Change management – alles over het proces en de belangrijkste succesfactoren

Change management stelt bedrijven in staat om te veranderen door hierbij de juiste planning, communicatie en uitvoering voor te schrijven. Ongeacht de reden voor de verandering moet een strategisch keerpunt in een bedrijf altijd grondig worden gepland, zodat de implementatie kans van slagen heeft. 

 

Wat is change management?

 

Change management is de bewuste uitvoering van processen om veranderingen in een bedrijf tot stand te brengen. De redenen voor de veranderingen lopen uiteen, maar denk hierbij bijvoorbeeld aan een poging om een nieuwe markt te veroveren, een ander bedrijf over te nemen of om digitalisering door te voeren. Bedrijven met een goed change management plan reageren snel op uitdagingen en zien veranderingen niet als obstakel, maar als verbetermogelijkheden.

 

PROBEER IT CHANGE MANAGEMENT (GRATIS)

 

Wanneer is change management belangrijk voor bedrijven?

 

• Als zij actief concurrerend willen blijven
• Bij het betreden van nieuwe markten, afzetgebieden of doelgroepen
• In geval van overname van een andere onderneming
• Bij de verkoop van bedrijfsonderdelen en een nieuwe verdeling van de resterende taken
• Bij herschikking van de productportefeuille of integratie van nieuwe producten
• Wanneer nieuwe bedrijfsmodellen als gevolg van technologische innovaties of nieuwe concurrenten worden geïmplementeerd
• Bij de opbouw van partnerschappen en netwerken

Niet iedere organisatie is zich altijd even bewust van de regelmatige noodzaak tot verandering. Maar soms staan verouderde werkmethoden de invoering van vernieuwingen en de aanpassingsmogelijkheden in de weg.

In het uiterste geval kan zoiets de teloorgang van een bedrijf betekenen. Klanten denken en beslissen vandaag de dag anders dan een paar jaar geleden. Hier moet een bedrijf zich aan kunnen aanpassen, anders loopt het een risico om een groot deel van het klantenbestande te verliezen. Maar ook interne bedrijfsprocessen veranderen: met behulp van AI worden veel werkprocessen geautomatiseerd, wat tijd en geld kan besparen.

Uiteindelijk zijn het de werknemers van een bedrijf die het meest te maken krijgen met geplande veranderingen, omdat zij ze uiteindelijk zullen doorvoeren. Daarom is het belangrijk om werknemers te overtuigen wanneer verandering noodzakelijk is en ze hiervoor te motiveren. Alleen als de noodzaak van verandering door de werknemers binnen een organisatie wordt begrepen en aanvaard, kan deze met succes plaatsvinden. Om dit te waarborgen is change management cruciaal.

 

 

Het change management proces – drie stappen

 

Er bestaan verschillende change management modellen en filosofieën, maar de gemene deler is altijd de onderverdeling in verschillende fasen van veranderingsbeheer. Het meest gebruikte is het 3-fasenmodel van Kurt Lewin:

1.       Unfreeze – ontdooien
2.       Change – veranderen
3.     Refreeze – invriezen

Lewin beschrijft verandering in een bedrijf als een blok ijs dat eerst wordt ontdooid, dan opnieuw gevormd, en dan weer bevroren. De theorie werd aanvankelijk ontwikkeld in de jaren ‘40 maar is nog steeds bruikbaar om veranderingen in een onderneming uit te leggen.

 

Unfreeze – ontdooien: de planningsfase

• Analyseer de huidige situatie: De eerste stap is een gedetailleerde analyse van de zaken zoals ze er momenteel voor staan. Welke problemen kunnen worden geconstateerd? Wat zijn de oorzaken van die problemen? Wat zijn mogelijke oplossingen? Hoe zou de verandering er uit kunnen zien?
• Definieer het doel: Succesvol veranderen lukt alleen als het doel vooraf duidelijk is omschreven.
• Communiceer doelstellingen en visie: Nieuwe ideeën en veranderingen kunnen kritisch worden opgevat door werknemers. Bereid daarom alle betrokkenen voor op de veranderingen. Beschrijf waarom ze nodig zijn en hoe iedereen er baat bij gaat hebben. Alleen wanneer de noodzaak van de verandering door werknemers wordt begrepen, kunnen ze deze volledig aanvaarden en steunen.

 

Change – veranderen: de uitvoeringsfase

• Zorg voor regelmatige communicatie: Communicatie is de belangrijkste factor in alle drie de fasen van het proces, want zonder communicatie hebben werknemers geen mogelijkheden om zich op aanstaande veranderingen in te stellen. Wijs op de voordelen, informeer over het verloop van het proces en bereid ze voor op de nieuwe omstandigheden.
• Waarborg transparantie: Als werknemers ontevreden zijn over de gang van zaken, kunnen er snel geruchten ontstaan. Ga actief op vragen in en beantwoord ze eerlijk. Geïnformeerde en gemotiveerde werknemers zijn de sleutel tot succesvol veranderingsmanagement.

 

Refreeze – invriezen: de vasthoudfase

• Zorg voor stabiliteit: Of het nu gaat om dagen, weken of maanden – veranderingsprocessen nemen tijd in beslag. Constante steun van het management is belangrijk. Totdat een verandering definitief is doorgevoerd, moet het proces nauwlettend worden gevolgd en zo nodig worden aangepast.
• Bied ondersteuning: Cursussen, coaching en ondersteuning – neem passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de betrokkenen aan nieuwe processen wennen.
• Voer analyses en aanpassingen uit: Om de in gang gezette verandering in het bedrijf te integreren, moet het effect van nieuwe methodes worden gecontroleerd. Op basis van deze evaluatie kunnen vervolgens optimalisaties worden doorgevoerd.

 

Wat zijn succesfactoren bij change management?

 

Of veranderingsmanagement slaagt, is geen kwestie van geluk, maar van planning, communicatie en van de middelen die worden ingezet. Hieronder beschrijven we acht succesfactoren waarmee altijd rekening moet worden gehouden.

 

1. Open communicatie

De doelstellingen van de change management procedure moeten voor alle betrokkenen duidelijk zijn. Houd werknemers gedurende het hele proces op de hoogte van de doelen, de huidige status en de successen.

 

2. Boek snel het eerste resultaat

Snelle en duidelijk zichtbare eerste resultaten creëren draagvlak voor het verdere proces en motiveren medewerkers.

 

3. Autoriteit

Leiderschap vereist overzicht en realisme. Grote veranderingen binnen een organisatie kunnen niet met een druk op de knop of met Excel-spreadsheets worden doorgevoerd. Het is belangrijk om een duidelijk beeld van het gewenste doel te hebben, zodat je dit duidelijk kunt overbrengen aan de deelnemers in dit proces.

 

4. Change management tools

Gebruik de juiste change management tools om een beter overzicht te krijgen van het proces en het efficiënter te maken.

 

5. Sta open voor kritiek

Beschouw kritiek als waardevolle feedback die kan helpen het veranderingsproces te verbeteren. Feedback bevat vaak belangrijke details voor de verdere uitvoering die tot dusver over het hoofd zijn gezien.

 

6. Maak resources beschikbaar

Zorg ervoor dat alle belangrijke middelen die voor het veranderingsproces nodig zijn aanwezig zijn. Het gaat daarbij niet alleen om geld en personeel, maar ook om managementcapaciteit op uitvoerend niveau.  Plus tijd, voor de gewenning bij de werknemers.

 

7. Durf anders te denken

Veranderen betekent ook iets nieuws durven doen en een stap vooruit denken. Ga innovaties, zoals AI, niet uit de weg en sta open voor nieuwe dingen.

 

8. Learn & adjust

Sta open voor leerervaringen tijdens het veranderingsproces en voer ze als het nodig is door.Veranderingsmanagement mislukt wanneer visies en doelstellingen niet met succes richting werknemers worden gecommuniceerd. Mensen vinden verandering over het algemeen niet eenvoudig, en dit geldt zeker ook op het werk. Betrek werknemers daarom vanaf het begin bij het proces en communiceer de plannen transparant en gedetailleerd. Sta open voor discussie, maar wees ook consequent in de boodschap. Goede communicatie is cruciaal voor het doen slagen van een change management proces.. Zo worden werknemers overtuigd en blijven ze gemotiveerd om deel te nemen aan het proces.

 

Change management is ook een kwestie van digitalisering

 

Niet alleen de communicatie van de verandering, maar ook de digitale planning vereist een duidelijke structuur. Met de ondersteuning van Freshservice worden veranderingsprocessen binnen een bedrijf nauwkeurig vormgegeven. Zo wordt het hele proces, van planning tot uitrol, overzichtelijk gemaakt.

PROBEER FRESHSERVICE NU GRATIS