Guide complet de la gestion des licences logicielles et des outils SLM

Imagine a growing company handling dozens of software licenses across multiple departments. Without a clear system, it’s easy to lose track of renewals, miss compliance deadlines, or overspend on unused licenses. This not only wastes budget but also exposes the company to legal risks and operational disruptions. 

Managing licenses manually or across disconnected tools adds to the challenge, increasing the chance of errors. Effective software license management is essential to streamline processes, ensure compliance, optimize costs, and reduce risk.

Let’s explore the world of software license management through a comprehensive guide. Discover the tools and strategies that help businesses maintain control in an increasingly complex software environment.

Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles (SLM) ?

Une licence logicielle régit l’usage qui est fait d'un logiciel et la manière dont le fournisseur du logiciel est rémunéré. Un contrat de licence d’utilisateur final (CLUF) typique spécifie le nombre de licences achetées, les installations autorisées en conséquence et ce qui se produit si le nombre de licences utilisées dépasse la quantité achetée. La software license management, ou gestion des licences logicielles, fait référence aux processus, outils et stratégies utilisés par une entreprise pour contrôler et documenter les logiciels utilisés par les employés, ainsi que le lieu et la manière dont ils les utilisent. Elle couvre l’acquisition, le déploiement, le suivi et l’optimisation des licences logicielles dans le but d’améliorer la conformité, tout en réduisant le gaspillage et les dépenses excessives. La gestion de licences logicielles est un élément essentiel de la gestion des actifs logiciels (SAM), qui fait partie de la gestion des actifs informatiques (ITAM). Historiquement, l'ITAM se préoccupait essentiellement des ressources physiques, telles que les serveurs et les terminaux. Cependant, il ne s'agit finalement que de dispositifs fournissant aux utilisateurs finaux les ressources dont ils se servent et qui gèrent l'essentiel des activités : les logiciels.

Quel est le rôle d’un responsable de software license management ?

Une vue d’ensemble des contrats de licences logicielles permet aux organisations de prendre des décisions éclairées sur les achats, les mises à niveau et les renouvellements de logiciels. Un responsable de software license management (SLM) aide à prévenir les risques juridiques et de conformité liés à une utilisation non autorisée des logiciels.

Caractéristiques d'un outil de gestion des licences logicielles

Les outils de gestion des licences logicielles comprennent des fonctions et des tâches telles que :

• Découverte : identification de tous les actifs logiciels et matériels essentiels du parc informatique.

• Inventaire : gestion de la liste des actifs identifiés et son maintien à jour.

• Gestion de la configuration : documentation et gestion de la configuration de chaque actif informatique stratégique.

• Gestion des incidents : gestion du cycle de vie de chaque épisode nuisant à la disponibilité ou à la performance d'un actif au sein du parc informatique.

• Gestion des problèmes : gestion du cycle de vie, de l’identification et de la résolution des causes sous-jacentes de chaque incident affectant le parc informatique.

• Gestion des changements : gestion du cycle de vie de chaque modification planifiée et requise sur n’importe quel élément du parc informatique.

• Corrélation des actifs : regroupement logique des actifs informatiques associés à des fonctions, des départements ou des utilisateurs spécifiques.

• Mappage des relations : identification et maintien d’informations précises concernant les connexions reliant les actifs les uns aux autres, ainsi qu’à des applications, services ou fonctions spécifiques.

• Sécurité : gestion complète de toutes les protections physiques et virtuelles mises en place dans l’ensemble du parc informatique, et identification de toutes les menaces et vulnérabilités, avec les mesures prises pour y faire face.

• Génération de rapports : regroupement et diffusion des événements du parc informatique sous forme de rapports clairs et exploitables, planifiés ou à la demande, adaptés aux parties intéressées.

Types de licences logicielles

La gestion des licences logicielles a évolué, car les méthodes d'achat ou de location de logiciels se sont multipliées. Une même entreprise peut se retrouver à gérer des licences pour des types de logiciels très variés : installés sur des serveurs individuels sur site, s’exécutant sur un ou plusieurs clouds publics, hybrides ou intégrés à des applications personnalisées. Et ces logiciels sont souvent fournis sous différents types de licences. Les types de licences logicielles commerciales les plus répandus sont :

• Freeware : logiciel protégé par copyright et destiné par ses développeurs à être disponible et utilisé librement par tous.

• Logiciel open-source : code source sous-jacent rendu disponible pour toutes les parties intéressées, à des fins de documentation ou même de modification.

• Logiciel du domaine public : déchargé des restrictions de copyright, il peut être utilisé, copié et distribué librement sans paiement ni sanction.

• Shareware : logiciel protégé par copyright et distribué de manière similaire au public. Initialement disponible gratuitement, il devient payant ou inutilisable après une période d’essai.

Les entreprises peuvent également gérer des licences pour des applications mobiles, des produits SaaS par abonnement, des interfaces de programmation d’applications (API) ou des composants de projets de conseil.

Bonnes pratiques de software license management

Voici quelques astuces pour améliorer votre gestion des opérations informatiques et tirer le meilleur parti de vos logiciels.

Réalisez l'inventaire des logiciels existants

Le premier écueil auquel se heurte une SLM efficace est l'identification et la documentation de tous les logiciels de votre entreprise, avec les informations de licences correspondantes. Vous ne pouvez pas gérer convenablement les licences logicielles si vous ne savez pas exactement et de façon exhaustive quels sont les logiciels utilisés dans votre entreprise à l'instant T.

Nettoyez vos données

Avant de vous engager trop avant dans une solution donnée, assurez-vous que vos données de gestion actuelles sont aussi précises, complètes, cohérentes et à jour que possible. Il vous faudra peut-être reformater les données existantes avant de pouvoir les intégrer aux solutions SLM choisies, et avoir recours à certains outils ou processus pour vous occuper de l'appartenance des licences en cours.

Élaborez un plan

Créez un plan SLM en adéquation avec les objectifs informatiques et la feuille de route de la transformation numérique de votre entreprise. Assurez-vous qu'il soit en phase avec la stratégie des responsables de l’entreprise et autres parties prenantes.

Automatisez le suivi des licences et des rapports

L’automatisation peut considérablement faciliter un certain nombre de tâches, comme la découverte, le mappage, l’inventaire et la génération de rapports, essentielles à une SLM efficace. Les solutions automatisées peuvent également aider le service informatique à empêcher l’installation de logiciels interdits ou piratés.

Intégrez la SLM à l’ensemble des technologies IT

Intégrez la SLM aux autres fonctions de gestion informatique, notamment la gestion des services informatiques (ITSM) et la gestion des actifs informatiques (ITAM). Évitez d’acquérir ou de déployer des outils redondants.

Choisissez stratégiquement vos partenaires

Sélectionnez des fournisseurs de solutions et de services pleinement engagés dans la réussite de votre entreprise, notamment avec la SLM. Assurez-vous qu'ils disposent des compétences nécessaires et de l'expérience voulue pour pouvoir respecter les engagements qu'ils ont pris envers votre entreprise, aujourd’hui et dans le futur.

Les avantages de software license management

La gestion des licences logicielles, ou SLM, contribue à protéger votre entreprise (et votre chiffre d'affaires) contre des coûts logiciels en hausse. Une SLM efficace présente de nombreux avantages pour le service informatique et l’entreprise dans son ensemble :

Économies de coûts et gestion des achats

Permet d'dentifier et d'éviter le surachat, ou des licences achetées inutilement juste à titre préventif. La gestion des licences logicielles aide à aligner le nombre de licences achetées sur les besoins réels de l’entreprise.

Protection face aux exigences de conformité et aux audits

Les écarts entre les clauses contractuelles et les indicateurs d’utilisation réelle des logiciels entraînent presque systématiquement des dépassements de budget et/ou des amendes pour l’entreprise auditée. La SLM est la première et la meilleure ligne de défense face aux audits logiciels et aux questions coûteuses de bilan de conformité des licences.

Cybersécurité

Les logiciels piratés et d'anciennes versions de logiciels dotées de fonctionnalités de sécurité obsolètes constituent des points d’entrée pour les rançongiciels et autres logiciels malveillants. Une bonne SLM peut améliorer la cybersécurité en identifiant, réduisant, voire éliminant les logiciels non autorisés ou présentant une protection insuffisante dans votre environnement informatique.

Agilité

Avec une SLM performante, votre entreprise peut identifier les versions logicielles obsolètes et les supprimer pour concentrer ses ressources informatiques sur les éditions actuelles.

Risques liés à une mauvaise gestion des licences

Une SLM inefficace expose les organisations à de nombreux risques opérationnels et financiers :

• Risques de non-conformité : logiciels ne respectant pas les conditions générales d'utilisation ou sans licence appropriée.

• Risques pour la réputation : un problème de conformité peut renvoyer une mauvaise image de la marque au public et affecter les relations avec les clients, les employés et les fournisseurs.

• Risques financiers : une mauvaise gestion des licences peut coûter cher : frais d'audits de licence, sanctions juridiques ou financières pour non-conformité, ou surcoût à cause de licences inutiles ou inutilisées.

• Risques pour la sécurité : des instances logicielles obsolètes ou non prises en charge peuvent ouvrir la voie à des brèches ou failles de sécurité.

• Risques opérationnels : un suivi insuffisant des licences peut nuire à la productivité des employés et des opérations à cause de pannes d'anciens logiciels ou de temps d’arrêt des instances logicielles.

Résumé

Les outils de gestion des licences logicielles jouent aujourd’hui un rôle crucial pour les entreprises. De bonnes solutions de gestion des licences logicielles permettent d’optimiser la valeur des actifs informatiques, de réduire les coûts, de limiter les risques et d’améliorer l’agilité et les performances en matière de cybersécurité. Elles permettent également aux entreprises d’adopter rapidement et en toute sécurité de nouvelles technologies et opportunités. Freshworks est convaincu que les entreprises telles que la vôtre méritent de meilleurs logiciels. Des logiciels prêts à l’emploi, faciles à configurer et à utiliser, et nécessitant un minimum de personnalisation. Tous nos produits sont à la hauteur de cet engagement et bénéficient d’une assistance de premier ordre. Et le mieux dans tout cela, c’est que vous n’aurez pas à casser votre tirelire pour les obtenir.

Le produit Freshservice de Freshworks aide les entreprises du monde entier à transformer la façon dont elles gèrent et prennent en charge leurs environnements informatiques et leurs utilisateurs finaux. Freshservice propose une solution ITSM complète et simple d’utilisation incluant des fonctionnalités de gestion des actifs, des incidents et des mises en production, ainsi qu’un catalogue de services flexible. Freshservice comprend également des fonctionnalités intégrées de gestion des actifs logiciels (SAM) pouvant aider à améliorer vos efforts SLM.