Les numéros de téléphone virtuels, qu'est-ce que c'est ?

Les numéros de téléphone virtuels (ou numéros virtuels) sont des numéros de téléphone qui existent sans avoir de ligne téléphonique ou de carte Sim associée. Ils offrent un grand nombre d'avantages par rapport aux numéros de téléphone conventionnels.

Tout d’abord, les numéros virtuels utilisent l'Internet pour passer et recevoir des appels. Ils peuvent s'utiliser sur n'importe quel appareil comme un ordinateur, un téléphone mobile ou fixe (et sont généralement associés à un système téléphonique virtuel). Avec les numéros de téléphone virtuels, vous pouvez passer et recevoir des appels provenant de n'importe qui, n'importe où dans le monde, comme vous le feriez avec un téléphone, mais sans vous soucier de câbles ou de lignes téléphoniques.

Comment ça se passait avant les numéros de téléphone virtuels ?

Prenez l'exemple de Freida, propriétaire d'une petite entreprise en plein développement. Freida a des clients qui ne se trouvent pas dans le même pays, et quelques employés qui utilisent des téléphones de bureau pour passer et recevoir les appels. Elle cherche à développer son entreprise, mais rencontre certaines difficultés qui l’en empêchent.

Freida a des clients à l'étranger. Ainsi les frais d'appel à l'international grèvent son budget et cela ne fera qu'augmenter à mesure que sa clientèle se développe.

Il est clair que si Freida veut développer son entreprise, elle doit choisir un système téléphonique professionnel qui offre des capacités d'appel à l'international et qui la soutient à mesure que son entreprise évolue. Sa première option est de choisir un système téléphonique sur site, car c'est ce que la plupart des entreprises utilisent depuis des décennies.

Avec un système téléphonique sur site, Freida devra faire installer des lignes téléphoniques. Elle devra également acheter et entretenir du matériel supplémentaire. Pour pouvoir ajouter d'autres fonctionnalités comme le routage des appels, le transfert et la réception automatique pour traiter son volume d'appels, Elle devra installer dans son bureau un système téléphonique composé de serveurs, câbles et cartes réseaux. Ces derniers nécessitent de l’espace, prennent du temps à installer et sont coûteux.

Pour les petits entrepreneurs comme Freida, qui recherchent la souplesse et une solution économique, une solution sur site n'est pas réaliste.

Quelles sont les options de Freida ?

L'ère du cloud

C'est là qu'entrent en scène les numéros et les systèmes de téléphonie virtuels. Ils sont particulièrement avantageux pour les petites entreprises qui cherchent à se développer. Ils permettent aux entreprises de devenir plus efficaces, de réduire considérablement leurs coûts et de se débarrasser de matériel encombrant relié aux anciens systèmes téléphoniques.

 

Les différents types de numéros de téléphone virtuels

Il existe différents types de numéros virtuels, chacun ayant un objectif précis. Découvrons comment les utiliser.

Les numéros locaux

Avec les numéros virtuels locaux, vous pouvez être situés aux États-Unis, obtenir un numéro en Australie, et l'utiliser pour passer et recevoir des appels. Puisqu'il s'agit d'un numéro local en Australie, même depuis les États-Unis, vous ne paierez que les tarifs locaux.

Le plus gros avantage des numéros locaux virtuels est de supprimer toutes les barrières régionales. Les entreprises les utilisent pour mieux communiquer avec leurs clients et pour faire baisser les frais d'appels à l'international.

Les numéros verts

Comme leur nom l'indique, les appels vers ces numéros sont gratuits, et commencent par l'un des deux préfixes, 0800 ou 0805. Ils sont payés par le destinataire, et tous les appels vers ce numéro sont donc gratuits pour le correspondant qui appelle.

Les acheteurs et clients potentiels sont plus susceptibles d'appeler un numéro lorsqu'ils savent qu'ils ne seront pas facturés. Les entreprises offrent généralement un numéro vert pour inciter les gens à les appeler.

Les numéros personnalisés

Supposons que Freida soit fleuriste — elle voudra peut-être un numéro qui indique le type d'entreprise qu'elle possède. C'est possible avec les numéros personnalisés, son numéro professionnel pourrait être 0800-FLEURS. Cela garantit que lorsque les gens voient ce numéro, ils savent exactement de quoi il s'agit.

Les numéros personnalisés sont généralement composés d'un mélange de chiffres et de mots. Ils peuvent également être des numéros simples : dans ce cas on utilise généralement une répétition de chiffres ; ceux-ci sont généralement utilisés par les compagnies de taxi ou de livraison de repas. Par exemple — 241 pizza (deux pizzas pour le prix d'une) — une pizzeria qui a le numéro 241-0-241.

Les numéros personnalisés sont utilisés dans un but très précis : la facilité de mémorisation. Si vous utilisez un numéro personnalisé, il y a de fortes chances que les clients se souviennent de vous plus facilement, ce qui se traduit par un volume d'appels plus important pour votre entreprise. Les numéros personnalisés servent également de stratégie marketing pour l'entreprise. Ils sont le plus souvent des numéros verts.

Pourquoi se procurer des numéros de téléphone virtuels ?

Avoir l'air plus professionnel

Pour la plupart des clients, le premier contact qu'ils établissent avec une entreprise se fait par téléphone. Il est donc important pour les petites entreprises d'avoir l'air professionnel et d'établir une relation de confiance. Comme mentionné plus tôt, les numéros virtuels sont utilisés en conjonction avec des systèmes téléphoniques virtuels qui permettent de diriger les appels entrants vers un réceptionniste automatique ou la messagerie vocale, de les transférer vers des équipes précises ou de les router vers un numéro externe.

Les numéros virtuels sont exploités sur Internet et toutes les données se trouvent dans le cloud. En donnant un caractère professionnel aux PME et TPE, ils permettent de combler le fossé entre petites et grandes entreprises.

Vous débarrasser de votre matériel

Les numéros de téléphone virtuels vous permettent de fonctionner sans le matériel encombrant qui accompagne les téléphones sur site. Lorsque vous obtenez un numéro de téléphone virtuel, vous pouvez l'utiliser avec vos téléphones, ordinateurs ou même vos mobiles existants, sans être attaché à des téléphones de bureau ou des lignes téléphoniques, ce qui vous permet de travailler de n'importe où. Cela vous donne une très grande flexibilité, ce qui s'avère très pratique si vous êtes une entreprise en plein développement.

Appeler l'international au prix du local

Pensez à Freida : si elle souhaite étendre ses activités en-dehors de son pays, elle aura de gros frais en termes d'appels internationaux. Même si les gens sont intéressés par son entreprise, ils pourraient hésiter à appeler un numéro qui appartient à un autre pays, par peur des frais d'appel.

Si elle achète un numéro virtuel dans un autre pays, Freida peut téléphoner au prix du local, ce qui représente des économies considérables. En même temps, ses clients se sentiront plus à l'aise d'appeler un numéro local.

Établir une présence locale sans aucune présence physique

Les gens sont généralement sceptiques et hésitent à répondre à un appel provenant d'un numéro international, par crainte de devoir payer l'appel. Les numéros de téléphone virtuels éliminent ce problème en aidant les entreprises à développer une présence locale sans avoir à installer de bureau physique. Appeler d'un numéro qui appartient à la région du client permet également de créer une certaine confiance.

Comment se procurer des numéros de téléphone virtuels ?

La plupart des entreprises ne se contenteront pas d'acheter des numéros de téléphone virtuels. Elles voudront également un logiciel de téléphonie professionnelle. Dans ce scénario, les numéros sont achetés à travers le logiciel. Vous pouvez choisir le pays dans lequel vous souhaitez acheter un numéro et commencer immédiatement à vous en servir.

Les appels sont généralement facturés sur une base de prix par minute, et les frais d'appel varient en fonction du type de numéro virtuel que vous voulez acheter.

Au travers d'un système téléphonique virtuel, tous les numéros — verts ou locaux — peuvent être gérés à un seul endroit. Cela permet à l'entreprise de garder la trace des différents numéros qui lui appartiennent.

Si toutefois vous souhaitez vous procurer des numéros virtuels individuels, il existe des fournisseurs qui vendent uniquement des numéros. Vous pouvez acheter un numéro virtuel et le configurer pour qu'il fonctionne avec l'appareil de votre choix. Vous pouvez même utiliser plusieurs numéros de téléphone virtuels sur un appareil ou utiliser le même numéro sur plusieurs appareils.

Comment obtenir gratuitement un numéro de téléphone virtuel ?

La plupart des sites web qui affirment offrir de numéros de téléphone virtuels gratuits sont frauduleux, faites-donc très attention. Ceci étant dit, Google Voice offre un numéro de téléphone virtuel gratuit aux États-Unis uniquement ; toutefois, n'oubliez pas que c'est seulement le numéro qui est 'gratuit', des frais d'appel s'appliquent.

Google Voice n'est pas conçu pour les entreprises, et n'offre pas les fonctionnalités de base dont une entreprise a besoin. Par exemple, il n'est pas possible d'acheter des numéros verts ou de superviser les appels.

Quelqu'un comme Freida, avec une entreprise en pleine croissance, ferait mieux de choisir une autre option que Google Voice.

TL;DR

Les numéros de téléphone virtuels fonctionnent comme des numéros de téléphone mais sans tout le travail impliqué dans l'installation de systèmes téléphoniques classiques. Les numéros virtuels ne dépendent pas des appareils, on peut donc les configurer pour qu'ils fonctionnent avec un téléphone mobile ou un ordinateur.

Il existe également différents types de numéros virtuels, chacun ayant un objectif précis. Nous avons considéré par quels moyens vous pouvez vous procurer un numéro virtuel.

Autrefois, les entreprises investissaient des sommes d'argent importantes dans l'installation et la maintenance de systèmes téléphoniques sur leur site ; cela n'est plus nécessaire maintenant, étant donné que tout s'est déplacé vers le cloud.

Les équipes professionnelles ont besoin de fonctionnalités telles que les escalades intelligentes pour rediriger les appels vers d'autres équipes ou un numéro externe, lorsqu'elles ne sont pas disponibles. Il doit également y avoir un moyen efficace de gérer le système téléphonique ; des fonctionnalités comme le tableau de bord en temps réel et la supervision des appels peuvent être d'une grande aide à cet égard. Les systèmes téléphoniques virtuels peuvent offrir ces fonctionnalités et bien d'autres.

Grâce aux systèmes de téléphonie virtuelle (et les numéros virtuels) Freida peut mettre en place son centre téléphonique en quelques minutes, donner à son commerce une portée internationale et le développer librement en fonction de ses besoins. Elle peut maintenant se concentrer sur ce qui est le plus important pour elle : travailler.