Le meilleur CRM pour les écoles et universités

Cas d'utilisation d'un CRM pour l'éducation

1. Gestion de l'inscription des élèves

Un CRM destiné à l'éducation doit permettre de gérer l'ensemble du processus : génération de prospects, dépôt de dossier, acceptation et inscription.

2. Communication avec l'ensemble des parties prenantes sur différents canaux

Lorsque vous gérez un établissement scolaire, vous devez interagir avec diverses parties prenantes, notamment les élèves, leurs parents et les anciens élèves. Toutes ces parties prenantes peuvent privilégier des canaux de communication différents. Votre CRM doit donc vous permettre de communiquer avec chacune d'entre elles en même temps sur ces différents canaux. 

Optez pour un CRM prenant en charge les e-mails, le téléphone, le chat, les médias sociaux, les formulaires Web et plus encore.

3. Génération d'une vue complète de la base de données des élèves

Les CRM modernes fournissent une vue complète de la base de données des élèves avec de puissantes fonctionnalités de listes. Vous devez pouvoir personnaliser les colonnes, trier et filtrer les données selon divers critères, et exporter des listes dans divers formats (et notamment au format tableur).

Vous devez également pouvoir réaliser des actions en masse, comme l'envoi d'e-mails et la mise à jour d'un champ dans plusieurs contacts. Allez encore plus loin avec un accès instantané aux fonctionnalités d'importation, d'automatisation et d'intégration.

4. Prise en charge de l'orientation scolaire

Un CRM peut jouer un rôle central dans les services d'orientation scolaire des établissements. Il doit vous permettre de créer des profils complets des élèves en agrégeant diverses données, dont l'historique des établissements, les cours suivis, les notes, la présence et les activités extrascolaires.

Il doit également disposer de fonctionnalités permettant de signaler rapidement les résultats en deçà des attentes, de programmer des rendez-vous de conseil, de collaborer dans le cadre d'une assistance complète et de segmenter les élèves selon des facteurs tels que la performance, les objectifs professionnels et les centres d'intérêt.

5. Gestion des relations avec les anciens élèves

Pour tous les établissements scolaires, il est essentiel de maintenir un lien fort avec ses anciens élèves. Un CRM puissant doit vous aider à entretenir votre réseau et à échanger avec eux efficacement. Recherchez notamment des fonctionnalités permettant de suivre l'implication des anciens élèves et leur évolution professionnelle, et de faciliter la communication.

Votre CRM doit vous permettre de créer des profils des anciens élèves, d'automatiser la gestion des événements les concernant (comme les réunions de retrouvailles et les séances de réseautage), et d'envoyer des newsletters et informations personnalisées pour garder le contact.

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6. Automatisation des tâches répétitives

Le CRM pour l'éducation idéal peut vraiment vous faire gagner en efficacité en automatisant les tâches répétitives des établissements scolaires. Son principal intérêt réside dans l'automatisation de certaines communications, comme l'envoi d'e-mails d'accueil aux nouveaux élèves, d'e-mails de rappel pour les événements et échéances à venir, etc. 

Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord de vente et de génération de prospects pour suivre différents rapports en lien avec les élèves inscrits ou potentiels. Ces informations vous aideront à affiner votre stratégie et stimuler vos revenus.

Certains CRM intègrent aussi de l'IA pour vous aider à trouver des clients, à créer des e-mails personnalisés et à vous fournir des informations qui vous aident à conclure plus rapidement des contrats.

7. Personnalisation et simplicité d'adaptation

Un CRM destiné aux établissements scolaires doit être personnalisable pour vous permettre de suivre et gérer diverses activités qui vous sont propres. Les administrateurs doivent pouvoir définir et personnaliser des champs de données et attributs en fonction des besoins de leur établissement. Cette flexibilité garantit que le CRM est capable de gérer diverses informations sur les élèves.

Le CRM doit proposer des options permettant de réorganiser et personnaliser les composants de l'interface utilisateur et proposer des vues en liste, rapports et tableaux de bord personnalisés pour les activités de vente sur mesure. 

Si votre établissement rayonne à l'international, optez pour un CRM qui vous aidera à fonctionner dans diverses régions avec la prise en charge de plusieurs devises et langues.

Quels avantages les écoles et universités peuvent-elles tirer d'un CRM pour l'éducation ? 

Le monde de l'éducation évolue à toute allure, ce qui pousse de plus en plus d'écoles et d'universités à percevoir l'intérêt de systèmes CRM pensés pour leurs besoins.

Pour avancer et à terme, doper vos revenus, vous devez disposer d'informations claires sur les origines de vos prospects, pouvoir les attribuer aux bonnes sources, enregistrer toutes leurs données dans un système accessible facilement, identifier les plus intéressés et réaliser rapidement de nouvelles ventes.

1. Profil complet des élèves

Un CRM pour l'éducation centralise les informations sur les élèves et crée ainsi un profil à 360° incluant ses établissements précédents, les détails de son inscription, ses performances, son historique de communication, etc. Cette vue complète permet au personnel pédagogique de mieux comprendre le parcours de chaque élève pour lui proposer un accompagnement sur mesure.

2. Communication efficace

Les CRM pour l'éducation facilitent la communication en automatisant les e-mails, les rappels et les notifications. Élèves, parents et personnel sont ainsi informés des événements, échéances et actualités d'importance, avec à la clé une implication et une satisfaction optimisées.

3. Gestion automatisée des tâches

Avec les plateformes de CRM pour l'éducation, les tâches administratives répétitives, comme la prise de rendez-vous, les rappels de suivi et la saisie de données sont automatisables. Le personnel a ainsi plus de temps pour se concentrer sur les interactions véritablement intéressantes et la mise en place de projets stratégiques.

4. Conseils personnalisés

Les CRM pour l'éducation permettent aux conseillers pédagogiques d'accéder aux données des élèves et de suivre leurs progrès. Ils peuvent ainsi proposer des conseils sur mesure, recommander des cours en fonction des intérêts de chacun et intervenir de manière proactive si les performances scolaires commencent à se dégrader.

5. Gestion améliorée des inscriptions

Les CRM facilitent la gestion des inscriptions, du dépôt de dossier à l'inscription à proprement parler. L'automatisation des mises à jour, du suivi du statut des demandes et de l'envoi des dossiers simplifie le processus d'inscription pour les candidats comme les administrateurs.

Cas d'utilisation d'un CRM pour l'éducation

1. Gestion de l'inscription des élèves

Un CRM destiné à l'éducation doit permettre de gérer l'ensemble du processus : génération de prospects, dépôt de dossier, acceptation et inscription.

2. Communication avec l'ensemble des parties prenantes sur différents canaux

Lorsque vous gérez un établissement scolaire, vous devez interagir avec diverses parties prenantes, notamment les élèves, leurs parents et les anciens élèves. Toutes ces parties prenantes peuvent privilégier des canaux de communication différents. Votre CRM doit donc vous permettre de communiquer avec chacune d'entre elles en même temps sur ces différents canaux. 

Optez pour un CRM prenant en charge les e-mails, le téléphone, le chat, les médias sociaux, les formulaires Web et plus encore.

3. Génération d'une vue complète de la base de données des élèves

Les CRM modernes donnent une vue complète de la base de données des élèves avec de puissantes fonctionnalités de listes. Vous devez pouvoir personnaliser les colonnes, trier et filtrer les données selon divers critères, et exporter des listes dans divers formats (et notamment au format tableur).

Vous devez également pouvoir réaliser des actions en masse, comme l'envoi d'e-mails et la mise à jour d'un champ dans plusieurs contacts. Allez encore plus loin avec un accès instantané aux fonctionnalités d'importation, d'automatisation et d'intégration.

4. Prise en charge de l'orientation scolaire

Un CRM peut jouer un rôle central dans les services d'orientation scolaire des établissements. Il doit vous permettre de créer des profils complets des élèves en agrégeant diverses données, dont l'historique des établissements, les cours suivis, les notes, la présence et les activités extrascolaires.

Il doit également disposer de fonctionnalités permettant de signaler rapidement les résultats en deçà des attentes, de programmer des rendez-vous de conseil, de collaborer dans le cadre d'une assistance complète et de segmenter les élèves selon des facteurs tels que la performance, les objectifs professionnels et les centres d'intérêt.

5. Gestion des relations avec les anciens élèves

Pour tous les établissements scolaires, il est essentiel de maintenir un lien fort avec ses anciens élèves. Un CRM puissant doit vous aider à entretenir votre réseau et à échanger avec eux efficacement. Recherchez notamment des fonctionnalités permettant de suivre l'implication des anciens élèves et leur évolution professionnelle, et de faciliter la communication.

Votre CRM doit vous permettre de créer des profils des anciens élèves, d'automatiser la gestion des événements les concernant (comme les réunions de retrouvailles et les séances de réseautage), et d'envoyer des newsletters et informations personnalisées pour garder le contact.

Essayez le CRM primé pour sa rentabilité exceptionnelle

Automatisation des tâches répétitives

Le CRM pour l'éducation idéal peut vraiment vous faire gagner en efficacité en automatisant les tâches répétitives des établissements scolaires. Son principal intérêt réside dans l'automatisation de certaines communications, comme l'envoi d'e-mails d'accueil aux nouveaux élèves, d'e-mails de rappel pour les événements et échéances à venir, etc. 

Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord de vente et de génération de prospects pour suivre différents rapports en lien avec les élèves inscrits ou potentiels. Ces informations vous aideront à affiner votre stratégie et stimuler vos revenus.

Certains CRM intègrent aussi de l'IA pour vous aider à trouver des clients, à créer des e-mails personnalisés et à vous fournir des informations qui vous aident à conclure plus rapidement des contrats.

7. Personnalisation et simplicité d'adaptation

Un CRM destiné aux établissements scolaires doit être personnalisable pour vous permettre de suivre et gérer diverses activités qui vous sont propres. Les administrateurs doivent pouvoir définir et personnaliser des champs de données et attributs en fonction des besoins de leur établissement. Cette flexibilité garantit que le CRM est capable de gérer diverses informations sur les élèves.

Le CRM doit proposer des options permettant de réorganiser et personnaliser les composants de l'interface utilisateur et proposer des vues en liste, rapports et tableaux de bord personnalisés pour les activités de vente sur mesure. 

Si votre établissement rayonne à l'international, optez pour un CRM qui vous aidera à fonctionner dans diverses régions avec la prise en charge de plusieurs devises et langues.

Pourquoi un outil de traitement des données, comme un tableur, ne peut-il pas faire office de CRM pour l'éducation ?

Si la polyvalence d'outils comme Excel et Notion n'est plus à démontrer et qu'ils sont très largement utilisés, ils ne disposent pas de l'évolutivité et de l'efficacité nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques des établissements scolaires. Voici quelques-unes de leurs lacunes :

1 Centralisation et accessibilité des données limitées

Excel ne dispose pas de l'architecture de données centralisée d'un CRM dédié. Dans Excel, les données sont souvent enregistrées dans des feuilles de calcul distinctes, et il est donc difficile de garder une vue unifiée des informations sur les élèves.

2 Absence d'automatisation

Les plateformes de CRM sont conçues pour automatiser les tâches répétitives, comme l'envoi de rappels, la mise à jour d'enregistrements et le déclenchement de workflows. Excel impose des saisies manuelles et ne propose pas les capacités d'automatisation nécessaires à la simplification des processus administratifs, une opération qui peut pourtant être cruciale dans le monde de l'éducation.

3 Outils de communication inadaptés

Les CRM pour l'éducation proposent des fonctionnalités de communication intégrées, notamment des e-mails, rappels et notification automatisés. Excel ne dispose pas de ces fonctions, ce qui rend difficiles les échanges réguliers et rapides avec les élèves, les parents et le personnel.

4 Problèmes d'évolutivité

Au fil de leur développement, les établissements scolaires génèrent des données de plus en plus nombreuses et complexes. Un outil comme Excel ou Notion peut avoir du mal à gérer ces vastes quantités de données et générer des ralentissements, des erreurs et des problèmes de cohérence des données.

5 Rapports et analyses limités

Les CRM pour l'éducation proposent des fonctions de création de rapports et d'analyse grâce auxquelles les établissements peuvent mieux comprendre les performances des élèves, leur implication et les tendances des inscriptions. Excel et Notion imposent de manipuler manuellement les données pour générer des rapports intéressants, ce qui prend du temps et est source d'erreurs.

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Que propose le CRM Freshsales ?

Dopez la productivité avec la gestion des contacts

Vos commerciaux doivent gérer de nombreuses informations associées aux contacts avec les élèves. Ils peuvent donc oublier des contacts qui auraient pu être convertis en clients. Avec les listes de Freshsales, ils sont libres d'organiser leurs données client comme ils le souhaitent et peuvent réaliser leurs tâches du quotidien plus rapidement que jamais. Un CRM pour l'éducation comme Freshsales leur permet de réaliser les actions suivantes :

• Identifier le statut de chaque contact et repérer les blocages

• Visualiser et gérer les contacts sous forme de liste, tableau ou vue Kanban et travailler librement 

• Utiliser des cartes en glisser-déposer et regrouper des champs pour suivre l'avancement des contacts

• Voir les tâches, notes et multiples valeurs des champs de contact en un seul et même endroit

En savoir plus sur la personnalisation de la gestion des contacts

Obtenez un contexte complet sur les prospects

Vos commerciaux doivent disposer de tous les détails dont ils ont besoin pour interagir avec les élèves et les aider à trouver le cours idéal. Un logiciel de gestion des élèves comme Freshsales peut vous aider à ouvrir ces conversations grâce aux fonctions suivantes : 

• Unification de tous les enregistrements du cycle de vie des prospects et des clients

• Résumé des e-mails, des enregistrements des appels téléphoniques, et de l'historique des conversations avec les prospects et les clients

• Affichage des coordonnées, notes, tâches et rendez-vous principaux

• Présentation du cheminement : visites des pages, interactions avec les e-mails, cours proposés, etc.

• Identification et hiérarchisation des prospects les plus intéressés via le calcul par l'IA d'un score de contact basé sur leurs interactions avec votre site Web et vos e-mails

En savoir plus sur la gestion des prospects

Automatisez et réduisez la saisie de données

En moyenne, un commercial passe environ 20 % de son temps à saisir des données dans son CRM. Si vous devez faire en sorte que vos commerciaux passent la majorité de leur temps à vendre, vous devez également veiller à disposer d'une base de données de CRM à jour pour gérer vos opérations. Un CRM pour l'éducation vous aidera à atteindre cet équilibre en se chargeant de la saisie des données. Avec Freshsales, vous pouvez :

• Capturer et enregistrer automatiquement les informations sur les prospects qui vous contactent par e-mail, chat en direct et formulaire Web

• Enrichir automatiquement les profils de vos prospects en y ajoutant leurs informations de médias sociaux et épargner ainsi cette recherche à vos commerciaux

• Migrer les données d'autres systèmes de CRM sans difficulté et économiser des heures de saisie manuelle

• Importer et exporter les données client et métier depuis des feuilles de calcul

Découvrez comment les formulaires Web peuvent doper vos ventes 

Suivez de près vos tâches

Des études montrent que les commerciaux passent 64 % de leur temps à des activités non génératrices de revenus. Automatisez les tâches répétitives pour gagner du temps et doper leur productivité à l'aide de workflows intelligents. Vous pouvez automatiser les tâches suivantes :

• Envoi d'e-mails de rappel concernant les cours à venir

• Envoi d'e-mails de bienvenue et d'anniversaire

• Mise à jour des champs du CRM

• Attribution des prospects aux bons commerciaux à l'aide des territoires

Un CRM pour l'éducation comme Freshsales propose des modèles de workflow prédéfinis qui peuvent simplifier vos tâches métier de routine. 

Cela vous intéresse ? En savoir plus sur les workflows

Parlez de vos cours 

Au fil de l'enrichissement de votre catalogue de cours, vous vous rendrez compte que certains cours sont moins populaires que d'autres. Ce désamour peut parfois s'expliquer par un simple manque de publicité. 

Assurez-en la promotion en envoyant des e-mails en masse à vos élèves, mais pas seulement : configurez des séquences de suivi avec d'autres cours ou offres susceptibles de les intéresser en fonction de leurs interactions avec vos e-mails. 

Avec des séquences de vente dans un logiciel de gestion de cours comme Freshsales, vous pouvez :

• Créer des séquences sur la base d'activités ou de déclencheurs temporels

• Choisir un modèle d'e-mail dans une liste, décider du rythme des e-mails, mais aussi programmer l'heure de remise des e-mails et déterminer à quel moment les prospects doivent quitter la campagne

• Suivre les performances de vos e-mails et créer la campagne de communication idéale pour votre audience

En savoir plus sur les séquences de vente

Prenez de la perspective avec des analyses 2.0

Faites monter votre entreprise en puissance en suivant et en optimisant votre processus de vente de bout en bout. Avec les rapports de vente, vous pouvez également comprendre avec précision vos chiffres et mesurer les indicateurs suivants :

• Canal le plus populaire chez les élèves

• Performances de votre équipe commerciale

• Cours populaires et cours ayant besoin d'être mis en avant

Vous pouvez créer des rapports et les exporter au format CSV ou PDF, créer de nouveaux rapports dans une fenêtre unique et afficher les données sous-jacentes directement depuis la page des rapports. Vous pouvez également passer instantanément d'un rapport à l'autre et programmer leur envoi par e-mail à intervalles réguliers en un clic. 

En savoir plus sur nos fonctions avancées de création de rapports

Profitez d'une solution tout-en-un

Simplifiez les ventes en réunissant plusieurs applications dans une seule et même fenêtre. Freshsales réunit les trois canaux les plus utilisés (e-mail, téléphone et chat en direct) pour inclure leurs données dans un seul écran. 

Notre solution propose une vue unique et partagée des données clients aux équipes internes (ventes, assistance et marketing).

Avec Freshsales, vous pouvez optimiser la collaboration, assurer la cohésion des équipes, éliminer les silos internes pour proposer des expériences client sur mesure et nouer des relations plus solides avec vos clients.

Découvrez nos nombreuses possibilités d'intégration