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La gestión de proyectos es el conjunto general de procesos y actividades que hacen falta para coordinar e implementar cambios en su entorno empresarial. Algunos ejemplos de proyectos son: cambios en procesos operativos, cambios a ubicaciones físicas o maquinaria, atender una solicitud de un cliente, desarrollar un nuevo producto/servicio o hacer un cambio a un sistema de TI.
El comprender la gestión de proyectos comienza por definir lo que es un proyecto. El Project Management Institute (PMI, en español "Instituto de Gestión de Proyectos), ofrece la siguiente definición de lo que es un proyecto: "Una iniciativa diseñada para producir un producto, servicio o resultado único, con un principio y un final bien definidos, que se lleva a cabo para alcanzar metas y objetivos únicos, típicamente orientados a producir cambios beneficiosos o valor agregado". Es importante tener en cuenta la naturaleza temporal de los proyectos, en contraste con las operaciones en curso (la situación normal), que son semipermanentes. Los proyectos representan la forma en que las empresas hacen los cambios.
La gestión de proyectos es un conjunto de procesos que se emplean para organizar, coordinar e implementar proyectos. Esto incluye la iniciación, planificación, ejecución, control (monitorización) y cierre del proyecto. Con frecuencia sucede que los proyectos son liderados y gestionados por recursos bien formados (gestores de proyectos) que utilizan estándares industriales, su experiencia personal, los procesos organizacionales y un conjunto de herramientas y plantillas de soporte para darle estructura al proyecto, gestionar la información y facilitar la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto.
La gestión de proyectos de TI es una subdisciplina de la gestión de proyectos en la que los proyectos tecnológicos se planifican, ejecutan y controlan. El sector de las TI es uno de los lugares donde es más común encontrar la gestión de proyectos dentro de una organización. La mayoría de las inversiones e iniciativas en TI se ajustan a un perfil de "proyecto" con un cronograma restringido, un ámbito definido, unos objetivos/resultados deseados y un conjunto de recursos de proyecto que deben coordinarse.
La gestión de proyectos de TI comienza a nivel de la cartera, donde la visión estratégica de la organización se transforma en las medidas de valor y la identificación de las inversiones para crear valor. La mayoría de las organizaciones tienen un conjunto limitado de recursos financieros, humanos y técnicos a su disposición, de modo que la gestión de la cartera ayuda a la organización de TI a seleccionar los mejores proyectos para generar el valor deseado con los recursos disponibles. Al emplear procesos estructurados de gestión de proyectos para llevar a cabo los proyectos de la cartera, la organización puede hacer seguimiento al rendimiento del proyecto y a la entrega de valor en cada paso del ciclo de vida del proyecto.
Durante los últimos años han surgido algunas variantes populares de la gestión de proyectos de TI que han sido adoptadas por empresas, incluyendo: metodologías waterfall y agile, o enfoques iterativos y técnicas más especializadas como Scrum. Cada una de estas variaciones tiene características únicas que afectan al momento de la concreción del valor, a la manera en cómo interactúan los miembros del equipo y a la manera en que el proyecto se integra con otros proyectos en la cartera de la organización.
La gestión de proyectos es una disciplina y un conjunto de procesos que los gerentes de proyecto deben ejecutar eficazmente para que el proyecto pueda generar los resultados deseados. Existen 10 componentes clave que constituyen la disciplina de la gestión de proyectos:
El ciclo de vida del proyecto ofrece un proceso claramente definido para tomar un proyecto desde su idea inicial a través de su implementación y cierre usando los principios de gestión de proyectos que aclaran las expectativas, optimizan las comunicaciones y garantizan que los problemas, riesgos y cambios se gestionen apropiadamente mediante la planificación y la ejecución. La mayoría de las metodologías de gestión de proyectos dividen al proyecto en 5 etapas:
Algunos beneficios adicionales de la gestión de versiones son:
Un gestor de proyectos es un profesional capacitado en el campo de la gestión de proyectos. Se les otorga la autoridad (en la carta del proyecto) para dirigir a las personas y a los recursos involucrados en lograr los objetivos del proyecto. Los gestores de proyectos son los responsables de liderar todas las etapas del ciclo de vida del proyecto, así como de las funciones de soporte tales como la gestión de recursos, la gestión del riesgo, el control de cambios, la gestión de los interesados y de las comunicaciones del proyecto.
Un gestor de proyectos necesita comprender las tareas requeridas para finalizar el proyecto, incluyendo el tiempo y los recursos necesarios y el orden de operaciones correcto. La gestión del ámbito de trabajo, las tareas específicas a realizar, el cronograma del proyecto y la asignación de recursos son funciones esenciales que ejecuta el gestor de proyectos. En proyectos de mayor envergadura, pueden existir recursos de soporte que ayuden al gerente de proyectos con tareas específicas (como el mantenimiento del plan de proyecto o de documentación del producto), pero cada proyecto debe tener a un único individuo (el gestor de proyectos) que tenga asignada la responsabilidad general de garantizar el éxito del proceso.
Un gestor de proyectos en un profesional capacitado en el campo de la gestión de proyectos. Se les otorga la autoridad (en la carta del proyecto) para dirigir a las personas y a los recursos involucrados en lograr los objetivos del proyecto. Los gestores de proyectos son los responsables de liderar todas las etapas del ciclo de vida del proyecto, así como de las funciones de soporte tales como la gestión de recursos, la gestión del riesgo, el control de cambios, la gestión de los interesados y de las comunicaciones del proyecto.
Un gestor de proyectos necesita comprender las tareas requeridas para finalizar el proyecto, incluyendo el tiempo y los recursos necesarios y el orden de operaciones correcto. La gestión del ámbito de trabajo, las tareas específicas a realizar, el cronograma del proyecto y la asignación de recursos son funciones esenciales que ejecuta el gestor de proyectos. En proyectos de mayor envergadura, pueden existir recursos de soporte que ayuden al gestor de proyectos con tareas específicas (como el mantenimiento del plan de proyecto o de documentación del producto), pero cada proyecto debe tener a un único individuo (el gestor de proyectos) que tenga asignada la responsabilidad general de garantizar el éxito del proceso.
La gestión de proyectos se basa en el uso eficiente de los recursos y en la consecución de resultados de la manera más eficaz posible. El observar los métodos y estrategias de la gestión de proyectos ayuda a las empresas a reducir los riesgos, controlar sus costes y a mejorar sus tasas de éxito. Para empresas pequeñas, la gestión de proyectos puede ayudar a brindar estructura y orientación para obtener resultados más rápidamente. Para empresas de mayor tamaño, la gestión de proyectos puede ayudar a garantizar la consistencia en los resultados y la capacidad de planificar, monitorizar y controlar eficazmente unas mayores carteras de proyectos, garantizando que los proyectos individuales se integren bien en las operaciones en curso.
En el contexto de un proyecto individual, unos procesos disciplinados de gestión de proyectos pueden ayudar a garantizar:
Algunos beneficios adicionales de la gestión de versiones son:
Existen diversas técnicas de gestión de problemas. Hablemos de algunas de las técnicas más populares que se pueden implementar con facilidad.
Existen beneficios que el proyecto genera para la organización y también hay beneficios inherentes al proceso de gestión del proyecto. La gestión de los beneficios del proyecto conlleva la identificación, planificación, medición y seguimiento de los beneficios desde el comienzo de un proyecto hasta que los beneficios se logren como parte de las operaciones normales. Su objetivo es garantizar que los beneficios deseados sean bien comprendidos por las partes interesadas en el proyecto y por el equipo del proyecto, y que sean específicas, medibles, acordadas, realistas y sujetas a plazos límite. Los beneficios de la gestión de proyectos, en contraste, se centran en el valor del proceso de gestión de proyectos en sí. A continuación, indicamos los 10 principales beneficios de la gestión de proyectos:
Si bien es posible completar proyectos sin la gestión adecuada (las empresas lo hacen a diario), una gestión de proyectos estructurada permite ofrecer valor a la organización de manera más barata, rápida y predecible, y con una mayor calidad. La efectividad de la gestión de proyectos se puede mejorar aún más mediante el conjunto adecuado de estándares, habilidades y herramientas para ayudar a su organización a gestionar proyectos individuales en el contexto de una mayor cartera de proyectos y la ejecución de las operaciones empresariales.
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