¿Qué significa CMDB y qué es?

Un sistema de gestión de base de datos o CMDB, por Configuration Management DataBase es conocida como “el corazón de un sistema ITSM” y funciona como un repositorio con toda la información y componentes que se utilizan para prestar servicios de TI. Los datos almacenados en un sistema CMDB incluyen listas de activos (denominados elementos de configuración) y las relaciones entre ellos. Una CMDB y los procesos de gestión de la configuración que la rodea son el núcleo de las operaciones modernas de TI, ya que le permiten a las empresas gestionar los datos de un conjunto de componentes tecnológicos en un solo lugar (incluidos los dispositivos físicos que estén distribuidos en diferentes sitios). Las CMDBs ayudan a las empresas a realizar procesos de gestión de servicios, principalmente gestión de problemas, incidentes y cambios. También son un recurso esencial para los responsables de la toma de decisiones, quienes necesitan información precisa para mejorar costos, calidad y rendimiento de los servicios de TI ofrecidos por la empresa.

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La evolución de las CMDB

La biblioteca de infraestructura de tecnología de la información —o ITIL, por las siglas de IT Infrastructure Library—, describe un conjunto de procesos para gestión de la CMDB, que tiene el objetivo de mantener la información sobre los elementos de configuración (Cis), es decir, los componentes necesarios para prestar un servicio de TI.  La información que se gestiona como parte de la gestión de activos de servicio y configuración de ITIL no solo incluye listas de elementos, sino también las relaciones entre ellos. ITIL describe las capacidades técnicas subyacentes necesarias para apoyar la gestión de activos y de la configuración como un sistema de gestión de la configuración (CMS) como un modelo de datos lógico que puede abarcar múltiples CMDBs físicas.

A medida que las empresas adoptan nuevos procesos como Agile y DevOps, la CMDB asume un papel más amplio para permitir a los empleados de TI comprender el entorno de producción y tomar decisiones en tiempo real sobre cuestiones como problemas y cambios. Con la proliferación de la infraestructura en la nube y el uso de los SaaS, las empresas tendrán que integrar más fuentes de datos externas en la CMDB para mantener la perspectiva general de un entorno de TI híbrido moderno. Muchas empresas también están empezando a investigar nuevas formas de gestionar los activos de datos en el contexto de las CMDBs para respaldar las iniciativas de transformación digital y los procesos empresariales digitales.

De cara al futuro, la CMDB o sistemas de gestión de las bases de datos desempeñarán un papel más amplio no solo en las operaciones de TI, sino también en las operaciones empresariales. Por eso, es fundamental contar con una solución de CMDB adecuada sobre la que basarse, una que soporte sus necesidades actuales, pero que también evolucione con usted a medida que su empresa crezca y el entorno empresarial cambie.

CMDB ITIL: Gestión de una base de datos

La CMDB se creó inicialmente como un inventario de archivos de datos de TI recogidos manualmente. A medida que los procesos de ITSM han madurado y tecnologías como las herramientas de descubrimiento han permitido la automatización del proceso de recopilación, el papel de las CMDB se ha ampliado, convirtiéndose en una parte fundamental de la solución ITSM de la mayoría de las empresas. El papel de la CMDB siempre se ha alineado con la evolución de la gestión de servicios y otros procesos de TI, y eso continuará siendo así.

¿Cómo funciona una CMDB o sistema de gestión de base de datos?

Una CMDB es un repositorio (una base de datos) que almacena listas de información y relaciones. Lo que hace que un sistema CMDB sea único y valioso son los datos que contiene. Las listas de elementos de configuración con los atributos que lo acompañan y las relaciones entre ellos describen la conexión que existe dentro del entorno físico de TI. La CMDB se encuentra a menudo como parte de un software más amplio de gestión de servicios de TI (o ITSM) que puede incluir herramientas para completar datos en el sistema CMDB (como herramientas de descubrimiento e importación de datos) y herramientas para consumir datos (emisión de tickets, gestión de cambios y elaboración de informes).

La CMDB funciona proporcionando un lugar común donde las personas pueden acceder y encontrar toda la información sobre los activos de TI y otros elementos de configuración.  Por lo general, estos datos suelen provenir de múltiples fuentes y, sin el sistema CMDB, sería muy difícil obtener una imagen completa y precisa del entorno de TI. Las herramientas de descubrimiento e importación de datos suelen utilizarse para identificar los elementos de configuración en el entorno de TI y volcarlos en la CMDB.  Sin embargo, algunas empresas también utilizan inventarios y auditorías manuales para actualizar sus datos. Sin importar la opción elegida, una vez que los datos de las diferentes fuentes han sido cargados en la CMDB (o se han actualizado), se podrá acceder a toda esa información de forma unificada y coherente.

De todos modos, es inusual que las personas accedan a datos de configuración directamente desde la CMDB debido al volumen de información y al formato en el que está almacenado. Es imposible interpretar un gran volumen de datos dispuesto en filas y columnas. Ahí es donde entran en juego otras herramientas de ITSM, que acceden a los datos de la CMDB y tienen la capacidad de elaborar informes, de manera tal que se ajuste mejor al entendimiento y a la solución del problema operativo o empresarial que están tratando de resolver.

Pros y contras del uso de las CMDBs

Como cualquier pieza tecnológica, el uso de una CMDB tiene sus ventajas y desventajas.  Mientras que las primeras implementaciones de los sistemas CMDB (hace ya unas décadas) eran difíciles de usar y costosas de mantener, las CMDBs modernas se han convertido en una parte esencial en la solución ITSM de las empresas.  Los principales beneficios de utilizar una CMDB son:

Sin embargo, los sistemas CMDB no están exentos de sufrir inconvenientes.  La creación, el mantenimiento y el uso efectivo de un gran conjunto de datos puede ser costoso tanto en recursos técnicos como en la atención humana necesaria para garantizar la calidad y el valor de esta herramienta.  Algunas de las principales desventajas del uso de las CMDBs son:

Costo de la adquisición y el almacenamiento de datos

Con frecuencia la CMDB contiene una copia de datos provenientes de otros sistemas. A medida que las empresas crecen y evolucionan, el conjunto de datos puede llegar a ser bastante grande. Es probable que el sistema CMDB se convierta en uno de los mayores depósitos de datos dentro de los sistemas de TI, por lo que conseguir más almacenamiento puede generar costos adicionales.

Mantener actualizados los datos relevantes

Su entorno de TI cambia constantemente y su CMDB debe mantenerse actualizado con los nuevos activos y eliminar aquellos que han sido retirados o desechados.

Utilidad de los datos

El valor de su CMDB no proviene de los datos, sino de la manera en que son usados. Ahora bien, para utilizar los datos de la CMDB de forma efectiva, es probable que necesite herramientas (como aplicaciones de ITSM y sistemas de informes), habilidades en análisis de datos (para organizar y perfilar lo3s datos) y procesos para utilizar los datos de configuración como parte de las operaciones.

CMDB Vs. Gestión de activos

Con frecuencia hay confusión sobre la diferencia entre la base de datos de la gestión de configuración y la gestión de activos en ITSM.  La gestión de configuración y la CMDB se centran en los datos que se utilizan para gestionar sus activos durante el período en que están activos y presentes en su entorno de TI. Esto incluye comprender los componentes de un servicio o activo, determinar para qué se utiliza y cómo se relaciona con otros activos o servicios.  Por otro lado, la gestión de activos es el conjunto de procesos necesarios para gestionar el ciclo de vida de los activos en su proceso transversal. Los procesos de gestión de activos suelen incluir aspectos como adquisiciones y gestión de las licencias de software, la valoración de activos y procesos de actualización de la tecnología.

De esa manera, la CMDB es una herramienta clave para permitir procesos eficaces en la administración de la gestión de activos.  Su objetivo es hacer posible una visión completa y precisa de los activos de TI que controlan las empresas. Esto permite gestionar sus activos en un portafolio integral en vez de gestionar cada activo de manera independiente.