Le change management – les étapes et facteurs de succès
Grâce au change management, vous pouvez planifier, communiquer et mettre en œuvre des changements dans votre entreprise. Quelle que soit la raison qui entraîne un changement particulier, une chose est sûre : un tournant stratégique dans une entreprise doit être mûrement réfléchi et planifié pour que sa mise en œuvre soit une réussite.
Qu’est-ce que le change management ?
Par définition, le change management, ou la gestion du changement en français, décrit la mise en œuvre de processus stratégiques pour gérer les changements dans une entreprise. Les motivations derrière ces changements respectifs peuvent être diverses. Par exemple, une entreprise peut avoir pour objectif de conquérir un nouveau marché, d’acquérir une autre entreprise ou d’introduire de nouvelles technologies dans le cadre de la numérisation.
Les entreprises qui pratiquent une bonne gestion du changement réagissent rapidement et facilement face à de nouveaux enjeux et considèrent cela comme une opportunité et non comme une menace.
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Pourquoi le change management est-il important pour votre entreprise ?
La gestion du changement est importante pour :
- Rester compétitif
- Pénétrer de nouveaux marchés, régions de vente ou groupes cibles
- Le rachat d’une autre entreprise
- La vente d’unités commerciales et la répartition des tâches restantes
- Le réajustement complet du portefeuille de produits ou l’intégration de nouveaux produits
- De nouveaux modèles d’entreprise liés à des innovations technologiques ou à de nouveaux concurrents
- La mise en place de partenariats et de réseaux
Dans de nombreuses entreprises, la sensibilisation face à la nécessité du changement reste insuffisante. Des modèles, des concepts de formation, des contenus et des méthodes obsolètes jalonnent le travail quotidien et entravent l’introduction d’innovations.
Dans certains cas, l’absence de gestion du changement peut entraîner la ruine d’une entreprise. Les clients pensent autrement et prennent des décisions différentes de celles qu’ils prenaient il y a quelques années. Les entreprises qui ne s’adaptent pas perdent souvent une grande partie de leur clientèle. Mais les processus de travail internes sont également en train de changer : grâce à l’IA, par exemple, de nombreux processus de travail peuvent désormais être automatisés, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
En fin de compte, ce sont vos employés qui sont les plus touchés par les changements, car ils sont le moteur de votre entreprise, et doivent mettre ces changements en œuvre. Il est donc important de convaincre et de motiver vos employés. Car ce n’est que si la nécessité de nouveaux processus est comprise et acceptée par vos employés que le changement peut s’opérer avec succès. Pour relever ce défi, une gestion active du changement et une gestion des problèmes est nécessaire.
Le processus de change management – la digitalisation et la dynamisation
Il existe de nombreux modèles de gestion du changement pour décrire les différents processus au sein d’une entreprise. Elles ont toutes un point commun : elles sont divisées en différentes phases de gestion du changement. Le plus utilisé est le modèle à trois phases de Lewin :
- La décristallisation
- Le déplacement
- La cristallisation
Kurt Lewin, psychologue pionnier dans le domaine de psychologie sociale, a introduit le concept de « dynamique de groupe ». Il décrit le changement dans une entreprise à travers la métaphore d’un bloc de glace qui est d’abord décristallisé, puis déplacé, puis entre à nouveau dans une phase de cristallisation. Il est vrai que la théorie de Lewin a depuis été complétée par de nombreux nouveaux modèles de gestion du changement. Cependant, cette métaphore illustre bien le processus de changement dans une entreprise ainsi que ses implications.
La phase 1 : la décristallisation des normes
- Analyse de la situation actuelle : la première étape consiste à analyser en détail la situation. Quels problèmes et solutions potentielles pouvez-vous identifier ? Quelles sont les causes de ces problèmes ? Quelles sont les solutions possibles ? Et surtout : comment conceptualiser le changement ?
- Il convient alors de définir l’objectif souhaité, car les modifications ne fonctionneront que si l’objectif est clairement défini.
- Par la suite, l’entreprise se doit de communiquer ses objectifs et sa vision : les nouvelles idées et les changements proposés sont souvent considérés de manière critique par vos employés. Préparez donc toutes les personnes concernées par les changements de manière adéquate. Expliquez pourquoi le changement est nécessaire et comment tous en tireront profit. Ce n’est que lorsque la nécessité du changement est acceptée par les employés qu’ils peuvent le soutenir pleinement.
La phase 2 : le processus de déplacement
Maintenir une communication constante : dans les trois phases, la communication est le facteur le plus important, car sans elle, vos employés n’ont aucune chance d’accepter le changement. Continuez à leur faire part des avantages qui se profilent, à les informer des progrès réalisés et à les préparer aux nouvelles méthodes de travail.
Restez transparent : si vos salariés se sentent menacés, des rumeurs et des craintes surgiront rapidement. Adressez-vous activement à vos employés, en répondant honnêtement aux questions. Des membres du personnel bien informés et motivés sont la clé de voûte d’une gestion du changement réussie.
La phase 3 : la cristallisation
L’endurance : qu’il prenne des jours, des semaines ou des mois, le processus de changement peut être plus ou moins long. Il est important de disposer d’un soutien constant en matière de gestion, de systèmes de retour d’informations et de communication. Jusqu’à ce qu’un changement soit définitivement établi, les différents processus doivent être suivis de près et ajustés si nécessaire.
Offrez votre soutien : formation, accompagnement, transparence – mettez en œuvre les solutions appropriées pour que les personnes concernées s’habituent aux nouveaux processus.
Effectuez des analyses et des ajustements : afin de pouvoir opérer les changements initiés dans l’entreprise, vous devez vérifier l’efficacité des nouveaux développements et les évaluer de manière critique. Sur la base de cette évaluation, des optimisations peuvent être réajustées par la suite.
Quels sont les facteurs de succès de la gestion du changement ?
Une gestion du changement réussie n’est pas une question de chance, mais de préparation, de communication efficace et de déploiement agile des ressources. Nous présentons ci-dessous huit facteurs de réussite que vous devez absolument prendre en considération :
1. Une communication ouverte
Les objectifs du processus de gestion du changement doivent être clairement définis et ce, pour tous les salariés concernés. Assurez-vous que vos employés soient bien informés sur leurs objectifs, sur la situation actuelle et des succès tout au long du processus.
2. La production de succès rapides
Des premiers succès rapides et clairement visibles sont une source de motivation pour la mise en œuvre de nouveaux processus et stimulent vos employés.
3. L’autorité
Les dirigeants doivent avoir une vue d’ensemble des relations hiérarchiques complexes et comprendre que le changement ne peut être effectué sur commande ou à l’aide d’un fichier Excel. Il est important d’avoir une idée claire de l’objectif souhaité et de pouvoir le communiquer tout aussi clairement.
4. Les outils de change management
Utilisez des outils de gestion du changement adaptés pour avoir une meilleure vue d’ensemble de votre processus de changement et le rendre plus efficace.
5. L’ouverture à la critique
Considérez la critique comme un retour d’informations précieuses, qui peuvent vous aider à améliorer votre processus de change management. Les objections contiennent souvent des détails importants pour la mise en œuvre des nouveaux processus, avec des aspects qui ont pu être oubliés ou négligés auparavant.
6. Fournir les ressources nécessaires
Veillez à ce que toutes les ressources importantes et nécessaires aux processus de changements soient mis en œuvre. Cela comprend non seulement l’investissement financier, la transparence envers le personnel et l’aménagement éventuel des locaux, mais aussi une excellente gestion au niveau exécutif et la prise en compte d’un temps d’adaptation pour les employés.
7. Le courage d’innover
Le changement implique qu’il faut oser faire quelque chose de nouveau et avoir une longueur d’avance sur la concurrence. Ne craignez pas les innovations, telles que l’IA, et soyez ouvert à la nouveauté.
8. Apprendre et s’adapter
Soyez également ouvert aux enseignements tirés du change management et mettez-les en œuvre. La gestion du changement échoue lorsque les visions et les objectifs ne peuvent être communiqués avec succès aux employés.
Les salariés trouvent souvent le changement difficile. Par conséquent, impliquez vos employés dans le processus de changement dès le départ et communiquez vos plans et objectifs de manière transparente et détaillée. Soyez ouvert à la discussion, tout en étant cohérent dans l’urgence face au changement. Une communication efficace doit toujours être l’objectif principal de votre stratégie de change management afin de convaincre et de motiver le personnel de votre entreprise.
Le change management : dépendant de la digitalisation
La communication de votre stratégie de change management, ainsi que vos outils numériques se doivent d’être basés sur une structure claire. Avec l’aide de Freshworks, vous pouvez élaborer avec précision vos processus de change management au sein de votre entreprise et garder une vue d’ensemble de tous les processus importants – de la planification jusqu’au déploiement.
