¿De qué se trata work order software?

Work order software es un sistema de trabajo sólido que ayuda a las organizaciones de campo a brindar experiencias de servicio consistentes y agradables. Work order software ayuda a su equipo de servicio a crear y organizar solicitudes de mantenimiento y gestionar equipos e información de clientes. Con work order software, su equipo de servicio puede:

  • programar nuevos trabajos y asignarlos a los técnicos de campo adecuados

  • supervisar y realizar un seguimiento del progreso de todas las órdenes de trabajo

  • colaborar y compartir información al instante

  • actualizar el estado y las prioridades de las solicitudes importantes

  • Todo esto se puede hacer desde un solo sistema con funciones y controles intuitivos.

Work order software también proporciona un registro único de información sobre cada cliente, sus interacciones y problemas previos. Las notas de los técnicos se pueden registrar para proporcionar un perfil completo del cliente con contexto histórico para que tanto los gerentes de despacho como los técnicos de campo puedan brindar fácilmente un servicio efectivo y en contexto.

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Beneficios de usar work order software basado en la nube

Cuando se trata de servicio de campo, el enfoque debe estar en resolver el problema del cliente. Sin embargo, existen ineficiencias y redundancias comunes en los sistemas actuales, tales como:

- que se deba identificar manualmente y asignar los técnicos adecuados para los trabajos

- que haya demasiado papeleo al registrar la información e incapacidad para ver el historial completo del cliente

- que exista mala coordinación entre los equipos de despacho y de campo

Work order software puede ayudar a resolver muchos de estos problemas. Estas son las razones por las que usar work order software puede ayudar a sus equipos a desempeñarse mucho mejor:

Encuentre toda la información en un solo lugar

Toda la información importante relacionada con su orden de trabajo, cliente y equipo se puede ver en un solo sistema. También puede crear controles de acceso basados en la designación y responsabilidades de los miembros del equipo. Work order software elimina los sistemas manuales y el papeleo innecesario, lo que aumenta la productividad de su equipo.

Reduzca el tiempo de inactividad del equipo

Con work order software, su equipo de servicio y los técnicos de campo podrán coordinar la ejecución de las órdenes de trabajo con alta eficiencia. Los técnicos tendrán de antemano toda la información de ordenes de trabajo y equipos que necesitarán, lo que facilitará la evaluación y completará el trabajo de mantenimiento mucho más rápido. Esto ayuda a las organizaciones a reducir drásticamente el tiempo de inactividad de los equipos. 

Realice un seguimiento de los activos en tiempo real

Los técnicos y despachadores también pueden colaborar y compartir información sin problemas y proporcionar actualizaciones en tiempo real. Work order software brinda a los despachadores la capacidad de supervisar el progreso de las tareas en tiempo real y ayuda a los gerentes de servicio a llevar a cabo procesos efectivos de administración de mantenimiento. Los técnicos también pueden proporcionar información valiosa sobre el progreso del trabajo para que los despachadores puedan tomar las medidas necesarias.

Disminuya los costos de servicio

Work order software ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos de soporte de flujos de trabajo, mejorar la movilidad y la logística y reducir las visitas repetidas al sitio a través de tasas más altas de reparación por primera vez. Al deshacerse de las tareas repetitivas y minimizar los errores, las empresas de servicios pueden reducir sus gastos generales y escalar los ingresos y las operaciones de manera eficiente. 

Simplifique la gestión de órdenes de trabajo con Freshdesk

El software Field Service Management de Freshdesk facilita la gestión de órdenes de trabajo con las funcionalidades del software de programación, la integración perfecta con el servicio de asistencia técnica y una aplicación móvil para los técnicos. Estas son algunas de las funcionalidades que hacen que Freshdesk sea ideal para la gestión de órdenes de trabajo.

Gestión de tareas de servicio

En Freshdesk, los gerentes pueden crear grupos de servicio y agregar técnicos, tanto agentes internos como contratistas independientes, según el conjunto de habilidades o la función en la que se especializan. Puede establecer un horario comercial específico para cada grupo según sus requisitos, crear una tarea de servicio para cada orden de trabajo o solicitud de mantenimiento que reciba y agregar datos tales como información del problema, la fecha límite de finalización, prioridad, tipo de problema, etc.

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Programación sencilla de órdenes de trabajo

El panel de programación proporciona a los administradores de servicios una vista única de todas las tareas de servicio, su estado actual y el técnico asignado. Es un calendario integrado que ayuda a los equipos a ver, analizar y administrar la carga de trabajo de todos los técnicos de campo y priorizar las tareas que requieren más atención. Freshdesk lo ayuda a asignar tareas a los agentes en el tablero con controles simples. El panel de programación le brinda una mejor comprensión de todas sus tareas pendientes, así como la disponibilidad de sus técnicos, lo que ayuda a crear la programación más eficiente para todos los trabajos. 

Scheduling dashboard Scheduling dashboard

Tableros personalizados con informes

Los gerentes de servicio y los jefes de experiencia del cliente pueden obtener información sobre el rendimiento general de sus operaciones de campo con la poderosa funcionalidad de informes y análisis de Freshdesk. Analice las métricas de servicio de campo, tales como las tasas de reparacion por primera vez y los volúmenes de órdenes de trabajo, realice un seguimiento de las citas perdidas y controle el estado sus solicitudes de mantenimiento de alta prioridad. Cree paneles personalizados que lo ayuden a comprender las brechas en la experiencia del servicio, así como las áreas de fortaleza.

Reporting Reporting

Mobilice a sus empleados con la aplicación de work order

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Work order notifications Work order notifications
offline work order offline work order
work order sign-offs work order sign-offs
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Mobilice a sus empleados con la aplicación de work order

Navegue hasta la ubicación de sus clientes

Los técnicos de campo pueden usar la aplicación de work order de Freshdesk para verificar las direcciones de los clientes y navegar hasta su ubicación al abrir cualquier aplicación de mapas.

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Notificaciones de nuevas órdenes de trabajo

Cada técnico de campo recibe una notificación inmediata de cualquier orden de trabajo nueva que se le asigne con toda la información necesaria para ejecutar la tarea.

Work order notifications Work order notifications
Disponibilidad fuera de línea

Incluso sin disponibilidad de red o acceso a internet, los técnicos podrán ver toda su información o acceder a detalles de mantenimiento importantes en la aplicación Freshdesk.

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Firmas digitales

La aplicación móvil de Freshdesk permite a los trabajadores de campo optener la firma interna de un cliente o parte interesada al completar una orden de trabajo.

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Tome fotografías y notas

Los ingenieros de campo pueden capturar datos de mantenimiento importantes en forma de fotos del equipo, así como tomar notas importantes sobre las tareas que se realizaron o las medidas que deben tomarse.

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La ventaja de Freshdesk

Simple e intuitiva

Freshdesk combina funcionalidades potentes con un diseño intuitivo y fácil de usar, para que usted y su equipo puedan dominar la herramienta en poco tiempo.

Flexibilidad basada en la nube

Freshdesk es una solución basada en la nube que permite a los miembros de su equipo acceder a sus cuentas desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en el campo o en una ubicación remota.

Automatización del flujo de trabajo

Los gerentes y despachadores pueden concentrarse en la experiencia del servicio y usar la automatización de Freshdesk para crear flujos de trabajo para asignaciones de tareas, cambios de estado y otras tareas repetitivas.