¿Qué se debe incluir en una solicitud de cambios?
Las solicitudes de cambios deben contener la información mínima necesaria para poder revisar y aprobar el cambio. La cantidad de información necesaria en una solicitud depende de la meticulosidad del proceso de gestión de cambios y de la función y habilidades de los revisores. Si, por ejemplo, los revisores están considerando la viabilidad técnica de realizar una modificación, entonces la solicitud de cambios deberá contener información suficiente para permitirles llevar a cabo esta labor. Sin embargo, si el proceso de gestión de cambios es más meticuloso y los revisores solo deben comprobar que el cambio tenga la aprobación del propietario, el nivel de información de la solicitud será significativamente menor.
Como mínimo, las solicitudes de cambios deben incluir la siguiente información:
Identificador único
Cada solicitud se puede identificar de forma independiente. Cuando la gestión de cambios acepta una solicitud, se le suele asignar un identificador único. Sin embargo, esto puede provocar problemas porque resulta difícil diferenciar las distintas solicitudes que se están revisando o que se han rechazado. Por ello, se recomienda proporcionar a cada grupo de solicitantes una secuencia de identificadores únicos (esta suele estar compuesta por una serie de números precedida por un código de identificación). Después, el solicitante debe utilizar el siguiente identificador disponible al crear una solicitud de cambios. Son muchas las herramientas que ofrecen esta función.
Cambiar el título de la solicitud
Esto proporciona una breve descripción de la solicitud de cambios a todas las partes interesadas. Estas deben comprender bien la terminología para poder revisar y evaluar la solicitud de cambios.
Fecha de envío
Es la fecha en la que se envió la solicitud al proceso de gestión de cambios.
Fecha y hora del cambio
Es la fecha y hora en la que el solicitante desea que se lleve a cabo el cambio. Se puede modificar posteriormente en el registro de cambios, pero la fecha original solicitada debe permanecer intacta en el registro.
Solicitante del cambio
La persona que realiza la solicitud de cambios.
Propietario del cambio
El propietario y el solicitante del cambio no son la misma persona.
Servicio(s) afectado(s)
Es importante que la solicitud de cambios haga referencia a los servicios que se van a ver afectados, tanto de forma positiva como negativa, durante y después de la implementación del cambio. Esto ayuda a evitar que se preste una atención indebida a los componentes tecnológicos específicos que se están modificando.
Prioridad propuesta para el cambio
Este detalle proporciona una indicación de la urgencia de la solicitud de cambios y ayuda a programarla.
Descripción completa del cambio solicitado
La descripción debe incluir información sobre los activos que se están modificando y un resumen de los cambios. A ser posible, la solicitud de cambios debe incluir los identificadores de gestión de la configuración de todos los activos afectados.
Justificación del cambio
El motivo por el que se ha enviado la solicitud de cambios. Esta justificación debe incluir los beneficios para la empresa, las implicaciones de no aprobar la solicitud y cualquier problema que vaya a resolverse mediante la implementación del cambio.
Interrupción durante la implementación
Se recomienda destacar cualquier interrupción esperada de la disponibilidad de los servicios durante la implementación del cambio, ya que esto favorecerá su aprobación y modificación.
Calendario de implementación
Debe incluir un calendario de solicitud de cambios, con horarios para todas las actividades asociadas al cambio que se va a realizar. Se debe especificar cualquier tiempo de preparación antes de la implementación, actividades y verificación posterior al cambio.
Análisis de riesgos
Hay que analizar el riesgo que supone el cambio para el negocio. Este análisis debe incluir los riesgos de interrumpir el servicio durante y después de la implementación, la probabilidad de experimentar errores y el impacto que puede tener que los riesgos se conviertan en problemas.
Partes interesadas del cambio
Identifique quiénes son las partes interesadas que pueden beneficiarse del cambio propuesto en la solicitud, quiénes son aquellos a los que se les ha consultado el cambio y quiénes deben evaluar la solicitud.
Recursos necesarios
Brinde un resumen de los recursos necesarios para llevar a cabo el cambio solicitado, a fin de facilitar el proceso de evaluación y programación.
Revisiones y aprobaciones
Antes de enviar la solicitud de cambios al proceso de gestión de cambios, se recomienda hacer referencia a las revisiones que se han realizado, así como a cualquier aprobación que se haya otorgado. Cuando el proceso de gestión de cambios es maduro, la mayor parte de la evaluación se debe realizar antes de enviar la solicitud de cambios para su aprobación.
Consideraciones de anulación
En la solicitud de cambios debe constar el tiempo previsto para anular el cambio en caso de que se presenten problemas, ya que esto brinda a los revisores la seguridad de que el cambio se ha planificado cuidadosamente. Se deben incluir los tiempos estimados para completar cualquier anulación e información sobre las condiciones bajo las que se realizará dicha anulación.