Umsatzplanung: Der vollständige Leitfaden

Was versteht man unter Umsatzplanung?

Bei der Umsatzplanung werden Prognosen zu voraussichtlichen Verkaufs- und Umsatzzahlen erstellt, auf deren Grundlage wichtige Unternehmensentscheidungen getroffen werden. In diesem praktischen Artikel finden Sie alles Wissenswerte zum Thema Umsatzplanung, um fundiertere Unternehmensentscheidungen treffen zu können.

Warum ist die Umsatzplanung so wichtig für Ihr Unternehmen?

Unternehmens- und Vertriebsverantwortliche stehen täglich vor wichtigen Entscheidungen. Diese werden sowohl von makro- als auch von mikroökonomischen Faktoren beeinflusst, wie z. B. von Folgendem:

• Konjunkturlage

• Effizienz des Vertriebsteams

• Wettbewerb innerhalb der Branche

• technologische Entwicklungen

• soziale und kulturelle Hintergründe

Eine gute Umsatzplanung bietet gleich mehrere Vorteile, wie etwa:

• bessere Ressourcenallokation

• optimierte Planung

• fundierte Entscheidungsfindung

Entsprechende Software unterstützt hier maßgeblich und hilft den Vertriebsverantwortlichen, Entscheidungen zu treffen – sowohl im Großen als auch im Kleinen. Im Zuge einer soliden Umsatzplanung werden sämtliche variablen und willkürlichen Faktoren im Gesamtzusammenhang beurteilt, auf deren Grundlage Führungskräfte wichtige Geschäftsentscheidungen treffen, das Wachstum beschleunigen, die Kundenbindung erhöhen und den Cashflow verbessern können.

Wichtige Aspekte der Umsatzplanung

Realistische Vertriebsziele setzen

Ein guter Ausgangspunkt für die Planung voraussichtlicher Umsätze ist es, für sämtliche Beteiligten wöchentliche bzw. monatliche Zielmarken zu bestimmen. Bevor Sie sich jedoch an diesen Schritt machen, ist es wichtig, Ihre Verkaufsziele realistisch einzuschätzen. Denn nur erfüllbare Ziele ergeben genaue Prognosen. Die meisten Unternehmen verwenden hierfür eine CRM-Software und setzen Ziele basierend auf erzielten Ergebnissen.

Auf eine umfassende CRM-Lösung setzen

Nachdem Sie die Bedürfnisse und Pain Points der betreffenden Zielgruppen verstanden haben, kann es sich anbieten, mithilfe von Online-Präsentationen und Demos herauszustellen, wie Ihr Produkt zur Lösung eben jener Geschäftsprobleme beitragen kann. Durch Nutzung eines CRM-Systems wie Freshsales können Sie die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Umsatzplanung optimieren. So bleibt mehr Zeit, sich auf die eigentlichen Vertriebsaktivitäten zu konzentrieren, während Sie sich ganz nebenbei auf hochqualitative Daten stützen können.

Vertriebsprozesse definieren

Ein gut definierter Vertriebsprozess sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise bei der Identifizierung von Leads und ihrer Konversion. In diesem Zusammenhang können außerdem Kriterien für die Lead-Konversion festgelegt werden. Darüber hinaus kann ein einheitlicher Vertriebsprozess auch zu einer genaueren Umsatzplanung führen, da die Vertriebspipeline in diesem Fall leichter nachzuhalten ist.

Verantwortungsübernahme als Erfolgsfaktor

Blähen Vertriebsmitarbeitende Umsatzplanungen künstlich auf, könnte dies dem Unternehmen schaden. Stellen Sie sicher, dass Mechanismen zur Nachverfolgung existieren. Diese bewirken, dass Vertriebsmitarbeitende Daten und Abschlussinformationen mit der nötigen Sorgfalt im System festhalten. Damit sorgen Sie für verlässlichere Daten und entsprechend verlässlichere Umsatzplanungen.

Methoden der Umsatzplanung

Prognosen auf Basis historischer Daten

Effektivität: 2/5

Hierbei handelt es sich wohl um die älteste, oft von kleineren Unternehmen genutzte Umsatzplanungsmethode. Mit dieser Methode gelangen Sie zu einer Schätzung, indem Sie z. B. Daten zur Vorwoche oder zum Vorjahr auf eine bestimmte Woche hochrechnen. Wenn Sie zum Beispiel im September ein Geschäft im Wert von 10.000$ verzeichnet haben, würde Ihre Umsatzplanung im Oktober zwischen 10.000$ und 11.000$ liegen.

Prognosen zu Geschäftschancen

Effektivität: 3/5

Bei dieser Methode der Umsatzplanung werden Verhaltensmuster analysiert, die Aufschluss auf die Wahrscheinlichkeit bestimmter Geschäftschancen geben. CRM-Systeme, die das Verhalten von Interessierten bei Nutzung einer App oder Website tracken, spielen hier eine signifikante Rolle bei der Identifizierung von Leads, die nach Inanspruchnahme einer Demo potenziell zu zahlenden Kund:innen werden. Wenn Sie etwa feststellen, dass mehr Leads nach Anforderung einer Demo auf Ihrer Website später auch das entsprechende Produkt kaufen, können Sie Ihr weiteres Vorgehen entsprechend abstimmen. Mit einer leistungsstarken Software für die Planung Ihrer Umsätze kann auf Grundlage des Verhaltens Ihrer Zielgruppen festgestellt werden, welche Szenarien in Bezug auf Geschäftsabschlüsse eher eintreten könnten als andere. So können Sie Ihre weiteren Pläne diesbezüglich ausrichten.

Prognosen anhand von Pipelines 

Effektivität: 4/5

Sich die eigene Deal-Pipeline genauer anzusehen, ist die einfachste und genaueste Art der Umsatzplanung, da diese bereits auf den Daten Ihres CRM-Systems basiert. Bei dieser Methode wird der Wert aller aktuellen Geschäfte innerhalb der Vertriebspipeline für einen bestimmten Zeitraum addiert. Eine gute CRM-Software wie Freshsales bündelt und visualisiert sämtliche Geschäfte in Form einer Pipeline und ermöglicht so präzisere Umsatzplanungen. 

Der Unterschied zwischen einer Vertriebspipeline und der Umsatzplanung

Zwischen einer Vertriebspipeline und der Umsatzplanung besteht nur ein minimaler Unterschied, dessen sich viele nicht bewusst sein dürften. Vertriebspipelines geben einen Überblick über alle schwebenden Geschäfte. Das umfasst auch potenzielle Geschäfte, die noch nicht abgeschlossen wurden.

Bei der Umsatzplanung werden Geschäftschancen prognostiziert, die wahrscheinlich in einem bestimmten Zeitraum realisiert werden. Dabei geht es um einen Schätzwert der abgeschlossenen und als sicher geltenden Geschäfte, anhand dessen sich die künftige Leistungsfähigkeit ermitteln lässt.

Faktoren, die die Umsatzplanung beeinflussen

Umsatzplanungen sind immer nur so verlässlich, wie die Daten, auf deren Grundlage sie erstellt wurden. Die folgenden Bereiche können dabei die Umsatzplanung beeinflussen:

• Unternehmenspolitik

• Umschlagshäufigkeit

• Marketingstrategien

• Qualität

• Kosten der verkauften Erzeugnisse

• Zinssätze

• saisonale Schwankungen und Trends

Hierbei handelt es sich nur um einige der möglichen Faktoren, die die Genauigkeit der Umsatzplanung beeinflussen können. Abweichungen mit Blick auf die genannten Faktoren können weiteren Einfluss auf die Umsatzplanung haben und müssen daher berücksichtigt werden. Auch kann hier der Zinseszinseffekt eine Rolle spielen, was die manuelle Berücksichtigung erschwert.

Interne Faktoren

Größe des Vertriebsteams

Verändern sich die Parameter Ihres Verkaufsteams, ändern sich auch automatisch Ihre Verkaufszahlen. Wenn Sie etwa zusätzliche Vertriebsmitarbeitende einstellen, wirkt sich dies positiv auf Ihre Umsatzprognose aus. Je höher Ihre Absatzzahlen, desto einfacher gestaltet sich auch die Umsatzplanung, da Ihnen in diesem Fall mehr Daten zur Verfügung stehen. 

Unternehmensentscheidungen 

Unternehmenspolitische Entscheidungen wie Rabatte, die Preisgestaltung, Produktänderungen, Neuausrichtungen des Geschäftsmodells und Provisionen können sich allesamt auf Ihre Umsatzplanung auswirken. Berücksichtigen Sie daher unbedingt, wie sich entsprechende Unternehmensentscheidungen auf die Planung Ihrer Umsätze auswirken könnten.

Neue Vertriebsgebiete

Es dauert in der Regel etwas, bis Vertriebsprozesse auch in neuen Gebieten reibungslos ablaufen. Oft fallen die Verkaufszahlen in angestammten Vertriebsgebieten zunächst besser als in neuen aus, in denen sich die Vertriebsmitarbeitenden erst einmal neu orientieren müssen. Dies bedeutet, dass die Datenlage hier vorübergehend verzerrt sein könnte und Sie nicht sofort die gleiche Leistung erwarten können.

Externe Faktoren Wettbewerb 

Verändern sich die Parameter Ihres Verkaufsteams, ändern sich auch automatisch Ihre Verkaufszahlen. Wenn Sie etwa zusätzliche Vertriebsmitarbeitende einstellen, wirkt sich dies erheblich positiv auf Ihre Umsatzprognose aus. Wer die anderen Wettbewerber kennt, kann Marktveränderungen oft besser vorhersehen und entsprechend planen.

Konjunkturelle Faktoren 

Wenn die Wirtschaft einen Aufschwung erlebt, werden in allen Branchen schwarze Zahlen geschrieben. Eine Rezession dagegen führt zu Kundenabwanderungen. Auch Trends und saisonale Schwankungen können die Verkäufe vorübergehend ansteigen lassen, sind aber möglicherweise nicht von Dauer. Entsprechend bedingte Abweichungen sollten daher immer berücksichtigt werden.

Produktentwicklungen 

Wenn Sie Ihr Produkt auf die Bedürfnisse Ihrer Kundschaft abstimmen, führt dies im Normalfall zu steigenden Umsatzzahlen. Stagniert die Produktentwicklung dagegen, stagniert meist auch die Umsatzlage.

Die Rolle der Datengenauigkeit bei der Umsatzplanung

Umsatzplanungen erfolgen datengestützt. Dabei sind exakte Dateneingaben erforderlich, sodass aussagekräftige Ergebnisse ermittelt werden können. Falsche oder ungenaue Eingangswerte können hier zu massiven Ergebnisverzerrungen führen. Diese können zu Umsatzerwartungen führen, die nicht der Realität entsprechen. Fließen diese richtungsweisend in die strategische Ausrichtung eines Unternehmens ein, so kann dies nachteilige Auswirkungen haben.

Werden etwa konjunkturelle Schwankungen nicht berücksichtigt oder ungenaue Verkaufsdaten verwendet, kann dies dazu führen, dass Umsatzprognosen zu hoch angesetzt werden.

Die Wahl der richtigen KPIs

Wer wichtige Kennzahlen sowie Gewinne effektiv prognostizieren will, kann dies z. B. durch die exakte Ermittlung und Nachverfolgung realistischer KPIs, wie Konversionsrate, Kundengewinnungskosten (Customer Acquisition Cost, CAC) und den monatlich wiederkehrenden Umsatz (Monthly Recurring Revenue, MRR) tun. Werden diese Zahlen jedoch durch ungenaue Daten oder Schlupflöcher in der Unternehmenspolitik aufgebläht, könnte sich dies negativ auf künftige Prognosen auswirken.

Verlässlicher ist es, KPIs wie die Lead-to-Customer-Konversionsrate, den durchschnittlichen Kundenwert (Average Revenue Per User, ARPU) und das Umsatzwachstum zu nutzen und die Eingangswerte innerhalb einer kontrollierten Umgebung zu bestimmen, die realen Sachverhalten entspricht.

Kontinuierliches Monitoring und Korrekturen

In unserer dynamischen Unternehmenslandschaft, in der vielfältige und unvorhersehbare Faktoren wie Konjunkturschwankungen und unbeständige Kundenpräferenzen eine Rolle spielen, sind kontinuierliches Monitoring und Prognosekorrekturen unumgänglich. Angesichts einer sich stetig verändernden Marktdynamik dienen Echtzeitdaten hier als essenzielle Richtschnur. Anhand dieser sollten der Grad der Veränderung im jeweiligen Markt stets im Auge behalten und die Bedingungen, die die Umsatzentwicklung beeinflussen könnten, eingehend analysiert werden. Die Verwaltung solcher Datenmengen kann überwältigend erscheinen. Für eine realistische und exakte Umsatzplanung ist sie jedoch ausschlaggebend.

Prognosen als Kooperationsprojekt: Beteiligen Sie Ihre Vertriebsteams

Innovative Tools und historische Daten können einen ersten Hinweis auf künftige Verkaufstrends geben. Aber ohne realitätsadäquate Sachverhalte und echte Erfahrungswerte könnten diese ebenso zu relativ abstrakten Zahlen und unbestätigten Theorien führen.

Ein Lösungsansatz: Binden Sie Ihr Vertriebsteam aktiv in den Prognoseprozess ein. Denn Ihre Vertriebsmitarbeitenden wissen aus allererster Hand, wie die Stimmung der Kundschaft ist, wie es mit der Wirtschaftslage aussieht und wie schnell sich die Produkte momentan verkaufen. 

Diese wertvolle Ressource sollten Sie keinesfalls ungenutzt lassen. So könnte es sich anbieten, die Erkenntnisse Ihres Teams bei der Prognoseerstellung einfließen zu lassen, oder die Mitarbeitenden darum zu bitten, bereits erstellte Prognosen durchzusehen. Ausgehend von den eigenen Erfahrungswerten aus ihrer täglichen Arbeit können diese daraufhin eine ehrliche Meinung dazu abgeben, ob die Umsatzschätzungen realistisch erscheinen.

Bereit für Teamarbeit? Eines ist bei all dem besonders wichtig: Transparenz. Ermutigen Sie die Mitarbeitenden Ihres Vertriebs zu einem offenen und ehrlichen Austausch. Denn klar: Wenn diese sich nicht trauen, ihre Meinung offen auszusprechen und ihre Erfahrungen zu teilen, rücken aussagekräftige Ergebnisse in weite Ferne.

KI und maschinelles Lernen für die Umsatzplanung nutzen

Wenn Sie sich schon einmal durch zig Tabellenkalkulationen gewühlt haben oder bereits mit komplexen Datenberechnungen zu tun hatten, wissen Sie, dass die klassische Umsatzplanung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Daten akkurat zu erfassen und entsprechend zu übernehmen, ist oft alles andere als simpel. Auch kommen dabei meist nicht wenige Arbeitsstunden zusammen.

Die gute Nachricht: Inzwischen wird Ihnen dank der Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens ein Teil dieses Arbeitsaufwands abgenommen. So können durch Tools wie Salesforce Einstein arbeitsintensive manuelle Prozesse automatisiert werden. Hierdurch haben Mitarbeitende wieder verstärkt Kapazitäten für relevantere Aufgaben. Weniger manuelle Dateneingaben bedeuten dabei auch ein geringeres Risiko menschlicher Fehler.

Gleichzeitig bieten die Möglichkeiten der KI und des maschinellen Lernens auch Vorteile in puncto Datenpräsentation. So werden Ihnen nicht nur die Berechnung komplexer Zahlen und die Analyse von Trends abgenommen, sondern im Anschluss auch maßgeschneiderte Berichte und Empfehlungen bereitgestellt.

Dank der KI profitieren Sie schließlich auch von der Möglichkeit, Ihren Betrachtungsrahmen weiter zu stecken und Daten aus einer Vielzahl zusätzlicher Quellen einzubeziehen. Beispiele hierfür sind Webanalysen, CRM-Systeme und Unternehmenssoftware für die Ressourcenplanung. So eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten mit Blick auf Echtzeitprognosen und -Updates.

Umsatzplanungen mit CRM-Systemen

Die Nutzung eines CRM-Systems zur Umsatzplanung kann Ihre Urteilsfähigkeit erheblich verbessern.  

Mit einem CRM-System wie Freshsales können Sie Ihr Umsatzwachstum über mehrere Zeiträume hinweg verfolgen, den Wert von Geschäften innerhalb jeder der Phasen ermitteln, grafisch aufbereitete Berichte generieren und die Leistung Ihres Vertriebsteams überwachen – ohne komplexe Konfigurationen und mit nur einem einzigen intuitiven System.

Freshsales nutzt hierfür analysierte Verkaufsdaten zu in der Vergangenheit abgeschlossenen Geschäften. Darüber hinaus ist es möglich, Gewinn- bzw. Verlustdaten pro Geschäft in jeder Phase der Vertriebspipeline anzugeben. Je mehr Daten systemseitig gesammelt werden, desto effektiver können die Zeitpunkte möglicher Abschlüsse abgeschätzt werden. Auch können Sie hiermit Daten in Form von Berichten aufbereiten, die sich optimal für Leistungsüberprüfungen eignen.

Das CRM-System von Freshsales unterstützt mit leistungsstarken Funktionen für vorausschauende Umsatzplanungen all diejenigen, die fundierte Geschäftsentscheidungen treffen möchten.