfassendes Training und regelmäßige Entwicklungsmöglichkeiten für die von Ihnen gewählten Lösungen und Prozesse erhalten. Kommunizieren Sie mit diesen Mitarbeitern und den Schlüssel-Stakeholdern Ihres Unternehmens, um ein Bewusstsein für die Bestandsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu schaffen.
Schließen Sie sich zusammen
Um nachhaltige Vorteile für Ihr Unternehmen zu erzielen, muss Ihre Bestandsführungsinitiative ein langfristiges Projekt auf hoher Ebene sein. Zusätzlich zu den Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, muss der ausgewählte Dienstanbieter gleichermaßen engagiert sein. Sie müssen darauf achten, dass Ihre Lösungs- und Dienstanbieter die Stärke und die entsprechende Erfahrung haben, ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu erfüllen.
Beginnen Sie mit Ihrem schwierigsten Artikel
Sie sollten beim Aufbau einer optimalen Bestandsführung mit Ihren wichtigsten und schwierigsten Bestandsartikel beginnen, etwa hochwertigen Fertigwaren, schwierig zu beschaffenden Rohmaterialien, Abschnitten Ihrer Lieferketten und anderen. Egal, worum es sich handelt – wenn Sie die Verwaltung ihrer wichtigsten oder schwierigsten Inventarartikel richtig managen, schaffen Sie ein erstes Erfolgserlebnis und eine gute Grundlage für nachfolgende Initiativen.
Dokumentieren Sie sorgfältig
Der nächste Schritt ist eine sorgfältige, umfassende Dokumentation der (positiven und negativen) Anfangserfahrungen. Nutzen Sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse, um Ihr Bestandsmanagement für die Zukunft fit zu machen. Ein von Unternehmern im Silicon Valley und anderswo verwendeter Leitspruch lautet, dass man „schnell scheitern“ soll. Entwickeln Sie einen Anfangsplan und wählen Sie Ihre Tools. Führen Sie den Plan aus und lernen Sie aus möglichen Fehlern. Wiederholen Sie diesen Ablauf in schneller Folge.
Optimieren Sie die Integration mit ITAM
Wenn sich schließlich der Ablauf in Ihrem Unternehmen verbessert und sich die Bestandsverwaltung ausweitet, sollten Sie die Integration mit Ihrem ITAM und anderen relevanten IT-Verwaltungsanstrengungen optimieren. Solche Integrationen können, je nach den Funktionen und der Flexibilität Ihrer Lösungen in diesen Bereichen, eine Herausforderung bedeuten. Der Aufwand kann jedoch erhebliche Vorteile für alle damit zusammenhängenden Managementinitiativen bringen.
Achten Sie auf die Cybersicherheit
Eine optimale Bestandsverwaltung für Ihren IT-Besitz kann Ihr ITAM verbessern. Besseres ITAM wiederum kann die Cybersicherheit des gesamten IT-Besitzes erhöhen und die Lieferung sowie das Management von IT- und Geschäftsdiensten verbessern. Eine sichere, gut gemanagte IT-Ressource kann direkt zu weiteren Verbesserungen in der Bestandsführung führen.
