Was ist Veränderungsmanagement?

Unternehmen und Organisationen in aller Welt erleben eine nie dagewesene Anzahl an Veränderungen in ihren Geschäftsbereichen, auf den bedienten Märkten und in ihren internen Operationen. Das Zulassen von Veränderungen auf eine geplante, sichere und strukturierte Weise ist unentbehrlich, um die Agilität zu entwickeln, die Unternehmen benötigen, um im modernen Geschäftsumfeld Erfolg zu haben. Das Change-Management (Veränderungsmanagement) ist die Disziplin, die Richtlinien bereitstellt, wie Unternehmen sich vorbereiten, ausstatten und Einzelpersonen unterstützen sollten, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen, den Erfolg zu erhöhen und das Ergebnis des Unternehmens zu verbessern.

Wenn Ihr Unternehmen Projekte oder Initiativen beginnt, um die Leistung zu steigern, Möglichkeiten wahrzunehmen oder auf Schlüsselprobleme zu reagieren, bringen diese Projekte zugleich gewisse Änderungen mit sich: Änderungen an der Strategie, den Richtlinien, den Prozessen, den Geschäftsbeziehungen, den Job-Rollen, der Organisationsstruktur oder den IT-Systemen. Change-Management ist ein Prozess, mit dem Sie einen strukturierten Übergang vom derzeitigen Status zu einem gewünschten, zukünftigen Status erreichen, um eine bleibende Veränderung in einer Organisation zu erreichen.

Organisationen ändern sich nicht, sondern Menschen tun das

Viele Leute glauben, dass das Change-Management in Unternehmen sich nur auf das „große Ganze“ bestimmter Geschäftselemente bezieht, etwa die Unternehmenskultur oder -struktur. Zugleich sehen sie die Änderungen als von oben verordnet und nach unten durchsickernd an. Wer schon einmal mit dem Change-Management zu tun hatte, weiß, dass das nicht stimmt. Effektive Änderungsinitiativen mögen vielleicht von oben koordiniert werden, aber es stellen sich keine bleibenden Auswirkungen ein, bis die einzelnen Personen die Veränderungen ihrer Jobs annehmen. Das Veränderungsmanagement bietet einen strukturierten Ansatz zur Unterstützung der Einzelpersonen in Ihrer Organisation, damit sich diese von ihrem aktuellen Status zu ihrem zukünftigen Status bewegen. Wenn die Einzelpersonen bei ihrem persönlichen Übergang keinen Erfolg haben, die neuen Methoden nicht annehmen und lernen, wird die Veränderungsinitiative erfolglos bleiben. Wenn hingegen die Mitarbeiter die Veränderungen annehmen, um die Initiative zu unterstützen, wird das die gewünschten Ergebnisse erbringen.

Was ist Change-Management in Unternehmen?

Wir haben gesehen, dass Veränderungen keine echten Auswirkungen haben, bevor sie nicht auf der individuellen Ebene angenommen werden. Um das für viele Einzelpersonen zu erreichen, müssen Unternehmen oder Projekte für Veränderungen ein gewisses Maß an Koordination einsetzen, um das Change-Management auf Unternehmensniveau richtig umzusetzen. Change-Management in Unternehmen oder Initiativen bietet eine Reihe von Schritten und Maßnahmen auf Projektebene, um die Hunderte (oder sogar Tausende) von Einzelpersonen zu unterstützen, die die Änderungen annehmen müssen, damit das Projekt Erfolg hat.

Veränderungen erkennen

Jede Veränderungsinitiative ist einzigartig, aber das Change-Management in Unternehmen bietet einen gemeinsamen Satz an Tools und Prozessen, mit denen Sie herausfinden können, welche Veränderungen eintreten müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Für das Change-Management in Unternehmen müssen Sie zuerst ermitteln, welche Gruppen und Personen sich als Ergebnis der Initiative verändern müssen und welche Veränderungen notwendig sind. Bei einigen Personen kann sich vielleicht die ganze Tätigkeit ändern, während andere sich nur an neue Prozesse oder IT-Systeme anpassen müssen. Wenn Sie die Veränderungsanforderungen für jede Gruppe verstehen, hilft Ihnen das, die Veränderungen strukturiert ablaufen zu lassen und keine wichtigen Stakeholder zu übersehen.

Planen von Veränderungen

Das Change-Management in Unternehmen erfordert weiter das Erstellen eines angepassten Plans für jede Gruppe von Einzelpersonen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die betroffenen Mitarbeiter das notwendige Bewusstsein entwickeln. Zugleich erhalten sie so die erforderliche Führung, das nötige Coaching und das Training, das sie benötigen, um die Veränderungen zu verstehen und erfolgreich umzusetzen. Damit sie Veränderungen umsetzen, müssen Einzelpersonen die Veränderungen erst verstehen und erkennen, warum sie wichtig sind. Ohne persönliche Annahme wird Ihre Change-Initiative vermutlich auf Widerstand stoßen und es kann passieren, dass einige Einzelpersonen versuchen, den Plan zu unterminieren, um den gegenwärtigen Zustand zu erhalten. Der organisationweite Change-Management-Plan für jede Gruppe führt nicht nur Veränderungen für Einzelpersonen auf, sondern auch Veränderungen im Hinblick darauf, wie Gruppen von Einzelpersonen miteinander interagieren müssen.

Implementieren von Änderungen

Sobald die Pläne für das Change-Management in Unternehmen erstellt sind, können Sie wohlgeordnet ausgeführt werden. Achten Sie dabei auf Sequenzen und Abhängigkeiten, ebenso wie auf Interaktionen zwischen Änderungsinitiativen und dauernde operationelle Aktivitäten. Es ist nicht ungewöhnlich für Organisationen, mehrere Änderungsinitiativen gleichzeitig durchzuführen, die von verschiedenen Leitern oder verschiedenen Funktionen in der Organisation betreut werden. Eine der größten Herausforderungen bei der Ausführung der Änderungen ist es, sicherzustellen, dass die einzelnen Änderungen nicht miteinander in Konflikt geraten, denn das kann zu Verwirrung und Frustration bei den Mitarbeitern führen.

Änderungsmanagement und Projektmanagement

Das Change-Management in Unternehmen ist eine Ergänzung für Ihre Projektmanagementprozesse. Es ist wichtig, die Synergien zwischen Projektmanagement und dem Änderungsmanagement zu verstehen. Das Projektmanagement stellt sicher, dass die Projektlösung erstellt, entwickelt und geliefert wird, während das Change-Management sicherstellt, dass die beabsichtigten Änderungen Ihres Projektes angenommen, umgesetzt und angewendet werden. Das Erstellen neuer Unternehmensprozesse oder IT-Systeme ist eine fabelhafte Sache, aber das Unternehmen kann den echten Erfolg des Projektes nicht nutzen, solange das Projekt nicht zu einer Änderung führt, wie das Geschäft und die Mitarbeiter operieren. Die Änderung in den Operationen ist es, die den Wert einer Initiative ausmacht, etwa durch Effizienz, Skalierbarkeit, Produktivität oder Geschwindigkeit. Das Change-Management in Unternehmen ist daher wichtig, um den Wert auch einbringen zu können.

Best Practices für Change-Management in Unternehmen

Es gibt viele verschiedene Herangehensweisen an das Change-Management in Unternehmen. Diese haben sich durch die Erfahrungen verschiedener Unternehmen entwickelt. Gelerntes und Best Practices werden im Internet offen geteilt, ebenso wie in Veröffentlichungen professioneller Organisationen. Einige der am weitesten verbreiteten und am häufigsten genutzten Rahmenwerke und Best Practices finden sich in den Veröffentlichungen der Association of Change Management Professionals (ACMP), des Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI) und von PROSCI. Obwohl jede dieser Gruppierungen ihre eigene Herangehensweise, Rahmenwerke und Sprache hat, sehen sie doch das Change-Management aus der Perspektive eines Unternehmens und befassen sich mit den menschlichen Aspekten im Kontext von Unternehmen.

Zusätzlich zu den Arbeiten dieser professionellen Organisationen veröffentlichen viele führende Geschäftspublikationen regelmäßig Artikel zum Change-Management in Unternehmen. Diese Artikel sind mit Tipps von Profis aus dem Bereich des Change-Managements angereichert und zeigen praktisch, wie die Veränderungen effektiv in vielen verschiedenen Situationen implementiert werden können. So hat zum Beispiel das „CIO Magazine“ einen Artikel mit folgender Überschrift herausgegeben: „10 Tipps für den Change-Management-Erfolg bei Initiativen zur digitalen Transformation“.

Kommunikationen im Rahmen des Change-Managements

Die meisten erfahrenen Praktiker im Change-Management in Unternehmen werden Ihnen bestätigen, dass die Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Veränderungsinitiative ist. Diese Kommunikation im Change-Management in Unternehmen kann nicht improvisiert werden – sie muss vielmehr gemanagt werden und Informationen müssen zur richtigen Zeit an die richtigen Leute gegeben werden. Wenn Sie falsch kommunizieren, kann es sein, dass Ihre Initiative fehlschlägt. Zudem kann die Kommunikation im Veränderungsmanagement nicht einseitig bleiben, etwa indem nur der Chef des Unternehmens oder der Leiter der Initiative Nachrichten an das Unternehmen herausgibt. Der Plan des Change-Managements in Unternehmen legt verschiedene Gruppen von Einzelpersonen fest und zeigt ihren Kommunikationsbedarf auf. Oft ist es so, dass die Art und Weise, wie eine Änderung kommuniziert wird, größere Auswirkungen auf den Erfolg einer Änderung hat als die Gestaltung der Lösung selbst.

Tools für das Veränderungsmanagement

Wie alle anderen Teile moderner Unternehmen auch können die Prozesse des Change-Managements durch die richtige Technologie viel effektiver werden. Tools für das Change-Management in Unternehmen helfen den Change-Leitern bei der Planung, Ausführung und Überwachung der Änderungen in breit aufgestellten Unternehmen. Freshservice wurde kürzlich in die Top-5 der Change-Management-Tools aufgenommen. Mit einem robusten Satz an modernen Tools können Change-Management-Beauftragte ihre Änderungsinitiativen schneller und sicherer implementieren, während sie zugleich schneller bessere Resultate erzielen. Das ist wichtig für Unternehmen, die bei der Reaktion auf Geschäftsmöglichkeiten oder Bedrohungen agiler werden möchten.

Zertifizierungen im Change-Management

Das Change-Management eröffnet (wie die meisten anderen professionellen Disziplinen) viele verschiedene Zertifizierungsmöglichkeiten. So können Change-Management-Praktiker ihr Wissen und ihre Kompetenz auf Ihrem Gebiet sichtbar machen.

Der Besitz einer Zertifizierung für das Change-Management garantiert natürlich nicht, dass der Praktiker auch die notwendige Erfahrung besitzt, um die Change-Initiative Ihres Unternehmens zu leiten. Sie müssen daher bei der Überprüfung des Praktikers weitere Nachforschungen anstellen. Trotzdem ist die Zertifizierung ein guter Indikator dafür, dass die Person die Prozesse des Change-Managements in Unternehmen verstanden hat und weiß, wie man auf die Rahmenwerke zugreift. Zudem zeigt die Zertifizierung, dass die Person die Best Practices vergleichbarer Unternehmen in der Branche kennt.

 

Wann ist das Change-Management in Unternehmen erforderlich?

Das Change-Management in Unternehmen ist erforderlich, wenn ein Unternehmen ein Projekt oder eine Initiative startet, das/die täglichen Operationen unterbricht oder ändert. Das Änderungsmanagement verringert das Risiko, dass Einzelpersonen neue Systeme, Prozesse oder andere Änderungen ablehnen und hilft dabei, sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse der Änderung voll erreicht werden. Das Change-Management in Unternehmen kann alleine nicht die Kosten senken oder den Umsatz erhöhen. Vielmehr trägt es dazu bei, eine Umgebung zu schaffen, in der Einzelpersonen in der ganzen Organisation besser verstehen können, welche Änderungen notwendig sind, um die Unternehmensziele zu erreichen und wie sie das unterstützen können. Es gibt drei Hauptszenarien, in denen das Change-Management im Unternehmen wichtig ist:

Änderungen an den Rollen einzelner Mitarbeiter

Wenn das Unternehmen Arbeitsrollen ändert, verändert es damit auch die Art des Verhältnisses zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen. Das beunruhigt oft die Mitarbeiter, die ein gewisses Maß an Stabilität während ihrer täglichen Aktivitäten erwarten, ebenso wie bei den Anforderungen, die die Unternehmensführung an sie stellt. Das Change-Management in Unternehmen kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter den Bedarf für Änderungen verstehen. Zugleich ermöglicht das Änderungsmanagement so einen reibungsfreien Übergang, der die Anforderungen des Unternehmens erfüllt und die Auswirkungen der Änderungen für die betroffenen Einzelpersonen abmildert.

Änderungen, wie Einzelpersonen und Teams zusammenarbeiten

Viele Änderungsinitiativen beinhalten eine Implementierung oder Änderung von IT-Systemen und Geschäftsprozessen, die die Struktur dafür bilden, wie Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen miteinander interagieren. Wenn solche Änderungen vorgenommen werden, erfordert das oft Änderungen im Verhalten und in den Aktivitäten aller Einzelpersonen, die an den Prozessen beteiligt sind oder das System nutzen. Change-Management in Unternehmen kann Mitarbeitern helfen, zu verstehen, welche Änderungen von ihnen erwartet werden, warum die Änderungen implementiert werden und wann von ihnen erwartet wird, dass sie ihre Aktivitäten ändern.

Änderungen am Unternehmen selbst

Groß angelegte Änderungen im Unternehmen, etwa Fusionen, Umstrukturierungen, Führungswechsel und Änderungen in der Geschäftsstrategie, erfordern üblicherweise für ihre Implementierung strukturierte Change-Management-Pläne. Das Change-Management in Unternehmen bietet die Tools zum Analysieren, Planen und Ausführen von unternehmensweiten Änderungen. Zugleich können Sie damit die Auswirkungen und Effektivität der Änderungsinitiativen im Hinblick auf die Unternehmensziele messen. Das Change-Management in Unternehmen ist der Satz an Fähigkeiten, der es Führungskräften ermöglicht, große Organisationen effektiv zu führen.

Was sind die Voraussetzungen für den Erfolg des Change-Managements in Unternehmen?

Jede Änderungsinitiative hat ganz eigene Anforderungen an ihr Change-Management. Diese sind am einfachsten zu erkennen, wenn ein Unternehmen bereits über einen Satz an grundlegenden Change-Management-Fähigkeiten verfügt.

Änderungsunterstützer

Der richtige Unterstützer in der Chefetage ist entscheidend für ein effektives Change-Management. Änderungsunterstützer sind dafür verantwortlich, die Änderungen vor den Mitarbeitern zu vertreten, die angemessenen Mittel für das Änderungsmanagement zu sichern und die vollständige Unterstützung der Unternehmensführung für die Implementierung sicherzustellen. Wenn Einzelpersonen in der Organisation Widerstand leisten, kann die Autorität oder das direkte Eingreifen eines Änderungsunterstützers die notwendige Hilfe für die Änderung bedeuten.

Umfang und Festlegung für Änderungsinitiativen

Das Herzstück jeder Change-Management-Fähigkeit ist die Kompetenz des Unternehmens, zu erkennen, wann eine Änderung notwendig ist, wer die Änderung implementieren muss und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Beim Festlegen des Umfangs und der Inhalte einer Änderungsinitiative sollten Sie sich auf folgende Punkte konzentrieren:

Change-Management-Rahmenwerk

Änderungsinitiativen planen Sie am effektivsten, wenn Sie strukturiert vorgehen. Die meisten erfolgreichen Change-Management-Programme bauen auf einem Modell oder Rahmenwerk auf, das dazu dient, den Planungs- und Implementierungsprozess zu leiten. Die Auswahl eines Änderungsrahmenwerkes kann dazu beitragen, beständige Ergebnisse zu erzielen und den Planungsprozess beschleunigen. Viele Rahmenwerke sind über Branchenorganisationen oder Beratungsfirmen verfügbar. Die Auswahl des perfekten Rahmenwerkes ist jedoch weniger wichtig als die Entscheidung des Unternehmens, dem ausgewählten Rahmenwerk zu folgen.

Kulturelle Bereitschaft zur Annahme von Änderungen

Änderungen sind unangenehm und jeder hegt bis zu einem bestimmten Grad Widerstände gegen Änderungen. Änderungspraktiker bekommen häufig zu hören: „Was nicht kaputt ist, muss man auch nicht reparieren.“ Diese Aussage kann einen Widerstand gegen Änderungen anzeigen oder ein Signal dafür sein, dass das Unternehmen noch nicht verstanden hat, warum die Änderung notwendig ist. Das Entwickeln eine Unternehmenskultur, die bereit und begierig auf Änderungen ist, ist schwierig. Mit der zunehmenden Geschwindigkeit in den weiteren Geschäfts- und Marktumfeldern ist eine Unternehmenskultur der Änderungsbereitschaft für die meisten Unternehmen unumgänglich. Einzelpersonen müssen bereit sein, neue Informationen zu prüfen und neue Verhaltensweisen und Herangehensweisen anzunehmen, um ihren Unternehmen beim Überleben und Florieren zu helfen.

Warum ist das Änderungsmanagement schwierig?

Das Änderungsmanagement ist schwierig, weil die meisten Leute den vorhandenen Status den Unsicherheiten von Änderungen (die immer neu sind) vorziehen. Die meisten Menschen akzeptieren nur sinnvolle Änderungen, die ihre Arbeitsumgebung in irgendeiner Art verbessern. Change-Management-Experten verwenden ein verbreitetes Tool, um Widerstand gegen Änderungen zu erklären und zu managen. Dabei handelt es sich um das Fünf-Phasen-Modell von Kübler-Ross, das ursprünglich entwickelt wurde, um die Phasen des Schmerzens, die mit dem Tod einer Person oder einem Verlust einhergehen, zu erklären. Das Modell hat sich aber auch als effektiv zum Erklären des menschlichen Verhaltens bei anderen Änderungen erwiesen.

Wenn sich Erwartungen ändern, fühlen sich Menschen oft unwohl. Selbst positive Veränderungen, etwa eine Beförderung oder eine neue Möglichkeit, können zu Unbehagen führen. Einige der häufigsten Gründe, warum Menschen sich Änderungen widersetzen, sind:

Widerstand gegen Änderungen ist nicht unbedingt ein Zeichen von fehlender Loyalität oder Inkompetenz. Widerstand ist ein natürlicher Teil des Änderungsprozesses. Er ist oft ein Anzeichen dafür, dass die widerstrebenden Einzelpersonen entweder die Vision nicht teilen oder es ihnen an den Fähigkeiten fehlt, die Änderung zu implementieren.

Tipps für erfolgreiches Change-Management in Unternehmen

Hier finden Sie 5 Tipps, wie Sie Schwierigkeiten beim Change-Management überwinden und bessere Änderungsergebnisse erreichen:

Heute konzentrieren sich viele Unternehmen auf die digitale Transformation – die Neuerfindung von Geschäftsmodellen und -prozessen durch die Nutzung von Daten und Technologie. Zum Einsatz kommen die Cloud, Mobilgeräte, IoT-Geräte, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz. Diese Initiativen zur digitalen Transformation ändern den Kern des Unternehmens und seiner Operationsweise.

Change-Management ist ein entscheidender Prozess zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse bei Initiativen zur digitalen Transformation. Einige der wichtigsten Änderungen sind die Neuausrichtung, wie Mitarbeiter Ihr Unternehmen und ihre Rollen sehen. Ebenso geht es darum, wie Sie an den Markt gehen, wie Sie Kontakt zu Kunden aufnehmen und wie Sie Technologie verwenden. Auf große Änderungen reagieren Mitarbeiter oft mit Furcht und Widerstand. Das Change-Management in Unternehmen bietet die Tools, um die Unterstützung von Einzelpersonen für Ihre Unternehmensziele und -strategie zu gewinnen, damit sie die für die gewünschte Transformation notwendigen Änderungen annehmen können.