Was ist das Lieferantenmanagement?

Fast jedes Unternehmen nutzt IT-Produkte und -Dienste, die von externen Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Diese Anbieter nennt man auch „Lieferanten“. Ein Lieferant kann eine Einzelperson oder ein Unternehmen sein. Die Begriffe „Verkäufer“ und „Anbieter“ sind Alternativen für den Begriff „Lieferant“. Ein Unternehmen kann einige wenige oder viele verschiedene Lieferanten mit jeweils verschiedenen Vertragsbedingungen haben. Mit dem Begriff „Lieferantenmanagement“ (manchmal auch als „Vendor Management“ bezeichnet) beschreibt man alle Aktivitäten, die die Kundenorganisation durchführen muss, um den besten Wert aus ihren Lieferantenvereinbarungen herauszuholen. Zu diesen Aktivitäten gehören die Prüfung des IT-Marktplatzes auf Produkte und Dienste, das Finden und Auswählen von Lieferanten, das Einholen von Angeboten und das Verhandeln von Verträgen. Ebenfalls dazu gehören das Verwalten der Geschäftsbeziehungen, das Überprüfen der Lieferantenleistungen, das Management der Lieferungen der Produkte und Dienste sowie das Bezahlen der Lieferanten. Die einzelnen Lieferantenmanagement-Aktivitäten und die Ebene der Verwaltung sind für jeden Lieferanten unterschiedlich und hängen von den Eigenheiten des Lieferanten sowie den von ihm gelieferten Produkten und Diensten ab. Um effektiv zu sein, erfordert das Lieferantenmanagement bestimmte Fähigkeiten, einen zugewiesenen Zeitrahmen und genügend Ressourcen.

Wie können Sie durch Lieferantenmanagement exzellenten Service bieten?

Das Lieferantenmanagement beschränkt sich in vielen Organisationen darauf, den günstigsten Lieferanten für ein bestimmtes IT-Produkt oder -Dienst zu finden. Zwar kann diese Art von Lieferantenmanagement dazu beitragen, die IT-Betriebskosten eines Unternehmens zu senken, aber sie führt vermutlich nicht zu einer exzellenten Dienstleistung. Um das zu erreichen, müssen die zum Lieferantenmanagement gehörenden Techniken auch dazu verwendet werden, die fortlaufenden Beziehungen zu den Lieferanten zu verwalten, um sicherzustellen, dass die anfänglichen Vereinbarungen beiderseits zuträglich sind. Die Verwendung von effektiven Lieferantenmanagement-Prozessen stellt sicher, dass Lieferantenvereinbarungen angemessene Vorgaben für den Service, die Qualität, die Kosten und Zufriedenheit enthalten, die den strategischen Zielen und IT-Anforderungen der Organisation entsprechen. Lieferantenmanagement-Prozesse helfen einer Organisation, Lieferanten auszuwählen, die diese Vorgaben erfüllen können und ermöglichen danach das Management der Lieferung der Produkte und Dienste des Lieferanten in das IT-Umfeld. Die Anwendung von Lieferantenmanagement erlaubt es einer Organisation, die IT-Kosten zu kontrollieren, die Risiken zu managen und sicherzustellen, dass die Leistung des Lieferanten und die Qualität seiner Lieferung optimal an die strategischen Ziele angepasst sind. Mit dem Lieferantenmanagement vermeiden Sie kostspielige IT-Lieferfehler und erhalten den besten Wert von den Lieferanten.

Welche Schritte umfasst das Lieferantenmanagement?

Üblicherweise besteht das Lieferantenmanagement aus sechs Schritten. Diese Schritte sollten nacheinander ausgeführt werden. Es kann jedoch notwendig sein, jeden der Schritte des Lieferantenmanagements nach einer gewissen Zeit erneut zu überprüfen, da sich die Anforderungen (etwa hinsichtlich der IT) einer Organisation ändern können, ebenso wie die Fähigkeiten des Lieferanten.

Legen Sie Ihre Geschäfts- und IT-Ziele fest

Bevor Sie zu Schritt 2 des Lieferantenmanagements kommen, ist es entscheidend, dass Sie die Geschäfts- und IT-Ziele festlegen, die Ihre Lieferanten unterstützen sollen. Bestimmen Sie auch, wie Sie den Erfolg Ihrer Lieferantenmanagement-Aktivitäten messen wollen. Ein Schlüsselaspekt ist das Verständnis der Balance zwischen Kosten und Qualität. Ist das Ziel Ihres Lieferantenmanagement, die IT-Kosten zu senken? Wenn ja, um wie viel? Oder ist das Ziel, die Servicequalität zu steigern? Wenn ja, inwiefern? IT-Organisationen sollten nicht zum nächsten Schritt des Lieferantenmanagements übergehen, bevor sie nicht ihre jeweiligen Ziele vollständig geklärt haben und diese von der Geschäftsleitung genehmigt wurden.

Wählen Sie die Lieferanten aus

Der zweite Schritt im Lieferantenmanagement ist es, die Lieferanten auszuwählen, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen und zum Erreichen Ihrer Ziele beitragen können. Um die gesetzten Ziele zu erreichen, ist es wichtig, die beste Wahl zu treffen. Jeder Lieferant wird seine eigenen Stärken und Schwächen haben. Zudem werden verschiedene Lieferanten auf das Lieferantenmanagement unterschiedlich reagieren. Bevor Sie eine Auswahl treffen, ist es wichtig, die bewährten Vorgehensweisen anzuwenden, um die Lieferanten als Teil Ihres Lieferantenmanagement-Ansatzes zu kategorisieren. Lieferantenmanagement-Techniken, die sich für Lieferanten besonders wichtiger IT-Dienste eignen (etwa Hosting-Dienste) sind vermutlich nicht gleich gut für Lieferanten geeignet, die Verbrauchsgüter (etwa Druckerbedarf) liefern. Sobald Sie Ihre Kategorien festgelegt haben und wissen, wie sie zu Ihren Zielen passen, sollten Sie den IT-Marktplatz nach passenden Lieferanten durchsuchen. Als Nächstes führen Sie dann im Rahmen des Lieferantenmanagements die Bereitstellungssuche durch, mit der Sie die Lieferanten auswählen, die am besten zu Ihren Anforderungen passen.

Schließen Sie die Verträge mit den Lieferanten ab

Zwischen einem Kunden und einem Lieferanten besteht immer eine Vertragsbeziehung. Das kann ein formaler, unterzeichneter Vertrag mit festgelegten Geschäftsbedingungen sein oder ein konkludenter Vertrag, der zustande kommt, wenn eine Übereinkunft zur Lieferung von Produkten oder Diensten getroffen wird. Das Verständnis der Art des jeweiligen Vertrages und der darin enthaltenen Verpflichtungen ist ein wichtiger Aspekt des Lieferantenmanagements. Ohne dieses Verständnis ist es sehr schwer, wenn nicht gar unmöglich, die Lieferanten zu verwalten. Für einige Arten von Lieferanten, besonders solche, die Versorgungsleistungen (wie Strom) oder Verbrauchsgüter anbieten, ist es üblich, einfach die Bedingungen des Lieferanten zu akzeptieren. Wenn Sie in diesem Schritt des Lieferantenmanagements nichts anderes tun, als bei einem dieser Lieferanten zu bestellen, akzeptieren Sie automatisch seine Standardbedingungen. Es kann sein, dass diese nicht zu Ihren Zielen und Ihrer Strategie des Lieferantenmanagements passen. Für Lieferanten, die wichtige oder auf Sie zugeschnittene Dienste (einschließlich Outsourcing) anbieten, brauchen Sie bei diesem Schritt des Lieferantenmanagements gegebenenfalls die Hilfe eines Spezialisten, etwa eines Beschaffungs- oder Rechtsexperten. Wenn das notwendig ist, ist es wichtig, dass der Experte Ihre Ziele, Ihre IT-Landschaft und Ihre Vorstellungen zum Management eines bestimmten Anbieters kennt. Wenn Sie den Verträgen mit den Lieferanten nicht genügend Aufmerksamkeit schenken, wird das mit ziemlicher Sicherheit zum Fehlschlagen des Lieferantenmanagements führen.

Onboarden Sie Ihre Lieferanten

Es ist wichtig, dass Sie das Onboarding der Lieferanten in Ihren Lieferantenmanagement-Ansatz für alle Kategorien von Lieferanten aufnehmen, die nicht Versorgungsleistungen oder Verbrauchsgüter liefern. Um Ihre Ziele erfolgreich zu erreichen, ist es erforderlich, dass Sie gute Managementbeziehungen mit Ihren Lieferanten unterhalten. Die Einbindung von Onboarding-Aktivitäten in das Lieferantenmanagement trägt dazu bei, diese Beziehungen zu entwickeln und ermöglicht es den Lieferanten, Ihre Organisation besser zu verstehen, ebenso wie Ihre IT-Landschaft, Ihr IT-Betriebsmodell und Ihre Ziele. In einem Umfeld mit mehreren Lieferanten sollte Ihr Onboarding-Ansatz es zudem einschließen, die verschiedenen Lieferanten miteinander bekannt zu machen und sie darin zu bestärken, zusammenzuarbeiten, wo Abhängigkeiten zwischen ihren IT-Produkten und Diensten bestehen. Sie können auch einen Serviceintegrator nutzen, der Sie bei diesem Aspekt des Lieferantenmanagements unterstützt. Diese Integratoren haben Erfahrung darin, verschiedene Anbieter zu einer effektiven Zusammenarbeit zusammenzuführen.

Managen Sie Ihre Lieferanten

Sobald das Onboarding der Lieferanten erfolgt ist, ist es an der Zeit, mit dem Management ihrer IT-Produkte und -Services zu beginnen. Die Personen, die in Ihrer IT-Organisation für das Lieferantenmanagement verantwortlich sind, müssen routinemäßig die Leistung und den Output der Lieferanten prüfen und feststellen, ob diese mögliche Service Level einhalten. So stellen Sie sicher, dass die vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden und können feststellen, ob Änderungen an den Vertragsvereinbarungen notwendig sind. Darüber hinaus können Sie so Feedback geben und eine fortlaufende, positive Beziehung mit den Lieferanten aufbauen. Die Häufigkeit und Einzelheiten dieser Aktivitäten des Lieferantenmanagements hängen von der Lieferantenkategorie, der Bedeutung der Lieferanten für Sie und dem derzeitigen Grad der Beziehung ab. Ebenfalls von Bedeutung ist die Bereitschaft des jeweiligen Lieferanten, an Ihrem Lieferantenmanagement teilzunehmen. Ihre Lieferantenmanagement-Aktivitäten sollten einsetzen, sobald die Lieferung beginnt. Wenn Sie das Management aufschieben, bis Probleme auftreten, macht das die Lösung schwieriger und führt zu einer schlechteren Qualität der Dienste.

Überprüfen Sie die Zielerreichung

Der letzte Schritt im Lieferantenmanagement ist es, regelmäßig zu überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht werden. Dies sollte zumindest jährlich erfolgen. Es ist eine gute Idee, diese Überprüfungen während des ersten Jahres der Lieferungen quartalsweise durchzuführen. Während dieser frühen Phase ist es einfacher, die notwendigen Änderungen herbeizuführen, entweder im Hinblick auf die Lieferungen des Lieferanten oder im Hinblick auf Ihre Anforderungen an den Lieferanten. Dazu ist eine stabile Arbeitsbeziehung mit dem jeweiligen Lieferanten erforderlich. An dieser Stelle zahlt sich die Investition in das Beziehungsmanagement des Lieferantenmanagements aus, wenn es darum geht, die Lieferanten dazu zu bringen, die vereinbarten Leistungsziele einzuhalten.

Wie kann das Lieferantenmanagement Organisationen dabei unterstützen, IT-Kosten einzusparen?

Eine sorgfältige Auswahl Ihrer Lieferanten ist der erste Schritt beim Einsparen von Kosten durch das Lieferantenmanagement. Wenn Sie vor dem Auswählen der Lieferanten Ihre Ziele für das Lieferantenmanagement festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, wie Sie Kosten und Qualität in Einklang bringen wollen. Wenn die Reduzierung von IT-Kosten Ihr Hauptantrieb ist, hilft Ihnen dieser Schritt, sich beim Lieferantenmanagement auf die Aktivitäten zur Kosteneinsparung zu konzentrieren. Der Grundstein für Kosteneinsparungen ist es, Lieferantenverträge abzuschließen, die gemanagt werden können, um die Kostenkontrolle sicherzustellen. Organisationen ohne effektive Lieferantenmanagement-Prozesse entdecken oft sehr bald, dass ihre Lieferanten zusätzliche Kosten für Dinge berechnen wollen, von denen die Organisationen vorher dachten, dass sie im Vertrag enthalten seien. Zum Beispiel könnte ein Lieferant von Hosting-Diensten um zusätzliche Zahlungen für das Aufspielen großer Aktualisierungen der Datenbank-Software bitten. Mit einem Lieferantenmanagement können Sie solche Situationen vermeiden, indem Sie Ihre Ziele klar kommunizieren und Lieferanten auswählen, die diese Ziele unterstützen können. Zugleich können Sie so Verträge erstellen, die vollständig festlegen, was der Lieferant liefern muss und wie er gemanagt wird.

Das Lieferantenmanagement kann einer Organisation bei der Kostenreduzierung helfen, denn durch das Management kann die Organisation aktiv sicherstellen, dass sie nur das bezahlt, was die Lieferanten liefern. Ein Beispiel dafür ist ein langfristiger Vertrag, in dem sich der Lieferant dazu verpflichtet hat, die verwendete IT-Technik mit dem Fortschreiten der Technologie aufzufrischen. Wenn Sie nicht mit dem Lieferantenmanagement prüfen, ob das auch wirklich erfolgt, besteht das Risiko, dass der Lieferant es nicht tut, um Kosten zu sparen. Durch das Lieferantenmanagement können Sie auch Situationen vermeiden, bei denen durch Übersehen der Details des Lieferantenvertrages oder schlechtes Management des Vertrages, Sie Aktivitäten ausführen müssen, die eigentlich der Lieferant durchführen müsste. Das bedeutet Kosten für Sie. Ein Beispiel dafür ist eine Kundenorganisation, die Ressourcen aufwenden muss, um Berichte zur Servicequalität zu erstellen, die auf Daten beruhen, die sie selbst sammeln muss, weil der Vertrag mit dem Lieferanten keine Vorgaben zum Berichtswesen enthält.

Ein ineffizientes Lieferantenmanagement und mangelndes Vertrauen zu Lieferanten können zu erhöhten Mitarbeiterzahlen und Kosten für Sie führen, da Sie durchgängig die Qualität der Dienste des Lieferanten überprüfen müssen. Diese Verwaltungs-Fixkosten können Sie vermeiden, indem Sie den Beziehungsmanagement-Ansatz des Lieferantenmanagements übernehmen, um Vertrauen zwischen Ihnen und dem Lieferanten aufzubauen. Wenn Sie stabile Beziehungen zu den Lieferanten und effektive Lieferantenmanagement-Prozesse haben, können Sie auch bessere Preise aushandeln. Zugleich haben Sie so die Möglichkeit, Produktrabatte in Anspruch zu nehmen oder Technologieinnovationen des Lieferanten zu erhalten, die die Kosten der Dienste senken, ohne dass die Qualität darunter leidet.

Die Einführung des Lieferantenmanagements kann bei der Einsparung von administrativen Kosten helfen. Die Zentralisierung von Lieferantenmanagement-Aktivitäten in einer Position und in den Händen eines fähigen Mitarbeiters kann diese Einsparungen erreichen und zugleich ein zentraler Aufbewahrungsort für Daten und Informationen zu derzeitigen und potenziellen Lieferanten sein. Zugleich vermeiden Sie so doppelte Daten, doppelte Arbeit und Fehler. Diese Techniken ermöglichen zugleich eine höhere Effizienz der Beziehungsmanagement-Aktivitäten des Lieferantenmanagements, da konsequente Linien verfolgt werden und eine vertrauenswürdige Informationsquelle vorhanden ist.

Wie kann das Lieferantenmanagement IT-Risiken verringern?

Die Lieferanten (und damit auch das Lieferantenmanagement) sind wichtig für den Erfolg jeder Organisation, ebenso wie für das Senken der IT-Risiken. Nahezu jede Organisation verwendet IT-Produkte, die von Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Bei einigen Organisationen kann es sein, dass die Lieferanten viele ihrer IT-Prozesse und Aktivitäten durchführen. Daher stellen alle Lieferanten ein Risiko für die IT-Dienste dar, die eine solche Organisation verwendet. Der Einsatz von Lieferantenmanagement-Prozessen kann dazu beitragen, diese Risiken zu senken, indem effektive und wiederholbare Ansätze zum Management der Lieferanten eingeführt werden. Um den besten Gegenwert für Ihr Geld zu erhalten und zugleich sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nur das kleinstmögliche Risiko tragen muss, sollten Sie einen strategischen Ansatz zur effizienten Verwaltung wählen und Lieferantenmanagement-Praktiken nutzen. In der Vergangenheit haben viele Organisationen das Lieferantenmanagement vernachlässigt, nachdem die Verträge unterzeichnet waren. Die Kontinuität von IT-Diensten in jeder Organisation, die ihre Lieferanten nach der Vertragsunterzeichnung nicht aktiv managt, ist einem Risiko ausgesetzt. Der Grund dafür ist, dass diese Organisationen nur annehmen (können), dass alles nach Plan verläuft und dass die Lieferanten das leisten, was sie erwarten. Zugleich gehen sie davon aus, dass keine Probleme oder Schwierigkeiten auftreten werden. In der Realität ist das aber nur selten der Fall.

Zu den Risikobereichen, zu deren Minderung das Lieferantenmanagement beitragen kann, gehören operationelle IT-Risiken (abhängig von den jeweiligen Produkten oder Diensten), unvorhergesehene Kosten, generelle Kostenkontrolle, regulatorische Compliance (wie etwa das Lizenzmanagement) und IT-Service-Kontinuität. Ebenfalls dazu gehören die Risiken, dass ein Lieferant sein Angebot einstellt, wichtige Schlüsselmitarbeiter verliert oder schlechte Leistungen erbringt. Das Lieferantenmanagement kann in diesen und anderen Bereichen die Sichtbarkeit der Risiken erhöhen, so dass sie gemanagt und kontrolliert werden können. Wenn Sie durch ein starkes Lieferantenmanagement gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufgebaut haben, kann das dazu beitragen, dass Ihre Lieferanten bei der Risikominimierung mit Ihnen zusammenarbeiten, da beide Parteien vom Eintreten des Risikos betroffen wären.

Wo eine solche Kooperation nicht stattfindet, können Sie trotzdem vom Lieferantenmanagement profitieren, indem Sie selbst Schritte zur Risikominimierung vornehmen. Dazu kann es im schlimmsten Fall gehören, den Lieferanten zu wechseln. Die Verwendung des Lieferantenmanagements zur Nachverfolgung und zum Messen der Leistung des Lieferanten kann dazu beitragen, ungünstige Entwicklungen aufzudecken, so dass Sie Probleme ansprechen können, bevor sie Ihr Unternehmen beeinträchtigen. Auch das ist ein Teil des Risikomanagements.

Was sind die Vorteile des Lieferantenmanagements?

Einfach ausgedrückt: Zu den Vorteilen, die Ihnen ein sorgfältig geplantes und ausgeführtes Lieferantenmanagement bietet, gehören erhöhte Kundenzufriedenheit, geringere Kosten und schnelle Lösungen von Problemen sowie Incidents. Ebenfalls positiv wirkt sich das Lieferantenmanagement auf die Servicequalität, die Lieferantendienste und die Menge der notwendigen Arbeit zum Management Ihrer Lieferanten aus. Natürlich ist es schwierig, die Lage direkt zu vergleichen und die gesparte Zeit, die eingesparten Geldsummen sowie den Aufwand, die zum Herstellen und Erhalten der positiven Lieferantenbeziehungen aufgewendet werden, gegen das Ergebnis Ihrer IT-Funktionen abzuwägen. In jedem Fall trägt das Lieferantenmanagement zur Budgeteinhaltung, zur Kundenzufriedenheit und zum Erreichen der IT-Ziele bei. Wie Sie das Lieferantenmanagement durchführen, bleibt für Ihre internen Kunden unsichtbar, denn in deren Augen sind Sie der „Anbieter“ von IT-Diensten. Wenn Sie dann kein (oder ein schlechtes) Lieferantenmanagement betreiben, erhöhen Sie das Risiko, für Fehler geradestehen zu müssen, die Sie gar nicht verursacht haben.

Was sind die bewährten Vorgehensweisen beim Lieferantenmanagement?

Beim Lieferantenmanagement gibt es viele optimale Vorgehensweisen. Die Auswahl und Anwendung dieser Vorgehensweisen hängt von den Lieferantenkategorien, den Lieferantenmanagement-Fähigkeiten Ihrer Organisation und Ihrer IT-Landschaft ab. Ebenfalls eine Rolle spielen das verfügbare Budget und die Vorteile, die die Anwendung der bewährten Vorgehensweisen Ihrer Organisation bietet. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihren Lieferantenmanagement-Aktivitäten die richtige Balance zwischen den Kosten und Aufwand der Anwendung einerseits und den erwarteten Vorteilen andererseits einhalten. Ebenfalls einberechnen müssen Sie die wahrscheinliche Haltung des Lieferanten im Hinblick auf das Management. Manche Lieferanten, besonders große und solche, die Versorgungsleistungen erbringen, bevorzugen es, Ihre Dienste selbst zu managen und lehnen vermutlich alle Ihre Versuche zum Lieferantenmanagement ab, sobald die Verträge unterzeichnet sind. In solchen Fällen sollten Sie abwägen, ob es den Versuch wert ist, einem solchen Lieferanten ein Lieferantenmanagement aufzuerlegen. Wenn solche Lieferanten Ihnen gute Dienste oder gute Produkte liefern, ist es vielleicht ausreichend, wenn Sie Ihre Ziele erreichen. Zusätzliche Lieferantenmanagement-Aktivitäten bringen dann möglicherweise keine zusätzlichen Vorteile. 

Managen der Lieferantenbeziehungen

Für Lieferantenkategorien, in denen Sie einen Lieferanten halten möchten, ist es wichtig, dass Sie planen, wie Sie ein Beziehungsmanagement in Ihr Lieferantenmanagement einbauen. Der Aufbau von Beziehungen zu wichtigen Lieferanten beginnt schon deutlich vor dem Zeitpunkt, zu dem Sie das eigentliche Management beginnen, nämlich zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie zum ersten Mal mit ihnen in Kontakt treten. Das dürfte also ein früher Schritt im (allgemeinen) Lieferantenmanagement sein, etwa während der Vorbereitungsphase zur Auswahl der Lieferanten. Überlegen Sie dort, wie die Lieferanten Sie sehen sollen. Wenn Sie einen Ansatz bevorzugen, der die beiderseitigen Vorteile unterstreicht, sollten Sie dieses vom ersten Treffen an klar kommunizieren. Wenn der Lieferanten schon beim ersten Kontakt merkt, dass Sie die Zügel gerne in der Hand haben, kann es sein, dass sich dieser Eindruck fortsetzt und ein Management des Lieferanten erschwert. Darüber hinaus kann ein solcher Eindruck dazu führen, dass Lieferanten, die lieber partnerschaftlich mit ihren Kunden arbeiten, die Beziehung abbrechen, wenn sie nach dem ersten Treffen den Eindruck haben, dass eine Zusammenarbeit mit Ihnen schwierig sein wird.

Entwicklung des Lieferanten-Auswahlprozesses

Der Lieferantenmanagement-Prozess beginnt mit der Auswahl der richtigen Lieferanten anhand der richtigen Kriterien. Die Auswahl der Lieferanten kann sowohl kompliziert als auch emotional werden, wenn Sie nicht vorher entschieden haben, wie Sie die Auswahl angehen und managen wollen. Sie sollten zunächst sicherstellen, dass Ihnen die Ressourcen und Mitarbeiterkräfte zur Verfügung stehen, um Ihre IT- und Unternehmensanforderungen zu analysieren und die Auswahlkriterien festzulegen. Dann suchen Sie mögliche Produkte sowie Lieferanten aus und führen das Team bei der Auswahl des besten Lieferanten für Ihre Anforderungen. Anschließend erstellen Sie einen geeigneten Vertrag und handeln diesen mit dem Lieferanten (ggf. auch seiner Rechtsabteilung) aus, während Sie zugleich darauf achten, Ihre Ziele nicht zu beeinträchtigen. Wenn Sie Lieferanten ohne Vorbereitung auswählen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie mit Ihrem Lieferantenmanagement optimale Ergebnisse erzielen. Es kann dann etwa passieren, dass Sie unbewusst Gesetze zur Auftragsvergabe in Ihrem Land verletzen, insbesondere, wenn Sie im öffentlichen Bereich oder einer regulierten Branche tätig sind. Die Lieferantenauswahl als Teil Ihres Lieferantenmanagement-Prozesses muss genügend Zeit zur Ausführung jedes Schrittes lassen, ebenso wie Zeit zum Überprüfen des Fortschritts und der Übereinstimmung mit Ihren Zielen sowie Ihrer IT-Landschaft. Falls Sie versuchen, die Lieferanten schnell auszuwählen, um eine Zeitvorgabe einzuhalten, führt das normalerweise zu Fehlschlägen. Wenn Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz eine Ausschreibung erfordert, schränkt das Festlegen von unrealistischen Zeitvorgaben für die Antworten der Lieferanten Ihre Auswahl ein, da vermutlich eine Reihe von Lieferanten gar kein Angebot abgibt. Die Lieferanten benötigen genügend Zeit, um Ihre Anforderungen an die von ihnen zu liefernden Produkte und Dienste zu verstehen, ebenso wie Ihren Ansatz zum Lieferantenmanagement. Nur so können sie die Erfüllung sicherstellen und ein verständliches Angebot abgeben. Zeitdruck kann dies alles beeinträchtigen, was es unwahrscheinlich macht, dass Sie das bestmögliche Ergebnis erzielen.

Bewerten potenzieller Lieferanten

Während der Erstellungsphase des Lieferantenmanagements sollten Sie Kriterien festlegen, anhand derer potenzielle Lieferanten miteinander verglichen werden. Sobald Sie sich dann einzelne Lieferanten ansehen, sollten Sie sorgfältig darauf achten, wie gut die Lieferanten Ihre Auswahlkriterien erfüllen und sich nicht von bloßen Verkaufsgesprächen überzeugen lassen. Viele Lieferanten werden nahezu alles zusagen, nur, um das Geschäft zu machen. Dazu kann es auch gehören, dass sie ihre „Experten“ schicken, die Ihnen Produkte, Funktionen und Dienste verkaufen sollen, die Sie nicht wirklich benötigen. Konzentrieren Sie Ihre Bewertung auf Ihre Vorgaben und testen Sie, ob die Lieferanten zusagen, dass sie die Vorgaben erfüllen werden. Behalten Sie bei der Bewertung die Zügel in der Hand und lassen Sie nicht zu, dass die Lieferanten das Tempo oder die Agenda bestimmen. Zudem ist es eine gute Idee, im Rahmen des Lieferantenmanagements einen mehrstufigen Bewertungsprozess durchzuführen. Auch wenn das mehr Zeitaufwand bedeutet, ist so doch wahrscheinlicher, dass Ihr Lieferantenmanagement-Prozess dazu führt, dass Sie die für Sie besten Lieferanten auswählen. In der ersten Phase sollten Sie eine Reihe von Vorgaben der obersten Ebene an potenzielle Lieferanten schicken und sie um eine Antwort bitten. Die Kriterien sollten die Schlüsselunterscheidungen enthalten, anhand derer Sie früh die wahrscheinlich ungeeigneten Lieferanten aussortieren können. Beispiele dafür sind der Preis, IT-Standards, Sicherheitsvorgaben oder die Bereitschaft, an Ihrem Lieferantenmanagement-Ansatz mitzuarbeiten.

Bleiben Sie flexibel

Einige Lieferanten wollen vielleicht eine Exklusivbeziehung eingehen oder Ihre Möglichkeiten einschränken, mit Konkurrenzanbietern zusammenzuarbeiten. Damit werden Ihre Lieferantenmanagement-Möglichkeiten eingeschränkt. Sie sollten solchen Bestrebungen daher eine Absage erteilen, unabhängig davon, wie schmackhaft der Lieferant es Ihnen machen will. Es kann sein, dass der Lieferant nur in den frühen Phasen des Lieferantenmanagement-Prozesses kompetent und bereit zu Kooperation erscheint, dann aber (nach dem Erzielen seines Profites) die Qualität ändert oder Ihr Lieferantenmanagement erschwert. Das Risiko, dass es dazu kommt, ist bei langfristig ausgelagerten und gemanagten Dienstverträgen höher. Kurzfristige Verträge mit Erneuerungsmöglichkeiten sollten gegenüber langfristigen Verträgen bevorzugt werden, denn so wird der Ersatz von Lieferanten vereinfacht, ebenso wie Änderungen an Ihrem Lieferantenmanagement-Prozess. So sollten immer offen dafür sein, auf Bitten des Lieferanten Änderungen an dem Vertrag vorzunehmen, solange die Gesamtvorteile für Sie die möglichen Nachteile überwiegen. Das Annehmen einer Änderung kann langfristig ein Vorteil für Ihr Lieferantenmanagement sein, denn es zeigt Ihr Vertrauen und die Bereitschaft, die Position des Lieferanten zu verstehen. Zugleich demonstrieren Sie damit, dass Sie auf einen Lieferantenmanagement-Ansatz hinarbeiten, der für beide Seiten vorteilhaft ist.

Fortlaufendes Überwachen der Leistung

Sie sollten nicht davon ausgehen, dass nach der Vertragsunterzeichnung die Lieferantenbeziehungen wie geplant verlaufen und dass die Verträge genau wie vereinbart ausgeführt werden. Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz sollte vom ersten Tag an eine fortlaufende Überwachung der Leistung und der Einhaltung der Service Level umfassen. Die Überwachung der Lieferanten sollte eine Prüfung einschließen, ob alle Ihre Anforderungen erfüllt werden, insbesondere solche, die für Ihr Geschäft am wichtigsten sind. Das hängt von den speziellen Produkten und Diensten ab, die der jeweilige Lieferant erbringt. Typische Beispiele sind die Lieferzeit für Produkte sowie die Qualität und die Verfügbarkeit von Diensten. Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz sollte auch die fortlaufende Überwachung der Einhaltung der allgemeinen Vertragsbedingungen umfassen, auf die Sie sich mit dem Lieferanten geeinigt haben. Eine offensichtliche Vorgabe sind Ihre vertraglich vereinbarten Zahlungen an den Lieferanten. Andere Verträge können andere Vorgaben enthalten, die Sie als Kunde einhalten müssen. Wenn Ihr Lieferantenmanagement-System diese nicht beachtet, kann das Ihre Beziehung zum Lieferanten negativ beeinflussen. Ein optimaler Lieferantenmanagement-Ansatz ist es „Balanced Scorecards“ (ausgewogene Wertungslisten) zur Messung der Lieferantenleistung zu verwenden. Damit beziehen Sie neben leichter messbaren Werten (etwa das Einhalten der Service Level) auch andere, zahlenmäßig schwerer zu erfassende Aspekte der Leistung ein, etwa die Bereitschaft zur Kooperation. Die Verwendung einer ausgewogenen Wahl von Bewertungen im Lieferantenmanagement ermöglicht Ihnen eine viel bessere Sicht darauf, was die Lieferanten leisten und fördert so die Beziehung zu ihnen.

Fortlaufende Zwei-Wege-Kommunikation

Aktive und effektive Zwei-Wege-Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg im Lieferantenmanagement. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass die Lieferanten Ihr operatives IT-Modell kennen oder Ihre Gedanken lesen können. Verwenden Sie sorgfältig ausgearbeitete, festgelegte und gepflegte Kommunikationswege zwischen Ihnen (dem Kunden) und Ihren Lieferanten. Wenn Sie dies als grundlegenden Teil des Lieferantenmanagements umsetzen, vermeiden Sie Missverständnisse, erhalten eine positive Beziehung und fördern die proaktive Lösung von Schwierigkeiten, bevor sie zu Problemen werden. Natürlich ist jeder Lieferant anders. Sie sollten sich daher die Zeit nehmen, zu verstehen, wie jeder Lieferant gerne kommunizieren würde. Ein guter Ansatz beim Lieferantenmanagement ist es, eine Kombination aus persönlicher sowie mündlicher Kommunikation und Kommunikation per E-Mail zu wählen. Prüfen Sie immer, ob alle übermittelten Nachrichten auch angekommen sind und verstanden wurden, besonders dann, wenn ein Anbieter aus einem anderen Land oder einer anderen Kultur stammt. Ohne diese Bestätigungen ist das Lieferantenmanagement schwieriger.

Kategorisieren von Lieferanten für ein effektives Management

Damit das Lieferantenmanagement Erfolg hat, müssen Sie sich vor Augen halten, dass es verschiedene Arten von Lieferanten gibt, die jeweils ein anderes Maß an Management benötigen. Ein Ansatz, bei dem alle Lieferanten vollkommen gleichbehandelt werden, wird wahrscheinlich scheitern. Bei Ihrem Ansatz zum Lieferantenmanagement sollten Sie gleich zu Beginn bestimmte Kategorien festlegen. Die Kategorien richten sich nach den verschiedenen Arten der IT-Dienste und -Produkte, die für Ihr Geschäft wichtig sind. Sobald das erfolgt ist, sollten Sie die detaillierten, für jede Kategorie erforderlichen Lieferantenmanagement-Aktivitäten festlegen. Dabei können zum Beispiel Techniken zum Risikomanagement nützlich sein. Ermitteln Sie in jeder Kategorie die Risiken, die Ihre alltägliche IT-Leistung beeinträchtigen könnten. Beispiele dafür sind Lieferanten, die neue Softwareversionen nicht plangemäß liefern, die Service Level nicht einhalten oder den Betrieb einstellen. Bestimmen Sie dann, welche Lieferantenmanagement-Maßnahmen Sie nutzen werden, um jedes dieser Risiken zu minimieren. Diese Management-Maßnahmen unterscheiden sich je nach den von Ihnen erstellten Lieferantenkategorien. Wenn Sie zum Beispiel eine Kategorie für Seriensoftwareprodukte erstellt haben und ein Lieferant nicht liefert oder sich als schwer zu managen erweist, können Sie die Produkte leicht von einem anderen Lieferanten beziehen. Anders ist dies bei Applikationsdiensten, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. In diesen Fällen ist es vermutlich schwierig, einen anderen Lieferanten zu finden, wenn Sie Managementprobleme oder fehlende Lieferungen entdecken.

Übliche Kategorien von Lieferanten sind:

Integrationslieferanten

Diese Lieferanten erbringen Dienste zum Managen von Integrationen zwischen verschiedenen Technologieprodukten und -diensten. Die Integrationen sind eigens auf Ihre Anforderungen zugeschnitten, daher sollte die Lieferantenmanagement-Strategie für diese Kategorie darauf ausgerichtet sein, die Lieferanten zu halten, da sie vermutlich wichtig für Ihr Geschäft und schwer zu ersetzen sind.

Individuallieferanten

Diese Lieferanten erstellen Produkte und liefern Dienste, die individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Dazu gehört das klassische Auslagern (Outsourcing), bei dem eine dritte Organisation die Verantwortung für Applikationen oder Dienste übernimmt, die Sie vorher hausintern entwickelt oder erbracht haben. Dazu gehören auch verwaltete Dienstleistungen, bei denen der Lieferant individuelle Dienste nach Service Leveln leistet oder Applikationen nach Ihren Vorgaben liefert. Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz für diese Kategorie muss die Schwierigkeiten des Ersatzes eines solchen Lieferanten bei Problemen einbeziehen, denn die Leistungen des Lieferanten sind keine Standardleistungen, sondern individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.

Standardlieferanten

Standardlieferanten erbringen Dienste über konfigurierbare Standardapplikationen. Die Konfiguration nimmt der Kunde dabei selbst vor. Der Lieferant bietet einen Supportdienst für das vom Kunden genutzte Grundprodukt. Ein Beispiel dafür ist eine Applikation zur Gehaltsabrechnung, bei der der Kunde die Details konfiguriert (etwa den Analysecode), aber nicht die Logik der Gehaltsberechnung ändern kann. Das Lieferantenmanagement in dieser Kategorie sollte an den Eigenschaften der Lieferanten ausgerichtet werden, denn ein Lieferant dieser Kategorie ist viel einfacher zu ersetzen. Wenn die Dienste und Produkte für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind, sollte Ihr Lieferantenmanagement darauf abzielen, eine langfristige Beziehung mit diesen Lieferanten aufzubauen.

Verbrauchsgüterlieferanten

Jeder Lieferant, der allgemein verfügbare und nicht konfigurierbare Produkte oder Dienste liefert, ist ein Verbrauchsgüterlieferant. Der Lieferantenmanagement-Ansatz für diese Lieferanten sollte einfach sein, da Sie im Falle von Problemen leicht einen anderen Lieferanten finden können. Beispiele für solche Lieferanten sind Lieferanten für Standardsoftware-Applikationen, Computerhardware und Versorgungsleistungen. Ebenfalls dazu gehören Strom-, Breitband- und Internetanbieter. Einige dieser Verbrauchsgüter sind für Ihr Unternehmen möglicherweise besonders wichtig. Wo das der Fall ist, sollten Sie dies in Ihrem Lieferantenmanagement berücksichtigen. Das muss nicht kompliziert sein und kann zum Beispiel nur darin bestehen, Management-Kontrollen einzurichten, die sicherstellen, dass die Rechnungen dieser Lieferanten für wichtige Verbrauchsgüter immer fristgerecht bezahlt werden. Damit vermeiden Sie, dass die jeweilige Lieferung, etwa der Zugang zu einem Netzwerk, wegen einer (versehentlich) nicht beglichenen Rechnung eingestellt wird.

Aufbau von starken Beziehungen zu Lieferanten

Um die Vorteile Ihres Lieferantenmanagement-Prozesses zu maximieren, sollten Sie ein strategisches Herangehen im Hinblick auf die Entwicklung und den Erhalt der Beziehungen zu Ihren Lieferanten wählen. Für Lieferanten von Versorgungsleistungen und Verbrauchsgütern kann dies ganz einfach sein, zum Beispiel, indem Sie die Rechnungen fristgerecht bezahlen. In allen anderen Kategorien ist es wichtig, dass Sie gute und gegenseitig nutzbringende Beziehungen zu den Lieferanten aufbauen, die Sie nicht verlieren wollen. Das Finden und Onboarden von Lieferanten sind echte Herausforderungen im Lieferantenmanagement. Wenn Sie den Prozess wiederholen müssen, weil Sie der Pflege der Beziehung keine Beachtung geschenkt haben und sich der Lieferant von Ihrem Unternehmen getrennt hat, ist das verlorene Zeit. Lieferanten wollen Umsatz machen, aber ohne eine gute Beziehung kann es sein, dass sie nur die Minimalanforderungen erfüllen und nicht den Wert erbringen, den Sie angenommen hatten. Die nachfolgenden Aktivitäten im Beziehungsmanagement können dazu beitragen, dass Sie das Maximale aus Ihrer Investition in das Lieferantenmanagement herausholen:

Informationen teilen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Lieferanten Sie unterstützen, müssen Sie ihnen die Informationen geben, die sie benötigen. Das muss in einer Form geschehen, die sie einfach verstehen können. Vermeiden Sie daher Ausdrücke und Abkürzungen, die Sie intern in Ihrer Organisation verwenden. Wenn Sie diese verwenden wollen oder müssen, ist es eine gute Idee, allen Lieferanten ein Glossar mit den jeweiligen Wörtern und Abkürzungen zukommen zu lassen. Andere nützliche Informationen sind Ihre IT-Landschaft, Nutzeranforderungsprognosen, das IT-Operationsmodell und alle anderen relevanten Informationen, die die Diensterbringung des Lieferanten betreffen oder die Ihnen beim Managen der Lieferanten helfen.

Übliche Prioritäten

Ihre Lieferanten müssen Ihre Prioritäten verstehen, sowohl im Hinblick auf Ihre Ziele als auch Ihre Lieferantenmanagement-Strategie. Für einige Ihrer Lieferanten wird Ihre Priorität der Kauf von IT-Produkten und Diensten zum günstigsten Preis sein. Bei anderen sind es hochwertige Dienste, bei denen die Kosten eine untergeordnete Rolle spielen. Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz muss in der Lage sein, die jeweils einschlägigen Prioritäten für jeden Lieferanten festzulegen und mit ihm zu teilen.

Fördern Sie die gemeinsame Entwicklung und Innovation

Für Ihre zentralen Lieferanten, bei denen Sie von einer langfristigen, strategischen Beziehung ausgehen, ist es eine gute Idee, im Rahmen des Lieferantenmanagements gemeinsam eine Strategie für Ihre IT-Produkte und Dienste zu entwickeln. Eine Möglichkeit dazu bieten gemeinsame Management-Meetings, die sie mit jedem Lieferanten abhalten. Wenn Sie diese Technik in Ihrem Lieferantenmanagement nutzen, haben Sie Zugriff auf das Expertenwissen des Lieferanten. Jeder Lieferant kann wertvolle Einblicke geben und innovative Vorschläge machen. Damit können Sie Ihren Nutzen seiner Produkte maximieren und sich so vielleicht einen Vorteil gegenüber Ihren Konkurrenten sichern.

Entwickeln langfristiger Beziehungen

Die meisten Lieferanten wünschen sich langfristige, profitable Beziehungen mit ihren Kunden. Wenn sie erkennen, dass Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz nicht dasselbe Ziel verfolgt, ist es unwahrscheinlich, dass diese Lieferanten in eine Beziehung mit Ihnen investieren. Den meisten Wert haben Sie, wenn Sie langfristige Partnerschaften mit Vertrauen und Einsatzbereitschaft beider Parteien entwickeln.

Arbeiten Sie auf Win-win hin

Das Lieferantenmanagement ist keine Schlacht, bei der es Sieger und Besiegte gibt. In einer guten Partnerschaft gewinnen sowohl der Kunde als auch der Lieferant etwas. Wenn Sie Ihren Lieferanten gegenüber unbeholfene Lieferantenmanagement-Taktiken und ungeschickte Sprache an den Tag legen, ist das der Beziehung vermutlich nicht zuträglich. Wenn Lieferanten glauben, dass sie unfair oder ungerecht behandelt wurden, führt dieser Eindruck wahrscheinlich zu einer Verstimmung und zum Abflauen der Kooperation. Achten Sie daher in jeder Situation darauf, eine Lösung zu wählen, die beiden Parteien nutzt.

Verstehen Sie Ihren Lieferanten

Um im Rahmen des Lieferantenmanagements die beste Beziehung herzustellen, ist es hilfreich, Ihre Lieferanten gut zu verstehen. Dabei geht es darum, was sie antreibt, was ihre geschäftlichen Ziele und Bestrebungen sind sowie welchen Jargon und welche Abkürzungen sie verwenden. Ebenfalls dazu gehört zu wissen, welchen Beschränkungen sie unterliegen, besonders im Hinblick auf Subunternehmer. Finden Sie auch heraus, welche Kosten Ihres Lieferanten fix sind und wo er Rabatte gewähren kann. Das ist im Rahmen des Lieferantenmanagements hilfreich, wenn es um Preisverhandlungen geht.