Leitfaden zur IT-Asset-Discovery

Ganz gleich, ob Sie Daten auf verschiedenen Geräten schützen oder mit der Cloud-Ära Schritt halten wollen – das Verstehen der IT-Asset-Discovery ist für eine funktionierende IT entscheidend. Betrachten Sie es als ein Erfolgsgeheimnis von Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren, die Sicherheit verbessern und Innovationen vorantreiben wollen. 

Von der Hardware im Serverraum bis zur Software in der Cloud – in diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die IT-Asset-Discovery so wichtig ist und wie Sie dabei alles richtig machen. Da die Cybersicherheit und Datenintegrität im Mittelpunkt der modernen IT stehen, sollten Sie unbedingt wissen, was sich unter Ihrem „digitalen Dach“ befindet. Sind Sie bereit, den Umgang mit Ihren IT-Assets zu transformieren? Los geht’s

Was ist die IT-Asset-Discovery?

Die IT-Asset-Discovery bezeichnet den systematischen Prozess der Identifizierung, Katalogisierung und kontinuierlichen Überwachung aller IT-Assets in einem Unternehmen. Da Technologien heute entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen, ist dies eine unverzichtbare Praxis. Damit wird sichergestellt, dass jede Hard- und Software erfasst wird und optimal funktioniert. 

In Zeiten, die von Cloud-Technologien dominiert werden, ist die Erkennung von Assets entscheidend für die sichere Integrität von Daten, die sich auf unterschiedlichsten Geräten befinden. Für IT-Teams geht dies über ein routinemäßiges Bestandsmanagement hinaus: Die IT-Asset-Discovery bestätigt nicht nur das Vorhandensein jedes Assets, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zu den Unternehmenszielen und zur grundlegenden Cybersicherheit.

Was ist ein IT-Asset?

Ein IT-Asset ist jede einzelne Technologiekomponente, die Ihre Geschäftsabläufe unterstützt. Dazu gehören Hardware wie Computer, Server und Netzwerkgeräte sowie immaterielle Software-Anwendungen und -Lizenzen. Diese Assets bilden das Rückgrat Ihrer IT-Infrastruktur, ermöglichen tägliche Geschäftsaktivitäten und treiben den technologischen Fortschritt Ihres Unternehmens voran.

Beispiele für IT-Assets

Hardware-Assets

• Server: Das Herzstück Ihres ITAM, das die Datenverarbeitung, das Anwendungs-Hosting und das Netzwerk-Management unterstützt.

• Workstations und Laptops: Diese für anspruchsvolle Aufgaben und mobile Produktivität wichtigen Geräte sind für Ihre Geschäftsabläufe unverzichtbar.

• Netzwerkgeräte (Router, Switches): Die Verbindungen Ihrer digitalen Umgebung, die einen nahtlosen Datenfluss und Konnektivität innerhalb Ihres IT-Ökosystems gewährleisten.

Software-Assets

• Betriebssysteme: Die grundlegende Schicht Ihres Technologie-Stacks, die Hardware und Anwendungssoftware zusammenbringt.

• Geschäftsanwendungen: Die „Motoren“ für die Effizienz verschiedener Geschäftsfunktionen, von CRM bis Buchhaltung.

• Software-Lizenzen: Das Regelwerk für die Nutzung Ihres Software-Bestands, das für die Einhaltung von Gesetzen und reibungslose Betriebsabläufe entscheidend ist.

Cloudbasierte Assets

• Cloud-Storage-Services: Ihre digitalen Tresore, die sichere und skalierbare Speicherlösungen bieten.

• SaaS-Anwendungen: Die vielseitigen Werkzeuge in Ihrem IT-Toolkit, die Prozesse vom E-Mail-Management bis hin zu komplexen Unternehmensabläufen optimieren.

• Cloud-Infrastruktur-Services: Das Rückgrat Ihres Cloud-Betriebs, das sich dynamisch für Ihre wechselnden Geschäftsanforderungen skalieren lässt.

So funktioniert die IT-Asset-Discovery

Stellen Sie sich die Asset-Discovery als Gesundheitscheck für Ihr IT-Ökosystem vor. Dieser Prozess erfolgt entweder über eine spezielle Software auf jedem Gerät, z. B. auf vertrauenswürdigen Laptops, oder über eine leistungsstarke Anwendung, die auf Ihrem zentralen Server läuft und jeden Netzwerkwinkel überwacht: Ihre Drucker, Scanner und alle technischen Geräte, die Ihr Rechenzentrum am Laufen halten.

Einmal in Betrieb, ist diese Software wie eine Art „Wachhund“ für Ihre IT-Umgebung, der ständig Hardware- und Software-Informationen aktualisiert und Sicherheitsrisiken oder Anomalien aufspürt. Das Ganze ist mehr als ein Routine-Check-up – es ist eine fortlaufende Sicherstellung, dass Ihre IT-Assets zuverlässig erfasst, geschützt und optimiert sind und mit Ihren Service-Desk-Strategien übereinstimmen.

Was ist der IT-Asset-Discovery-Prozess?

Der IT-Asset-Discovery-Prozess ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung und Verwaltung der IT-Assets eines Unternehmens. Dieser Prozess beginnt mit dem Einsatz einer intelligenten Software zur Erkennung von IT-Ressourcen in Ihrer Netzwerklandschaft. Stellen Sie sich diese Tools als Ihre digitalen Kartographen vor, die jedes mit Ihrem Netzwerk verbundene Gerät und jede App vermerken.

Bei diesem Prozess geht es darum, die Leistung aktiv zu überwachen. So wird sichergestellt, dass sich Assets die Regeln befolgen und mit Ihren Cybersicherheitsrichtlinien übereinstimmen. Es ist ein ständiger Kreislauf, der Ihr IT-Ökosystem gesund, regelkonform und fit für künftige Herausforderungen hält.

Asset-Discovery-Anwendungsfälle

Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen stellt die Asset-Discovery sicher, dass kritische medizinische Geräte und Anwendungen stets betriebsbereit, regelkonform und sicher sind. Dies ist entscheidend für den Schutz der Patientendaten und die unterbrechungsfreie Bereitstellung von Gesundheitsdiensten.

Finanzdienstleistungen: In Finanzinstituten hilft die Asset-Discovery bei der Überwachung von Handelsplattformen, dem Schutz von Transaktionsdaten und der Compliance-Erfüllung für alle digitalen Assets.

Bildungssektor: In Bildungseinrichtungen spielt die Asset-Discovery eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung von für den Unterricht genutzten Technologien, Datenbanken mit Informationen über Lernende sowie Online-Lernplattformen und sorgt so für reibungslose, sichere Bildungserlebnisse.

Einzelhandelsbranche: Einzelhandelsunternehmen nutzen die Asset-Discovery zur Verwaltung ihrer Kassensysteme, Bestandsdatenbanken und Kundenservice-Plattformen und ermöglichen so reibungslose Abläufe im Einzelhandel.

Vorteile der Implementierung eines IT-Asset-Discovery-Prozesses

Automatisierte Asset-Katalogisierung: Verabschieden Sie sich von einer mühsamen manuellen Bestandsverwaltung. Das lässt sich leicht mit IT-Asset-Discovery-Tools automatisieren – und wird Ihr Vorgehen bei der Pflege des IT-Bestands (einschließlich mobiler Geräte, die ständig unterwegs genutzt werden) grundlegend verändern. Es geht nicht nur darum, den vorhandenen Bestand zu erfassen – es geht darum, Ihre IT-Abteilung zu entlasten, damit sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren kann, z. B. die Endpunktsicherheit oder strategische technische Innovationen.

Zentrale Asset-Datenbank: Stellen Sie sich eine digitale Bibliothek vor, die jedes Detail Ihrer IT-Assets enthält – von den Servern in Ihrem Rechenzentrum bis hin zu den Laptops, die überall im Unternehmen verteilt sind. Diese zentrale Datenbank enthält alles, was Sie wissen müssen, und liefert sofort korrekte Informationen, die für schnelle Problemlösungen am Helpdesk und eine effiziente Netzwerkwartung unerlässlich sind. Sie erhalten damit einen Wissensstand, mit dem sich richtig gut arbeiten lässt.

Erkennung von Anomalien: Diese Discovery-Tools suchen unablässig nach Verstößen oder Auffälligkeiten in Ihrem Netzwerk und schützen so Ihre IT-Umgebung. Indem Sie Anomalien frühzeitig erkennen, halten Sie sich an Sicherheitsstandards und stärken Ihre Cybersicherheit. So können Sie sicherstellen, dass jedes digitale Asset ordnungsgemäß genutzt und gut geschützt wird.

Netzwerk-Visualisierung: Asset-Discovery-Tools bieten mehr als nur eine Auflistung Ihrer Netzwerkressourcen – sie zeichnen ein dynamisches Bild Ihrer gesamten IT-Landschaft. Diese umfassende Netzwerkvisualisierung ist Ihr strategisches Werkzeug, um die Verteilung von Ressourcen, Nutzungsmuster und das gesamte Ressourcen-Management zu verstehen. Es geht darum, das große Ganze und alle damit verbundenen Details zu kennen, damit Sie Ihr IT-Ökosystem effektiver steuern und verwalten können.

Verbesserte Berichterstattung und Analyse: Eine regelmäßige Überwachung und sorgfältige Datenerfassung sind mehr als nur Routinekontrollen. Sie helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung und bieten detaillierte Einblicke für Audits, die Planung von IT-Infrastruktur-Upgrades und für das Softwarelizenz-Management. Dieser kontinuierliche Informationsstrom umfassende aussagekräftige Daten, von denen Ihre IT-Strategie profitiert. Das ermöglicht Kosteneffizienz und fundierte Entscheidungen, die Ihnen einen Vorsprung im technologischen Wettlauf verschaffen.

Geschäftliche Herausforderungen bei der IT-Asset-Discovery

Die Erkennung von IT-Assets ist zwar für einen effizienten IT-Betrieb von entscheidender Bedeutung, bringt aber auch zahlreiche Herausforderungen mit sich, die Unternehmen bewältigen müssen. Diese reichen von technologischer Vielfalt bis hin zu Sicherheitsbedenken und sollten strategisch angegangen werden.

Management unterschiedlichster IT-Assets

In der heutigen IT-Landschaft erschwert allein die schiere Vielfalt der Assets – von Altsystemen bis hin zu modernsten Technologien – die umfassende Erkennung und Gewährleistung einer nahtlosen Kompatibilität. Diese Vielfalt erfordert ein flexibles, anpassungsfähiges Discovery-Verfahren, das sich effizient auf unterschiedlichste Assets einstellen kann.

Berücksichtigung neuer Technologien

Sich laufend weiterentwickelnde Technologien führen dazu, dass IT-Ressourcen ständig aktualisiert oder ersetzt werden müssen. Das rasante Tempo, in dem heutzutage neue Technologien eingeführt werden, erschwert die Aufrechterhaltung eines aktuellen, korrekten IT-Asset-Bestands und erfordert ständige Wachsamkeit sowie eine schnelle Anpassung.

Ausgewogenes Verhältnis von Sicherheit und Akzessibilität

Das richtige Gleichgewicht zwischen einer verlässlichen Sicherheit bei der Asset-Discovery und die Wahrung des Datenschutzes und der Zugänglichkeit für Benutzer zu finden, ist alles andere als einfach. Dies erfordert einen Ansatz mit viel Fingerspitzengefühl, der die IT-Infrastruktur schützt, ohne die Benutzerfreundlichkeit und die Akzessibilität zu beeinträchtigen.

Skalierbarkeit und Integrationshürden

Wenn Unternehmen wachsen, werden ihre IT-Umgebungen immer komplexer. Die Sicherstellung einer effektiven Skalierung der Asset-Discovery-Tools und -Prozesse, um diesem Wachstum gerecht zu werden und gleichzeitig eine nahtlose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten, ist oft schwierig und erfordert viel Voraussicht sowie eine sorgfältige Planung.

Umgang mit ungenauen oder unvollständigen Daten

Die Asset-Discovery hängt stark von der Präzision und Vollständigkeit der erfassten Daten ab. Ungenauigkeiten oder Lücken bei den Daten können zu einer ineffizienten Ressourcennutzung und erhöhter Anfälligkeit führen. Um solche Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen, müssen Sie robuste Mechanismen zur Datenvalidierung und -aktualisierung in den Asset-Discovery-Prozesses implementieren.

Einhaltung der Compliance-Anforderungen

Angesichts zunehmender gesetzlicher Anforderungen – insbesondere in Branchen wie dem Gesundheits- oder Finanzwesen – ist es eine große Herausforderung, sicherzustellen, dass der IT-Asset-Discovery-Prozess mit diesen Vorschriften übereinstimmt. Dies erfordert ein umfassendes Verständnis sowohl des regulatorischen Umfelds als auch der technischen Aspekte der Asset-Discovery.

Best Practices für die IT-Asset-Discovery

Bei der Erkennung von IT-Assets hängt der Erfolg von verwendeten Tools ab – und davon, wie Sie diese einsetzen. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, mit denen Sie sicherstellen, dass Ihr Asset-Discovery-Prozess möglichst effektiv funktioniert.

Implementierung eines IT-Asset-Discovery-Prozesses

Wenn Sie einen Prozess zur Erkennung von IT-Assets einführen, sollten Sie zunächst klare Ziele definieren. Was möchten Sie erreichen? Als Nächstes wählen Sie die richtigen Tools für Ihre IT-Infrastruktur aus. Es geht darum, die perfekte „Passform“ zu finden – wie ein Schlüssel zu einem Schloss. Sorgen Sie außerdem für umfassende Schulungen Ihres IT-Teams, damit es diese Tools optimal nutzen kann. Denken Sie daran: Ein Tool nur so gut wie das Team, das damit arbeitet.

Kontinuierliches Management

Die Asset-Discovery ist keine Aufgabe, die man einfach so erledigen kann. Sie erfordert ein kontinuierliches Management. Aktualisieren Sie Ihren Asset-Bestand regelmäßig, um Neuanschaffungen, Abgänge oder Änderungen zu berücksichtigen. Achten Sie genau auf Anomalien oder Diskrepanzen in Ihren Asset-Daten. Durch diese kontinuierliche Prüfung wird sichergestellt, dass Ihr Asset-Bestand auch wirklich Ihre IT-Landschaft wiedergibt. Außerdem erhalten Sie so ideale Voraussetzungen, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die wichtigsten Merkmale von IT-Asset-Discovery-Tools

Bestimmte Asset-Management-Funktionen sind unverzichtbar. Sie bilden das Rückgrat jeder soliden Asset-Discovery-Strategie.

• Netzwerk-Scans: Diese Funktion bildet Ihr gesamtes Netzwerk ab und identifiziert alle damit verbundenen Geräte. Sie erhalten damit quasi ein GPS für Ihr Netzwerk, mit dem Sie jedes einzelne Asset finden können.

• Software-Lizenzmanagement: Hiermit behalten Sie den Überblick über alle Software-Lizenzen, stellen die Einhaltung der Compliance sicher und vermeiden eine Unter- oder Überlizenzierung. Im Wesentlichen geht darum, dass alles rechtmäßig und kosteneffizient abläuft.

• Bestandsmanagement: Dieses Tool organisiert Ihre Assets in einem leicht zugänglichen Format und bietet Ihnen sofort abrufbare, wichtige Informationen – vergleichbar mit einem gut organisierten Werkzeugkasten, in dem alles seinen Platz hat.

• Security-Monitoring: Damit überwachen Sie Ihre Assets unablässig auf Schwachstellen oder einen unbefugten Zugriff. Diese Funktion ist wie ein aufmerksamer Wächter für Ihre IT-Umgebung.

• Compliance-Berichte: Hiermit können Sie Berichte erstellen, um die Einhaltung verschiedener Vorschriften nachzuweisen. Sie zeigen so schwarz auf weiß, wie gut Sie sich an die Regeln halten.

Die besten Tools für die IT-Asset-Discovery

Bei der Asset-Discovery ist die Wahl des richtigen Tools entscheidend. Hier finden Sie eine Übersicht über einige der besten Tools auf dem Markt, die alle einzigartige Funktionen bieten.

Freshservice

Freshservice ist das Power-Paket für das Asset-Management. Diese Lösung bietet moderne Funktionen für das IT-Service-Management, die für einen reibungslosen Betrieb unverzichtbar sind. Sie erhalten damit nicht nur ein ITSM-Tool, sondern ein wichtiges Werkzeug für die Transformation Ihres gesamten Unternehmens, das sofortige Verbesserungen bringt.

Funktionen 

• Transparenz in Echtzeit: Erhalten Sie aktuelle Asset-Informationen mit nativen Discovery-Tools.

• Geplante Scans: Aktualisieren Sie automatisch Ihre Asset-Informationen im gesamten Netzwerk.

• CMDB mit mehreren Quellen: Nutzen Sie Integrationen mit zahlreichen Discovery-Lösungen und Identitätsanbietern.

• Vollständige Spectrum-Discovery: Erfassen Sie Informationen über alle Arten von Assets, einschließlich Hardware, Software und Cloud-Services.

• Mobile Bestandsmanagement: Scannen Sie mit der Freshservice-App für Mobilgeräte auch Assets, die nicht zum IT-Bestand gehören.

• Erweiterte Discovery und Relationsmapping: Erstellen Sie eine feinabgestimmte CMDB mit detaillierten Gerätedaten und deren Abhängigkeiten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Umfassende Palette an Discovery-Funktionen

• Benutzerfreundliche Oberfläche

• Aktualisierungen in Echtzeit und umfassende Abdeckung

• Mobile App für das Management von überall aus

Nachteile:

• Könnte für kleinere IT-Konfigurationen wegen des umfangreichen Funktionsumfangs überdimensioniert sein

SolarWinds

SolarWinds bietet ein robustes IT-Asset-Discovery-Tool, das für seine leistungsstarken Funktionen zum Scannen von Netzwerken und zur Geräteverwaltung bekannt ist.

Funktionen 

• Intuitive Benutzeroberfläche für eine einfache Navigation

• Anpassbare Asset-Gruppierung und Berichte für ein maßgeschneidertes Asset-Management

• Erweiterte Netzwerk-Monitoring-Tools für eine detaillierte Asset-Übersicht

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Benutzerfreundlich und anpassbar

• Effektives Scannen und Verwalten von Netzwerken

Nachteile:

• Komplexe Einrichtung und Nutzung, die technisches Know-how erfordern

Zluri

Zluri konzentriert sich auf die Transparenz des SaaS-Stacks und bietet Einblicke über Abonnements, Kosten und die Verwaltung von SaaS-Anwendungen.

Funktionen 

• Umfassende Berichte für das Abonnement- und Kostenmanagement

• Zentrale Governance für SaaS-Anwendungen

• Erweiterte Discovery-Methoden für alle IT-Assets, die die Sicherheit und Compliance verbessern

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Hervorragend geeignet für das SaaS-Management und zur Kostenoptimierung

• Automatisierte Workflow-Funktionen

• Guter Kundensupport

Nachteile:

• Komplexe Benutzeroberfläche mit gelegentlichen Bugs

• Zeitintensive Einrichtung und manuelle Vertragsaktualisierungen

Lansweeper

Lansweeper bietet eine effiziente Lösung für die umfassende Erkennung von IT-Ressourcen mit Schwerpunkt auf netzwerkweiter Transparenz.

Funktionen 

• Optimiertes Setup für eine effiziente Implementierung

• Anpassbare Asset-Gruppierung, Tagging und Berichterstellung

• Umfassende Netzwerk-Scanfunktionen

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Effiziente Implementierung mit sofortigen Ergebnissen

• Anpassbare Asset-Management-Funktionen

Nachteile:

• Begrenzte Integration mit Nicht-Lansweeper-Tools

• Rudimentäre Berichtsfunktionen

SysAid

SysAid ist eine robuste Software für das IT-Service-Management mit leistungsstarken Funktionen zur Erkennung und Verwaltung von Assets.

Funktionen 

• Automatische Netzwerk-Scans zur Erkennung der Hardware- und Software-Ressourcen

• Zentrales Asset-Repository für ein optimiertes Management

• Automatisierte Berichtsfunktionen

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Zentrales Repository für effizientes Asset-Management

• Automatisierte Berichte für fundierte Entscheidungen

Nachteile:

• Zeitintensive Ersteinrichtung

• Schwierige Integration mit anderen Systemen

Qualys

Qualys ist auf cloudbasierte Sicherheit und Compliance spezialisiert und bietet ein IT-Asset-Discovery-Tool, das einen umfassenden Überblick über die IT-Infrastruktur liefert.

Funktionen 

• Echtzeit-Updates zur Erkennung der neuesten Asset-Informationen

• Fortschrittliche Scan-Technologien für genaue Asset-Daten

• Integration mit anderen Qualys-Lösungen

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Asset-Aktualisierungen in Echtzeit

• Erweiterte Scans für genaue Informationen

Nachteile:

• Begrenzte Kompatibilität mit bestimmten Systemen

NinjaOne

NinjaOne zeichnet sich beim Remote-Monitoring- und Management aus und bietet ein automatisiertes IT-Asset-Management für unterschiedlichste Geräte.

Funktionen 

• Automatisiertes IT-Asset-Management für Server, Workstations und Laptops

• Unterstützt VMware, Hyper-V und SNMP-Geräte

• Vereinfacht das Anwendungs-Management bei Endpunkten

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Umfassende Unterstützung verschiedenster Geräte und Umgebungen

• Vereinfachtes Anwendungs-Management

Nachteile:

• Abhängigkeit von Active Directory für den Distribution-Server

• Instabile Remote-Konnektivität

InvGate Assets

InvGate Assets ist ein vielseitiges Tool zur Erkennung und Verwaltung von IT-Assets, das das Tracking von IT-Assets automatisiert und vereinfacht.

Funktionen 

• Kombination aus agentenbasierten und agentenlosen Discovery-Methoden

• Automatisierung von Asset-Management-Prozessen

• Genaue und aktuelle Asset-Informationen

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Effiziente Discovery-Methoden

• Automatisierung für ein einfaches Asset-Management

Nachteile:

• Hoher Einarbeitungsaufwand für neue Benutzer

• Abhängigkeit von einer stabilen IT-Infrastruktur

Freshservice für die IT-Asset-Discovery 

Freshservice bietet eine umfassende, benutzerfreundliche und effektive Lösung für Unternehmen, die ihre Asset-Management-Prozesse optimieren möchten. Mit Freshservice können Unternehmen die Erkennung von IT-Assets automatisieren und optimieren, aktuelle und genaue Asset-Informationen gewährleisten und Assets effizient verwalten – sogar aus der Ferne. 

Automatische Erkennung aller Assets in Ihrem Netzwerk 

Identifizieren Sie alle Assets, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden: Der Discovery Agent verwaltet für Sie die Computer und Discovery Probe sucht selbstständig nach allen Assets in Ihrem Netzwerk.

Regelmäßige Asset-Scans

Planen Sie automatische Scans in Ihrem Netzwerk, um Asset-Informationen regelmäßig zu aktualisieren sowie aktuelle und genaue Daten zu gewährleisten.

Scannen und identifizieren von Assets von unterwegs 

Nutzen Sie die Barcode- oder QR-Funktionen Ihres Mobiltelefons in unserer IT-Asset Management-Software, um nach Assets zu scannen, auch wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen.