La gestión de licencias de software (Software License Management, SLM) es, probablemente, una de las funciones más importantes de los equipos de TI. Históricamente, muchos debates sobre la gestión de TI se centraron en los recursos físicos, como los servidores y las terminales. Sin embargo, estos no son más que “lugares” de alojamiento y mecanismos de entrega para los verdaderos activos que utilizan los usuarios y de los que dependen todas las empresas para funcionar: el software. La penetración y la importancia del software hacen que su gestión sea una prioridad absoluta para los responsables de TI, y los retos de esta gestión comienzan con las licencias que rigen los costos, el acceso y las funciones del software.

¿Qué significa SLM o gestión de licencias de software?

A grandes rasgos, el término “gestión de licencias de software” hace referencia a los procesos y herramientas que una empresa utiliza para controlar y documentar qué productos de software utiliza, dónde y cómo. La SLM es esencial para garantizar que una empresa cumpla con todos los acuerdos de licencias, ya sean empresariales o de usuarios finales (End-User License Agreement, EULA).

Pero ¿qué es una licencia de software? Las licencias de software establecen las condiciones y los detalles del contrato que rigen cómo se puede utilizar el software y la compensación a su proveedor. Un acuerdo típico especifica el número de licencias adquiridas, cómo se traducen esas compras en una determinada cantidad de instalaciones y qué ocurre si las licencias consumidas superan a las adquiridas. Una SLM efectiva hace un seguimiento de todo este proceso y ofrece funciones que pueden ayudar a su empresa a evitar el incumplimiento de sus licencias de software y la sanción correspondiente.

Las funciones de la gestión de licencias de software

La SLM es un elemento crítico de lo que se conoce como “gestión de activos de software” (Software Asset Management, SAM), que es, a su vez, una parte esencial de la gestión de activos de TI (IT Asset Management, ITAM). En pocas palabras, la SAM reúne las herramientas y los procesos necesarios para gestionar, supervisar y proteger cada uno de sus activos de software a lo largo de su ciclo de vida. La gestión eficaz y el cumplimiento de las licencias de software son necesarios para alcanzar los objetivos de la SAM.

Por su parte, la ITAM también engloba un grupo de funciones y tareas específicas, algunas de las cuales mencionaremos a continuación.

Cada una de estas tareas y funciones depende, en gran medida, de un software, y cada pieza de software se rige por una licencia. Por lo tanto, la gestión de licencias de software es un elemento fundamental de la SAM, pero también un conjunto de prácticas que debe abarcar todas las herramientas de software de la ITAM.

¿Por qué es importante la gestión de licencias de software?

La gestión de licencias de software es un elemento fundamental para una ITAM efectiva. Esto también hace que la SLM sea un aspecto crítico para el éxito de otras iniciativas de TI, especialmente la gestión de servicio de TI (IT Service Management, ITSM) y la gestión de operaciones de TI (IT Operation Management, ITOM). La SLM también es importante para los esfuerzos de ciberseguridad, la gestión general de TI y la maximización del valor empresarial de los equipos informáticos.

Una gestión de licencias de software eficaz también aporta algunas ventajas adicionales específicas a las TI y a la empresa en su conjunto.

Gestión de los costos

El software es especialmente propenso al aprovisionamiento excesivo; es decir, a la compra de licencias “extra” que pretenden garantizar la disponibilidad, pero que a menudo no se utilizan. Esto se suele hacer para evitar el costo y las dificultades de tener que adquirir e implementar rápidamente licencias adicionales cuando se descubra algún déficit. Sin embargo, el exceso de aprovisionamiento puede convertirse rápidamente en un gasto importante, pero en gran medida invisible. La gestión de licencias de software ayuda a mantener el número de licencias estrechamente alineado con la cantidad que la empresa necesita realmente.

Cumplimiento asegurado y protección de auditorías

Durante años, los principales proveedores de software para empresas han considerado que la oportunidad de “ajustar” los contratos de licencia de software de sus clientes es una importante fuente de ingresos. Esto se debe a que las diferencias entre los términos del contrato y el uso real del software casi siempre resultan en costos por encima del presupuesto o multas para la empresa auditada. La SLM es la primera línea de defensa contra las auditorías y otros desafíos en el cumplimiento de las licencias, y esos desafíos pueden ser costosos.

Mejor ciberseguridad

El software fraudulento y las versiones antiguas con medidas de seguridad obsoletas son puntos de entrada para el ransomware y otros tipos de malware. Una SLM eficaz puede mejorar la ciberseguridad identificando, reduciendo o, incluso, eliminando el software no autorizado y desprotegido presente en su infraestructura de TI.

Mayor agilidad

Tener varias versiones de un mismo software y conservar las versiones antiguas en funcionamiento puede suponer un reto para los ya limitados recursos de TI. La SLM puede ayudar a su empresa a identificar y retirar las versiones de software más antiguas, y a centrar sus recursos de TI en administrar las últimas versiones.

Tipos de licencias de software

La continua evolución de las TI se ve reflejada en la amplia variedad de tipos de licencias de software disponibles hoy en día. Una misma empresa puede necesitar gestionar licencias de un software que se ejecuta en servidores locales, de otro software que corre en una o varias nubes públicas, de software híbrido; o incluso de elementos comerciales incorporados en aplicaciones creadas a medida. Y, a menudo, los diferentes tipos de software se ofrecen bajo diferentes tipos de licencias. A continuación le presentamos una lista con algunos de los tipos de licencia de software comercial más comunes.

Equipo

Una licencia aplicada a una pieza de hardware con una función específica, como un servidor dedicado a una aplicación, un router o una central telefónica. Los términos y condiciones particulares dependen de la función del equipo y del proveedor.

Cliente-servidor

Una licencia de dos partes que cubre un servidor específico y una cantidad aprobada por el proveedor de licencias de acceso de cliente (Client Access License, CAL). Las licencias cliente-servidor pueden permitir la compra de CAL adicionales y pueden ser modificadas para soportar servidores físicos o virtuales.

Usuario concurrente

Una licencia que permite una cantidad máxima de usuarios simultáneos, límite que a menudo se impone mediante un registro de entrada y salida (check-in/check-out) y funciones de exclusión.

Core Points

Bajo esta licencia, un proveedor asigna un determinado puntaje a elementos individuales de procesamiento lógico, también conocidos como núcleos (cores), dentro de servidores físicos o virtuales. De esta manera, una aplicación con un valor asignado de 100 puntos por núcleo requeriría una compra de 200 puntos para ejecutarse en un servidor de dos procesadores o de 400 puntos para un servidor de cuatro. Este tipo de licencia se utiliza principalmente para aplicaciones que se ejecutan en centros de procesamiento de datos.

Empresarial

Una licencia que permite a una empresa instalar un número ilimitado de copias de un paquete específico de software. Algunos acuerdos o licencias exigen un mínimo de licencias, por lo que es esencial un examen cuidadoso de los términos y condiciones.

Modo prueba

Una licencia que permite el uso del software en modo de prueba. Algunas licencias de prueba son de duración limitada y dejan de funcionar por completo después de la fecha límite. Otras ofrecen algunas funciones básicas del software y la posibilidad de una rápida y fácil conversión a una versión paga y totalmente funcional del software.

Usuario nombrado

Es como una licencia de usuario concurrente, pero incluye usuarios específicamente nombrados. Algunas licencias de usuarios nombrados permiten transferir el acceso a otros usuarios, mientras que otras exigen para ello una revisión de la licencia.

Bloqueo de nodo

Utilizadas normalmente en aplicaciones alojadas en servidores, las licencias con bloqueo de nodo restringen el acceso a un conjunto específico de ordenadores identificados. Algunas permiten la transferencia a otros ordenadores mediante la solicitud y aprobación de una nueva clave de licencia.

Fabricante de equipo original (Original Equipment Manufacturer, OEM)

Las licencias OEM se aplican generalmente al software básico que se suministra con una pieza específica de hardware. Casi siempre, las licencias OEM no se pueden transferir a otras unidades de hardware.

Por dispositivo

Este tipo de licencia, tal vez el más conocido, pone un límite al número total de instalaciones autorizadas. En general, el software puede pasarse de una máquina a otra, siempre que no se supere el número máximo de instalaciones permitidas.

Por procesador (o por CPU)

A diferencia de las licencias por “cores”, las licencias por procesador y por CPU están basadas en el número de procesadores en los que se ejecutará la aplicación.

Por usuario

Esta licencia se centra en el número total de usuarios permitidos. Normalmente, cada usuario puede emplear varias instalaciones del software en distintos dispositivos y todas ellas contabilizan dentro del mismo usuario.

Perpetua

Se paga una sola tarifa y se usa el software indefinidamente. Una licencia perpetua puede prohibir el traslado del software a otra máquina o imponer cuotas adicionales para el mantenimiento o actualizaciones.

Tiempo de ejecución

Las aplicaciones de software suelen incluir componentes de terceros. Las licencias por tiempo de ejecución permiten que esos elementos se ejecuten en apoyo de la aplicación principal. Las limitaciones y restricciones específicas suelen estar detalladas en la licencia que rige la aplicación principal.

Sitio

Una licencia que permite la instalación de un paquete de software en un número ilimitado de ordenadores situados en un mismo lugar físico.

Además de las licencias comerciales mencionadas anteriormente, existen otros tipos de licencias de software:

Su empresa también puede necesitar gestionar licencias para aplicaciones móviles, suscripciones a productos de software como servicio (Software as a Service, SaaS), interfaces de programación de aplicaciones (Application Programming Interfaces, API) o componentes de proyectos de consultoría. Además, cada uno de ellos puede tener variantes, condiciones o excepciones específicas. Si tiene acceso a un abogado experto en contratos, es muy probable que necesite incluirlo en sus negociaciones de contratos de software y esfuerzos de SLM.

Gestión de licencias de software: Desafíos y facilitadores

Además de los señalados anteriormente, existen tres grandes clases de desafíos para tener éxito en la SLM o en cualquier otra iniciativa importante de TI. A continuación, le presentamos algunos de los posibles retos que enfrentará a medida que avance en su gestión de licencias de software.

SLM: Desafíos organizativos

SLM: Desafíos tecnológicos

SLM: Desafíos culturales

Por su parte, los facilitadores del éxito de la SLM pueden agruparse en las mismas categorías que los desafíos descritos anteriormente.

SLM: Facilitadores organizativos

SLM: Facilitadores tecnológicos

SLM: Facilitadores culturales

Gestión de licencias de software: Mejores prácticas

Existen múltiples prerrequisitos para que la gestión de las operaciones de TI sea siempre eficaz. Puede seguirlos en un orden diferente al de la lista que aparece a continuación, pero cada uno de los elementos mencionados es esencial para el éxito de su SLM.

Consiga que los directivos se sumen al esfuerzo

El éxito de la SLM requiere un compromiso importante y sostenido de recursos. El apoyo de los directivos puede facilitar la consecución de ese objetivo, ayudar a gestionar los cambios culturales necesarios y minimizar (o superar) cualquier resistencia que se encuentre en el camino.

Por ahora, quédese donde está (en la medida de lo posible)

Seguir adquiriendo y pagando software costoso, mientras tiene recursos inadecuados de gestión de licencias, es literalmente tirar el dinero. En la medida en que sea posible hacerlo sin obstaculizar las operaciones críticas de su empresa, congele, luego documente y racionalice sus procesos de adquisición de software. Como mínimo, haga esos procesos más transparentes y responsables antes de “descongelarlos”.

Conozca lo que tiene

Identificar y documentar todo lo relevante sobre cada software que utiliza su empresa puede ser el mayor reto para una SLM eficaz. Usted necesita un conocimiento preciso, exhaustivo y actualizado sobre los softwares más importantes que se ejecutan en su empresa (incluso si esto requiere la recopilación manual de información). Necesita una base de conocimientos manejable con todas las licencias de software y soluciones sólidas para el descubrimiento y el inventariado de esa información sobre todo su patrimonio de TI. Si su empresa aún no tiene uno de estos o no tiene ambos, sus objetivos de SLM podrían justificar su adquisición. Dependiendo del tamaño y la complejidad de su patrimonio informático y de los recursos de gestión disponibles, sus tareas de descubrimiento pueden comenzar con una auditoría manual de su software. Y prepárese para llevar a cabo revisiones internas periódicas con el propósito de evitar las auditorías de los proveedores y las penalizaciones.

Defina y priorice sus objetivos

El objetivo principal del SLM debe ser garantizar el cumplimiento de las licencias y evitar las auditorías que conllevan sanciones. Más allá de estos objetivos, su empresa debe asegurarse de obtener el máximo valor en cada una de sus inversiones en software. Cada negocio e infraestructura de TI es una combinación única de elementos, procesos, recursos y objetivos comerciales. Además, los diferentes elementos de su empresa pueden tener objetivos o limitaciones particulares. Todo esto debe tenerse en cuenta a la hora de planificar y llevar a cabo sus esfuerzos de SLM. Para cada paquete de software compartido en su infraestructura de TI, evalúe quién está usando qué, cuánto lo está usando y cuál es su valor para su empresa.

Elija con cuidado su(s) método(s) de ejecución de la SLM

Si elige varios métodos de gestión de TI o de software, es posible que también deba considerar varias vías de implementación y ejecución. Entre las alternativas se encuentran: el personal de gestión dedicado, los consultores y la “gestión de inventario como servicio” proporcionada por un proveedor. Evalúe detenidamente los métodos disponibles. Si se trata de un experto externo, preste especial atención a su experiencia y a la transparencia de sus tarifas.

Planifique

Asegúrese de que su plan de SLM se nutra de los objetivos de su empresa en materia de TI y de su propia transformación digital. Asimismo, compruebe que sus planes recojan los aportes de todas las partes involucradas y de las personas más influyentes de su empresa.

Limpie los datos

Las decisiones en materia de SLM deben basarse en la mejor información disponible sobre el software que utiliza su empresa. Antes de avanzar demasiado en cualquier solución de SLM, asegúrese de que sus datos de gestión actuales sean los más precisos, completos, coherentes y actualizados posibles. Es probable que deba reformatear los datos existentes antes de poder utilizarlos en las soluciones SLM que elija. También es posible que tenga que actualizar o sustituir cualquier herramienta de gestión ITAM, ITSM o de otro tipo que “juegue bien” con las soluciones SLM. Y, sin duda, necesita herramientas y procesos que le ayuden a mantener información precisa, completa y actualizada sobre las licencias de software.

Automatice

La automatización garantiza que las tareas se realicen coherentemente, elimina los errores humanos propios de la repetición y libera a los trabajadores calificados para que hagan tareas más complejas y valiosas. La automatización puede ayudar significativamente a descubrir, mapear, inventariar y elaborar informes, todas tareas críticas para una SLM eficaz. Además, la automatización puede servir para descubrir la incorporación de un nuevo software y abordar más rápidamente la gestión de su licencia. Las funciones automatizadas también pueden ayudar al equipo de TI a evitar la instalación de software fraudulento o no autorizado y a realizar revisiones periódicas para estar al día con las actualizaciones de hardware y software.

Integre

Siempre que sea posible, integre la SLM con otras funciones de gestión de TI, especialmente la ITSM y la ITAM. Evite adquirir o implementar múltiples herramientas con el propósito de realizar tareas para las cuales ya dispone de soluciones. Esto es especialmente importante en lo que respecta a la recopilación y el análisis de datos, y a la elaboración de informes. Si su empresa no está utilizando ya una CMDB para consolidar los datos de gestión de TI, su iniciativa de integración de la SLM y la gestión de TI podría justificar la inversión y el esfuerzo.

Aprenda de los demás

Las asociaciones comerciales, los eventos y publicaciones del sector, los grupos y foros en línea e incluso los sitios web de los proveedores pueden proporcionar conocimientos valiosos para sus esfuerzos de SLM. Aproveche todas las oportunidades para evitar la repetición de errores cometidos por otros.

Capacite

Asegúrese de que todos los implicados en los esfuerzos de SLM reciban una formación completa y actualizaciones periódicas sobre las soluciones y los procesos elegidos. Comuníquese regularmente con ellos y con las principales partes interesadas, y cree una cultura inclusiva de concienciación sobre la SLM en toda la compañía.

Asóciese con prudencia

Para que su empresa obtenga beneficios sostenidos, debe asumir un compromiso importante y a largo plazo en materia de SLM. Los proveedores de soluciones y servicios que elija deben estar igualmente comprometidos con el éxito de su empresa, con su SLM y más. Debe asegurarse de que esos proveedores tengan la fuerza y la experiencia necesaria para cumplir los compromisos que asumen con su empresa, ahora y en el futuro.

¿Qué pasará con la gestión de licencias de software?

Cuatro de las áreas de mayor interés en el sector de las TI son la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (Machine Learning, ML), el Internet de las cosas (Internet of Things, IoT) y la transformación digital. Es probable que las cuatro afecten (y se vean afectadas) por la continua evolución de la gestión de licencias de software.

IA, ML y SLM

Ya se están utilizando herramientas de IA y ML para mejorar la gestión de equipos informáticos. Es probable que ambas tecnologías se integren en futuras soluciones para la gestión de activos de TI y, en particular, para la SLM. La IA y el ML mejorarán la detección y la gestión de las relaciones y del cumplimiento.

Estas mejoras impulsarán y exigirán un cambio en la forma en que se ven y gestionan los activos de TI, incluido el software. Es probable que las mismas tecnologías mejoren también las futuras herramientas de auditoría de software.

SLM y el IoT

El objetivo final del IoT es llevar conectividad e inteligencia a dispositivos que van más allá de las computadoras, las tablets y los celulares.

Los llamados dispositivos “inteligentes” incluyen, ahora, desde cerraduras para puertas y tomacorrientes hasta sensores que controlan la prestación de servicios públicos, como el abastecimiento de agua y energía eléctrica.

El IoT está provocando un crecimiento exponencial del número de dispositivos conectados, así como de las necesidades de seguridad y gestión de los mismos. Se estima que el número de dispositivos conectados hoy en día ya supera al de seres humanos.

Las predicciones sobre el número de dispositivos IoT conectados en 2020 oscilan entre los 20 000 millones y los más de 50 000 millones.

Es posible que su empresa ya esté viviendo el crecimiento en su población de dispositivos IoT. Quizá ya tenga cámaras y monitores de video conectados en las salas de conferencias y áreas públicas de sus instalaciones; o bien, electrodomésticos inteligentes en sus cocinas y salas de descanso, que pueden ser manipulados por aplicaciones móviles; o bien, sensores con tecnología IoT en sus almacenes y en toda su cadena de suministro.

Desafortunadamente, muchos de estos dispositivos, si no la mayoría, se valen de un software que puede o no ser gestionado con los procesos y herramientas actuales de SLM. Por ejemplo, el software de un monitor de video inteligente puede estar sujeto a una licencia tradicional, pero es poco probable que el del sensor también lo esté.

Los fabricantes de dispositivos IoT llevan años lidiando con problemas relacionados con las licencias de software. Ya en 2015, Gartner, una respetada consultora del sector tecnológico, advirtió a los fabricantes de dispositivos IoT que necesitaban nuevas soluciones de derecho y gestión de licencias (License Entitlement and Management, LEM).

El crecimiento del IoT y el Internet industrial de las cosas (Industrial Internet of Things, IIoT) está estimulando la creación de nuevas plataformas y arquitecturas de software y seguridad compatibles con esta tecnología.

El IoT también está empezando a cambiar la forma en que se estructuran las licencias de software, como ya lo han hecho el modelo cliente-servidor y la computación en la nube. Es probable que la gestión de licencias de software siga evolucionando mientras las nuevas tecnologías continúen integrándose a los activos de TI.

No olvide que cuanto mejores sean sus procesos y soluciones de SLM hoy, mejor preparados estarán usted y su empresa para el futuro, sin importar lo que este traiga.

SLM y la transformación digital

Todas las empresas persiguen o consideran alguna forma de transformación digital. Se trata de un imperativo, ya que las tecnologías digitales están transformando la forma en que se construye, compra y vende casi todo, y la forma en que los clientes y socios esperan hacer negocios.

En julio de 2019, Gartner realizó una encuesta a 473 líderes de compañías con ingresos anuales de al menos 50 millones de dólares. “El 82 % de los encuestados coincidió en que tenían una iniciativa de gestión o un programa de transformación en marcha para hacer que sus empresas fueran más digitales”. Fue un aumento del 62 % con respecto al año anterior.

La transformación digital comienza con las tecnologías de la información y se centra en ellas. Y el software es la forma en que los efectos y los beneficios de la transformación digital se entregan a los usuarios, los clientes, los socios y las empresas. A medida que avancen los esfuerzos de transformación digital, es muy probable que las opciones de software evolucionen con mayor frecuencia. Las licencias y los contratos de software deberán gestionarse adecuadamente para seguir ese ritmo y maximizar los frutos de esos esfuerzos.

Gestión de licencias de software: Manos a la obra

El software es la interfaz de usuario por excelencia, es decir, la forma en que los usuarios acceden a los recursos que necesitan para hacer su trabajo y la herramienta con la que los dirigentes de las empresas aportan valor y miden el rendimiento de sus inversiones en TI. El software es el “lugar” donde los objetivos y las aspiraciones de los responsables de tomar decisiones empresariales y tecnológicas se encuentran con las realidades de los usuarios, los clientes y los socios.

Lo bien que el software satisface las necesidades y expectativas determina directamente el valor real y el percibido de todo el entorno informático; y lo bien que se gestionan las licencias de software afecta directamente a esos valores. Una SLM eficaz maximiza el valor que tienen las TI dentro de una empresa, lo que reduce sus costos y aumenta la rapidez y la ciberseguridad. También refuerza los pilares TI de cualquier organización, haciendo que esté más preparada para afrontar y aprovechar las nuevas tecnologías y oportunidades.

Los esfuerzos de gestión de TI de su empresa deben incluir un “enfoque láser” en la gestión de licencias de software. El éxito de la SLM mejorará todos los otros esfuerzos de gestión de TI y mantendrá a su entorno informático estrechamente alineado con las necesidades y objetivos de su negocio.

Freshworks: Su socio para una SLM eficaz

Desde 2010, Freshworks cree que las empresas como la suya merecen un mejor software; uno que esté listo para funcionar, que sea fácil de configurar y que requiera una personalización mínima. Todos nuestros productos están a la altura de esa promesa y tienen el respaldo de un servicio de asistencia técnica de primer nivel. Y lo mejor de todo es que no necesita una gran inversión para tenerlo.

En la actualidad, más de 150 000 empresas confían en nuestro software para llevar adelante sus negocios. Y desde 2014, la solución Freshservice de Freshworks ha ayudado a muchas de esas empresas a transformar la manera en que gestionan y dan soporte a sus entornos y usuarios de TI. Freshservice ofrece una ITSM completa, pero fácil de usar, que incluye funciones de gestión de activos, incidentes y entregas, así como un catálogo flexible de servicios. Freshservice también incluye funciones integradas de gestión de activos de software (SAM) que apuntalarán sus esfuerzos de SLM.