Identifier les changements
Si chaque initiative de changement est unique, la gestion des changements organisationnels fournit un ensemble commun d'outils et de processus permettant d'identifier les changements qui doivent se produire pour obtenir les résultats souhaités. La gestion des changements organisationnels implique tout d'abord d'identifier les groupes et personnes qui doivent changer suite à l'initiative, et la façon dont ils doivent le faire. Certains individus peuvent voir leur travail changer en entier, tandis que d'autres auront simplement à s'adapter à un nouveau processus ou un nouveau système informatique. Comprendre les critères de changements pour chaque groupe permet de vérifier que le changement se produit d'une manière structurée, et qu'aucun des acteurs importants n’est oublié.
Planifier les changements
La gestion des changements organisationnels implique la création d'un plan personnalisé pour chaque groupe d'individus impacté. L'objectif est de s'assurer que les employés touchés reçoivent les connaissances, le leadership, le coaching et la formation dont ils ont besoin pour comprendre et mettre en œuvre le changement avec succès. Afin que les individus effectuent les changements souhaités par l'entreprise, ils doivent d'abord comprendre ces changements et pourquoi ils sont importants. Sans un assentiment individuel, vos initiatives de changement vont certainement rencontrer une certaine résistance et des collaborateurs peuvent même essayer de saboter vos efforts pour maintenir le statu quo. Pour chaque groupe, le plan de gestion des changements organisationnels aborde non seulement des changements individuels mais également les changements sur la façon dont les groupes d'individus doivent interagir entre eux.
Implémenter les changements
Une fois que les plans de gestion des changements organisationnels ont été établis, ils peuvent être exécutés de manière orchestrée, en tenant compte autant des séquences et des dépendances que des interactions entre les initiatives de changement et les activités des opérations continues. Il n'est pas rare qu'au sein d'une organisation, plusieurs initiatives de changement se déroulent en même temps, menées par des responsables différents ou des fonctions différentes au sein de l'organisation. Un des plus grands défis liés à l'exécution du changement est de s'assurer que les changements individuels n'entrent pas en conflit les uns avec les autres, ce qui pourrait créer la confusion et la frustration parmi les collaborateurs.
Gestion des changements et gestion de projet
La gestion des changements organisationnels est complémentaire à vos processus de gestion de projets. Il est important de comprendre les synergies entre la gestion de projets et la gestion des changements. La gestion de projets s’assure que la solution de votre projet est conçue, développée et livrée, tandis que la gestion des changements vérifie que les changements souhaités dans votre projet sont acceptés, adoptés et utilisés. Construire un nouveau processus opérationnel ou un nouveau système IT, c'est très bien, mais l'entreprise ne réalise pas la valeur véritable du projet avant qu'il n’aboutit pas à un changement apporté à la façon dont l'entreprise et les employés opèrent. C'est dans le changement apporté aux opérations que la valeur des initiatives est réalisée, au moyen de l'efficacité, de l'évolutivité, de la productivité et de la rapidité. La gestion des changements organisationnels est importante pour garantir la réalisation de la valeur.