Ein Leitfaden für Einsteiger in das SaaS-Lizenzmanagement

Angesichts der vielen Softwareoptionen ist das SaaS-Lizenzmanagement eine wichtige strategische Orientierungshilfe. Auch für IT-Experten führt kein Weg an der neuen Realität vorbei: SaaS ist allgegenwärtig, sein Management ist unerlässlich und es steht viel auf dem Spiel. Verschaffen Sie sich einen Vorsprung mit Insights und Strategien, die für Klarheit sorgen, sich an Ihren Zielen orientieren und Ihre Softwareinvestitionen maximieren.

Was ist ein SaaS-Lizenzmanagement?

Das SaaS-Lizenzmanagement ist eine zentrale Komponente des Software-Asset-Managements und des IT-Service-Managements(ITSM). Es stellt gewährleistet, dass Anwendungen und Abonnements optimal auf die strategischen Ziele eines Unternehmens abgestimmt sind. Wichtig ist, dass IT-Teams über Transparenz und Kontrolle über die zahlreichen SaaS-Anwendungen verfügen, die in ihren Netzwerken ständig hinzukommen. Dann können sie Workflows optimieren, die Compliance durchsetzen und die operative Effizienz verbessern. 

Diese disziplinierte Herangehensweise an die Verwaltung Ihres SaaS-Bestands ist unverzichtbar, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Sicherheitsprofil und das Geschäftsergebnis stärken.

Welche Arten des SaaS-Lizenzmanagements gibt es?

Die Optionen beim SaaS-Lizenzmanagement sind vielfältig, und die Wahl des richtigen Modells ist entscheidend für die operative Effizienz. Sehen wir uns die verfügbaren Optionen genauer an:

Flatrate

Eine pauschale Abrechnung kann sinnvoll sein, wenn das zu Ihrem Nutzungsverhalten passt. Beim Pauschalmodell gibt es keine Überraschungen. Es eignet sich für Unternehmen, die eine einheitliche Kostenstruktur bevorzugen und unbegrenzten Zugang zu einem SaaS-Produkt zu einem festen Preis wollen. Dies ist ideal, wenn Ihre Software-Nutzung stabil ist und die Zahl Ihrer Benutzer nicht stark schwankt. Wenn Sie sich für eine Flatrate entscheiden, vereinfachen Sie die Budgetierung und müssen nicht ständig die Benutzerzahlen oder die Nutzung der Funktionen überwachen.

Staffelung

Anpassungsfähigkeit ist der Kern des gestaffelten Lizenzmodells. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, ändern sich auch Ihre Softwareanforderungen. Mehrstufige Modelle bieten Ihnen die Flexibilität, Ihre Nutzung an Ihre Ausgaben anzupassen. Sie beginnen mit einem Basispaket, dass Sie bei Bedarf sukzessive um zusätzliche Funktionen oder Lizenzen erweitern. Es ist eine kluge Wahl für wachsende Unternehmen, da dann die Softwarenutzung nahtlos passend zur Expansion skaliert werden kann.

Nutzungsbasierte Abrechnung

Mit dem Pay-per-Use-Modell haben Sie die Kostenkontrolle in der Hand. Dieser Ansatz knüpft die laufenden Kosten eng an die tatsächliche Nutzung und stellt sicher, dass Sie nicht für ungenutzte Software-Ressourcen bezahlen. Es ist besonders effektiv für Unternehmen mit variablen Software-Nutzungsmustern oder wenn ein Kostenmanagement in Echtzeit gewünscht wird. Ihre Ausgaben richten sich danach, wie hoch oder niedrig die Nutzung ist. So erhalten Sie die finanzielle Flexibilität, die Sie in einem wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld oft benötigen.

Benutzerbasierte Lizenzen

Personalisierung und Flexibilität sind die Markenzeichen des Pay-per-User-Modells. Hier sind die Kosten direkt an die Anzahl der einzelnen Benutzer gebunden – ideal für Unternehmen mit einer schwankenden Mitarbeiterzahl ist. Bei diesem Modell können Sie die Fluktuation Ihrer Belegschaft ausgleichen und dafür sorgen, dass Ihre SaaS-Ausgaben immer mit Ihrem aktuellen Personalbestand übereinstimmen.

Freemium

Testen Sie ein Angebot ohne finanzielle Verpflichtung. Freemium-Modelle sind so konzipiert, dass sie Einstiegshürden beseitigen und grundlegende Funktionen ohne Vorabkosten anbieten. Unternehmen können die Software in ihren Teams einsetzen, den Nutzen und die Eignung prüfen und dann entscheiden, ob die erweiterten Funktionen die zusätzliche Investition wert sind. Es ist ein risikofreier Einstieg, der zu einer fundierten Kaufentscheidung führen kann.

Warum ist das SaaS-Softwarelizenzmanagement wichtig?

Tools zu haben, genügt nicht – Sie sollten sie auch klug nutzen. Das SaaS-Lizenzmanagement ist das Rückgrat des IT-Asset-Managements, vermeidet Unübersichtlichkeit und sorgt für reibungslose Abläufe. Denn für Unternehmen steht einiges auf dem Spiel:

• Ungenutzte Anwendungen/Features: Ungenutzte Tools belasten Ihre Ressourcen unnötig. Ein effektives SaaS-Anwendungsmanagement wird dieses häufige Versäumnis aufdecken und korrigieren.

• Geldverschwendung: Wenn Ihr SaaS-Management stimmt, ist jeder für Abonnements ausgegebene Euro gut genutzt.

• Riskante Schatten-IT: Indem Sie die SaaS-Nutzung transparent halten, verringern Sie das Risiko von Sicherheitsgefährdungen durch Rogue-Anwendungen.

• Compliance-Probleme: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen nicht unwissentlich gegen Vorschriften verstößt. Sie sollten sich darauf verlassen können, dass alle SaaS-Lösungen die gesetzlichen Lizenzbestimmungen erfüllen.

• Preisgestaltung: Navigieren Sie geschickt durch die komplexen SaaS-Preismodelle und stellen Sie sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie wirklich brauchen und nutzen.

• Berechtigungen: Ein robustes SaaS-Management sorgt dafür, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Tools zugreifen können. Das schützt sensible Daten und wahrt die operative Integrität

• IT-Asset-Management (ITAM): Das ITAM ist unerlässlich für die Verfolgung und Verwaltung des Asset-Lebenszyklus jeder Anlage – von der Beschaffung bis zur Stilllegung – und gewährleistet eine optimale Zuweisung und Nutzung von SaaS-Tools.

• Lizenzmanagement: Eine proaktive Lizenzverwaltungsstrategie ermöglicht es Unternehmen, die Kontrolle über ihre SaaS-Lizenzen zu behalten und sicherzustellen, dass diese vollständig genutzt und auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt werden.

• Cloudbasierte Anwendungen: Da Mitarbeiter immer mobiler und verteilter wird, wird auch das Management von cloudbasierten Anwendungen immer komplexer und kritischer. Folglich erfordert es besondere Aufmerksamkeit und Ressourcen.

Ein effektives SaaS-Softwarelizenzmanagement ist ein mächtiger Hebel für operative Exzellenz. Es sorgt für eine strikte Vergabe von Berechtigungen, maximiert den Wert jedes für SaaS-Abonnements ausgegebenen Euros, minimiert die mit einer Schatten-IT verbundenen Risiken, gewährleistet die Einhaltung von Lizenzbestimmungen und optimiert die Nutzung von cloudbasierten Anwendungen. 

Indem sie den SaaS-Ausgaben große Aufmerksamkeit schenken, können Unternehmen die Herausforderungen des Lizenzmanagements in Wettbewerbsvorteile umwandeln, den Geschäftswert steigern und dafür sorgen, dass ihr SaaS-Portfolio so dynamisch und effizient ist wie der Markt, in dem sie operieren.

Häufige Herausforderungen beim SaaS-Lizenzmanagement

Wer bei SaaS-Angeboten stets auf dem Laufenden bleiben will, hat oft mit einigen Herausforderungen zu kämpfen. Das Erkennen dieser Herausforderungen ist der erste Schritt zu ihrer Überwindung.

Zu viele oder inaktive Lizenzen

Zu viel des Guten kann schlecht fürs Geschäft sein. Wenn sich SaaS-Lizenzen anhäufen und dann ungenutzt und unkontrolliert bleiben, kann Ihr Budget schnell schrumpfen. Denn das ist eine finanzielle Belastung ohne ROI. Regelmäßige Audits und ein aktives Management sind unerlässlich, um unnötige oder inaktive Lizenzen zu identifizieren und sicherzustellen, dass Sie nur in das investieren, was einen Mehrwert bietet.

Höhere Risiken

Jedes SaaS-Tool birgt potenzielle Risiken für die Sicherheit – von Datenschutzverletzungen bis hin zu Compliance-Verstößen. Ein effektiver Lizenzmanagementprozess verfolgt nicht nur die Nutzung, sondern setzt auch Sicherheitsprotokolle durch und sorgt dafür, dass jedes Tool den Branchenvorschriften und -standards entspricht.

Kein Überblick über Verlängerungen

Verpasste Verlängerungen von Verträgen können die Produktivität ausbremsen und Geschäftsprozesse stören. Auf der anderen Seite können automatische Verlängerungen leicht zu Verschwendung führen. Ein optimiertes System zur Verwaltung von Verlängerungen ist unerlässlich. Es bietet Erinnerungen und Kontrollen, damit nur wichtige und aktiv genutzte SaaS-Tools weiterhin genutzt werden.

Mangel an zentraler Sichtbarkeit

Ohne Transparenz über SaaS-Abonnements entgleitet Ihnen die Kontrolle. Ein zentraler Überblick über alle SaaS-Lizenzen ist wichtig, um Überschneidungen zu minimieren, doppelte Ausgaben zu vermeiden und einen klaren Überblick über Ihre SaaS-Landschaft zu behalten.

Ungeprüfte Skalierbarkeit

SaaS-Lösungen sind so konzipiert, dass sie skalierbar sind, aber ohne einen Überblick kann dies zu einer unkontrollierten Zunahme der Abonnements führen. Die Verwaltung der Skalierbarkeit erfordert ein Gleichgewicht: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die erforderlichen Lizenzen verfügt, ohne die Ressourcen zu überlasten.

Komplexe Zuweisung

Die richtige Zuweisung von SaaS-Lizenzen kann kompliziert sein, insbesondere in großen Unternehmen. Wer braucht was und in welchem Umfang? Eine Überversorgung führt zu Verschwendung, während eine Unterversorgung die Leistung beeinträchtigen kann. Ein strategischer Ansatz für die Zuteilung, der auf den rollenspezifischen Bedürfnissen basiert, maximiert sowohl die Produktivität als auch die Kosteneffizienz.

Wenn Unternehmen diese Herausforderungen proaktiv angehen, können sie gewährleisten, dass ihr SaaS-Portfolio Innovationen und Wachstum fördert – statt Komplexität und Kostenspiralen.

Vorteile eines guten SaaS-Lizenzmanagements

Um das volle Potenzial Ihrer SaaS-Investitionen auszuschöpfen, müssen Sie nicht nur die richtigen Tools kaufen, sondern sie auch richtig verwalten. Das bringt entscheidende Vorteile:

Kosteneinsparungen

Ein optimiertes Lizenzportfolio zeugt nicht nur von einer gut organisierten IT – es ist ein strategischer finanzieller Gewinn. Die Anpassung Ihrer SaaS-Lizenzen an das tatsächliche Nutzungsverhalten vermeidet unnötige Ausgaben. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen nur für das bezahlt, was es wirklich braucht. Dadurch wird Kapital für Investitionen in Innovationen oder andere wichtige Bereiche freigesetzt.

Höhere Sicherheit

Ein striktes SaaS-Management erhöht die Sicherheit. Wenn Sie die Rolle jeder Anwendung und die Daten, auf die sie zugreift, genau kennen, verringern Sie das Risiko von Sicherheitsverletzungen. Es geht darum, eine transparente Umgebung zu schaffen, in der jede Software erfasst und regelmäßig auf die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften überprüft wird.

Bessere Skalierbarkeit

Anpassungsfähigkeit ist ein Wettbewerbsvorteil. Ein gut verwaltetes Lizenzportfolio lässt sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Diese Agilität ermöglicht es Ihnen, Lizenzen effizient zuzuteilen und neu zuzuweisen, damit Ressourcen für den aktuellen Bedarf optimiert sind und schnell anpassen lassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Bessere Compliance

Die Einhaltung von Vorschriften kann zeitaufwändig sein. Ein gutes SaaS-Lizenzmanagement hält Ihre gesamte Software bei der Einhaltung von Vorschriften auf dem neuesten Stand, was für Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen wichtig ist. Regelmäßige Audits und Kontrollen halten Sie auf dem Laufenden.

Fundierte Entscheidungsfindung

Daten sind für das SaaS-Management entscheidend. Mit einem robusten Softwarelizenzmanagementsystem gewinnen Sie verwertbare Erkenntnisse über die Softwarenutzung und -leistung. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen – von Lizenzverlängerungen und -kündigungen bis hin zu neuen Akquisitionen und Verhandlungen.

Wer interagiert mit SaaS-Lizenzen?

Das Ökosystem der SaaS-Lizenzinteraktion umfasst verschiedene Rollen, die für das Technologiemanagement von zentraler Bedeutung sind.

IT-Administratoren

Sie sind die Architekten und Verwalter Ihrer SaaS-Infrastruktur. IT-Administratoren stellen sicher, dass jedes Tool nicht nur einsatzbereit, sondern auch hinsichtlich Leistung und Kosten optimiert ist. Sie kümmern sich um die technischen Aspekte wie Integrationen und Zugriffskontrollen und sorgen dafür, dass das Unternehmen das Optimum aus seinen SaaS-Investitionen herausholt.

Vertragsinhaber

Sie sind die Verhandlungsführer und an der Wertmaximierung interessiert. Vertragsinhaber überwachen den Lebenszyklus von SaaS-Verträgen vom Abschluss bis zur Verlängerung oder Kündigung. Sie achten genau darauf, dass die Vertragsbedingungen (wie Servicelevel) im besten Interesse des Unternehmens sind und eingehalten werden.

Rechnungsempfänger

Wachsam und detailorientiert überwachen die Rechnungsempfänger den finanziellen Aspekt von SaaS-Abonnements. Sie übernehmen wichtige Aufgaben wie die Korrektheit der Abrechnung zu überprüfen, Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass Budgets für SaaS-Tools gerechtfertigt und optimiert sind.

Endbenutzer

Die Endbenutzer profitieren letztlich am stärksten von einem SaaS-Tool und stehen im Mittelpunkt der Lizenzinteraktion. Ihr Nutzungsverhalten und Feedback sind von unschätzbarem Wert für die Beurteilung des praktischen Werts eines Software-Abonnements.

Compliance-Beauftragte

Im Labyrinth der gesetzlichen Vorschriften stellen die Compliance-Beauftragten sicher, dass jedes SaaS-Tool die Branchen- und Gesetzesstandards einhält. Ihre Rolle bei der Lizenzverwaltung ist von entscheidender Bedeutung, um die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften verbundenen Risiken zu minimieren.

Einkäufer

Wer mit der Beschaffung von SaaS-Lösungen betraut ist, muss sich in einem komplexen Markt auskennen, um die Software mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis für die Unternehmensanforderungen zu finden. Ihr Einblick in die Bedingungen und die Skalierbarkeit von Lizenzen ist der Schlüssel zu einem effektiven SaaS-Management.

Best Practices für das SaaS-Lizenzmanagement

Wenden Sie diese Best Practices an, um Ihre Taktik für das Lizenzmanagement zu verbessern.

Zentraler Speicherort

Bewahren Sie alle Ihre SaaS-Lizenzen an einem einzigen Ort auf, um eine zentrale Informationsquelle zu haben – Klarheit beginnt schließlich mit guter Organisation. Dieser zentrale Speicherort sollte für die wichtigsten Interessengruppen zugänglich sowie sicher genug sein, um sensible Informationen zu schützen. Ein einheitliches System verhindert das Chaos von überall verteilten Daten und bietet einen klaren Überblick über alle SaaS-Assets, was ein einfacheres Management und eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Kosten und Nutzen verfolgen

Ihre Daten offenbaren alles, was Sie wissen müssen. Die Überwachung, wie und wo Ihre Software genutzt wird, schützt vor Verschwendung. Erkennen Sie mit Analysen, welche Anwendungen einen Mehrwert bieten und welche nicht. Indem Sie Nutzungsmuster und Kosten genau überwachen, können Sie fundierte Entscheidungen über Verlängerungen, Upgrades oder Kündigungen treffen.

Automatische Erinnerungen

Erstellen Sie ein System zur Verfolgung von Verlängerungsterminen, Kündigungsfristen und anderen wichtigen Meilensteinen im SaaS-Lebenszyklus. Automatische Benachrichtigungen können Dienstausfälle verhindern, bei der Aushandlung besserer Konditionen helfen oder die automatische Verlängerung ungenutzter Services vermeiden. Diese Praxis stellt sicher, dass Ihr SaaS-Management stets proaktiv und nicht passiv erfolgt.

Gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus im Griff

Stellen Sie sicher, dass Ihre SaaS-Lizenzen vom Onboarding bis Offboarding immer zur Größe und Struktur Ihres Teams passen.  Implementieren Sie einen Prozess für die Zuweisung und den Entzug von Lizenzen, wenn Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten, intern versetzt werden oder das Unternehmen verlassen. Durch diese Synchronisierung wird eine Über- oder Unterversorgung mit Lizenzen vermieden und die Sicherheit gewahrt.

Regelmäßige Prüfungen und Audits

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Audits Ihrer SaaS-Lizenzen durch. Bewerten Sie die Nutzungsbedingungen, die Konformität mit den Unternehmensrichtlinien und die praktische Anwendung. Audits können Unstimmigkeiten, Nichteinhaltung oder Möglichkeiten zur Konsolidierung aufdecken.

Vorteile durch automatisierte Tools

Nutzen Sie Technologie zu Ihrem Vorteil. Automatisierte Tools können Einblicke in die SaaS-Auslastung geben, den Managementprozess optimieren und das Risiko von Mitarbeiterfehlern verringern. Diese Tools können auch Daten über mehrere Datenströme hinweg zusammenfassen und so einen ganzheitlichen Überblick gewährleisten.

Bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen IT, Finanzwesen, Einkauf und Endbenutzern. So stellen Sie sicher, dass das SaaS-Management die Bedürfnisse und Erkenntnisse des gesamten Unternehmens berücksichtigt. Dieser funktionsübergreifende Ansatz gewährleistet die Anpassung an die allgemeinen Unternehmensziele.

Mehr Informationen und Kommunikation

Sorgen Sie dafür, dass alle im Unternehmen über das SaaS-Management gut Bescheid wissen. Klären Sie alle Interessengruppen über die Bedeutung der Compliance, die Folgen einer Schatten-IT und den Einfluss von SaaS auf den Gewinn des Unternehmens auf. Eine klare Kommunikation über Richtlinien und Verfahren fördert das Gefühl von Eigenkompetenz und Verantwortlichkeit.

Wie kann Freshservice Ihr SaaS-Lizenzmanagement verbessern?

Vereinfachen, sichern und skalieren Sie Ihr SaaS-Lizenzmanagement mit Freshservice. Nutzen Sie das Know-how und die Tools, die Ihnen Transparenz, Kontrolle und strategische Einblicke bieten, um Ihre SaaS-Nutzung zu verbessern. Durch die Integration mit der funktionsreichen ITSM-Plattform von Freshservice profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:

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