HelloFresh optimiert Reaktion auf Supply Chain Probleme - durch bessere Datenverfügbarkeit und Kooperation des internen Teams mit Freshservice

Über HelloFresh

HelloFresh SE, führender globaler Anbieter von Kochboxen, ist in den USA, Großbritannien, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Australien, Österreich, der Schweiz, Kanada, Neuseeland und Schweden tätig. HelloFresh lieferte im zweiten Quartal 2019 (1. April bis 30. Juni 2019) 67 Millionen Mahlzeiten an 2,4 Millionen aktive Kunden weltweit aus. HelloFresh wurde im November 2011 in Berlin gegründet und wird seit November 2017 an der Frankfurter Börse gehandelt. Das Unternehmen hat Büros in New York, Berlin, London, Amsterdam, Zürich, Sydney, Toronto, Auckland und Kopenhagen.
 

Die Problemstellung

HelloFresh verwendete Formulare und Tabellen, um Störfälle im Unternehmen auf Ad-hoc-Basis zu verwalten und nachzuverfolgen. Mit steigenden Anforderungen und wachsendem Geschäftsbetrieb erwies sich dieses Vorgehen als ungeeignet. HelloFresh sah sich hier unter anderem mit den folgenden Herausforderungen konfrontiert:

•  Fehleranfällige und manuelle Arbeit

• Fehlende Möglichkeit, Engpässe zu erkennen und nachzuverfolgen

• Abhängigkeit von mehreren Kanälen für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

• Keine Nachverfolgbarkeit in der Aufgabenverwaltung

• Fehlende saubere und exakte Daten für externe und interne Berichterstattung

Anforderungen an die neue Lösung

HelloFresh war auf der Suche nach einer Service-Management-Lösung zur Standardisierung des Incident Managements und zur Zentralisierung des Informationsflusses, mit der letztlich eine einheitliche Datenbasis (Single Source of Truth, SST) für alle störfallbezogenen Daten entwickelt werden sollte.

Zu den Hauptanforderungen zählten: 

• Überwindung redundanter Dateneinträge und -erhebungen

• Automatisierung der Aufgabengenerierung für alle relevanten Abteilungen

• Gewährleistung, dass alle maßgeblichen Informationen erhoben werden

• Transparenz bezüglich aller Störfälle und der mit ihnen verbundenen Kommunikation

• API-Integration mit den bestehenden Lieferkettentools von HelloFresh – unkomplizierte teamübergreifende Anwendung
   

Entscheidung für Freshservice

Freshservice war als leicht umzusetzendes Out-of-box-Angebot in der Lage, sämtliche Anforderungen von HelloFresh zu erfüllen. Zudem erkannte HelloFresh großen Mehrwert in den folgenden Kompetenzen von Freshservice:

• Verknüpfung von Störfällen mit einer bestimmten Zutat von HelloFresh zwecks besserer Berichterstattung

• Vollständig anpassbare Workflows

• Terminierung benutzerdefinierter Berichte
   

Mit Freshservice zum Erfolg

Das mit Freshservice umgesetzte Incident Command System hat es den Teams von HelloFresh ermöglicht, die Nachverfolgung und Qualität ihrer Daten sowie ihre Zusammenarbeit zu verbessern, um Störfälle zügig und in ausreichendem Maße zu beheben.

Verbesserte operative Effizienz

HelloFresh hat seine Operationen durch eine erhöhte Sichtbarkeit seines Ökosystems gestrafft. Das schnelle Filtern von Störfällen hat es den Verantwortlichen erlaubt, bei Störfällen mit hoher Priorität auf dem aktuellen Stand zu bleiben. HelloFresh konnte eingehende Störfälle mithilfe der intelligenten Störfall-Workflows von Freshservice automatisch identifizieren und kategorisieren. Darüber hinaus half die Fähigkeit, Störfälle mit der Störfall-ID zu identifizieren und mit bestimmten SKUs zu verknüpfen, beim Erkennen problematischer Zutaten.

Verbesserte abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten

HelloFresh konnte mit Freshservice eine flexible abteilungsübergreifende Plattform schaffen. HelloFresh hat mühelos teamübergreifende Workflows erstellt, um die Prozesssichtbarkeit und die Aufgabenzuweisung zu verbessern. Die Einrichtung automatischer Mitteilungen, Eskalationen und Status-Updates hat geholfen, die Prozesse im gesamten Unternehmen zu optimieren.

Stärkere, kontextgebundene Zusammenarbeit

HelloFresh fördert mithilfe von Team Huddle – der Chat-Funktion von Freshservice – eine Kultur der Zusammenarbeit unter seinen Mitarbeitern. Die Zusammenarbeit wurde beispielsweise durch die Möglichkeit unterstützt, Kollegen sofort zu markieren, Lösungen zu diskutieren und Kontext zu erlangen. Die Mitarbeiter haben per E-Mail kommuniziert, um Störfälle zu sammeln, und Anfragen unter Berücksichtigung des gesamten Kontextes gelöst, indem sie die Beschreibungsfelder für die Störfälle berücksichtigten. Christopher Pruess, VP Operations DACH: „Die Mitarbeiter haben Freshservice mühelos angenommen und schätzen die Vorteile, welche die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit nur einem Tool mit sich bringt. Die intuitive Benutzererfahrung hat die Akzeptanz von Freshservice enorm beschleunigt.“

Kontinuierliche Verbesserung der operativen Prozesse

HelloFresh hat durch die verlässlichen Berichtsfunktionen und die modernen Analyseoptionen von Freshservice Verbesserungspotenzial identifiziert. HelloFresh hat datengestützte Entscheidungen auf Grundlage ihrer Analyse der Produkte, Zulieferer und interner Performance getroffen. Die Qualität der aufgrund der Automatisierung von Aufgabenerstellungen und Benachrichtigungen verfügbaren Daten hat eine unternehmensweite Prozessoptimierung ermöglicht. Die Dashboard-Ansicht erlaubt einen einfachen Einblick in alle Kennzahlen an einem Ort. HelloFresh sieht großen Mehrwert darin, dass diese Daten unkompliziert von Freshservice exportiert werden können, da es wichtige Entscheidungen erleichtert.

Verbesserte Compliance

HelloFresh hat eine bessere Sichtbarkeit und Transparenz der mit Störfällen verbundenen Kosten erreicht – dank klarer und präziser Nachverfolgung mit Freshservice. Die enge Zusammenarbeit zwischen der Finanz- und der Beschaffungsabteilung innerhalb derselben Plattform hat zu einer unkomplizierteren Nachverfolgung von Gutschriften und Forderungen geführt, was wiederum das Einziehen der Einnahmen verbessert hat.

 

Die Zukunft mit Freshservice

Angesichts der in Deutschland mit Freshservice erzielten Erfolge, analysiert HelloFresh derzeit eine mögliche internationale Expansion in andere Märkte.

Sie möchten diese Case Study teilen?

Über Email versenden