¿Qué es el software para órdenes de trabajo?

El software para órdenes de trabajo es un sistema robusto que ayuda a las organizaciones de campo a proporcionar experiencias de servicio consistentes y agradables. El software de gestión de órdenes de trabajo ayuda a su equipo de servicio a crear y organizar las solicitudes de mantenimiento y a gestionar los equipos y la información de los clientes. Con el software para órdenes de trabajo, su equipo de servicio podrá:

  • Programar nuevos trabajos y asignarlos a los técnicos de campo adecuados
  • Supervisar y hacer un seguimiento del progreso de todas las órdenes de trabajo
  • Colaborar y compartir información al instante
  • Actualizar el estado y la prioridad de las solicitudes importantes

Todo esto puede hacerse desde un único sistema con controles y funcionalidades intuitivos.

El software para órdenes de trabajo también proporciona un registro único de información sobre cada cliente, sus interacciones y problemas anteriores. Las notas de los técnicos pueden PRUEBA GRATUITA para generar un perfil completo del cliente con contexto histórico, de modo que tanto los gestores de envíos como los técnicos de campo puedan prestar con facilidad un servicio eficaz y contextual.

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Ventajas de utilizar un software para órdenes de trabajo basado en la nube

Cuando se trata del servicio de campo, la atención debe centrarse en resolver el problema del cliente. Pero en los sistemas actuales existen ineficiencias y redundancias comunes, como:

- Tener que identificar y asignar manualmente los técnicos adecuados a los trabajos

- Demasiado papeleo al registrar la información e imposibilidad de ver el historial completo del cliente

- Mala coordinación entre los equipos de envío y de campo

El software de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar a resolver muchos de estos problemas. Estas son las razones por las que el uso de un software para órdenes de trabajo puede ayudar a sus equipos a rendir mucho mejor:

Toda la información en un mismo sitio

Toda la información importante relacionada con la orden de trabajo, el cliente y el equipo se puede ver en un solo sistema. También puede crear controles de acceso basados en la designación y las responsabilidades de los miembros del equipo. El software para órdenes de trabajo elimina los sistemas manuales y el papeleo innecesario, lo que aumenta la productividad de su equipo.

Reducción de la inactividad de los equipos

Con el software para órdenes de trabajo, su equipo de servicio y los técnicos de campo podrán coordinar la ejecución de las órdenes de trabajo con gran eficacia. Los técnicos dispondrán de antemano de toda la información sobre las órdenes de trabajo y los equipos que necesitarán, lo que facilitará la evaluación y la realización de las tareas de mantenimiento con mucha más rapidez. Esto ayuda a las organizaciones a reducir drásticamente el tiempo de inactividad de los equipos.

Seguimiento del mantenimiento de activos en tiempo real

Los técnicos y los miembros del equipo de envío también pueden colaborar y compartir información sin problemas y proporcionar actualizaciones en tiempo real. El software para órdenes de trabajo permite a los miembros del equipo de envío supervisar el progreso de las tareas en tiempo real y a los gestores de servicios llevar a cabo procesos eficaces de gestión del mantenimiento. Los técnicos también pueden aportar información valiosa sobre el progreso del trabajo para que los miembros del equipo de envío puedan adoptar las medidas necesarias.

Reducción de los costes de servicio

El software para órdenes de trabajo ayuda a las organizaciones a agilizar sus procesos y flujos de trabajo de asistencia, mejorar la movilidad y la logística y reducir la repetición de visitas a las instalaciones gracias a un mayor índice de reparaciones a la primera. Al eliminar las tareas repetitivas y minimizar los errores, las empresas de servicios pueden reducir sus gastos generales y aumentar sus ingresos y operaciones de forma eficiente.

Simplifique la gestión de las órdenes de trabajo con Freshdesk

El software de gestión de servicios de campo de Freshdesk facilita una gestión eficaz de las órdenes de trabajo con las funcionalidades de un software de programación, una integración perfecta con el servicio de atención al cliente y una aplicación móvil para los técnicos. Estas son algunas de las características que hacen que Freshdesk sea una solución excelente para la gestión de órdenes de trabajo.

Gestión de tareas de servicio

En Freshdesk, los gestores pueden crear grupos de servicio y añadir técnicos, tanto agentes internos como contratistas independientes, en función del conjunto de habilidades o la función en la que estén especializados. Puede establecer horarios de atención específicos para cada grupo en función de sus necesidades, crear una tarea de servicio para cada orden de trabajo o solicitud de mantenimiento que reciba y añadir datos, como información sobre el problema, el plazo de ejecución y la prioridad, el tipo de incidencia, entre otros.

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Programe órdenes de trabajo con facilidad 

El panel de programación ofrece a los gestores de servicios una vista única de todas las tareas de servicio, su estado actual y el técnico asignado. Se trata de un calendario integrado que ayuda a los equipos a ver, analizar y gestionar la carga de trabajo de todos los técnicos de campo y a priorizar las tareas que requieran más atención. Freshdesk le ayuda a asignar tareas a los agentes en el panel de control mediante sencillos controles de arrastrar y soltar. El panel de programación le permite conocer mejor todas las tareas pendientes, así como la disponibilidad de sus técnicos, lo que le permitirá programar con mayor eficacia todos los trabajos. 

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Paneles de control personalizados con informes

Los gestores de servicios y los CXO pueden obtener información sobre el rendimiento general de sus operaciones de campo con la potente funcionalidad de análisis e informes de Freshdesk.  Entienda las métricas de servicio de campo, como las tasas de reparación a la primera y los volúmenes de órdenes de trabajo, realice un seguimiento de las citas perdidas y controle el estado de sus solicitudes de mantenimiento de alta prioridad. Cree paneles de control personalizados que le ayuden a comprender las brechas en la experiencia de servicio, así como las esferas de mayor pericia.

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Movilice a sus empleados con la aplicación de órdenes de trabajo

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Work order notifications Work order notifications
offline work order offline work order
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Movilice a sus empleados con la aplicación de órdenes de trabajo

Navegación hasta la ubicación

Los técnicos de campo pueden utilizar la aplicación de órdenes de trabajo de Freshdesk para comprobar las direcciones de los clientes y navegar hasta su ubicación abriendo cualquier aplicación de mapas.

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Notificaciones de nuevas órdenes de trabajo

Cada técnico de campo recibe una notificación inmediata de cualquier nueva orden de trabajo que se le asigne, con toda la información necesaria para realizar la tarea.

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Disponibilidad sin conexión

Incluso sin disponibilidad de red o acceso a Internet, los técnicos podrán ver toda su información o acceder a detalles importantes de mantenimiento en la aplicación Freshdesk.

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Firmas digitales

La aplicación móvil de Freshdesk permite a los trabajadores de campo obtener la firma interna de un cliente o parte interesada al finalizar una orden de trabajo.

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Captura de fotografías y notas

Los ingenieros de campo pueden registrar datos importantes de mantenimiento en forma de fotos de los equipos, así como tomar notas importantes sobre las tareas realizadas o las medidas que deben adoptarse.

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Las ventajas de Freshdesk

Simple e intuitiva

Freshdesk combina potentes funciones con un diseño intuitivo y fácil de usar para que usted y su equipo puedan dominar la herramienta en un abrir y cerrar de ojos.

Flexibilidad basada en la nube

Freshdesk es una solución basada en la nube que permite a los miembros de su equipo acceder a sus cuentas desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en exteriores o en una ubicación remota.

Automatización del flujo de trabajo

Ahora los gestores y miembros del equipo de envío pueden centrarse en la experiencia de servicio y utilizar la automatización de Freshdesk para crear flujos de trabajo de asignación de tareas, cambios de estado y otras tareas repetitivas.