La guía definitiva para un contrato de mantenimiento anual

Siempre que se produzca una transacción en la que un proveedor venda equipos o productos a un comprador y estos requieran un servicio de mantenimiento periódico para su correcto funcionamiento es aconsejable celebrar un acuerdo entre ambas partes sobre las condiciones de servicio de dicho equipo o producto. Este acuerdo, comúnmente denominado «Contrato de mantenimiento anual» (AMC, por sus siglas en inglés), es esencial para formalizar este proceso.
Los clientes valoran este tipo de contratos porque protegen sus inversiones en productos y servicios, aseguran los tiempos de inactividad imprevistos y garantizan la ayuda de un profesional. Como proveedor de servicios, los AMC son útiles a la hora de planificar el programa de servicios anual, estimar el número de técnicos que va a necesitar y construir relaciones positivas a largo plazo con una base de clientes leales.

 

¿Qué es un contrato de mantenimiento anual (AMC)?
Un contrato de mantenimiento anual es un acuerdo entre una empresa y un proveedor que establece unas determinadas expectativas para el mantenimiento continuo de la maquinaria o propiedad adquirida por la empresa. Esto garantiza que el proveedor de servicios repare o reemplace los equipos o productos vendidos al cliente cuando no funcionen o en cualquier otra situación que se acuerde entre ambas partes. Esto minimiza el impacto en el tiempo de inactividad y las irregularidades para garantizar la continuidad del negocio.
Los servicios de mantenimiento anuales se pueden aplicar a edificios, jardines, ordenadores, maquinaria, muebles mejorados técnicamente y cualquier otra tecnología o sistema empresarial que requiera un servicio y mantenimiento posventa. Cierto es que, en algunos sectores, los AMC son más frecuentes que en otros. Por ejemplo: la industria de la fabricación, los proveedores de servicios de alimentos, la atención médica y el comercio minorista tienen más necesidades de mantenimiento anuales que, por ejemplo, una oficina.
Pongamos que un edificio de oficinas firma un AMC con la empresa HVAC, propietaria del sistema HVAC. El contrato debería establecer qué equipo está cubierto, con qué frecuencia se va a realizar el mantenimiento y cuáles serían los costes de este.
Por lo general, los contratos de mantenimiento anuales incluyen: 
  • Nombre y dirección de las partes involucradas (generalmente una empresa y un proveedor de servicios)
  • Precio del contrato
  • Términos y condiciones anuales del contrato de mantenimiento
  • Penalizaciones por infringir el contrato o terminación del mismo
  • Expectativas sobre la frecuencia con la que los técnicos deberán reparar los productos
  • Definición de si se trata de un contrato de mantenimiento integral (CMC) o de otro tipo
  • Lista de equipos cubiertos por el servicio
  • Plazo de duración del servicio y cuánto tarda normalmente
  • Fecha y lugar para la firma de ambas partes

¿En qué se diferencia un AMC de un CMC?
Si bien es cierto que los contratos de mantenimiento anuales son una excelente manera de cubrir el servicio básico, los CMC cubren cualquier repuesto adicional, mano de obra o costes de transporte que puedan surgir mientras los técnicos reparan los productos. Si el contrato no es integral, solo cubrirá los servicios en sí; cualquier otro gasto que pueda surgir durante el proceso correrá a cargo de la empresa.
Debido a esta cobertura tan amplia, los CMC suelen costar más que los AMC. Por lo general, la duración de los CMC es de un año, pero hay ocasiones en las que ambas partes acuerdan extender dicha duración entre 3-5 años. Para obtener la máxima cobertura, muchas empresas optan por los CMC, aunque los AMC requieren un menor compromiso por parte del proveedor de servicios.

¿Cómo funcionan los precios de los servicios de mantenimiento anuales?
Las empresas y proveedores de servicios pueden estructurar los contratos de mantenimiento anuales e integrales de diferentes maneras. Por lo general, se estipulan teniendo en cuenta los intereses de la empresa y del proveedor de servicios. Los precios se pueden estructurar en función de un único parámetro o mediante un modelo híbrido. Por ejemplo, se puede fijar el precio basándose en su tarifa por hora o combinar dicha tarifa con un coste adicional de transporte o repuestos. Algunas de las modalidades de precios más habituales en contratos de mantenimiento anuales son:

Precio basado en el tiempo

Se establece una tarifa por hora o por unidades de tiempo concretas (semanas, meses, días, etc.) y se asocia una unidad de precio fija a cada hora de trabajo, que después se calcula anualmente por el número total de horas. Este modelo de precios se suele utilizar en situaciones en las que las horas de trabajo son el recurso más importante del servicio de mantenimiento.

Precio por dispositivo

Se aplica una tarifa determinada por cada dispositivo o equipo que esté cubierto por el contrato. Este tipo de modelo de precios es útil cuando la importancia de obtener o reparar piezas es alta.

Precio basado en la vida útil del equipo

Los contratos pueden incluir un precio prorrateado en función de la vida útil que se espera del dispositivo o equipo cubierto. Por ejemplo, si un dispositivo está cerca de alcanzar su vida útil, el AMC podría ser más caro.

Sustitución vs. Reparación

Los contratos se pueden diferenciar en función del tipo de servicio que se ofrece. Por ejemplo, un AMC puede incluir diferentes criterios para reemplazar y reparar máquinas o componentes rotos; por lo general, la sustitución siempre es más costosa.

Servicios adicionales

Los contratos pueden incluir condiciones adicionales en función de los servicios que se brinde a los clientes. Por ejemplo, puede cubrir varios servicios adicionales, como el transporte de piezas de repuesto. En ese caso, la empresa podría optar por pagar más para que el transporte y las piezas de repuesto se incluyan en el contrato, en lugar de facturarlas por separado.

Beneficios de los contratos de mantenimiento anuales (AMC)

Independientemente de los términos y condiciones del AMC, tanto el proveedor del servicio como sus clientes pueden beneficiarse enormemente de él. A continuación, se muestran algunos de los beneficios que ofrece el AMC a las empresas:

Para proveedores de servicios

Planificación anual más sencilla

Los AMC facilitan la planificación y presupuesto anuales. Tanto los clientes como los proveedores de servicios pueden utilizar los presupuestos de AMC para calcular los requisitos del servicio, el tiempo de inactividad estimado, las horas de funcionamiento y mucho más. Asimismo, los clientes pueden beneficiarse de eliminar los costes de mantenimiento y reparación inesperados, lo que permite que el proveedor de servicios se haga una idea de los tipos de trabajos que puede recibir.

Planificación informada

Profundice en sus necesidades de contratación y planificación. Con los AMC, puede obtener una descripción general del año y controlar mejor el número de técnicos que va a necesitar y el soporte complementario que requerirán sus contratos, Además, puede preacordar los horarios de sus técnicos.

Mayor conocimiento del cliente

Los proveedores de servicios pueden comprender mejor los requisitos de soporte continuo de sus clientes. Cuando los técnicos saben con qué frecuencia ocurren los tiempos de inactividad de los equipos, cuántas visitas tienen que hacer de media y qué tipo de necesidades tiene el cliente, las empresas pueden construir relaciones más fuertes y duraderas y redactar mejores contratos.

Para clientes

Trabajo de mayor calidad

Firmar un contrato de mantenimiento anual permite a los clientes garantizar que la calidad del trabajo sea la óptima durante dicho período de tiempo y que el proveedor se adhiera a las condiciones acordadas.

Plazos eficientes y bien planificados

Los clientes podrán beneficiarse de un soporte de emergencia y tener siempre sus necesidades cubiertas. Por ende, no tendrán que preocuparse por cómo o cuándo reparar algo.

Planes de mantenimiento regulares

Tanto los proveedores como los clientes pueden beneficiarse de disponer de un servicio de mantenimiento regular bien planificado. Cuando se realiza un buen mantenimiento, los equipos se rompen con menos frecuencia, lo que da lugar a menos trabajo para los técnicos y a un menor tiempo de inactividad para los clientes.

Descubra AMC hoy mismo.
Los contratos de mantenimiento anuales e integrales ofrecen innumerables beneficios. Pero estos son dos de los más importantes:
Beneficios para el cliente: Con las plantillas anteriores, podrá obtener el compromiso que necesita para garantizar el tiempo de actividad continuo de su empresa. 
Beneficios para el proveedor: Asegúrese de que sus condiciones y precios están en consonancia con el valor que ofrece. No se subestime. 
Para algunos clientes, el CMC es la mejor opción. Sin embargo, cabe señalar que los CMC requieren un poco más de participación e implican un coste directo para los proveedores de servicios, así que asegúrese de tenerlo en cuenta al redactar el contrato. Los AMC y los CMC ayudarán a que su negocio dure más años y garantizarán el trabajo continuo de su equipo.

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