¿Qué es una CMDB?

Una CMDB, Configuration Management Data Base por sus siglas en inglés, es un repositorio que actúa como un almacén de datos, guardando la información acerca de su entorno de IT y de los componentes que se usan para prestar los servicios de IT. Los datos almacenados en una CMDB incluyen listas de activos (conocidas como “elementos de configuración”) y las relaciones entre ellos. Las CMDB y los procesos de gestión de la configuración que las rodean son el núcleo de las operaciones modernas de IT, posibilitando a las empresas gestionar información acerca de un conjunto diverso de componentes de IT desde un solo lugar (incluso si los dispositivos actuales están ampliamente distribuidos). Además, Las CMDB ayudan a las organizaciones a llevar a cabo los procesos de gestión de servicios, como por ejemplo, la gestión de incidencias, la gestión de cambios y la gestión de problemas, y también constituye un recurso esencial para los responsables de la toma de decisiones que necesitan información para reducir los costes, la calidad y el rendimiento de los servicios de IT ofrecidos por la organización.

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¿Cómo funciona una CMDB?

Lo que hace que una CMDB sea única y valiosa es la información que contiene. Las listas de los elementos de configuración con sus respectivos atributos y las relaciones entre ellos son el tejido conectivo del entorno de IT físico. Por lo general, las CMDB forman parte de una plataforma de gestión de servicios de IT (ITSM) más grande o de un conjunto de capacidades que posiblemente incluirán las herramientas para rellenar los datos en la CMDB (como por ejemplo, las herramientas de detección e importación de datos) y las herramientas para el consumo de los datos provenientes de la CMDB (como por ejemplo, las herramientas de ticketing, los software de gestión de cambios y las capacidades de generación de informes).

Lugar de almacenamiento común

Las CMDB proporcionan un lugar común para almacenar la información acerca de los activos de IT y otros elementos de la configuración desde donde las personas pueden acceder a estos. Normalmente, estos datos provienen de múltiples fuentes y, sin la CMDB, sería muy difícil disponer de una imagen completa y precisa del entorno de IT. Por lo general, las herramientas de detección y de importación de datos se usan para identificar los elementos de configuración en el entorno de IT y rellenar con ellos la CMDB. Algunas organizaciones también usan los inventarios y las auditorías manuales para actualizar sus datos en la CMDB. Una vez cargados los datos provenientes de diferentes fuentes en la CMDB (o actualizados en función de los cambios), los procesos y las herramientas que usan dicha información pueden acceder a ella de una manera unificada y coherente.

Facilitación de datos

No es común que las personas accedan a los datos de la configuración directamente desde la CMDB debido al volumen de datos presentes y al formato en el que están almacenados. Asimismo, es difícil interpretar una gran cantidad de datos distribuidos en filas y columnas. Es ahí donde la función de las herramientas de ITSM y las capacidades de generación de informes entran en juego. Estas herramientas acceden a los datos de la CMDB, los ordenan, los filtran y presentan la información a los usuarios de la forma que mejor se alinee con los problemas operacionales o comerciales que están tratando de resolver.

Evolución de las CMDB

A medida que las empresas adoptan nuevos procesos, como Agile y DevOps, la CMDB asume una función ampliada al facultar a los empleados de IT para comprender el entorno de producción y tomar decisiones en tiempo real sobre cuestiones como los problemas y los cambios. Con la proliferación de infraestructuras en la nube y el uso del SaaS (software como servicio), las empresas deberán integrar más fuentes externas de datos en la CMDB para mantener la perspectiva global de un entorno de IT híbrido moderno. Muchas empresas también están comenzando a investigar nuevas formas de gestionar los activos de datos en el contexto de las CMDB para respaldar las iniciativas de transformación digital y los procesos comerciales digitales.

En el futuro, la CMDB desempeñará un rol más amplio no solo en las operaciones de IT, sino también en las operaciones comerciales. Contar con la solución CMDB adecuada para desarrollos ulteriores será fundamental; una solución que no solo respalde sus necesidades de hoy, sino que evolucione con usted a medida que su empresa crezca y el entorno comercial cambie.

CMBD e ITIL: una historia común

Las CMDB se crearon inicialmente como un repositorio de los datos de existencias de activos de IT recopilados manualmente. Gracias a la evolución de los procesos ITSM y a tecnologías como las herramientas de detección que posibilitan la automatización de los procesos de recogida de datos, la función de las CMDB se ha ampliado, convirtiéndose en una parte central de la mayoría de las soluciones de ITSM de las empresas. La función de las CMDB siempre ha estado alineada con la evolución de la gestión del servicio y otros procesos de IT y seguirá siendo así en el futuro.

Ventajas y desvantajas de las CMDB

Al igual que con cualquier elemento tecnológico, el uso de una CMDB conlleva tanto ventajas como desventajas. Si bien las primeras CMDB (hace algunas décadas) eran muy costosas y difíciles de mantener y nada fáciles de usar, las CMDB modernas constituyen hoy en día una característica esencial en la mayoría de las soluciones de ITSM de las empresas. Los beneficios claves que supone el uso de las CMDB incluyen:

Sin embargo, las CMDB también pueden suponer inconvenientes. Crear, mantener y usar eficazmente un gran conjunto de datos de la configuración puede ser costoso tanto en lo que respecta a los recursos técnicos como en la atención humana necesaria para garantizar la calidad y el valor. Algunos de los principales inconvenientes que supone el uso de las CMDB incluyen:

El coste de la adquisición de los datos y el almacenamiento

Con frecuencia, las CMDB contienen una copia de los datos procedentes de otros sistemas de origen. A medida que las empresas crecen y evolucionan, el conjunto de datos puede llegar a ser bastante grande. Es probable que la CMDB pase a ser uno de sus más grandes repositorios.

El mantenimiento de datos actualizados y pertinentes

El entorno de IT cambia constantemente y, al hacerlo, su CMDB necesita mantenerse actualizada con los nuevos activos que se introducen en el entorno, eliminando aquellos que se retiran o desechan e incluyendo los cambios a los activos existentes.

Facilidad de uso de los datos

El valor de su CMDB no radica en el contenido de los datos, sino en usarlos. Para usar eficazmente los datos de la CMDB, usted necesitará herramientas (como las aplicaciones de ITSM y los sistemas de generación de informes) y procesos para consumir los datos de la configuración como parte de las operaciones.

CMBD vs. Gestión de activos

Suele haber mucha confusión sobre la diferencia entre la gestión de la configuración y la gestión de activos en la ITSM. La gestión de la configuración y la CMDB se enfocan en los datos usados para gestionar sus activos durante el periodo en que se encuentran en uso y presentes en su entorno de IT. Esto implica comprender qué componentes constituyen un servicio o un activo, cuáles se usan y cómo se relaciona con otros activos y/o servicios. Por otro lado, la gestión de activos es el conjunto de procesos que se usan para gestionar todo el ciclo de vida de los activos. Por lo general, los procesos de la gestión de activos incluyen cuestiones como el abastecimiento y la compra, la gestión de licencias de software, la evaluación de activos y los procesos de renovación tecnológica.

La CMDB es una herramienta importante para posibilitar los procesos efectivos de gestión de activos y su objetivo es proporcionar una visión completa y precisa de los activos de IT que son controlados por una organización. Así pues, esto permite que la organización gestione sus activos en una cartera de activos en lugar de administrar cada uno de ellos individualmente.

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