Der ultimative Leitfaden für den Aufbau eines effizienten Vertriebsprozesses

Was ist der Vertriebsprozess?

Einfach ausgedrückt, lässt sich ein Vertriebsprozess als eine Reihe von Schritten definieren, die Vertriebsmitarbeiter im Laufe eines Vertriebszyklus ausführen, um Interessenten in Kund:innen zu verwandeln. Dieser bewährte Prozess bietet Vertriebsteams eine Struktur, entlang derer ein Geschäft durch die Vertriebspipeline zum Abschluss geführt wird.

Warum Ihr Vertriebsteam einen Vertriebsprozess braucht

Sie führen ein Vertriebsteam ohne Vertriebsprozess? Dann haben Sie folgendes Bild: Ihr Team arbeitet täglich mit unterschiedlichen Kund:innen an unterschiedlichen Transaktionen, doch die einzigen Metriken, die Ihnen zur Verfügung stehen, sind die Anzahl der Abschlüsse und deren Wert. Es gibt keine Transparenz, was die Vertriebsaktivitäten angeht, und wenn die vom Team generierten Umsätze schwanken, lässt sich keine Ursache ermitteln.

Klingt vertraut? Dann braucht Ihr Team einen Vertriebsprozess! Hier sind fünf weitere gute Gründe, die für einen strukturierten Vertriebsprozess sprechen:

Potenzielle Kund:innen besser verstehen

Ein strukturierter Vertriebsprozess definiert die idealtypische Käufer-„Persona“ (BP) und ein ideales Kundenprofil (ICP) potenzieller Käufer:innen. Damit ist für Vertriebsmitarbeiter schneller zu erkennen, mit wem sie bevorzugt sprechen sollten, und sie verlieren keine Zeit dadurch, dass sie sich mit allen verfügbaren Leads befassen müssen.

Mehr qualifizierte Leads erhalten

Indem sie Leads mit geringerer Kaufwahrscheinlichkeit aussortieren können, entsteht für die Vertriebsmitarbeiter mehr Freiraum, mit den richtigen Leads zur interagieren und sie zu qualifizieren. Der Fokus auf die voraussichtlich Kaufwilligen verkürzt nicht nur den Vertriebszyklus, sondern rechtfertigt auch den Einsatz Ihres Vertriebsteams.Mit KI-gestütztem Lead-Scoring ausgestattete CRM-Software kann durch ein auf der Art und dem Umfang der Interaktion mit dem Produkt und den Vertriebsmitarbeitern basierendes Lead-Ranking zusätzliche Hilfe leisten.

Immer schön auf Kurs bleiben

Potenzielle Käufer:innen müssen durchschnittlich siebenmal von Ihnen hören, bevor sie sich zum Kauf entscheiden. In der Wirklichkeit haben allerdings nur sehr wenige Vertriebsmitarbeiter einen Plan zur Nachverfolgung. Sie melden sich häufig nur ein- oder zweimal, und wenn sie keine Antwort erhalten, wenden sie sich dem nächsten Lead zu. So gehen viele Chancen verloren. Ein Vertriebsprozess mit einer erfolgreichen Kadenzstrategie erinnert Ihre Vertriebsmitarbeiter an den Zeitpunkt und die Art des „Nachhakens“. Damit bleibt der Kaufwunsch des Leads erhalten.

Die richtigen Talente einsetzen

Folgt Ihr Vertriebsteam einem Standard-Vertriebsprozess, erhalten Sie in jeder Phase des Vertriebszyklus Einblicke in die Performance. Dadurch wissen Sie zum Beispiel, wie viele E-Mails Vertriebsmitarbeiter gesendet haben, und verwenden die entsprechenden Kennzahlen (Öffnungsrate, Klickrate, Bounce-Rate). Sie können auch einsehen, wie viele Anrufe getätigt wurden, wie viele Anrufe zu Abschlüssen geführt haben und vieles mehr. Sie erfahren damit nicht nur, wer die besten E-Mails versendet und die besten Telefongespräche führt, sondern auch, wer in diesen Bereichen Hilfe benötigt.

Mit einer CRM-Software, die den Einsatz von E-Mail-Vorlagen ermöglicht, können Sie die erfolgreichsten E-Mails weiterverwenden und sie denjenigen zur Verfügung stellen, die Unterstützung bei ihrer Kontaktaufnahme benötigen.

Engpässe verstehen und Geschäfte nahtlos fortführen

Vertriebsmitarbeiter tragen die Verantwortung, den Vertriebsprozess einzuhalten und Kund:innen durch die Kaufschritte zu führen. Ein Vertriebsprozess vermittelt Ihnen auch Einblicke in Geschäfte, die nicht zustande gekommen sind. Sie wissen also nicht nur, was nicht funktioniert hat, sondern auch wie, und wann Probleme aufgetreten sind. Damit werden Engpässe nachvollziehbar und Behebungsansätze können erarbeitet werden.

Korrekte Zahlen prognostizieren

Mit einem klaren Bild der Position der einzelnen Vertriebsmitarbeiter im Vertriebsprozess können Sie Ihre Umsätze genauer vorhersagen. In einem gut funktionierenden Vertriebsprozess kann Ihr Team den Sales Funnel gut gefüllt halten und letztendlich Ihre Umsätze deutlich steigern.

Sieben Schritte im Vertriebsprozess

1. Kundengewinnung

Der erste der sieben Schritte des Vertriebsprozesses befasst sich mit der Suche nach neuen Kund:innen – der Kundengewinnung. Zum Finden potenzieller Kund:innen für Ihr Produkt und zur Unterstützung Ihres Vertriebsteam dabei, diese zu identifizieren, erstellen Sie Dokumente, die die „Persona“ – die idealtypische Käuferpersönlichkeit (BP) – und das ideale Kundenprofil (ICP) beschreiben. Informationen dazu finden Sie am besten in den historischen Verkaufsdaten Ihres Unternehmens. Diese Profile lassen sich viel einfacher erzeugen, wenn Sie verstehen, wer – und aus welchem Grund – bei Ihnen gekauft hat.

• Sehen Sie sich zum Erkennen von Mustern bei Kunden und Unternehmen erfolgreiche Abschlüsse und gelungene Kundenakquisen an.

• Erfassen Sie die Rollen der Käufer:innen in Verbindung mit ihren Herausforderungen und ihren Zielen.

• Stellen Sie heraus, wie Pain Points genutzt wurden, um Kund:innen davon zu überzeugen, dass sie Ihr Produkt unbedingt benötigen.

• Erstellen Sie ein gut verständliches Dokument mit Ihren Erkenntnissen, das Sie Ihren Vertriebsteams zur Verfügung stellen.

Benennen Sie dann einen internen Unternehmensexperten für die BP- und ICP-Dokumente – das muss nicht zwangsläufig die Person sein, die die Entscheidungen trifft. Entwickeln Sie dann eine Kontaktstrategie bzw. eine Vertriebskadenz, in der Sie verschiedene Methoden der Kundengewinnung einsetzen. Hier haben wir einige Akquisetechniken für Sie zusammengestellt:

• Kaltakquise-E-Mails mit E-Mail-Folgesequenz

• Kaltakquise per Telefon

• Soziale Medien und Social Selling mithilfe von Tools wie dem LinkedIn Sales Navigator

• Events und Webinare Ihres Unternehmens oder anderer Branchenvertreter

Haben Sie die Aufmerksamkeit potenzieller Kund:innen gewonnen, halten Sie die Konversation aufrecht und bauen Sie eine Beziehung auf. Vereinbaren Sie dann ein Telefonat, damit Sie besser verstehen können, wie Sie zur Erfüllung des Kundenbedarfs beitragen können.

Relevanter Artikel: Der vollständige Leitfaden für die Kundengewinnung

 Ihr Einstieg in den Prozess der Kundengewinnung und die unterschiedlichen Methoden.

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2. Qualifizieren und Bedürfnisse verstehen

Ist die Beziehung zum Lead vertrauter geworden, ist es Zeit für einen Anruf. Ein Mitglied des Vertriebsteams vereinbart dazu einen Erkundungsanruf, damit Sie besser nachvollziehen können, ob das Produkt bei der Bewältigung des Kundenproblems helfen kann. 

Für die Qualifizierung von Leads gibt es unterschiedliche Methoden. Am häufigsten wird die „BANT“-Methode verwendet. Das englische Akronym steht für Budget, Autorität, Bedarf (Need) und Zeitrahmen (Timeline). Um herauszufinden, ob potenzielle Kund:innen zum Kauf bereit sind, stellen Vertriebsmitarbeiter Fragen wie:

• Ist Ihr Budget für dieses Projekt ausreichend? Falls nicht, wann erwarten Sie, über ein ausreichendes Budget zu verfügen?

• Wie verlaufen die Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse in Ihrer Organisation?

• Wie gehen Sie zurzeit mit dem geschilderten Problem um? Welche Veränderung erwarten Sie, wenn Sie mit uns arbeiten?

• Wie sieht Ihre Zeitplanung aus? Bis wann muss diese Lösung umgesetzt werden?

Es gibt auch andere Qualifizierungsmethodiken, die Sie nutzen können, zum Beispiel CHAMP – Challenges, Autorität, Geld (Money), Priorisierung – oder MEDDIC – Metrics (Kennzahlen), Economic Buyer (Entscheidungsträger), Decision Criteria (Entscheidungskriterien), Decision Process (Entscheidungsprozess), Identify Pain (Identifizierung von Pain Points) und Champion (Fürsprecher).

Interessierte, die die genannten Kriterien erfüllen, können als gute Leads betrachtet werden. Werden die Kriterien nicht erfüllt, sollten Sie die Interaktion überdenken, da diese Leads aktuell wenig erfolgversprechend sind und Ihre Vertriebspipeline „verstopfen“. In diesem Fall wäre es sinnvoll, sich auf andere Leads höherer Qualität zu konzentrieren.  

3. Produktpräsentation

Nach erfolgter Qualifizierung vereinbart ein Vertriebsmitarbeiter oder Accountmanager ein Telefonat mit dem potenziellen Kunden zur Vorstellung des Produkts. In diesem Gespräch werden die für den jeweiligen Anwendungsfall relevanten Funktionen erläutert. Der Schwerpunkt liegt auf der Frage, wie das Produkt Kund:innen bei der Lösung ihrer Probleme helfen kann. 

Selbstverständlich sollte eine solche Präsentation im Vorfeld geplant werden. Holen Sie dazu Informationen über die potenziellen Kund:innen ein, stellen Sie branchenspezifische Anwendungsfälle zusammen und personalisieren Sie die Präsentation. In dieser Phase ist eine gute Beziehung entscheidend – besonders wichtig ist auch, freundlich und zugänglich zu agieren. Hören Sie sich die Herausforderungen an, denen sich Ihr potenzieller Kunde ausgesetzt sieht, zeigen Sie Empathie und reagieren Sie auf geäußerte Bedenken.

Eine auf den spezifischen Bedarf potenzieller Kund:innen zugeschnittene Präsentation kann die Vorteile für die konkrete Kundensituation wirksam hervorheben. Solche individualisierten Präsentationen nutzen über die potenziellen Kund:innen gesammelte Informationen zur Positionierung Ihres Produkts als besonders sinnvolle Lösung. Interessenten wollen wissen, wie sie in ihrer konkreten Situation von Ihren Produkten und Lösungen profitieren können. Wenn Sie Ihr Produkt „in Aktion“ in einer für die potenziellen Kund:innen persönlichen Weise präsentieren, erreichen Sie vermutlich mehr Abschlüsse und können Ihren Vertriebsprozess beschleunigen.

Selbstverständlich sollten Sie die Vorteile Ihres Produkts hervorheben – aber drängen Sie es nicht auf. Geben Sie Ihren Gesprächspartner:innen Zeit und Raum für eine Entscheidung. Das bringt uns zur nächsten Phase:

4. Evaluierung

Mit einer Produktevaluierung können potenzielle Kund:innen mit dem Produkt experimentieren, indem sie für einen begrenzten Zeitraum eine kostenlose Testversion nutzen. In diesem Rahmen können auch die Premium-Funktionen bereitgestellt werden, damit das Produkt in seiner Gesamtheit bewertet werden kann. 

Während der Testphase sollte ein Vertriebsmitarbeiter oder der Accountmanager mit den potenziellen Kund:innen in Kontakt bleiben, damit Sie eine hohe Kaufabsicht sicherstellen können.

5. Umgang mit Einwänden/Verhandlungen

Der Umgang mit Einwänden ist ein fester Bestandteil des Vertriebszyklus. Der Kauf eines Produkts erfolgt selten ohne Einwände, Käufer:innen müssen überzeugt werden. Je nach geplanter Nutzung des Produktes können Einwände von Datenschutzfragen bis hin zur Preisgestaltung reichen. 

In dieser Phase können Ihnen unterschiedliche Einwände begegnen, die meisten gehören jedoch zu einer dieser vier Kategorien:

1. Bedarf: Potenzielle Kund:innen sind sich nicht sicher, ob sie das Produkt benötigen. Zum Entkräften dieses Einwands müssen Sie demonstrieren, wie das Produkt einen wichtigen Pain Point ihrer Situation beheben kann.

2. Dringlichkeit: Möglicherweise wissen die Kund:innen bereits, dass sie das Produkt haben möchten, allerdings nicht jetzt. Dies können Sie durch zeitlich begrenzte Aktionen oder Rabatte lösen – die damit erzeugte Dringlichkeit kann Kund:innen zum Abschluss motivieren.

3. Vertrauen: Die potenziellen Kund:innen sind möglicherweise vom Produkt überzeugt, fühlen sich jedoch unsicher in Bezug auf Ihr Unternehmen oder Ihre Marke. Schaffen Sie Vertrauen durch den Aufbau einer dauerhaften Verbindung und einer starken Marke, mit der Menschen sich identifizieren. 

4. Geld: Dieser Einwand ist vermutlich am schwierigsten zu überwinden. Hier müssen Sie den Wert Ihres Produktes belegen oder Ihre Strategie für den oberen Bereich des Sales Funnel verbessern, damit Sie keine Zeit an Leads verlieren, die nicht in Ihr Preissegment passen. 

Zwar können Einwände eine Herausforderung darstellen, sie können aber auch das Interesse Ihrer potenziellen Kund:innen am Produkt signalisieren. Gelingt es Ihnen, Einwände erfolgreich zu verhandeln, sind Kund:innen in der Regel vom Wert des Produkts überzeugt und bereit zu investieren.

 6. Geschäftsabschluss

Kurz vor dem Ziel: In diese Phase fallen Aktivitäten wie die Vertragsunterzeichnung und Verhandlungen über Service Level Agreements (SLA), Implementierung, Kundenerfolg, Support und Preisgestaltung. Beide Parteien besprechen die Bedingungen der Partnerschaft, in manchen Fällen werden die Rechtsabteilungen beider Seiten mit einbezogen. 

Es gibt diverse wirksame Abschlussmethoden, die Vertriebsmitarbeiter zum Überqueren der Ziellinie anwenden.

• Jetzt oder nie: Machen Sie ein Angebot, das einen besonderen Vorteil enthält und unterstreichen Sie die Dringlichkeit.

• Zusammenfassungen: Erläutern Sie das Produkt oder die Dienstleistung erneut, vor deren Kauf Ihre potenziellen Kund:innen stehen. Erklären Sie die Schlüsselfunktionen oder -vorteile und beenden Sie Ihre Erläuterung mit einer Frage, die auf eine abschließende Antwort abzielt. 

• Abschlussfragen: Solche Fragen können helfen, Einwände zu überwinden, und bringen Ihre potenziellen Kund:innen dazu, erläutern zu müssen, warum sie das Geschäft nicht abschließen wollen. Diese Strategie hilft Ihren Interessenten auch, selbst zu einer Entscheidung zu kommen. 

• Annahme der Ernsthaftigkeit: Von Anfang an von den ernsten Absichten der potenziellen Käufer:innen auszugehen, hat eine enorme psychologische Wirkung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihnen zustimmen und das Geschäft abschließen. 

• Weicher Abschluss: Diese Strategie bewährt sich bei Interessenten, die aus Ihrer Sicht vermutlich ungünstig auf „härtere“ Verkaufstechniken reagieren. In einem solchen weichen Abschluss erläutern Sie die Vorteile Ihres Produktes, ohne die potenziellen Käufer:innen abzuschrecken. 

• Alternativen: Sind Ihre potenziellen Kund:innen nicht überzeugt, können alternative Produktangebote möglicherweise attraktiver sein. 

• Kostenlose Zugabe: Manchmal kann eine Geste des guten Willens helfen, den Abschluss über die Ziellinie zu bringen. Dies kann ein Geschenk oder eine Garantieverlängerung sein, die den potenziellen Kund:innen das Gefühl vermittelt, sie machen ein besseres Geschäft.

Ist Ihre Abschlussstrategie erfolgreich, dürfte die Freude im Vertriebsteam groß sein – aus Interessierten wurden Kund:innen, die jetzt den Onboarding-Prozess durchlaufen.

 7. Kundenpflege

Die letzte Phase des siebenstufigen Vertriebsprozesses befasst sich damit, dafür zu sorgen, dass Kund:innen bei Ihnen bleiben. 

„Customer Success“ – Kundenerfolg – ist als Bestandteil des Vertriebsprozesses unterbewertet und wird nur selten berücksichtigt. Die Kundenpflege nach dem Verkauf kann jedoch dazu beitragen, Abwanderungen zu reduzieren. Kund:innen, die herausragenden Support erhalten, entscheiden sich möglicherweise für einen teureren Tarif oder empfehlen das Produkt weiter.

 Selbst für den Fall, dass nicht alles gut läuft und die Kund:innen sich nicht für einen Kauf entscheiden, kann der Vertrieb von Maßnahmen der Kundenpflege profitieren. Die Ursachen für das geplatzte Geschäft können eine gute Grundlage für die zukünftige Pflege dieser potenziellen Kund:innen bilden. Manchmal scheitert es am Timing – das Budget war bereits verplant, ein wichtiges Projekt hat Priorität oder die für die Entscheidung zuständige Person ist im Urlaub. Diese Dinge liegen natürlich außerhalb Ihrer Kontrolle. Es kann auch sein, dass die Interessenten eine Funktion benötigen, über die Ihr Produkt nicht verfügt. Auch das ist eine Situation, gegen die sich nur schwer etwas unternehmen lässt – das verlorene Geschäft ist hier unvermeidlich. Dennoch sollten Sie die Hoffnung nicht aufgeben: Pflegen Sie den Lead mit E-Mail Marketing für eine mögliche Reaktivierung.

So entwickeln Sie einen Vertriebsprozess

Vertriebsprozesse unterscheiden sich je nach Branche und Produkt. In manchen Fällen liegt der Schwerpunkt auf der Neukundenakquise, andere konzentrieren sich eher auf den Erhalt bestehender Kund:innen. Die hier aufgeführten Elemente sind jedoch branchenübergreifend identisch.

1. Legen Sie klare Ziele fest

Bevor Sie mit der Konzeption Ihres Vertriebsprozesses beginnen, sollten Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein und die Kennzahlen (KPI) festlegen, mit denen Sie Ihren Erfolg messen wollen. 

Im nächsten Schritt müssen Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Rolle in Ihrem Unternehmen und ihren Beitrag zum großen Ganzen verstehen. Legen Sie Mikroziele für die Mitglieder Ihres Vertriebsteams fest und behalten Sie sie im Blick. Das Erreichen dieser Mikroziele bringt sie Ihrem Gesamtziel näher.

Siddharth Hosangadi, Gründer des Beratungsunternehmens GoPush Consulting, ist der Meinung, dass Ziele immer an einen Zeitpunkt gebunden sein sollten – die Zeitschiene für das übergeordnete Ziel und die entsprechenden Meilensteine müssen also klar definiert werden.

Legen Sie – statt Aktivitätszielen wie „200 E-Mails pro Tag“ – ergebnisorientierte Ziele fest, z. B. „Steigerung der E-Mail-Beantwortungsrate um 25 % im Vergleich zum Vormonat“.

2. Bauen Sie einen „Konversionstrichter“ auf

Stellen Sie sich einen Trichter vor, der mit Wasser befüllt wird. Die große Öffnung kann sehr viel Wasser aufnehmen, doch je weiter es im Trichter nach unten geht, desto weniger Wasser kann hindurchfließen. Genauso ist es mit dem Verkaufstrichter – dem „Sales Funnel“: Anfangs enthält er sehr viele Leads, doch nur die qualifizierten Leads bewegen sich weiter nach unten. 

Für eine sinnvolle Arbeit mit dem Trichtermodell erhält jeder Bereich des Trichters eine Nummer. Der obere Rand des Trichters enthält eine Anzahl X an Leads. In der Mitte des Trichters befinden sich qualifizierte Leads, im Idealfall die Hälfte, also X/2. Im unteren Bereich des Trichters sollten sich „Deals“ befinden, die sich auf den Abschluss zubewegen. Die Zahl beträgt jetzt etwa noch X/4. 

Auch die einzelnen Phasen des Vertriebsprozesses sollten nummeriert werden. Ein Mitglied des Vertriebsteams sendet 100 E-Mails pro Tag, mit einer erwarteten Öffnungsrate von 25 und einer Antwortrate von eins. Es müssen also täglich 500 E-Mails gesendet werden, um fünf Leads pro Tag zu erhalten.

CTA: Relevanter Artikel: Was ist ein Sales Funnel? – Vollständiger Leitfaden

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Phasen des Sales Funnel und darüber, wie sie ihn für Ihr Unternehmen erstellen.

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3. Definieren Sie Aktionen für jede Phase

Für jede Phase des Vertriebsprozesses müssen unterschiedliche Qualifizierungskriterien gelten. Diese Kriterien werden anhand der Interaktionen zwischen potenziellen Kund:innen und Vertriebsmitarbeitern – sowie den jeweiligen Ergebnissen – definiert. 

So wird zum Beispiel in der ersten Phase des Verkaufsprozesses aus einem Lead eine Verkaufschance, wenn die Reaktion auf eine E-Mail oder einen Anruf von Vertriebsmitarbeitern positiv ist. Im Verlaufe eines „Erkundungsanrufs“ wird der Lead qualifiziert, sofern er die Ihre festgelegten Anforderungen erfüllt. Die Leads durchlaufen die verschiedenen Phasen im Verlauf von Verhandlungen mit den Vertriebsmitarbeitern. 

Zum Kunden wird ein Lead, wenn er dem Geschäft zustimmt und das Produkt erwirbt.

4. Messen Sie die Ergebnisse Ihres Vertriebsprozesses

Eine gute Praxis ist es, den Vertriebsprozess jährlich zu prüfen, damit Sie Veränderungen im Kaufverhalten Ihrer potenziellen Kundschaft nachvollziehen können, die Schwächen des bestehenden Prozesses zu identifizieren und Wege zu finden, den Prozess wirksamer zu gestalten. 

„Richten Sie für jeden Vertriebsprozess Meilensteine mit einem festen Zeitrahmen ein und prüfen Sie, ob Sie und Ihr Team diese Etappenziele erreichen. Falls ja, setzen Sie neue Meilensteine und beginnen Sie von vorn. Falls nicht, überprüfen Sie, ob Sie überall optimale Lösungen nutzen, ergreifen Sie notwendige Maßnahmen, wiederholen Sie den Prozess mit neuen Lösungen und bewerten Sie die Situation erneut“, erklärt Shekhar Kamble, Vertriebs- und Marketing-Experte bei der Al-Mutawaa Trading Company.

Die Nacharbeit an Ihrem Vertriebsprozess ist nie beendet. Es wird immer neue Methoden und Ideen geben – und natürlich auch Herausforderungen. Über die Erfolgsmessung und die Nacharbeit an Ihrem Vertriebsprozess sprechen wir in späteren Abschnitten auf dieser Seite.

5. Erschaffen Sie einen Vertriebsprozess für Ihr Vertriebsteam – mit Ihrem Vertriebsteam

Sie kennen Ihr Geschäft in- und auswendig und haben ein Gespür dafür, wie eine Vertriebsorganisation funktionieren sollte. Genutzt wird das System allerdings von Ihren Vertriebsmitarbeitern, unabhängig davon, ob Sie den Vertriebsprozess bei Null aufbauen oder erweitern. Es ist daher immer sinnvoll, sich mit Ihrem Team abzusprechen und nach Input zu fragen.

Gestalten Sie zum ersten Mal einen Vertriebsprozess, sprechen Sie einzeln mit Ihren Vertriebsmitarbeitern, damit Sie ein Verständnis für ihre Aktivitäten entwickeln. 

Bauen Sie hingegen auf Ihrem bestehenden Prozess auf, sprechen Sie mit ihnen über dessen Hindernisse und Herausforderungen.

Doch es geht auch nicht ausschließlich um das Team. Sie müssen die Grundregeln festlegen und herausfinden, was am besten funktioniert.

Hosangadi: „Das Team, der Prozess und das System dienen dem Ziel – nicht umgekehrt. Bringt uns also ein Vertriebsteam, das im Sinne der von uns geschaffenen Prozesse arbeitet, in Richtung unseres Ziels zeitgerecht voran, sind diese Personen und Prozesse die richtige Wahl für uns. Ist das nicht der Fall, müssen wir am Team bzw. am Prozess geeignete Veränderungen vornehmen.“

So automatisieren Sie Ihren Vertriebsprozess

Ein erheblicher Teil des Vertriebsprozesses besteht aus wiederkehrenden Routinetätigkeiten. Diese Aktivitäten – ausgeführt von Mitgliedern der Vertriebsteams – sind für alle Leads identisch, unabhängig von der Größe des Geschäfts. In jeder Phase des Vertriebsprozesses gibt es Aufgaben, die automatisiert werden können: Lead-Generierung, Kaltakquise-E-Mails und die Überwachung von E-Mail-Metriken sind typische Bestandteile des Vertriebsalltags. Und dies sind nur die Aktivitäten im oberen Bereich des Trichters – Top-of-the-Funnel. 

Sobald ein Lead generiert wurde, erfolgen erneut Routinearbeiten: E-Mails mit Terminbestätigungen, Follow-up-E-Mails und Erläuterungen zum Einrichten der Demo-Konten bleiben mehr oder weniger unverändert, unabhängig vom Empfänger.

Diese Aufgaben lassen sich mit einer Software für das Customer Relationship Management (CRM) auf ideale Weise automatisieren, insbesondere, da das System die benötigten Informationen bereits enthält. Hier einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Vertriebsprozess im CRM abbilden können:

Automatisieren Sie die Lead-Zuweisung

Ob Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben oder ob täglich neue Leads hereinströmen – Sie müssen alle zentral erfassen. Und das ist erst die halbe Miete. Im nächsten Schritt müssen Sie die Leads den richtigen Vertriebsmitarbeitern zuweisen, ohne dass Überschneidungen oder Lücken entstehen. 

Wussten Sie, dass 30–50 % der Abschlüsse an die Vertriebler gehen, die als Erste mit den potenziellen Kund:innen Kontakt aufnehmen? Leider reagieren nur 7 % der befragten Vertriebsmitarbeiter innerhalb von fünf Minuten auf Kundenanfragen, mehr als die Hälfte benötigt fast fünf Tage für eine Rückmeldung.

Es lässt sich also erkennen, dass Zeit im Vertrieb ein kritischer Faktor ist – Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen mit Interessierten schnellstmöglich Kontakt aufnehmen. Warten, bis ihnen Leads zugewiesen werden, ist keine Option. Hier schlägt die Stunde der automatisierten Zuweisung von Leads.

Legen Sie in Ihrem CRM-Tool bestimmte Regeln fest, nach denen Leads den Mitgliedern Ihres Vertriebsteams rundenweise nach transparenten Kriterien zugewiesen werden. Beispielsweise könnten Personen aus Schleswig-Holstein, die sich für ein bestimmtes Produkt registrieren, Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden, die für dieses Produkt und diese Region zuständig sind.

Automatisieren Sie den täglichen Kontakt

Fakt: Vertriebsmitarbeiter verbringen 21 % ihrer Zeit damit, potenziellen Kund:innen E-Mails zu senden. Diese wertvolle Zeit könnte sinnvoller für die Kunden-Interaktion genutzt werden. Vermeiden Sie also, dieselbe E-Mail mehrfach tippen zu müssen, und erstellen Sie stattdessen eine personalisierbare Vorlage.

Folgendes Beispiel: Haben Kund:innen sich für einen Produkttest angemeldet, ist eine automatisierte Willkommens-E-Mail der erste Berührungspunkt. Im Verlauf des Produkttests werden weitere E-Mails gesendet: Sie erhalten Informationen zur Einrichtung des Produkts, erläutern die Module und die besten Methoden zur Integration mit anderen Anwendungen.

Automatisieren Sie Pipeline-Aktivitäten

Werden Leads im Sales Funnel entlang Ihres definierten Vertriebsprozesses bewegt, denken Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise nicht immer daran, den Status eines „Deals“ innerhalb der Pipeline zu aktualisieren. 

Wenn Sie unterschiedliche Produkte anbieten oder mehrere Märkte im Visier haben, kann das durchaus kompliziert werden.

Daher sollten Sie Ihren Vertriebsprozess so automatisieren, dass geeignete Parameter wie das Engagement potenzieller Kund:innen oder bestimmte Vertriebsaktivitäten die Bewegung entlang der Vertriebspipeline auslösen. Verfügen Sie über mehrere Pipelines, können Sie die Konfiguration so gestalten, dass der Übergang von einer Pipeline zur nächsten automatisch stattfindet.

Peter Kral, CEO von FundraisingBox, erläutert zum Beispiel, dass im Vertriebsprozess seiner Organisation wichtige Informationen vom Lead-Modul automatisch zum Kundenmodul übertragen werden, sobald ein Abschluss als „gewonnen“ markiert wird.

Wie steht es um Ihr Team?

Einen Performance-Report von Hand zu erstellen, ist außerordentlich mühsam. Sie können stattdessen ein Dashboard einsetzen, das die wichtigsten Kennzahlen wöchentlich oder monatlich darstellt.

Zu den typischen Kennzahlen gehören zum Beispiel die Anzahl der gesendeten E-Mails oder der erledigten Telefongespräche sowie Bewegungen entlang der Pipeline. Behalten Sie gewonnene Abschlüsse genauso im Blick wie Kundenwechsel in höhere Preissegmente und andere Aktivitäten. Und das Beste: Lassen Sie sich diese Berichte einfach in Ihren Posteingang liefern.

Lead-Management und -Priorisierung – ganz einfach

Möglicherweise läuft das obere Ende Ihres Sales Funnel schon über vor Leads. Per Definition handelt es sich bei diesen Leads um Menschen, die mit Ihrem Produkt und Ihrer Webseite interagiert haben. Doch sind längst nicht alle Leads gleichwertig. Eine Person, die auf eine E-Mail geantwortet hat, ist als Lead höherwertig als jemand, der lediglich einen Link auf Ihrer Webseite angeklickt hat. Diese Priorisierung von Leads wird als Lead-Scoring bezeichnet.

Mit Ergebnispunkten für Ihre Leads strukturieren Sie Ihren Funnel nach Priorität. Diese Leads auf der Grundlage ihrer Scores und ihrer Region Vertriebsmitarbeitern neu zuzuweisen, kann anstrengend werden. Definieren Sie Zuweisungsregeln und sorgen Sie dafür, dass die Leads, die am meisten Interesse zeigen, zuerst kontaktiert werden.

Automatisieren Sie alltägliche Workflows

Der Vertriebszyklus ist eine Art Dauerschleife mit zahlreichen häufig wiederkehrenden Pflichten. Aufgaben wie E-Mails zur Nachverfolgung und das Erstellen von Rechnungen oder Berichten müssen regelmäßig erledigt werden.

Dieser ewige Kreislauf ist für Vertriebsteams sehr kräftezehrend, sofern die Tätigkeiten manuell erledigt werden müssen. Die Automatisierung des Vertriebsprozesses in jeder Zyklusphase vereinfacht ihr Leben erheblich.

Antwortet beispielsweise eine potenzielle Kundin auf eine E-Mail, kann ihr Status automatisch – ohne Zutun eines Vertrieblers – in „Hat geantwortet“ geändert werden.

Ein mit umfangreichen Funktionen ausgestattetes CRM stellt Ihrem Vertriebsteam Workflow-Vorlagen zur Verfügung, die bei der Automatisierung alltäglicher Aufgaben helfen. 

In unserem Artikel 5 Wege, wie Sie die Automatisierung im Vertrieb optimieren erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren Vertriebsprozess automatisieren.

Best Practices für alle

Sprechen Sie mit Ihren Leistungsträger:innen und finden Sie heraus, was sie anders machen als andere. Doch dabei darf der Blick natürlich nicht auf diese Top-Performer beschränkt sein: Wenn Sie verstehen, wie Ihre erfolgreichsten Leute arbeiten, können andere davon lernen und die Leistung Ihres gesamten Vertriebsteams kann davon profitieren.

Nehmen Sie zum Beispiel an, 40 % Ihrer Vertriebler generieren den Großteil des Umsatzes: Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Best Practices dieser 40 % im gesamten Team nutzen – die Wirkung wäre enorm.

So optimieren Sie Ihren Vertriebszyklus

Wie wirksam oder erfolgreich Ihr Vertriebsprozess ist, hängt davon ab, ob es gelingt, ein geeignetes Set an Aktivitäten zu entwickeln, das zum gewünschten Ergebnis führt. Mit den folgenden Methoden steigern Sie die Wirksamkeit Ihres Vertriebsprozesses:

Beseitigen Sie Engpässe und Probleme

Probleme und Herausforderungen sind im Vertrieb an der Tagesordnung. Kommen Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht von selbst mit ihren Herausforderungen auf Sie zu, müssen Sie aktiv werden: Verstehen Sie die Hindernisse, die Ihrem Vertriebsteam im Weg stehen, so können Sie auch Engpässe in der Vertriebspipeline erkennen und geeignetere Lösungen entwickeln. Sie müssen also Fragen stellen, zuhören und entsprechende Maßnahmen in Angriff nehmen.

Sales Enablement

Eines kann gar nicht oft genug wiederholt werden: Sie müssen Ihre Vertriebsteams mit den richtigen Ressourcen ausstatten und sie schulen, damit sie mehr leisten und letztendlich höhere Umsätze generieren.

Stellen Sie unterschiedliche Materialien zur Verfügung, z. B. in der Praxis bewährte Vorlagen für E-Mails und Beiträge in den sozialen Medien. Schulungen und Coachings in Bereichen wie Kaltakquise und Umgang mit Einwänden erweitern die Fertigkeiten Ihres Teams und fördern die Kompetenz im Umgang mit potenziellen Kund:innen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Der Vertriebsprozess ist eine ständige „Baustelle“

Ein Vertriebsprozess ist nie komplett vorbei. Sie werden immer auf neue Herausforderungen stoßen, müssen neue Ziele bestimmen und Anpassungen aufgrund von Prognosen und Datenanalysen vornehmen.

Erfahrungen und Erkenntnisse müssen dokumentiert werden

Sicherlich haben Sie in Ihren Vertriebsprozess schon unterschiedlichste Aktivitäten integriert, die eine Zeitlang gut funktioniert haben, bis dann doch Probleme auftraten. Genauso gab es Aktivitäten, die Sie von vornherein verworfen haben, die aber möglicherweise herausragende Ergebnisse erzielt hätten. 

Sie passen also Ihren Vertriebsprozess anhand Ihrer Lernerfahrungen ständig an. Dabei ist es wichtig, Ihre Experimente und deren Ausgang zu dokumentieren, damit Sie gegebenenfalls darauf zurückgreifen können.

Mark E., Regional Sales Director bei Staples, überprüft seinen Vertriebsprozess regelmäßig auf der Grundlage von Abschlussquoten, Marktbedingungen, Volatilität und anderen Parametern. Diese Überprüfungen helfen ihm, Kosten, Margen und Leistungsfähigkeit der Vertriebsteammitglieder zu verstehen, um so den Vertriebsprozess weiter zu entwickeln und zu entscheiden, welche Arbeitsweisen integriert werden sollen. Mikroziele dürfen nicht ignoriert werden

Wie bereits erwähnt, müssen Sie bestimmte Mikroziele zum Steigern Ihrer Umsätze erreichen. Ihre Mikroziele sind nichts anderes als die Metriken Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Sie müssen konkret festgelegt werden, damit Verwirrung vermieden werden kann und die Erreichung des übergreifenden Ziels nicht gefährdet wird.