Capacity management: kapazitäten richtig planen

Mit Capacity Management planen Sie die Ressourcen Ihrer IT-Services und stellen sicher, dass benötigte Kapazitäten bereitgestellt werden können. Hier erfahren Sie, welche Prozesse das Capacity Management in ITIL betrifft und wie Sie Schritt für Schritt einen Capacity Plan erstellen.

Was ist capacity management? – definition

Im Capacity Management werden die benötigten Kapazitäten von IT-Ressourcen ermittelt, die Planung dieser IT-Ressourcen durchgeführt und die Workloads prognostiziert, damit vereinbarte Performance-Ziele erreicht werden können. Eines der wichtigsten Erzeugnisse des Capacity Managements ist ein dokumentierter Capacity Plan.

Was sind die vorteile von capacity management? – 6 beispiele

Durch die ständige Überwachung, Planung und Bereitstellung der verwendeten Ressourcen für den IT-Service ergeben sich folgende Vorteile:

• Kapazitäts- und Ressourcenbedarf sind bekannt

• Wahrscheinlichkeit von Kapazitätsengpässen wird reduziert

• Verfügbare Ressourcen können optimal genutzt werden

• Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung wird gesteigert

• Kundenbeziehungen und -zufriedenheit wird verbessert

• Geringeres Risiko bei Performance-Problemen oder Ausfällen 

Capacity management in ITIL – die 4 teilprozesse

Das Capacity Management in ITIL umfasst die folgenden vier Teil-Prozesse:

1. Business Capacity Management

2. Service Capacity Management

3. Component Capacity Management

4. Capacity Management Reporting

1. Business capacity management

Das Prozessziel des Business Capacity Managements ist es, die Kapazitäts- und Performance-Anforderungen an IT-Services und -Infrastruktur auf Grundlage von Kundendaten zu bestimmen. Dazu gehören z. B.:

• Business-Pläne

• Anforderungen an Kapazitäten

• Performance aus Geschäftsperspektive 

So können Unternehmen sicherstellen, dass sich der zukünftige Bedarf an Kapazitäten und Performance erfüllen lässt.

2. Service capacity management

Das Service Management überwacht und prognostiziert Performance und Kapazitäten eines Unternehmens und passt diese gegebenenfalls an. Dies beinhaltet sowohl proaktive als auch reaktive Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Service-Performance und -Kapazitäten den geplanten Zielen entsprechen. 

3. Component capacity management

Zu den wichtigsten Bestandteilen des Component Capacity Managements gehören:

• Überwachen, Prognostizieren und ggf. Anpassen der Performance

• Nutzung und Kapazitätsverwaltung der IT-Ressourcen sowie individueller IT-Komponenten

4. Capacity management reporting

Das Capacity Management Reporting versorgt andere Service-Management-Prozesse und das IT-Management mit Informationen (in Form des Capacity Reports) zu Service- und Ressourcen-Kapazität sowie deren Nutzung und Performance.

Welche 3 grundlagen benötigen unternehmen im capacity management?

Folgende drei Komponenten sind grundlegend im Capacity Management:

• IT Reporting Software

• Capacity Plan (Kapazitätsplan)

• Capacity Report (Kapazitätsbericht)

It reporting software

Die IT Reporting Software ist ein zentraler Speicherort für sämtliche relevanten Daten, die im Rahmen des Capacity-Management-Prozesses Verwendung finden.

Capacity plan (Kapazitätsplan)

Der Kapazitätsplan ist ein grundlegender Baustein des Capacity Managements und wird verwendet, um die für die von IT-Services benötigten Ressourcen zu verwalten und weiterzuentwickeln. Der Plan enthält Szenarien bzw. Prognosen zur künftigen Entwicklung des Kapazitätsbedarfs aus Geschäftsperspektive sowie Kostenschätzungen und Handlungsoptionen, sodass der vorausgesagte Kapazitätsbedarf abgedeckt werden kann.

Capacity report (Kapazitätsbericht)

Der Capacity Report (Kapazitätsbericht) liefert anderen Service-Management-Prozessen sowie dem IT-Management Informationen über die Service- und Ressourcen-Auslastung und -Performance.

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Wichtige KPIs im capacity management

Folgende Kennzahlen sollten Sie im Capacity Management berücksichtigen:

• Incidents (Störungen) wegen Kapazitäts-Engpass: Anzahl der aufgetretenen Incidents, die auf unzureichende Service bzw. Component Capacity zurückzuführen sind

• Genauigkeit der Kapazitätsprognose: Abweichung der vorhergesagten Kapazitätsentwicklung vom tatsächlichen Verlauf

• Ungeplante Kapazitätsanpassungen: Anzahl der nicht vorhergesehenen Erweiterungen der Service bzw. Component Capacity infolge von Kapazitäts-Engpässen

• Häufigkeit der Kapazitätsanpassungen: Anzahl der Anpassungen der Service bzw. Component Capacity an den sich ändernden Bedarf

• Dauer des Lösens von Kapazitätsmängeln: Erforderte Lösungszeit bis zur Beseitigung eines erkannten Engpasses hinsichtlich Kapazitäten

• Kapazitätsreserven: Prozentsatz der Kapazitätsreserven zu Zeiten von Normal- und Spitzenlasten

• Anteil der Kapazitätsüberwachung: Prozentsatz aller Services und Infrastrukturkomponenten im Unternehmen, die unter Kapazitätsüberwachung stehen

Capacity management in der praxis: 5 schritte

Das Capacity Management ist ein fortlaufender Prozess. Er umfasst:

• Planung

• Entwurf

• Modellierung

• Implementierung

• Überwachung

• Verwaltung

• Berichterstattung

• Überarbeitung

Die folgenden fünf Schritte geben Ihnen eine Vorstellung davon, was zu einem erfolgreichen Capacity-Management-Prozess gehört.

1. Ernennen Sie einen Capacity Manager

2. Sammeln Sie Daten

3. Entwickeln Sie ein Service-Design

4. Stellen Sie ein Service-Team auf

5. Implementieren Sie den Plan

Schritt 1: ernennen sie einen capacity manager

Zunächst sollten Sie einen Capacity Manager bestimmen. Je nach Größe Ihres Unternehmens muss Ihr Capacity Manager eventuell ein Kapazitätsmanagement-Team bilden.

Schritt 2: sammeln sie daten

Nachdem Ihr Capacity-Management-Team eingerichtet ist, können Sie den Bedarf an Business Services ermitteln. Um zu bestimmen, welche Arten von Kapazitäten Sie benötigen, um die Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie Ihre aktuelle Kapazität ermitteln. Folgende Punkte sollten Sie befolgen:

• Entwickeln Sie Ziele.

• Bewerten Sie die aktuellen Kapazitäten.

• Bewerten Sie die Effektivität und Produktivität der aktuellen Kapazitätsinfrastruktur.

• Inventarisieren Sie die Tools und Software, die Sie derzeit für die Überwachung und das Management einsetzen.

• Recherchieren Sie neue Tools oder Upgrades möglicher Software- und Tool-Lösungen zur Unterstützung Ihrer Capacity-Management-Bemühungen.

• Arbeiten Sie mit Ihrem Finanz-Team zusammen, um die Kosten zu ermitteln und ein Budget zu veranschlagen.

• Analysieren Sie Bereiche, die Verbesserungen, Schulungen, Software und Neueinstellungen benötigen.

Schritt 3: entwickeln sie ein Service-Design

Sie sind nun bereit dafür, einen Service-Level-Plan zu entwerfen. Ihr Plan sollte folgende Punkte enthalten:

• Die einzubeziehenden Komponenten (Mitarbeiter, Prozesse und Werkzeuge)

• Eine Übersicht über die anfallenden Kosten und einen Budgetvorschlag

• Die vorgesehenen Bereiche im Unternehmen, in denen das Capacity Management implementiert werden soll

• Die Arbeitsabläufe, die verwendet werden sollen, einschließlich Inputs, Outputs und Prozesse

• Der Aufwand für den Erwerb und die Installation von Tools und Software für das Kapazitätsmanagement 

• Die Art der erforderlichen Schulung 

• Die Zeit, die für die Schulung vorgesehen ist

• Ein Zeitrahmen für die Implementierung

Schritt 4: stellen sie ein Service-Team auf

In diesem Schritt stellen Sie alles zusammen, was Sie für die Erstellung des Dienstes benötigen. Folgendes müssen Sie tun:

• Stellen Sie das Team zusammen. Bestimmen Sie die Größe Ihres Teams und ob Sie neue Teammitglieder einstellen müssen. Überlegen Sie, wie viel Schulungen erforderlich sein werden.

• Beschaffen Sie die notwendige Ausrüstung und Software, damit das Team die Kapazitätsinfrastruktur überwachen kann.

• Dokumentieren Sie alles: Prozesse, Pläne, vorhandene Daten, Berichte, verwendete Anwendungen, Kosten und so weiter. 

Schritt 5: implementieren sie den plan

Wenn alle vorherigen Schritte geplant sind, implementieren Sie Ihr Service-Design in Ihrer Organisation. Überwachen und beobachten Sie den Fortschritt. Bewerten Sie nach einigen Wochen oder Monaten die Prozesse und die Leistung, um festzustellen, was gut läuft welche Bereiche verbessert werden müssen.

Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf, um die Kapazitätsanforderungen zukünftiger Service-Anforderungen zu erfüllen und um die bereits bestehenden Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

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