Change Management (Gestión del cambio) – Procesos y factores de éxito
La gestión del cambio se describe cómo planificar, comunicarse y, en última instancia, realizar cambios en su organización. Independientemente de la razón del cambio, lo principal y el punto de inflexión estratégico en una empresa debe ser cuidadosamente pensado y comunicado en detalle a los empleados para que la implementación tenga éxito. ¿Qué es la gestión del cambio? A continuación encontrará todas las respuestas necesarias.
Contenido:
- ¿Qué es el Change Management?
- ¿Por qué es importante el Change Management?
- Las fases de la gestión del cambio
- ¿Cuáles son los factores de éxito en el Change Management?
- Change Management – Conclusión
¿Qué es el Change Management?
El Change Management por definición se describe cómo la implementación consciente de los procesos estratégicos para crear cambios en una empresa. Las razones de los cambios pueden ser de naturaleza diversa. Por ejemplo, una empresa quiere conquistar un nuevo mercado, comprar otra empresa o introducir nuevas tecnologías en el curso de la digitalización. Las empresas que hacen correctamente la gestión del cambioreaccionan rápida y fácilmente para cambiar y verlas no como un enemigo, sino como una oportunidad.
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¿Por qué es importante el Change Management?
- Mantener la competitividad
- Entrar en nuevos mercados, regiones de venta o grupos objetivo
- Adquisición de otra empresa
- Venta de unidades de negocio y nueva distribución de las tareas restantes
- Reajuste completo de la cartera de productos o integración de nuevos productos
- Nuevos modelos de negocio debidos a innovaciones tecnológicas o a nuevos competidores
- Construir asociaciones y redes
En muchas organizaciones, la conciencia de la necesidad de algún cambio sigue siendo insuficiente. Los modelos obsoletos, los conceptos de formación, los contenidos y los métodos dan forma al trabajo cotidiano pero bloquean la entrada de innovaciones.
Esto puede significar la ruina de una compañía. Los clientes piensan diferente y toman decisiones diferentes a las que tomaban hace unos años. Aquellos que no se adaptan a esto a menudo pierden una gran parte de sus clientes. Pero los procesos de trabajo también están cambiando internamente: con la ayuda de la IA, por ejemplo, muchos flujos de trabajo ahora se pueden automatizar, lo que ahorra tiempo y dinero.
Al final, los cambios afectarán principalmente a sus empleados, ya que son el enlace principal en su empresa, son ellos quienes llevarán a cabo e implementarán los cambios. Por lo tanto, es importante convencer y motivar a los empleados. Sólo si la necesidad de cambios es entendida y aceptada por sus empleados puede realizar el proceso con éxito. Se necesita una gestión activa de los cambios para hacer frente a este desafío.
Proceso del Change Management
Hay muchos modelos de gestión de cambios para describir el proceso de gestión de cambios en una empresa. Todos ellos tienen una cosa en común: se dividen en distintas fases. El más común es el modelo de 3 fases según Lewin, que divide el proceso en tres fases:
- Unfreeze – Descongelar
- Change – Cambiar
- Refreeze – Congelar
Lewin describe la gestión de cambios en una empresa como un bloque de hielo, que primero se descongela, luego se remodela y luego se congela de nuevo. Cabe remarcar que aunque la teoría de Lewin se ha perfeccionado desde entonces, añadir fases y modelos de Change Management, sigue siendo una buena manera de explicar los cambios en una empresa e ilustrar el complejo proceso.
Unfreeze – Descongelar: La etapa de planificación
- Análisis de la situación actual: En primer lugar tenemos el análisis detallado de la situación inicial. ¿Qué posibles problemas puede identificar? ¿Cuáles son las causas de dichos problemas? ¿Cuáles son las soluciones? Y, ¿Cómo se diseña el cambio?
- Definir el objetivo deseado: solo cambia el trabajo si el objetivo está claramente definido.
- Comunicar metas y visión: Muchas personas suelen ver de manera crítica nuevas ideas y cambios, presumiblemente también por sus empleados. Por lo tanto, prepare a todos los implicados para los cambios. Describa por qué es necesario el cambio y cómo todos se benefician de él. Sólo cuando la necesidad de cambio está anclada en la conciencia de los empleados pueden aceptar y apoyar plenamente el cambio.
Change – Cambiar: La etapa de implementación
- Comunicación continua: La comunicación es el factor más importante en las tres fases, ya que sin ella sus empleados no tienen oportunidad de aceptar el cambio. Siga señalando los beneficios, informe sobre el progreso y prepárese para las nuevas circunstancias.
- Transparencia: Si la gente se siente amenazada, rápidamente surgen rumores y temores. Aborde esto activamente respondiendo preguntas honestamente. Los empleados informados y motivados son la clave para una gestión exitosa del cambio.
Refreeze – Congelar: La fase de persistencia
- Garantizar la durabilidad: Ya que los cambios pueden durar desde días, semanas o meses, el soporte de gestión debe ser constante, los sistemas de retroalimentación y la comunicación son importantes. Mientras se establezca un cambio, los procesos deben ser vigilados de cerca y, si es necesario, adaptados.
- Apoyo: Capacitación, coaching, apoyo – se deben tomar las medidas adecuadas para asegurar que los participantes se acostumbren a nuevos procesos.
- Análisis y adaptaciones: Para integrar el cambio iniciado en una empresa, debe examinar el impacto de los nuevos desarrollos y evaluarlos de forma crítica. Las optimizaciones se deben realizar sobre esta base.
¿Cuáles son los factores de éxito en el Change Management?
La clave para que la gestión del cambio tenga éxito es cuestión de actitud, planificación, comunicación y recursos. A continuación, presentamos 8 factores de éxito que definitivamente debe considerar.
- Comunicación abierta
- Aplicar los cambios con rapidez
- Autoridad
- Herramientas de Change Management
- Estar abierto a las críticas
- Desplegar los recursos necesarios
- Coraje para pensar diferente
- Aprender y ajustar
- Comunicación abierta
Los objetivos del proceso deben ser claros para todos los implicados. A lo largo de todo el proceso, sus empleados deben ser informados sobre las metas, el estado y los resultados.
Aplicar los cambios con rapidez
Si aplica los cambios con rapidez y transparencia, creará un buen respaldo para el proceso posterior y motivará a sus empleados.
El liderazgo de la autoridad
Se necesita objetivad y entender que el cambio no se puede controlar con solo tocar un botón o con tablas de Excel. Es importante que tenga una idea clara del objetivo deseado y que pueda comunicarlo con la misma claridad.
Herramientas de gestión del cambio
Utilice las herramientas de Gestión del cambio adecuadas para tener una mejor visión general de su proceso de gestión de cambios y hacerlo más eficiente.
Estar abierto a las críticas
Considere las críticas como oportunidades, ya que pueden ayudarle a mejorar su proceso de cambio. Las objeciones a menudo contienen detalles importantes que hasta ahora se han pasado por alto.
Desplegar los recursos necesarios
Asegúrese de que todos los recursos necesarios para el proceso de cambio estén preparados. Esto no sólo afecta a los recursos económicos, de personal e instalaciones, sino, sobre todo, a la capacidad de gestión y el tiempo para implementarlos entre los empleados.
Valore pensar diferente
Debe atreverse a pensar diferente y dar un paso adelante. No rehúya las innovaciones y esté abierto a cosas nuevas.
Aprender y ajustar
Debe estar abierto al aprendizaje, incluso durante el proceso de cambio, e implementarlo en consecuencia.
La gestión del cambio puede fallar, especialmente cuando las visiones y los objetivos no se comunican correctamente a los empleados. Por lo general, a las personas les resulta difícil cambiar, incluidas las de su empresa. Por lo tanto, implique a sus empleados en el proceso de cambio desde el principio y comunique sus planes y metas de manera transparente y detallada. Los planes deben estar abiertos al debate, pero también tienen que ser constantes en la urgencia del cambio. Una buena comunicación siempre debe ser el objetivo principal de su gestión del cambio para convencer y motivar a sus empleados.
El Change Management también es una cuestión de digitalización
La comunicación del cambio debe ser sistemática, pero también la planificación requiere cierta ayuda y una estructura clara. Con el apoyo de Freshservice, puede diseñar sus procesos de cambio dentro de su empresa con precisión y realizar un seguimiento de todos los procesos importantes, desde la planificación hasta la implementación.
