Hybrides Projektmanagement erklärt

Was ist hybrides Projektmanagement - Definition und Merkmale

Hybride Projektmanagement-Methoden kombinieren die straffe strukturelle Organisation der klassischen Wasserfallmethode mit der dynamischen, aufgabenzentrierten Vorgehensweise aus dem agilen Projektmanagement. Dieses einzigartige Gleichgewicht vereint das Beste aus beiden Welten: Sie erhalten klar strukturierte Projekte mit hoher Flexibilität, die schneller zum Abschluss zu bringen sind.

Die wichtigsten Merkmale des hybriden Projektmanagements

• Maßgeschneiderte Flexibilität: Mit dem hybriden Modell können Sie Ihre Vorgehensweise an das jeweilige Projekt anpassen, statt umgekehrt das Projekt in einen streng vorgegebenen Methodikrahmen zu zwängen.

• Gliederung in Phasen: Das hybride Projektmanagement übernimmt die Gliederung in Projektphasen der klassischen Wasserfallmethode. Damit erhalten Sie ein Gerüst, in dem Sie Ihre Roadmap und Ihre Meilensteine definieren können.

• Iterative Entwicklung: Wie beim agilen Projektmanagement erfolgt die Projektabwicklung in iterativen Schritten mit laufenden Beurteilungen. So können Sie jederzeit eventuell notwendige Anpassungen vornehmen.

Die Entwicklung der unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden

Lange Zeit stand das Projektmanagement, auch in der IT, ganz im Zeichen klassischer Methoden wie des Wasserfallmodells. Charakteristisch für diesen Ansatz ist ein sequenzieller Prozess mit straffer Organisationsstruktur und vordefiniertem Projektumfang. Aber mit dem technologischen Fortschritt und dem zunehmenden Wettbewerb auf dem Markt wurde vor allem in schnelllebigen Branchen der Ruf nach flexibleren und reaktionsfähigeren Verfahren laut. 

So entstanden agile Methoden mit hoher Anpassungsfähigkeit wie Scrum oder Kanban, die eine iterative Projektentwicklung ermöglichten und schnell zum Standard in gewissen Branchen wurden.

Das Hybrid-Management trägt der Tatsache Rechnung, dass nicht alle Projekte gleich sind, und setzt auf maßgeschneiderte Lösungen. Der Ansatz, Projektmanagement sowohl klassisch als auch agil in einem Hybrid-Prozess aufzuziehen, schafft die ideale Balance zwischen Planbarkeit und Flexibilität.

Nicht nur im IT-Servicemanagement steht Projektmanager:innen damit eine umfassend ausgestattete Toolbox zur Verfügung, aus dem sie für jedes Projekt präzise die bestgeeignete Methode auswählen können. Das Ergebnis? Höhere Effizienz und bessere Erfolgsquoten.

Agil und Wasserfall im Vergleich

Beide Methoden bieten eindeutige Vorteile für bestimmte Arten von Projekten.

Agile Verfahren eignen sich für Projekte, deren Anforderungen sich häufig ändern und die deshalb einen hohen Grad an Anpassungsfähigkeit erfordern. 

Softwareentwicklung, Marketingkampagnen oder Produkt-Protoyping profitieren beispielsweise vom iterativen Entwicklungsansatz, der sich durch häufiges Feedback und laufende Anpassungen auszeichnet.

Die Wasserfallmethode hingegen verfolgt einen klassisch linearen Ansatz. 

Sie unterteilt das Projekt in klar abgegrenzte, aufeinanderfolgende Phasen, wie man sie etwa von Bauprojekten oder aus der Fertigungsindustrie kennt. 

Das lineare, streng strukturierte Wasserfallmodell ist zwar logisch aufgebaut, aber auch sehr rigide und für dynamischere Projekte eher ungeeignet. 

Allerdings: Es liefert einen nützlichen Rahmen, der mit agilen Komponenten – Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit – gefüllt werden kann. Das erklärt, warum sich diese Mischung aus beiden Modellen – unser hybrider Ansatz – immer größerer Beliebtheit erfreut.

Die Vorteile des hybriden Projektmanagements

Kürzere Entwicklungszeiten

Das hybride Modell verkürzt die Entwicklungszeiten bei IT-Services. Dies gelingt, weil trotz klar definierten Projektumfangs und strikter Qualitätskontrolle iterative Entwicklungszyklen aus dem agilen Projektmanagement genutzt werden können. Aber welche Rolle spielen kurze Projektentwicklungszeiten für IT-Unternehmen überhaupt?

Wenn ein Unternehmen ein Produkt, eine Anwendung oder eine andere Leistung rasch auf den Markt bringt, kann es Marktanteile besetzen und Umsätze generieren, noch bevor die ersten Mitbewerber nachziehen. Dazu ein Beispiel, wie hybrides Projektmanagement von Vorteil sein kann: Ein führendes Softwareunternehmen will in einem umkämpften Markt eine neue mobile App einführen. Dazu arbeitet es mit der hybriden Methode: Die Kernfunktionalität wird bis in das kleinste Detail ausgeplant (die Strukturiertheit aus der klassischen Projektplanung).

Währenddessen erfolgt die Entwicklung in kurzen, schnellen Etappen und wird fortwährend angepasst und verbessert (die Flexibilität aus agilen Modellen). So gelingt es, die Kernfunktionen in kürzester Zeit an den Start zu bringen und Kunden dafür zu begeistern, lange bevor die ersten Rivalen auf der Bildfläche erscheinen.

Risikomanagement

Hybride Projektmanagementstrategien reduzieren die Gefahren unvorhergesehener Probleme, indem Risiken frühzeitig erkannt und verwaltet werden. Unzureichendes Risikomanagement ist einer der Hauptgründe von schlechtem Projektmanagement. Wenn Risiken nicht richtig erkannt werden, sind Budgetüberschreitungen, Terminverzögerungen und schleichender „Scope Creep“ die unausweichliche Folge.

Ein hybrider Ansatz bringt potenzielle Probleme ans Tageslicht. Nehmen wir das Beispiel eines global tätigen IT-Beratungsunternehmens, das an einem komplexen Softwareentwicklungsprojekt arbeitet. Es nimmt eine anfängliche Risikobeurteilung vor und identifiziert eine Reihe möglicher Hindernisse und Herausforderungen. Im gesamten weiteren Projektverlauf werden diese Risiken nach agilen Prinzipien proaktiv überwacht und laufend neu beurteilt. Sobald tatsächlich ein Problem entsteht, kann ohne Auswirkungen auf den Projektfahrplan sofort und wirksam reagiert werden. 

So gelingt es mit hybridem Projektmanagement, das Produkt innerhalb des geplanten Zeitrahmens auf den Markt zu bringen.

Besseres Ressourcenmanagement

Wie die klassischen Methoden liefert auch das hybride Projektmanagement einen strukturierten Rahmen zur anfänglichen Definition und Zuweisung der notwendigen Ressourcen. Im weiteren Verlauf wird die Ressourcenzuweisung dann nach agilen Prinzipien dynamisiert. 

Die Ressourcenzuweisung ist eine der Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt. Wenn es hier zu Versäumnissen kommt, kommt es zu Flaschenhälsen, Fristüberschreitungen und Kostenexplosionen. Die Kombination aus Struktur und Flexibilität ermöglicht eine laufende Optimierung der Ressourcenzuweisung.

Stellen Sie sich vor, ein Anbieter von SaaS-Lösungen für Projektmanagementsoftware plant ein großes Softwareupdate mit umfänglicher Überarbeitung der Zusammenarbeitsfunktionen und der Benutzererfahrung. In der Detailplanungsphase werden die Ressourcen zugeteilt und die Zuständigkeiten von Entwickler:innen, Designer:innen und QS-Ingenieur:innen definiert. Mit fortschreitender Entwicklungsarbeit rückt das Projektmanagement immer mehr in Richtung Agil. Nehmen wir an, dass ein unbekannter Programmfehler auftaucht und der Release-Termin plötzlich wackelt. In unserem hybriden Modell kann das Projektmanagement das Problem sofort priorisieren und sogleich die notwendigen Ressourcen abstellen.

Klare Verteilung von Rollen und Zuständigkeiten

Beim hybriden Projektmanagement erhalten alle Teammitglieder klar definierte Rollenzuweisungen mit entsprechenden Verantwortungsbereichen. 

Klare Zuständigkeiten schaffen Accountability und verbessern die Kommunikation im gesamten Projektzyklus. Sie beugen Irrtümern und Verwechslungen vor, vermeiden Doppelarbeit, fördern die Zusammenarbeit und schaffen ein fruchtbares Arbeitsklima.

Dazu ein Beispiel hybriden Projektmanagements im Einsatz: Eine SaaS-CRM-Plattform arbeitet an einem großen Produktupdate. Wie bei klassischen Modellen wird in Planungsphase definiert, dass die Festlegung der Produktfunktionen den Produktmanager:innen obliegt, dass die Entwickler:innen für die Programmierung zuständig sind und dass die Qualitätssicherung sich um die Testverfahren kümmern muss. Es gibt keine überlappenden Verantwortungsbereiche, die Kommunikation ist geradlinig und die gesamte Projektausführung ist effizienter und besser koordiniert.

Gleichzeitig aber erlaubt – und fördert – die agile Komponente die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Teams. So können Produktmanagement, Entwicklung und Qualitätssicherung gemeinsam an einer schnellen Lösung arbeiten, sollte ein Kundenfeedback oder eine neue Marktbedingung kurzfristige Änderungen nötig machen.

Die Herausforderungen im hybriden Projektmanagement

Wie überall gibt es auch bei der hybriden Projektmanagement-Methode typische Herausforderungen. Es ist vielleicht wichtiger als bei anderen Methoden, dass die Projektmanager:innen die richtige Mischung finden. Sie müssen dabei eine Vielzahl von Variablen berücksichtigen, etwa den Sektor, die Projektmerkmale oder die Teambeschaffenheit. Es gibt vor allem zwei Bereiche, in denen es bei hybrid verwalteten Projekten immer wieder zu Schwierigkeiten kommt:

Fehlende Kommunikation

Die Wasserfallmethode dominiert das Projektmanagement seit vielen Jahren. Mit der agilen Komponente kommt nun eine neue Dimension hinzu. 

Weil diese Kombination für viele Beteiligte ungewohnt sein kann, ist ausreichendes und richtiges Kommunizieren von zentraler Bedeutung. In einer Studie gab ein Viertel der Befragten an, dass die größte Hürde für erfolgreiches Projektmanagement in der mangelhaften Zusammenarbeit zwischen den Teams liegt. Es braucht also einen systematischen Prozess, der alle Teammitglieder laufend auf den neuesten Stand hält und eine effiziente Feedbackschleife ermöglicht.

Ebenso muss transparent sein, wer die Projektbeteiligten sind und welche Erwartungen sie haben. So wird Konflikt vermieden und eine Grundlage für gute Entscheidungen und die erfolgreiche Projektumsetzung geschaffen.

Mangelndes Engagement im Team

Nicht immer sind alle Teammitglieder bereit, sich auf Neues einzulassen. Vor allem lang gediente Projektmanager:innen mit viel Erfahrung mit klassischen Methoden können sich sträuben. 

Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie gemeinsam mit Ihrem gesamten Team einen Fahrplan für die systematische Umstellung ausarbeiten. Aber legen Sie nicht alles von vornherein strikt fest, sondern lassen Sie Platz für spätere Anpassungen.

Ihr neues hybrides Modell wird auch einen gewissen Schulungsaufwand erfordern. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit dabei auf die technischen Aspekte und versuchen Sie, ein Klima der Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und offenen Kommunikation zu etablieren.

Best Practices im hybriden Projektmanagement

Damit ein hybrides Projekt maximal von den typischen Vorteilen der agilen und klassischen Projektmanagement-Modelle profitieren kann, sollte auf ein paar Punkte verstärkt geachtet werden:

• Klare Zuweisung von Rollen und Zuständigkeiten: Wenn zwei teils gegensätzliche Ansätze im Spiel sind, ist die präzise Rollenverteilung im Team umso wichtiger. Sonst könnten Unklarheiten und Konflikte entstehen, die das Projekt gefährden.

• Klarer Kommunikationsplan: Bei der Zusammenarbeit verschiedener Teams in einem hybriden Rahmen kommt der effizienten Kommunikation eine besonders wichtige Rolle zu. Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan, der festlegt, auf welchen Kanälen was wie oft kommuniziert werden soll.

• Training und Ressourcen: Mit wachsender Beliebtheit des hybriden Projektmanagements steigt auch das Angebot an verfügbaren Schulungsprogrammen und Onlinekursen. Nehmen Sie sie wahr, um Ihr Wissen zu vertiefen und möglicherweise sogar neue Kenntnisse zu erlangen.

• Kontinuierliches Lernen: Wenn im Team eine Kultur des kontinuierlichen Lernens vorherrscht, ist es offener für neue Ideen und besser gerüstet für Veränderung. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, sich mit anderen auszutauschen, sich in Konferenzen und Workshops neues Wissen anzueignen und die Entwicklungen in der Branche aufmerksam zu verfolgen. 

• Digitale Tools: Digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und Kommunikationswege. Experimentieren Sie mit Task-Management-Software, Kollaborationsplattformen und anderen Technologielösungen, um herauszufinden, was für Ihr Team am besten funktioniert.

Wie setzen Sie hybrides Projektmanagement in der Praxis um?

Der hybride Ansatz kombiniert zwei sehr gängige, aber in ihrer Ausrichtung sehr unterschiedliche Projektmanagement-Methoden. Beide Methoden bieten viele bewährte Vorteile, von denen unser hybrides Modell profitiert:

Bei der Ideenfindung, Planung und Ressourcenzuweisung lehnen wir uns an die klassische Wasserfallmethode an. Diese unterteilt das große, übergeordnete Projekt in kleine „Miniprojekte“ oder kürzere Phasen, die linear aufeinanderfolgen. Der große Vorteil ist hier, dass der Projektfortschritt für alle Beteiligten klar ersichtlich ist und es keine Zweifel bei den Zuständigkeiten gibt.

Planung

Wenn Sie ein neues Projekt planen, halten Sie sich zunächst an den strukturierten Ansatz der Wasserfallmethode. Definieren Sie die Projektabschnitte und brechen Sie das Projekt in einzelne aufeinanderfolgende Phasen auf. 

Der Vorteil? Alle Teammitglieder wissen genau, wo sie stehen und was von ihnen verlangt wird. Richten Sie in der Planungsphase ihr Augenmerk auf die folgenden Aspekte:

• Klar definierter Projektumfang: Legen Sie von vornherein fest, was in den Projektumfang fällt und was nicht. Das wirkt dem gefürchteten „Scope Creep“ entgegen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets das gleiche Ziel vor Augen haben.

• Transparente Ressourcenzuweisung: Definieren Sie die benötigten Ressourcen wie Personal, Ausrüstung und Budget. Achten Sie darauf, dass die Ressourcenzuweisung sowohl die strukturierten als auch die adaptiven Aspekte des hybriden Modells berücksichtigt.

• Risikobeurteilung: Identifizieren Sie potenzielle Hürden und Herausforderungen und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung und Gewährleistung der Projektkontinuität.

• Kommunikationsplan: Arbeiten Sie einen Kommunikationsplan aus, der den Informationsfluss im Projekt sicherstellt. Legen Sie fest, wie und wie häufig Berichte erstellt und Besprechungen abgehalten und über welche Kanäle Projektupdates ausgetauscht werden sollen.

Ausführung

In den Ausführungsphasen bedient sich unser hybrider Ansatz bei der Toolbox des agilen Projektmanagements. Dazu gruppieren Sie einzelne Projektaufgaben in kurze iterative Entwicklungszyklen, die als Sprints bezeichnet werden. Diese Methode fördert die Anpassungsfähigkeit und ermöglicht schnelle Reaktionen auf geänderte Anforderungen. Konzentrieren Sie sich auf Folgendes:

• Planung des Sprints: Organisieren Sie eigene Planungssessions, in denen Sie Umfang und Ziele der einzelnen Sprints definieren. So gewährleisten Sie, dass nachfolgende Iterationen in geordneten Bahnen verlaufen.

• Kontinuierliche Zusammenarbeit: Schaffen Sie die nötigen Voraussetzungen für kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Stakeholdern und Anwender:innen. Nutzen Sie die für agile Modelle typische Offenheit der Kommunikation, um Anforderungen und Deliverables während der gesamten Ausführungsphase klar zu kommunizieren.

• Iterative Entwicklung: Brechen Sie große Aufgaben in kleinere Teile auf, die leichter zu bewältigen sind. Überwachen Sie den Fortschritt, holen Sie Feedback ein und nutzen Sie die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der agilen Verfahren, um schnelle Änderungen vorzunehmen.

Monitoring

Ein zentraler Aspekt des hybriden Projektmanagements ist das Monitoring, das sicherstellt, dass Liefergegenstände und Lieferfristen eingehalten werden. Konzentrieren sich dabei auf Folgendes:

• Aussagekräftige Kennzahlen: Legen Sie spezifische Kennzahlen fest, aus denen Sie jederzeit den aktuellen Zustand Ihres Projekts ablesen können und sofort Bescheid wissen, sobald es Abweichungen beim Budget, dem Zeitplan oder dem Umfang gibt.

• Regelmäßige Prüfungen: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen den Status, die Meilensteine und den Fortschritt des Projekts. Das hilft, eventuelle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

• Anhaltende Flexibilität: Bleiben Sie stets flexibel und bereit, auf mögliche Änderungen zu reagieren. Der iterative Ansatz im agilen Projektmanagement zielt genau darauf ab, also nutzen Sie ihn.

Ziehen Sie die größtmöglichen Vorteile aus hybridem Projektmanagement

Mit hybridem Projektmanagement erhalten Sie das Beste aus beiden Welten – einen strukturierten Plan, der jederzeit flexibel angepasst werden kann. Damit schaffen Sie die besten Voraussetzungen, dass Ihr Projekt auf Schiene bleibt – inhaltlich, zeitlich und finanziell.

Freshservice überlässt Ihnen die Wahl der Methodik, denn Sie wissen am besten, was Ihr Projekt benötigt. Im Projektmanagement gibt es keine universal gültige Lösung. Mit mehreren modernen Ansichten und einer übersichtlichen Timeline hilft Freshservice Ihrem Team, jederzeit den Überblick über anstehende Aufgaben zu bewahren. Entdecken Sie selbst die Vorteile des hybriden Projektmanagements mit Freshservice!