Las formas de trabajo móviles y flexibles brindan beneficios inconmensurables a empresas de todo el mundo. Con el cambio persistente a la nube, la forma de trabajar de las empresas y las personas está cambiando rápidamente, al igual que sus expectativas. La tasa de cambio impulsada por la tecnología no muestra signos de desaceleración. Por lo tanto, las organizaciones necesitan prácticas de gestión de cambios para atender y hacer frente a un entorno empresarial en constante cambio.

La gestión del cambio es una forma de garantizar que las operaciones de TI se trasladen de las prácticas actuales a un estado optimizado, de una manera sistemática y sin complicaciones.

¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio es un proceso estructurado que garantiza que todos los cambios necesarios (ya sean cambios de proceso sencillos o cambios estratégicos importantes) se lleven a cabo de forma fluida y se obtengan los beneficios a largo plazo de dicho cambio.

Los diferentes niveles de la gestión del cambio

La gestión del cambio es un proceso estructurado que garantiza que todos los cambios necesarios (ya sean cambios de proceso sencillos o cambios estratégicos importantes) se lleven a cabo de forma fluida y se obtengan los beneficios a largo plazo de dicho cambio.

Los diferentes niveles de la gestión del cambio

La gestión del cambio es un proceso estructurado que garantiza que todos los cambios necesarios (ya sean cambios de proceso sencillos o cambios estratégicos importantes) se lleven a cabo de forma fluida y se obtengan los beneficios a largo plazo de dicho cambio.

Gestión del cambio individual

Las personas son el núcleo de todo esfuerzo de gestión del cambio. La gestión del cambio individual requiere una comprensión de lo que permite a las personas cambiar y de cómo experimentan ese cambio.

Gestión del cambio organizacional

No suele ser realista que un equipo de proyecto gestione el cambio de forma individual. La gestión del cambio organizacional sirve de soporte a los proyectos trazando planes personalizados, con formación, pasos y acciones a tomar que afectan a todas las personas que participan en un proyecto.

Mientras que la gestión del proyecto garantiza el diseño, el desarrollo y la entrega de las soluciones del proyecto, la gestión del cambio organizacional asegura que la solución del proyecto se adopte de manera efectiva.

Gestión del cambio empresarial

Cuando la gestión del cambio se convierte en una parte vital de sus estructuras, liderazgo, roles, procesos y proyectos, pasa a ser gestión del cambio empresarial. Esto permite que las organizaciones adopten nuevas tecnologías rápidamente y respondan con mayor celeridad a los cambios del mercado, con un impacto mínimo en la productividad.

¿Por qué es importante la gestión del cambio?

El proceso de gestión del cambio es básicamente un ciclo. En términos generales, las cuatro fases del proceso de gestión del cambio son:

¿Qué es la gestión del cambio ágil?

En los últimos años, Agile se ha incorporado más allá del desarrollo de software: en la gestión de proyectos, la gestión de productos, la toma de decisiones y ahora en la gestión del cambio. La naturaleza iterativa de Agile requiere tácticas más flexibles para gestionar los cambios a nivel organizativo. Á veces, el significado de Agile se malinterpreta y se cae en el error de pensar que limita el control de la entrega. Pero es justo al revés: Agile proporciona más transparencia y visibilidad del progreso del proyecto y una mayor colaboración interfuncional que los enfoques tradicionales. La gestión del cambio ágil proporciona a los profesionales un enfoque flexible e iterativo para lograr un cambio sostenible.

Hoy en día, cada vez son más las empresas que apuestan por métodos y principios ágiles para su funcionamiento. Sin embargo, la mayoría de las prácticas de gestión del cambio han surgido de formas de trabajo lineales, y no de métodos ágiles.

Los métodos lineales funcionan bien en organizaciones tradicionales que funcionan de manera secuencial (primero, comprender el propósito del cambio; después, mapear las partes interesadas; a continuación, desarrollar planes de comunicación, etc.). Sin embargo, la gestión del cambio ágil es de todo menos lineal. En un entorno ágil, una empresa apenas ha salido del primer o segundo paso de la gestión del cambio, cuando el primer sprint ágil ha terminado y ya se ha puesto en producción para ver los resultados del producto de trabajo mínimo. En tales entornos, la gestión del cambio tradicional será demasiado lenta o demasiado complicada para el ritmo al que funciona el negocio. Aquí es donde entra en juego la gestión del cambio ágil: enfoques en tiempo real y adecuados para su propósito que se alinean bien con una forma ágil de hacer negocios. La gestión del cambio ágil da paso a un enfoque colaborativo del cambio que permite a los profesionales del cambio adaptarse a las prioridades cambiantes y centrar rápidamente los esfuerzos en las áreas que se verán más afectadas.

 

Gestión del cambio en una organización ágil

Los marcos tradicionales de gestión del cambio son de larga duración y se ocupan de grandes lotes de cambios. Cuando las organizaciones adoptan Agile de manera satisfactoria, necesitan modelos de gestión del cambio ágil que las hagan tan ágiles como sus recién adoptados entornos Agile. Esto permite a las organizaciones gestionar con éxito el flujo constante de cambios valiosos que introducen en su ecosistema empresarial.

Implementar el cambio organizacional en tiempo real

Los principios Agile hacen mucho hincapié en hacer las cosas en tiempo real: rápido y cara a cara. Los líderes del cambio tienen que incorporar procesos de cambio y una gestión del cambio ágil que tiene lugar en el momento, donde las partes involucradas en los sprints se encargan de la gestión del cambio mientras trabajan, para que se convierta en parte integrante del trabajo en sí.

Adoptar una actitud adecuada para su propósito

“Adecuado para el propósito” es inherente a Agile y se refiere a que una solución no está repleta de características o funcionalidades ineficientes. La gestión del cambio ágil es la aplicación de conceptos adecuados a un propósito para la gestión del cambio, donde deja de ser necesario revisar constantemente las encuestas, los análisis, las hojas de cálculo y los planes de proyectos.

A modo de ejemplo, si no se cuenta con el tiempo suficiente para crear un plan de comunicaciones completo, la gestión del cambio ágil ayuda a determinar los mensajes mínimos y esenciales que deben recibir las partes interesadas más importantes identificadas, antes de que se implemente la solución.

Adaptar las plataformas imperantes

El trabajo ágil ocurre sobre la marcha, por lo que no siempre es posible prever cómo van a desarrollarse las cosas o determinar qué se necesitará para completar un proceso. Los equipos de gestión del cambio ágil intervienen para mantener el conocimiento de las estructuras y plataformas predominantes que se pueden aprovechar para lograr resoluciones ágiles.

A modo de ejemplo, las redes sociales son una plataforma donde la gente puede reunirse y compartir información, de manera pública o privada. Independientemente del tipo que sea, para transmitir rápidamente un mensaje sobre un proceso de cambio, la gestión del cambio ágil consiste en aprovechar las plataformas existentes para comunicarse sin incurrir en demoras indebidas. Si tiene que enviarse una comunicación al personal de una organización, la gestión del cambio ágil también consiste en estructuras sociales y físicas que se pueden adaptar para un uso ágil. Una reunión rápida del personal en la cafetería de la oficina para comunicar físicamente el cambio también es una gestión del cambio ágil. Aunque hay un montón de cosas (como vídeos o carteles) que pueden lograr el objetivo de comunicar el mensaje, utilizar una plataforma que ya existe puede tener mucho éxito.

Gestionar el cambio en una organización ágil requiere un enfoque más fluido. La gestión del cambio ágil consiste en ser proactivo al pensar en recursos, posibilidades y/u obstáculos inminentes.

Obstáculos habituales a la hora de llevar la gestión del cambio a un proyecto ágil

La gestión del cambio no es más que otro tipo de gestión de proyectos. Consiste en gestionar la implementación y ejecución de las funciones disponibles en el entorno organizativo. Aceptar la gestión del cambio ágil, sentirse cómodo con la ambigüedad y el enfoque implacable en el cliente puede convertirse en un desafío para aquellas culturas organizacionales que tengan profundamente arraigado un modelo en cascada.

Los conflictos entre los enfoques ágiles y la gestión del cambio surgen porque las organizaciones no se dan cuenta de que la gestión del cambio también debe ser ágil. Las actividades de entrega e implementación no pueden estar en conflicto y deben estar equilibradas, de modo que tengan un patrón rítmico. Los beneficios de la entrega ágil solo se pueden obtener cuando la gestión del cambio tradicional se convierte en una gestión del cambio ágil a través de una cadencia de aplicación correspondiente.

A continuación, presentamos cinco obstáculos habituales a los que se enfrentan las organizaciones al incorporar la gestión del cambio en un proyecto ágil:

El coaching y la orientación para llevar una gestión del cambio ágil pueden ser difíciles, porque a los problemas técnicos se suma la mentalidad de la gente que ya está acostumbrada a la gestión del cambio tradicional. La gestión del conocimiento es otro punto importante de los métodos ágiles. Mientras que en los métodos basados ​​en planes se requiere una gran cantidad de documentación e informes rígidos, en la gestión del cambio ágil el conocimiento es muchas veces tácito y está en la cabeza de las partes interesadas.  

La gestión eficiente de la transición A Agile y la aplicación real de la gestión del cambio EN Agile es uno de los principales obstáculos que se observan en muchas organizaciones, al implementar la gestión del cambio ágil. Los obstáculos más importantes que se enfrentan al aplicar la gestión del cambio ágil solían ser indicios de un apoyo y una aprobación ineficaces para las metodologías ágiles en primer lugar.

10 ÁREAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE CAMBIOS CLAVE
CÓMO SE VEN EN UN INFORME ÁGIL

Patrocinio

Los patrocinadores deben apreciar y adoptar el espíritu ágil. La participación de los patrocinadores tiene que tornarse más definida y eficiente.

Enfoque

El enfoque de gestión del cambio debe ser coherente con las fases ágiles del proceso y debe ser selectivo con respecto a las acciones que generan valor.

Recursos

Las necesidades de recursos de la gestión de cambios varían a lo largo de un esfuerzo de desarrollo ágil. Deben estar preparados para funcionar en base al impacto en los empleados de una determinada fase del proceso.

Integración de la gestión del cambio y la gestión de proyectos

Los equipos de gestión del cambio y de proyectos deben reunirse antes, y mejorar su comunicación y colaboración

Compromiso de los empleados

El empleado debe comprometerse más y también promover la cultura ágil.

Comunicaciones

Las comunicaciones requieren precisión y un aumento de frecuencias alineadas con el proceso ágil, y al mismo tiempo, no sucumbir a la sobrecarga.

Compromiso del gerente

Los gerentes necesitan recursos y formación sobre Agile, además de participar en comunicaciones cara a cara

Formación

La formación debe ser más centrada, concisa y frecuente, con predominio de la puntualidad

Gestión de la resistencia

Un plan formal de gestión de la resistencia con mayor comunicación, énfasis en la necesidad tanto de agilidad como del proyecto

Refuerzo

Refuerzo temprano y más frecuente para que coincida con el enfoque iterativo, haciendo hincapié en los objetivos y el progreso

 ¿Qué implica todo esto?

Agile está creciendo constantemente como una nueva forma de abordar las prácticas dividiéndolas en segmentos que son iterativos. La aplicación de la gestión del cambio ágil se está extendiendo mucho más allá de los proyectos de software y TI para incluir también proyectos que no son de TI. Dentro de un proyecto que utiliza Agile, la gestión del cambio puede mantener la implementación y el uso necesarios para lograr resultados reales; sin embargo, el ritmo y la naturaleza de un esfuerzo ágil implica que la gestión del cambio también debe cambiar. Precisión, competencia, enfoque, compensaciones oportunas, compromiso temprano y equilibrio: todo ello debe estar presente para que la gestión del cambio sea eficaz en un proyecto que utiliza el desarrollo iterativo.

La gestión del cambio ágil es una metodología de gestión de proyectos que funciona simplificando los cambios, al igual que los proyectos, en ciclos iterativos. En esencia, la gestión del cambio ágil se basa en el supuesto de que las circunstancias cambian a medida que avanza un proyecto. En la gestión del cambio ágil, los ciclos de planificación, diseño, desarrollo y prueba siguen cambiando a medida que va tomando forma el proyecto.

Al igual que ocurre con otras disciplinas de gestión de proyectos, la gestión del cambio ágil consiste en lograr que las funciones comerciales se cumplan y gestionar los cambios comerciales de manera oportuna y rentable, sin comprometer la calidad.

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