Team Inbox, la unión de la comunicación y la colaboración
Una revolución de la comunicación entre equipos en 2023: descubra una mensajería, una gestión de tareas y una gestión de proyectos perfectas gracias a nuestra solución de bandeja de entrada compartida.
1. ¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
Una bandeja de entrada compartida, también conocida como bandeja de entrada para equipos, es un sistema de gestión de correos electrónicos colaborativo revolucionario, diseñado para capacitar a su equipo. Con las bandejas compartidas, los miembros del equipo podrán gestionar y responden a los correos electrónicos recibidos de forma fluida.
A diferencia de las configuraciones de correo electrónico tradicionales, donde cada mensaje se destina a un único destinatario, nuestra solución de bandeja de entrada compartida les dará acceso a distintos miembros de un equipo dentro de su organización, lo que fomentará la eficiencia y la cooperación.
Use la bandeja de entrada compartida de Freshworks para mejorar la colaboración en su equipo:
Cuentas de correo electrónico
Grupos de Google o Gmail
Automatización de tareas repetitivas
Integración de CRM
API personalizadas
WhatsApp
Outlook
Listas de distribución
SMS
Chat en directo
Base de conocimiento
Sistema de gestión de incidencias
Análisis
Mensajería
Un espacio de trabajo en el que sus agentes querrán trabajar
Atender a clientes puede ser estresante, tanto desde casa como desde la oficina. La bandeja compartida Team Inbox simplificará la jornada de los agentes gracias a una interfaz intuitiva, con funciones bien planteadas.
Funciones de una bandeja compartida
El espacio de trabajo de un agente es vital para su jornada laboral. Por eso, hemos diseñado Team Inbox pensando en ellos. Los agentes encontrarán funciones que, a priori, parecen insignificantes, pero que serán fundamentales para su eficiencia y su productividad.
Priorice con rapidez
Colabore de forma fácil
Actúe más rápido
Ahorre más tiempo
Hecha a su medida
It’s so good we use it too!
Freshworks supports thousands of businesses from the same Team Inbox they use.
Configuración de la bandeja compartida
Para configurar una bandeja compartida, deberá cumplir distintos pasos para garantizar que la gestión de los correos electrónicos y la comunicación entre los miembros sean eficientes. A continuación, detallamos una manera sencilla de configurar su bandeja compartida.
Escoja una herramienta de gestión de correo electrónico
Acceda de forma fácil a su bandeja de entrada compartida
Gestione los mensajes sin esfuerzo
Un cierre ágil
Manténgase al día
Varios canales, una sola bandeja.
Olvídese de cambiar de pestaña.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
Una bandeja de entrada compartida es una dirección de correo electrónico compartida que usa un grupo de personas para colaborar en tareas y comunicarse con los clientes. Es un centro neurálgico donde se reciben todos los correos electrónicos que se envían a dicha dirección y donde cualquier miembro del equipo puede verlos y darles respuesta.
2. ¿Cómo creo una bandeja de entrada compartida?
Crear una bandeja de entrada compartida es sencillo:
-Escoja la herramienta correcta: Seleccione un software o una herramienta de gestión de correo electrónico que sea compatible con las bandejas de entrada compartidas. Por ejemplo, Google Workspace, Outlook, Hiver u otro tipo de software especializado en bandejas de entrada compartidas.
-Cree o configure: Con la herramienta que elija, cree una bandeja de entrada compartida o una cuenta de correo específica para el equipo. También puede designar una ya existente como bandeja compartida. Configure los permisos de acceso para los miembros de su equipo.
-Defina los roles: Asigne roles dentro de su equipo: personas responsables de la bandeja de entrada, personas que respondan y personas que supervisen. Esto permitirá una coordinación más fluida.
-Establezca el enrutamiento: Configure las normas de enrutamiento del correo electrónico para dirigir los correos a la bandeja de entrada compartida de su equipo en función de ciertos criterios como palabras clave, direcciones de remitentes o direcciones específicas.
-Personalice y automatice: Implemente etiquetas para la organización y cree reglas de automatización para optimizar tareas como asignar correos electrónicos o enviar respuestas automatizadas.
3. ¿Cómo gestionar una bandeja de entrada compartida de forma eficiente?
Hay un par de cosas que puedes hacer para gestionar una bandeja compartida de forma eficiente.
-Cree directrices claras sobre cómo debería ser la bandeja de entrada compartida. Esto incluye tareas como quién es responsable de responder a los correos electrónicos, qué prioridad debería darse a cada uno y en cuánto tiempo se deberían responder.
-Use una herramienta de gestión de bandejas de entrada compartidas. Este tipo de herramienta le ayudará a asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, a controlar el estado de los correos y a generar informes sobre el rendimiento del equipo.
-Establezca reglas y filtros para automatizar tareas. Por ejemplo, puede establecer una regla para mover de forma automática todos los correos electrónicos de un cliente concreto a una carpeta específica del servicio de asistencia.
-Controle con regularidad la bandeja compartida y haga los ajustes necesarios. Por ejemplo, si se percata de que muchos de los correos electrónicos no reciben respuesta, quizá deba ajustar el flujo de trabajo de su equipo o añadir más miembros.
4. ¿Para qué sirve una bandeja de entrada compartida?
Una bandeja de entrada compartida sirve para mejorar la comunicación y la colaboración dentro de un equipo. Al compartir una dirección de correo, los miembros del equipo pueden comunicarse entre ellos y con los clientes de forma fácil. Esto puede ayudar a agilizar los tiempos de respuesta y garantizar que todo el mundo parta de la misma información.
5. ¿Qué ventajas y desventajas presentan las bandejas de entrada compartidas?
A continuación, detallamos las ventajas y las desventajas de las bandejas de entrada compartidas.
Ventajas:
-Una comunicación y colaboración mejoradas
-Una productividad y eficiencia potenciadas
-Una mejor atención al cliente
-Más transparencia y responsabilidad
-Facilidad para controlar y gestionar las conversaciones por correo electrónico
Desventajas:
-Dificultad de gestión si el equipo es demasiado grande o si el volumen de correos electrónicos es demasiado alto
-Un exceso de información si los miembros del equipo no actúan con atención
-Dificultad para mantener la privacidad y la confidencialidad
6. ¿Qué diferencia hay entre una bandeja de entrada compartida y una personal?
Una bandeja de entrada compartida es una dirección de correo electrónico compartida que usa un grupo de personas, mientras que una bandeja de entrada personal es una dirección de correo que solo usa una persona. Las bandejas de entrada compartidas normalmente se usan para comunicaciones relacionadas con el trabajo a través de herramientas de bandejas compartidas, mientras que las bandejas personales se usan para comunicaciones personales.
7. ¿Qué ventajas ofrece usar una bandeja de entrada compartida?
Usar una bandeja de entrada compartida ofrece muchas ventajas, como:
-Una comunicación y colaboración mejoradas: Las bandejas de entrada compartidas hacen que los miembros del equipo puedan comunicarse entre ellos y con los clientes de forma fácil.
-Una productividad y eficiencia potenciadas: Las bandejas de entrada compartidas pueden ayudar a optimizar los flujos de trabajo y facilitar la gestión de los correos electrónicos para los miembros del equipo.
-Una mejor atención al cliente: Las bandejas de entrada compartidas pueden ayudar a mejorar la atención al cliente al garantizar que los correos electrónicos de los clientes se respondan con rapidez.
-Más transparencia y responsabilidad: Las bandejas de entrada compartidas hacen que sea más fácil controlar quién es responsable de responder a cada correo electrónico y garantizar que estos reciban respuesta.
-Facilidad para controlar y gestionar las conversaciones por correo electrónico: Las bandejas de entrada compartidas permiten controlar y gestionar las conversaciones de los correos electrónicos, especialmente aquellas que incumben a varios miembros del equipo, de una forma más fácil.
8. ¿Cuáles son algunas de las funciones que presenta la bandeja de entrada compartida?
Algunas de las funciones de la bandeja de entrada compartida son:
-Una dirección de correo electrónico compartida: Las bandejas de entrada compartidas cuentan con una dirección de correo compartida que pueden usar todos los miembros del equipo.
-Asignación de los correos electrónicos: Las bandejas de entrada compartidas permiten a los miembros del equipo asignar correos electrónicos los unos a los otros.
-Control de los correos electrónicos: Las bandejas de entrada compartidas permiten a los miembros del equipo controlar el estado de los correos electrónicos: si se han abierto, leído o respondido.
-Generación de informes sobre los correos electrónicos: Las bandejas de entrada compartidas pueden generar informes sobre el rendimiento del equipo; por ejemplo, sobre el tiempo medio de respuesta a los correos.
-Herramientas de colaboración: Algunas herramientas de software de bandejas de entrada compartidas incluyen herramientas de colaboración, como la capacidad de añadir comentarios y notas a los correos electrónicos.
9. ¿Cuáles son algunas de las ventajas que ofrece una bandeja de entrada compartida?
-Una colaboración eficiente: Los miembros del equipo pueden colaborar en los correos electrónicos de forma eficaz, lo que evita las barreras en las comunicaciones.
-Una productividad mejorada: Una gestión de correos electrónicos centralizada reduce los tiempos de respuesta y evita duplicar esfuerzos.
-Una responsabilidad clara: Al asignar correos electrónicos a miembros del equipo, las responsabilidades estarán más claras y se garantiza un seguimiento rápido.
-Una organización optimizada: Separe los correos electrónicos por categorías y deles prioridad para una gestión de las tareas y un acceso más sencillos.
-Automatización para una mayor eficacia: Ahorre tiempo automatizando tareas repetitivas como el enrutamiento de los correos electrónicos y sus respuestas.
-Integración y análisis: Establezca integraciones con otras herramientas sin complicación alguna y obtenga análisis valiosos para una toma de decisiones mejorada.
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