Congés payés : définition et guide – Freshteam

Comment sont décomptés les congés payés en jours ouvrables ?

Chaque salarié a droit à 2,5 jours de congé payé, selon le Code du travail, par mois de travail effectif quel que soit son type de contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel). Cela revient à 30 jours de congé payé ouvrables par an, soit 5 semaines.

Un mois de travail effectif renvoie à une période de 24 jours de travail ou de quatre semaines. Les jours de congé payé sont légalement décomptés en jours ouvrables c’est-à-dire des jours où les employés sont autorisés à travailler en vertu de la loi. Les jours fériés et chômés et les jours de repos hebdomadaire (dimanche) ne sont pas pris en compte dans le décompte des congés payés ouvrables.

Lorsqu’un employé n’a pas eu un mois de travail effectif, ses congés payés sont calculés en fonction du nombre de jours travaillés. Par exemple, si un employé travaille 20 jours au cours du mois, il aura des congés payés de 2,5 jours × (20/30) = 1,65 jour, soit de 2 jours de congés payés. Certains employeurs peuvent également accorder des congés payés supplémentaires à leurs salariés en fonction de leur politique interne.

Remarque: lorsque le nombre de jours de congés payés n’est pas un nombre entier comme dans l’exemple ci-dessus, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Ainsi, selon l’exemple plus haut, l’employé aura droit à 2 jours de congés payés.

Maintenant que vous savez comment sont décomptés les jours de travail, nous vous expliquons comment fonctionnent les indemnités de congés payés. Mais avant, il faudrait d’abord savoir : les indemnités de congés payés c’est quoi ?

Indemnités de congés payés : définition

Une indemnité de congés payés est une rémunération que l’employeur calcule et verse à l’employé pendant ses congés. Elle peut être calculée de deux manières :

En appliquant la règle du 1/10, c’est-à-dire que l’employé obtient 1/10 de son salaire brut.
Avec la méthode de maintien du salaire, soit le salaire que l’employé aurait obtenu s’il avait continué à travailler.

Quels sont les différents types d’indemnités et comment fonctionnent-elles ?

1. Congés payés reliquat : définition

La question que beaucoup d’employeurs et de salariés se posent est celle de savoir s’il est possible d’avoir un reliquat, ou paiement, pour les jours de congés non utilisés. Malheureusement non. La loi interdit cette pratique. Les employés ont droit à des reliquats de congés payés uniquement en cas de rupture de contrat de travail. Dans ce cas, les employeurs leur versent des indemnisations compensatoires.

2. Indemnisations compensatrices de congés payés : définition.

C’est une indemnité que l’employeur paie à son employé lorsque ce dernier n’a pas bénéficié de la totalité de ses congés payés au moment de la rupture du contrat. Ce type d’indemnisation se calcule de la même manière que les indemnités de congés payés.

3. Provision de congés payés : définition

L’employeur peut constater, à la clôture de l’exercice, qu’un employé n’a pas utilisé les congés auxquels il avait droit. Il doit alors prévoir des provisions de congés payés à rembourser à l’employé.

Congé maladie

La prise en compte de congés maladie dans votre politique de congés payés aide vos employés à s’absenter du travail pour se remettre d’une maladie, d’une blessure ou d’un accident de travail. L’employé doit tout de même présenter un certificat médical.

Jours fériés et chômés

En plus des congés payés et congés maladie, certaines fêtes constituent des jours fériés où les employés ne travaillent pas, mais sont tout de même rémunérés. Ces jours sont communément appelés « jours chômés ». Toutes les fêtes ne sont pas forcément des jours chômés. Les entreprises peuvent aussi définir une liste exhaustive de jours chômés dans leur politique de congés.

Congé parental

Vos employés ont droit à des congés lorsqu’ils deviennent parents. Ces congés varient au cas par cas :

Congé maternité : c’est un congé de longue durée réparti en deux parties notamment un congé prénatal pendant la grossesse et un congé postnatal après l’accouchement.
Congé paternité : À la naissance d’un enfant, le père a également droit à des congés, certes plus réduits que ceux de la mère, mais obligatoires.
Congé d’adoption : Lorsque votre employé adopte un enfant, il a droit à un congé dont la durée varie selon le nombre d’enfants adoptés ou le nombre d’enfants déjà à charge.

Congé pour évènements familiaux.

Qu’il s’agisse d’un mariage ou du décès d’un membre de famille proche (époux, enfant, parent), votre employé a généralement droit à un congé payé d’une durée qui varie entre un à sept jours selon les cas.

Congé sabbatique.

Le congé sabbatique est un congé payé de six mois à un an accordé à tout employé qui décide de s’absenter pour des raisons de convenance personnelle.

Congé d’examen.

Ce type de congé payé est accordé aux employés qui souhaitent prendre quelques jours pour préparer et passer leur examen. Sa durée maximale est généralement de trois jours.

Congé RTT : définition.

Vous vous demandez certainement une RTT, c’est quoi ? Il s’agit tout simplement de périodes de repos, notamment des journées ou des demi-journées accordées aux employés qui ont fait des heures supplémentaires ou travaillé pendant des jours fériés ou dépassé la durée légale de travail (35 heures par semaine).

Congé de solidarité familiale.

C’est un congé payé accordé à un employé qui assiste un proche (parents, grands-parents, enfants, frères et sœurs) en phase avancée ou terminale d’une maladie incurable. Au cours de cette période, l’employé perçoit une allocation journalière de personne en fin de vie de la sécurité sociale.

Congé pour le handicap ou la pathologie d’un enfant.

Ce congé intervient en cas d’annonce du handicap de l’enfant de votre employé ou d’une maladie grave. Il doit être pris au moment où survient l’événement. Sa durée minimale est de deux jours. L’employé est rémunéré durant ce congé.

Congé de formation professionnelle.

C’est un congé pendant lequel vos employés suivent une formation professionnelle pour améliorer leurs compétences ou pour se perfectionner. La durée maximale de ce type de congés est de trois ans pour toute la carrière de l’employé. Il peut être pris en une fois ou réparti en plusieurs instances.

Réduction du surmenage et de l’épuisement professionnel.

L’épuisement professionnel des employés est l’une des principales causes de la baisse de productivité au travail et des congés non planifiés. Ces facteurs ont un impact négatif sur la satisfaction au travail, même pour vos employés les plus performants.

Les congés payés permettent aux employés de faire une pause dans leur travail sans que cela n’affecte leur salaire. De bonnes vacances rechargeront leurs batteries et ils seront prêts à reprendre leurs fonctions.

Au lieu d’attendre la veille de Noël, si vos employés peuvent prendre de courtes pauses à intervalles de quelques mois, ils évacueront leur stress et seront plus concentrés au travail.

Une main-d’œuvre diversifiée.

Vous devez embaucher des personnes qui peuvent travailler pour vous, quelle que soit leur culture. La meilleure façon d’y parvenir est de rendre votre culture d’entreprise ouverte à tous. Une politique de congés bien élaborée peut démontrer l’ouverture de votre organisation aux citoyens issus de toutes les cultures.

Des politiques telles que les congés facultatifs permettront à vos employés issus de communautés minoritaires d’observer des journées spéciales avec leur famille. Cela les incitera à travailler avec vous plutôt qu’avec un concurrent.

Une meilleure organisation de l’entreprise.

Si vous mettez en place un système de gestion des congés, les employés peuvent informer leurs responsables et leurs équipes de la date de leurs congés. Les responsables peuvent ainsi anticiper les congés à venir et planifier leurs semaines de travail en conséquence.

En outre, les employés savent quels sont les employés absents de réserve. Ils peuvent les contacter directement, ce qui réduit l’impact sur les délais et le flux de travail.

Amélioration des relations sur le lieu de travail.

En proposant différents types de congés payés, vous permettez aux employés d’être honnêtes quant au motif de leur congé. Cela permet également aux responsables de mieux comprendre la gravité d’une situation.

Cette appréciation mutuelle favorise des relations plus solides au sein de la structure hiérarchique. Lorsque les employés se confient davantage à la hiérarchie, ils sont plus disposés à exprimer leurs préoccupations professionnelles et à formuler des opinions moins populaires.

Avantage compétitif.

De nombreuses grandes entreprises offrent des congés payés à leurs employés. Nous sommes arrivés à un stade où les congés payés sont devenus une pratique courante. Vos employés actuels et futurs en sont venus à attendre cela de vous.

Dans un tel contexte, il est facile de comprendre comment une politique de congé payé favorable aux employés peut attirer de bons profils dans votre entreprise. En effet, pour un même poste, les mêmes avantages et les mêmes salaires offerts à un candidat par vous et par un concurrent, une politique de congés payés favorable peut faire pencher la balance en votre faveur.

Une meilleure rétention des talents.

Les congés payés offrent une certaine flexibilité et montrent clairement à vos employés que vous comprenez leurs besoins. Ils vous aident à instaurer la confiance qui est la base de toute relation durable avec les employés.

Ils vous aident à répondre au besoin humain fondamental de se sentir apprécié et reconnu, ce qui vous permet de retenir les talents plus longtemps.

Amélioration de la valeur de la marque.

Bien que vos produits et services aient le plus grand impact sur la valeur de votre marque auprès des clients, vous ne pouvez pas ignorer la création d’une marque au sein de votre organisation.

Vos employés et les candidats potentiels doivent vous voir comme une marque de confiance pour avoir envie de rejoindre votre organisation et d’y rester pendant des années. Une politique de congés payés favorable aux employés peut renforcer la valeur de votre marque en interne.

Elle permet également d’éviter les poursuites judiciaires qui peuvent avoir un impact négatif sur la valeur de votre marque. La plupart des grandes entreprises connues pour leur philosophie ont une politique de congés payés efficace.

Une meilleure compréhension de votre personnel.

Grâce à un gestionnaire de congés efficace, vous pouvez déterminer les types de congés payés les plus fréquents. Ces données vous aident à identifier une tendance de la période où une catégorie spécifique de congés enregistre le plus grand nombre de demandes.

Si, par exemple, vous constatez un nombre élevé de demandes de congés annuels au mois d’avril, vous aurez certainement envie de rechercher les causes. Vous pourrez alors corriger tout problème apparent avant qu’il ne devienne une menace.

CONGÉ PRINCIPAL	CONGÉ DE FRACTIONNEMENT	CONGÉ ILLIMITÉ
Le plus long congé de l’année. Les employés bénéficient de 2,5 jours de congés hebdomadaires, soit 30 jours ouvrables.	Dans ce type de politique, l’employé se voit offrir des jours supplémentaires de congés lorsqu’il prend des jours de congés en dehors de la période de référence.	Lorsqu’une organisation adopte une politique de congés illimités, elle permet à ses employés de prendre des congés à leur guise.
La politique de votre entreprise en matière de congés vous permet de déterminer et de définir le nombre de jours que l’employé gagne pour chaque jour, semaine ou mois de travail. Par exemple, le fait de travailler 39 heures au lieu de 35 heures par semaine permet à un employé de gagner quatre heures de congés RTT par semaine.	Exemple : lorsqu’un employé prend 3 à 5 jours de congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, il a droit à un jour de congé supplémentaire.	Les employés peuvent demander des congés ou des vacances au moment qui leur semble opportun. L’entreprise n’intervient pas dans le processus et il n’y a pas de limite au nombre de congés.

CONGÉ PRINCIPAL

CONGÉ DE FRACTIONNEMENT

CONGÉ ILLIMITÉ

Le plus long congé de l’année. Les employés bénéficient de 2,5 jours de congés hebdomadaires, soit 30 jours ouvrables.

Dans ce type de politique, l’employé se voit offrir des jours supplémentaires de congés lorsqu’il prend des jours de congés en dehors de la période de référence.

Lorsqu’une organisation adopte une politique de congés illimités, elle permet à ses employés de prendre des congés à leur guise.

La politique de votre entreprise en matière de congés vous permet de déterminer et de définir le nombre de jours que l’employé gagne pour chaque jour, semaine ou mois de travail. Par exemple, le fait de travailler 39 heures au lieu de 35 heures par semaine permet à un employé de gagner quatre heures de congés RTT par semaine.

Exemple : lorsqu’un employé prend 3 à 5 jours de congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, il a droit à un jour de congé supplémentaire.

Les employés peuvent demander des congés ou des vacances au moment qui leur semble opportun. L’entreprise n’intervient pas dans le processus et il n’y a pas de limite au nombre de congés.

Pourquoi Freshteam devrait-il être votre logiciel de gestion des congés ?

Freshteam est le logiciel de gestion de congés idéale pour votre entreprise, car il vous permet de créer des politiques de congés, de mettre en œuvre des flux de travail, de suivre et de gérer tous les congés des employés au même endroit. Son interface utilisateur simple et intuitive le rend facile à maîtriser et à utiliser pour tout le monde au sein de votre organisation.

Politiques de congés multiples et variées.

La création d’une politique est l’étape la plus cruciale lors de la mise en place d’un système de congés payés. Avec les jours fériés, les calendriers et les semaines de travail d’environ 18 pays intégrés, la création d’une politique devient moins problématique et plus une simple liste de contrôle.

Freshteam vous permet de créer plusieurs politiques personnalisées pour différentes régions, quarts de travail ou équipes si nécessaire.

Mise en œuvre d’un flux d’approbation.

Configurez des flux d’approbation pour vos différentes politiques et automatisez le processus. Les employés peuvent utiliser le portail en libre-service de Freshteam pour formuler des demandes de congé. Les demandes de congé sont transmises à leurs responsables et à leurs partenaires RH, qui peuvent les approuver ou les refuser.

Un tableau de bord des congés performant.

Le tableau de bord de gestion des congés de Freshteam élimine le besoin de basculer entre les emails, les calendriers et les feuilles de calcul pour la gestion des absences. Vous pouvez accéder aux nouvelles demandes et aux demandes en attente, approuver ou refuser une demande, créer vos propres congés et suivre la tendance des congés de votre équipe ou de votre entreprise, le tout en un seul endroit.

Un coup d’œil rapide sur le tableau de bord vous aidera à planifier confortablement le travail de votre équipe pour la journée/semaine en fonction de la disponibilité des employés.

Comment créer une politique de congés payés ?

La première étape pour créer une politique de congés payés au sein d’une organisation est de rédiger une politique.

Cette politique communique aux employés les directives, procédures et restrictions de l’organisation en matière de congés payés. C’est tout ce que les employés et les responsables doivent savoir avant de demander ou d’approuver un congé.

Questions à vous poser avant de rédiger votre politique de congés payés.

Doit-on choisir une politique cumulée, illimitée, ou de fractionnement ?
Doit-on inclure différentes catégories de congés ?
Combien de temps faut-il attendre avant qu’un nouvel employé demande un congé ?
Les jours fériés nationaux et régionaux sont-ils inclus dans les congés payés ?
Votre entreprise aura-t-elle une politique de congés payés standard ou plusieurs politiques de congés payés ?
À quelle fréquence doit-on renouveler la politique de congés payés ?
Comment gérer les congés non utilisés ?
Quel est le nombre minimum d’heures de travail requis pour bénéficier d’un congé payé ?
Quelles sont les urgences qui peuvent être considérées comme des congés payés lorsqu’un employé a déjà épuisé toutes ses options ?
Quels sont les types de politiques de congés que les concurrents utilisent ?

Les directives.

Les directives informent vos employés de votre politique de congé payé et doivent être rédigées avec le plus grand soin après avoir analysé votre entreprise, sa culture et la législation du travail en vigueur dans votre pays.

Comme vous vous en doutez, les lois varient d’un pays à l’autre. Vous devez donc analyser ce qui est applicable dans votre pays avant de rédiger votre politique. Certains pays exigent des employeurs qu’ils reportent les congés non utilisés ou qu’ils aient un minimum de 35 heures de travail par semaine pour pouvoir bénéficier d’un congé payé. Vos directives doivent être conformes aux lois du pays pour éviter tout problème juridique.

Vos directives doivent dissiper tous les doutes de vos employés en ce qui concerne les congés.

Voici quelques-uns des doutes les plus courants abordés dans les directives :

L’entreprise accepte-t-elle des demandes de congé une heure avant le début de la journée de travail ?
L’employé doit-il envoyer sa demande de congé par e-mail, par chat ou par l’application ou le logiciel que vous utilisez ?
Combien de congés payés un employé peut-il prendre à la fois ? Quelle est la politique en vigueur concernant les RTT ?
Quand les congés payés sont-ils payés ?
Les congés autorisés par l’État, tels que les congés de maternité et de paternité font-ils partie des congés payés ?
Y a-t-il des indemnités de compensation dans le cadre des congés pour le travail effectué un jour férié ?

Les directives constituent une partie importante d’une politique de congés payés et ont une incidence directe sur le fonctionnement de votre système de congés payés.

La procédure.

Il est facile de mettre en œuvre une politique de congés dans votre entreprise. Le véritable défi consiste à faire en sorte que vos employés l’utilisent de manière adéquate et correcte. La première étape consiste à leur fournir des informations claires sur le fonctionnement de votre système de congés. Il s’agit entre autres de :

Qui peut voir leur demande ?
Qui peut l’approuver ou la refuser ?
Quels sont les motifs pour lesquels leurs demandes peuvent être refusées ?
Combien de fois peuvent-ils transmettre la même demande de congé après un refus ?
Combien de jours de congé payé leur reste-il ?
Comment annuler une demande de congé ?
Comment demander des congés en vertu de la loi ?
Quels jours font partie des congés mobiles ?
Le calendrier des vacances et la semaine de travail de l’entreprise.

Lorsque l’employé possède une parfaite connaissance de la procédure, le système peut fonctionner de manière fluide.

Les restrictions.

Toute politique de congés payés prévoit des restrictions pour s’assurer que les employés n’abusent pas du système et pour aider les responsables à savoir quand et comment agir. Voici quelques restrictions de base qui doivent faire partie de votre politique :

Les conditions de priorité lorsque deux personnes ou plus d’une même équipe demandent des congés au même moment.
Les types de congés qui requièrent la présentation de justificatifs pour pouvoir en bénéficier.
Les jours pendant lesquels les employés ne peuvent pas prendre de congés.
Les circonstances spéciales ou immédiates au cours desquelles l’employeur peut restreindre les congés.
Les actions consécutives aux violations.

Définissez vos restrictions en fonction de votre entreprise, de ses besoins et des exigences de vos employés. Par exemple, un hôpital et une agence de marketing numérique ne peuvent pas avoir les mêmes restrictions, mais il faut tenir compte du fait qu’un hôpital a besoin de personnel 24 heures sur 24.

Une façon plus intelligente d’aborder votre politique de gestion des absences et sa mise en place serait d’utiliser un logiciel de gestion des congés qui intègre toutes ces fonctions et procédures. Il vous suffit ensuite de les activer ou de les désactiver selon les besoins de votre entreprise. Ainsi, vous n’aurez pas à vous casser la tête à essayer de mettre au point une politique de gestion des congés parfaite et sans erreur.