Der ultimative Leitfaden für Sales Force Automation

Was ist Sales Force Automation?

Von Sales Force Automation spricht man, wenn Vertriebsmitarbeiter Software-Tools einsetzen, um einen Teil des Vertriebsprozesses zu automatisieren. Durch die Automatisierung von Elementen des Vertriebsprozesses können Vertriebsmitarbeiter Zeit sparen, sodass sie sich auf höherwertigere Aufgaben konzentrieren können. Dies kann den Erfolg einer Vertriebsorganisation steigern, was mehr qualifizierte Leads und mehr Umsatz bedeutet. 

Eine breite Palette von Vertriebsaufgaben lassen sich automatisieren, darunter:

• Bestellverarbeitung,

• Bestandsüberwachung,

• Kontaktmanagement,

• Bestellverfolgung,

• Prognosen und Analysen.

Software zur Sales Force Automation gibt es schon länger. Allerdings hat sich die Technologie dahinter in den letzten Jahren sprunghaft verbessert.

Nehmen wir zum Beispiel die Qualifizierung und Bewertung von Leads. In der Vergangenheit basierte die Vertriebsautomatisierung auf festgelegten Regeln und berücksichtigte nur wenige Faktoren bei der Qualifizierung und Bewertung von Leads.

Heutzutage sind Sales Force Automation-Lösungen zur Optimierung der Lead-Qualifizierung hingegen mit ausgefeilteren Technologien (und sogar künstlicher Intelligenz) ausgestattet. Dadurch können Unternehmen die Lead-Qualifizierung zuverlässiger machen und ihre Lead-Nurturing-Maßnahmen effektiver gestalten.

Wie funktioniert Sales Force Automation?

Sales Force Automation-Software automatisiert bestimmte Aufgaben, die sonst von einem Vertriebsmitarbeiter erledigt werden müssten. Hier einige Beispiele für Aufgaben im Vertriebsprozess, die automatisiert werden können.

Sammeln von Informationen zu Leads

Von Details über den Kunden bis hin zu dessen Budget, Situation und Anforderungen: Die automatisierte Erfassung von Informationen, bevor Ihr Vertriebsteam eingeschaltet wird, kann eine Menge Zeit sparen.

Qualifizierung von Leads

Eine automatisierte Informationssammlung kann auch die Qualifizierung von Leads erleichtern und sicherstellen, dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter nur um Leads mit Konversionspotenzial kümmern. Und wenn sie den Prozess beginnen, sind sie dank der für sie gesamten Informationen bereits einen Schritt weiter.

Kategorisierung von Leads

Wenn Leads nach bestimmten Sektoren oder Anforderungen geordnet und gefiltert werden, kann sich von Anfang an die richtige Person oder Abteilung mit ihnen befassen. So müssen potenzielle Leads nicht von einem Mitarbeiter zum anderen weitergeleitet werden, sodass die Wahrscheinlichkeit einer Konversion steigt.

Warum Ihr Unternehmen Sales Force Automation benötigt

Durch Vertriebsautomatisierung können Sie mit weniger Aufwand mehr erreichen. Laut Statistiken gilt für Unternehmen, die Sales Force Automation einsetzen:

• Sie erzielen 30 % mehr Geschäftsabschlüsse.

• Sie beschleunigen ihren Vertriebszyklus um 18 %.

• Sie reduzieren den administrativen Zeitaufwand um 14 %. 

Durch Sales Force Automation entfallen alle sich wiederholenden, manuellen und somit zeitraubenden Aufgaben im Tagesgeschäft Ihres Vertriebsteams. So kann sich Ihr Team auf die Pflege der Leads und den Verkauf konzentrieren. Das Ergebnis: Ihr Unternehmen steigert die Wertschöpfung und Ihr Vertriebsteam kann sich interessanteren Aufgaben widmen. 

Mit Sales Force Automation-Software müssen Ihre Mitarbeiter nie wieder persönlich einen Termin vereinbaren oder die Daten von Leads aktualisieren. Stattdessen können sie ihre Zeit auf umsatzfördernde Aktivitäten verwenden, die zum Geschäftsergebnis des Unternehmens beitragen.

Vorteile von Sales Force Automation

Nachdem jetzt der wichtigste Vorteil von Sales Force Automation erläutert wurde (Zeitersparnis), kommen wir nun zu den anderen Vorzügen, die Sales Force Automation mit sich bringt.

• Verwalten von Leads

• Upselling

• Support

• Umsatzplanung

• Planung

• Berichte und Analysen

Verwalten und Qualifizieren von Leads

Durch Sales Force Automation können Lead-Informationen aus verschiedenen Quellen abgerufen, zusammengestellt und so organisiert werden, dass Vertriebsmitarbeiter mit der Kontaktaufnahme beginnen können. 

Mit Sales Force Automation-Software können Leads aus verschiedenen Kampagnen und Kontaktpunkten extrahiert werden. Außerdem kann die Software diese Leads bewerten und qualifizieren, sodass Vertriebsmitarbeiter die vielversprechendsten Leads priorisieren können. So muss Ihr Team weniger Zeit für lästige Verwaltungsaufgaben aufwenden und kann sich auf das Verkaufen konzentrieren.

Upselling and Cross-Selling

Nach einem erfolgreichen Geschäftsabschluss gehen manche Vertriebsmitarbeiter zum nächsten Kunden über, ohne potenzielle Möglichkeiten zum Cross-Selling oder Upselling zu bedenken. 

Sales Force Automation-Software kann automatisch die gesamte Bestellhistorie von Kunden verfolgen und aufzeichnen, sodass mögliche Upselling- und Cross-Selling-Chancen auf einen Blick sichtbar werden. 

Die Software kann auch so programmiert werden, dass der wahrscheinliche Zeitpunkt für den nächsten Kauf eines Kunden angezeigt wird und Sie daran erinnert werden, sich zu gegebener Zeit mit ihm in Verbindung zu setzen.

Auf diese Weise können Sie mit Ihren Bestandskunden eine noch größere Wertschöpfung erzielen. Die Steigerung des Customer Lifetime Value (CLV) ist eine hervorragende Möglichkeit, mit geringem Zeit- und Ressourcenaufwand Einnahmen zu generieren.

Optimierter Support

Zusätzlich zur Möglichkeit, über ein einziges Dashboard auf sämtliche Leads zuzugreifen, bietet Ihnen Sales Force Automation eine zentrale Datenbank, in der Sie Ihre Kundenkonten verfolgen können. So können Sie Ihren Kunden einen besseren und effektiveren Support bieten.

Was geschieht beispielsweise, wenn Ihr Kunde anruft, weil er Hilfe zu einem bestimmten Problem benötigt, und das Problem vorübergehend gelöst wird, der Kunde aber später wieder das gleiche Problem hat?

Ohne ein zentrales Nachverfolgungssystem muss Ihr Kunde sein Problem noch einmal genau schildern, was sowohl Ihnen als auch dem Unternehmen viel Zeit kostet. 

Mit Sales Force Automation-Software können Ihre Support-Mitarbeiter sofort Informationen zu jeder Interaktion und jedem Problem im Zusammenhang mit dem Konto dieses Kunden anzeigen. Sie können das Problem des Kunden sofort erkennen und ihm helfen, es schnell und effektiv zu lösen. So steigt einerseits die Kundenzufriedenheit und andererseits die Mitarbeiterproduktivität.

Umsatzplanung

Sales Force Automation-Software verfügt über Funktionen, mit denen Sie das Kundenverhalten und die Marktstimmung analysieren können. So werden strategische Entscheidungen erleichtert. Mithilfe dieser Software können Sie vergangene und aktuelle Umsatztrends besser verstehen und eine präzise Umsatzplanung vornehmen.

Eine genaue, zuverlässige Umsatzplanung ermöglicht die effektive Entwicklung von Marketingkampagnen und -strategien. Wenn Ihr Unternehmen über Warenbestände verfügt, können Sie anhand Ihrer Umsatzplanung den Zeitpunkt und die Menge für Nachbestellungen genauer bestimmen.

Erstellen von Berichten und Analysen

Nicht zuletzt ist Sales Force Automation-Software ein echter Segen für Teamleiter oder Geschäftsführer, die regelmäßig Analysen oder Berichte erstellen. Mit Sales Force Automation-Software lassen sich diese Analysen per Klick generieren. Sie können die Zahlen schneller zusammenstellen und haben mehr Zeit, sich mit den Herausforderungen und Chancen Ihres Teams zu befassen.

So wird Sales Force Automation durch CRM-Software erleichtert

Neben Tools zur Sales Force Automation nutzen viele Unternehmen auch CRM-Software, um ihre Vertriebsprozesse zu straffen und zu verbessern.

Was ist der Unterschied wischen CRM und Sales Force Automation (SFA)? SFA ist im Grunde genommen ein Bestandteil von CRM. CRM bezieht sich auf Software, die einem Unternehmen zu einer effektiveren Kundenbetreuung und besseren Kundeninteraktionen verhilft, während mit SFA konkrete Software gemeint ist, die B2B-Verkaufsteams unterstützt. 

CRM- und SFA-Software können zwar ähnliche Funktionen aufweisen, aber SFA-Software zielt speziell auf vertriebsbezogene Aktivitäten ab wie z. B:

• Lead-Generierung

• Lead-Scoring

• Verfolgung von Geschäftschancen

Heißt das, dass Vertriebsteams SFA-Software einer CRM-Software in jedem Fall vorziehen sollten? Nicht unbedingt. Es gibt auch sehr umfangreiche CRM-Tools. 

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine CRM-Software einsetzt, die alle vertriebsrelevanten Funktionen enthält, die Sie benötigen, dann gibt es keinen Grund, für eine zusätzliche SFA-Software Geld auszugeben.

Die besten CRM- und Sales Force Automation-Integrationen

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine CRM- oder SFA-Software entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass die von Ihnen gewählte Plattform die erforderlichen Integrationen bietet. Diese ermöglichen nämlich eine Optimierung der Arbeitsabläufe und steigern die Benutzerfreundlichkeit und Zugriffsmöglichkeiten für Ihr Team.

Freshsales beispielsweise bietet eine Reihe von Integrationen. Dazu zählen:

• Mailchimp

• Quickbooks

• Freshchat 

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Integrationen zur Förderung Ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten nutzen können.

Freshsales x MailChimp

Die Aufrechterhaltung der Kohärenz von Datenbanken oder Listen in Ihrer CRM-Software und Ihrer Marketingplattform ist wichtig. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Personen, die an Ihrer Drip-Kampagne teilnehmen sollen, auch in Ihrer Drip-Kampagne enthalten sind und niemand durch das Raster fällt.

Mit unserer MailChimp-Integration wird das Synchronisieren von Leads und Kontakten von einer Plattform zur anderen zum Kinderspiel.

Sie können das System auch so einrichten, dass neue MailChimp-Kontakte automatisch an Freshsales CRM übertragen werden und umgekehrt. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit auf lästige Import- und Exportvorgänge verwenden und sich auf die Entwicklung hoch relevanter E-Mail-Kampagnen konzentrieren können, die Ihre Kunden überzeugen.

Freshsales x QuickBooks

Im Idealfall würden alle Ihre Leads und Kunden pünktlich bezahlen, ohne dass Sie bei ihnen nachhaken müssten. In Wirklichkeit stehen bei Kleinunternehmen in Amerika aber ständig unbezahlte Rechnungen in Höhe von 825 Milliarden Dollar aus. Und schwindelerregende 81 % dieser Rechnungen sind mehr als 30 Tage überfällig.

Normalerweise sind Vertriebsmitarbeiter dafür verantwortlich, dass ein Lead oder ein Kunde bezahlt hat. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch ständig unbezahlten Rechnungen nachgehen müssen, leidet ihre Produktivität. Zum Glück hilft Ihnen unsere QuickBooks-Integration, auf einfache Weise den Überblick über Ihre Zahlungen und Rechnungen zu behalten. Mit dieser Integration können Sie alle Kundenrechnungen zu einem bestimmten Lead auf einen Blick sehen, eine Zusammenfassung der bezahlten und unbezahlten Gesamtbeträge für jeden Lead erhalten und benachrichtigt werden, wenn Ihr Lead eine Zahlung leistet – und das alles, ohne das Freshsales-Dashboard zu verlassen.

Freshsales x Freshchat

Wenn Sie noch keine Live-Chat-Funktion auf Ihrer Website haben, entgeht Ihnen eine Menge. Laut Studien kaufen bis zu 77 % der Kunden auf einer Website nichts, wenn keine Live-Chat-Option verfügbar ist. Unternehmen, die Live-Chat anbieten, erzielen im Durchschnitt 48 % mehr Umsatz pro Chat-Stunde und eine um 40 % höhere Gesamtumsatzrate.

Um von Live-Chat zu profitieren, nutzen Sie einfach unser integriertes Chat-Tool, über das Leads mit Vertriebsmitarbeitern in Kontakt treten können. Dank dieser modernen Messaging-Software können Ihre Vertriebsmitarbeiter direkt in Freshsales mit Leads chatten. Dabei können Chats anhand der praktischen Funktion für Zuweisungsregeln automatisch einzelnen Vertriebsmitarbeitern oder Gruppen zugewiesen werden. Grundlage dafür sind vorher festgelegte Bedingungen.

Freshsales für Sales Force Automation

Freshsales CRM ist die Software der Wahl für Unternehmen, die in Sales Force Automation einsteigen möchten. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum das so ist

Ihre Leads verstehen

Wie Ihnen jeder Vertriebsmitarbeiter bestätigen wird, sollte man seine Leads in- und auswendig kennen. Anhand der Website- und In-App-Tracking-Funktionen von Freshsales CRM können Sie mehr über Ihre Leads erfahren, etwa auf welchen Landing Pages sie mehr Zeit verbringen und wie sie mit diesen Seiten interagieren.  Das System zeigt die Interaktionen Ihres Leads mit dem Unternehmen in chronologischer Reihenfolge an, sodass Sie sofort den gesamten Kontext erkennen. Freshsales verfügt außerdem über eine fortschrittliche Lead-Scoring-Funktion, die Leads automatisch anhand von Merkmalen und Verhalten qualifiziert.

Den Nachverfolgungsvorgang erfolgreich gestalten

Mithilfe von Automatisierung wird die Nachverfolgung zum Kinderspiel. Freshsales CRM verfügt über eine benutzerfreundliche Vertriebs-Pipeline, mit der Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle in der Pipeline sich die jeweiligen Leads befinden.

Außerdem lassen sich Abschlüsse leicht sortieren und filtern. Sie haben eine E-Mail von einem Lead erhalten, aber vergessen zu antworten? Verwenden Sie einfach die Funktion „Awaiting Response“ (Antwort ausstehend), um eine vollständige Auflistung der E-Mails anzuzeigen, die noch nicht von Ihnen beantwortet wurden.

Freshsales CRM bietet Ihrem Team einen gemeinsamen Posteingang, sodass Vertriebsmitarbeiter für kurzfristig nicht verfügbare Teammitglieder einspringen können. Sie können folgende Aktionen ausführen:

• Unbeantwortete E-Mails von Kollegen beantworten

• Sofortigen Kontext zu Unterhaltungen anzeigen

• Unterhaltungen sofort nachverfolgen.

Dadurch werden unnötige Verzögerungen reduziert und Ihr Vertriebszyklus wird verkürzt.

Workflows vereinfachen

Sämtliche Tätigkeiten, die ausgelagert werden können, sollten auch ausgelagert werden. So bleibt Ihr Team überschaubar und hochproduktiv.

Mit Freshsales CRM können Sie Workflow-Automatisierungen erstellen, die reibungslos funktionieren. So haben Ihre Mitarbeiter wieder Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten.

Grundsätzlich können Sie Ihr System so einrichten, dass Felder über Ereignisse automatisch aktualisiert werden. Sie können auch festlegen, dass Leads eine Willkommens-E-Mail erhalten, nachdem sie in Ihrem CRM neu angelegt wurden.

Mithilfe von Workflow-Vorlagen können Sie vordefinierte Arbeitsabläufe einrichten und die gängigsten Geschäftsaktivitäten automatisieren.

Anhand von verschachtelten Bedingungen können Workflows mit fortschrittlicher Logik erstellt werden, die UND/OR zwischen Blöcken und innerhalb eines einzelnen Blocks kombiniert.

Implementierungsstrategien für Sales Force Automation

Die Implementierung von Sales Force Automation mag zeitaufwendig sein, aber die Investition zahlt sich aus. 

Analysieren Sie zunächst, wie Ihr Team seine Arbeitszeit verbringt. Schlüsseln Sie den Zeitaufwand in Aufgaben auf und überlegen Sie dann, für welche Aufgaben Folgendes gilt:

• Wiederholen sich

• Sind wenig anspruchsvoll

• Lassen sich leicht automatisieren

Anschließend implementieren wir die Sales Force Automation mit Freshsales. Unsere Software ist intuitiv und benutzerfreundlich, sodass Automatisierungsprozesse ganz einfach eingerichtet werden können. 

Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Vertriebsteam umfassend in die Automatisierungssoftware eingewiesen wurde, damit es diese optimal nutzen kann.

Herausforderungen der Sales Force Automation überwinden

Die Einführung von Sales Force Automation geht häufig mit einigen Schwierigkeiten einher. Gängige Probleme sind etwa:

• Mangelndes Wissen über die Verwendung der Software

• Unrealistische Erwartungen

• Automatisierung der falschen Aufgaben 

• Erwartung sofortiger Ergebnisse

Wie bei jedem neuen Prozess dauert auch die Einführung von Sales Force Automation eine gewisse Zeit. Geduld und die Bereitschaft, sich auf neue Technologien einzulassen, sorgen dafür, dass Sie und Ihr Vertriebsteam den maximalen Nutzen aus Sales Force Automation ziehen können. Unser Support-Team kann Ihnen jederzeit bei Fragen helfen und Ihre Pipeline am Laufen halten.