VIRTUEEL TELEFOONSYSTEEM

Wat is een virtueel telefoonsysteem?

Met een virtueel telefoonsysteem kunnen uw agents bellen en gebeld worden vanaf kantoor, thuis en zelfs op reis. Gebruikers kunnen hun laptop, mobiel of ander apparaat dat verbonden is met het internet gebruiken om te bellen. Voor supervisors van een callcenter biedt een virtueel telefoonsysteem real-time inzichten in de belangrijkste statistieken. Uw supervisors hoeven zelfs niet fysiek aanwezig te zijn op de locatie van uw agents (leden van uw telefoonteam) die ze monitoren. U kunt een echt virtueel callcenter hebben door een effectief virtueel telefoonsysteem te gebruiken.

Er zijn zelfs nog meer voordelen aan een virtueel telefoonsysteem. U hoeft niet te investeren in telefoniehardware voor in- en uitgaande telefoongesprekken. Het internet wordt gebruikt als transmissiemedium waardoor uw zakelijke telefoonsysteem wereldwijd bereikbaar en beheersbaar is. 

virtual phone system virtual phone system

TRADITIONEEL Vs VIRTUEEL

Traditioneel telefoonsysteem vs virtueel telefoonsysteem

Verschillen die een traditioneel telefoonsysteem en een virtueel telefoonsysteem van elkaar onderscheiden.

Factor TRADITIONEEL TELEFOONSYSTEEM VIRTUEEL TELEFOONSYSTEEM
Instapkosten Hoge instapkosten door afzonderlijke kosten voor installatie, vaste lijnen, bureautelefoons en onderhoud (Ongeveer $100 per maand). Als het aantal gebruikers toeneemt stijgen de kosten voor de installatie en hardware ook  proportioneel. Voor een bedrijf met 5 tot 6 agents is een grove schatting $1,000 per maand. Minimale instapkosten omdat telefoniehardware en installatie niet nodig zijn. Er kunnen kosten zijn voor VoIP-diensten, agentlicenties voor het telefoonsysteem en de beltarieven. Er is geen sprake van andere kapitaaluitgaven zoals bij traditionele telefoonsystemen.
Installatietijd Gezien de tijd die nodig is om hardware aan te schaffen en de middelen die nodig zijn om het op te zetten, kan de installatietijd variëren van enkele dagen tot weken of zelfs maanden in het geval van grote ondernemingen. Bijna direct klaar. Virtuele telefoonsystemen kunnen direct worden ingesteld, net als alle andere webservices. Het installatieproces is ook eenvoudig en er is geen externe hulp nodig.
Onderhoud  Traditionele telefoonsystemen worden in eigen beheer onderhouden. Het bedrijf kan ofwel een intern team van onderhoudspersoneel hebben dat de systemen onderhoudt. Van het toevoegen van een nieuwe lijn of het opzetten van een nieuwe gebruiker, doen zij alles.  Een virtueel telefoonsysteem wordt als software onderhouden. Software-updates en functie-uitbreidingen worden via het internet uitgerold. Aangezien de meeste virtuele telefoonsystemen gebaseerd zijn op de cloud, worden de updates in alle systemen uniform doorgevoerd zonder enige extra inspanning. 
Hardwarevereisten Hardwarevereisten omvatten:
  • PBX-kasten
  • Aansluitkast Telefooncentrale
  • Bureautelefoons
  • Telefoonlijnen
 Een laptop of een ander op het internet aangesloten apparaat dat u al zou kunnen gebruiken. Als u al SIP-telefoons hebt, kunt u deze ook gebruiken met virtuele telefoonsystemen.

FUNCTIES

Functies van een virtueel telefoonsysteem

Virtuele telefoonnummers

Met virtuele telefoonnummers kunt u lokale en gratis nummers kopen zonder dat u een telefoon- of SIM-verbinding nodig heeft. Dit is handig als u een callcenter heeft om koud te bellen of voor klantenondersteuning. 

Gespreksbeheer

Managers en supervisors kunnen de volledige controle hebben over de telefonie met functies als gespreksmonitoring, inbreken in gesprekken, gespreksopnamen, conferentiegesprekken, gesprekken blokkeren en nog veel meer.

Aangepaste begroetingen

Met aangepaste begroetingen kunt u al uw bellers een gepersonaliseerd bericht geven. Met een virtueel telefoonsysteem kunt u vooraf opgenomen begroetingen gebruiken om bellers te verwelkomen, mededelingen te doen, etc.

Realtime dashboard

Een realtime dashboard van een virtueel telefoonsysteem geeft een uitgebreid overzicht van inkomende en uitgaande gesprekken, gemiddelde gesprekstijd, beschikbare agents, gesprekken in de wachtrij en diverse andere belangrijke gegevens.

Voicemail

Voicemail stelt gebruikers in staat om een spraakbericht achter te laten wanneer ze niet in staat zijn om verbinding te maken met een agent. Het is meestal nuttig in scenario's wanneer de beller informatie wil achterlaten aan de ontvanger. 

Warm doorverbinden

Tijdens koud bellen of tijdens de klantenondersteuning kan een agent met behulp van de warme doorschakeling contextuele informatie verstrekken aan de agent naar wie het gesprek wordt doorgeschakeld om het gesprek te bevorderen. 

Conferentiegesprekken

Conferentiegesprekken maken het mogelijk om meerdere deelnemers aan één gesprek toe te voegen. Het is handig wanneer het gesprek de deelname vereist van meerdere medewerkers die zich op dezelfde plek of op verschillende locaties bevinden.

Gespreksopnames

Of u nu een complex probleem van een klant moet oplossen of wil samenwerken om tot consensus te komen, conferentiegesprekken met meerdere mensen kunnen dingen makkelijker maken.

Rapportages & analyses

Een virtueel telefoonsysteem kan inzicht bieden in uw telefonieactiviteiten met rapportages die visueel de belangrijkste statistieken vertegenwoordigen. De metriek kan betrekking hebben op teamanalyse, gespreksanalyse of procesanalyse.

VOORDELEN

Voordelen van een Virtueel Telefoonsysteem voor kleine bedrijven

Elk klein bedrijf wordt ooit geconfronteerd met het eeuwige probleem van een resource crisis wanneer ze snel en veel moeten opschalen. In zo'n scenario heeft een klein bedrijf een telefoonsysteem nodig dat minimale middelen, tijd en moeite vraagt om het op te zetten en in gebruik te nemen. 

In die hachelijke situatie zijn er talloze manieren waarop een virtueel telefoonsysteem een klein bedrijf ten goede kan komen. 

Telefonie op afstand

Met virtuele telefoonsystemen zit u niet vast aan uw bureau. Uw agents kunnen zakelijke gesprekken beheren vanaf afstand, met of zonder fysieke kantoorruimte. Het zijn de beste hulpmiddelen die u kunt geven aan uw buitendienstteams die het vaakst onderweg zijn.

Pay-as-you-go

Geen vaste kosten die u op de lange termijn geld kosten. Virtuele telefoonsystemen zijn cloudgebaseerde SaaS-applicaties die u kunt betalen zoveel als u gebruikt. Geen zorgen dat de IT-infrastructuur verouderd raakt, want het is allemaal in de vorm van software die online wordt geüpgraded.

Zelf op te zetten

Een virtueel telefoonsysteem heeft de vorm van een cloudgebaseerde webapplicatie die u eenvoudig zelf kunt instellen. Het vraagt weinig of geen technische expertise. Externe technische consultants zijn ook niet nodig.

Geen training nodig

Virtuele telefoonsystemen hebben een intuïtieve interface en workflow die het voor elke beginnende gebruiker gemakkelijk maakt om het moeiteloos te gebruiken zonder enige voorafgaande training. Wees gerust, u hoeft niet te betalen voor technische training om nieuwe gebruikers in te werken.

Automatische bediende

Wanneer de gespreksvolumes hoog zijn en de middelen laag om ze te bedienen, kan een automatische bediende helpen bij het automatiseren van de gespreksafhandeling. Ze kunnen een standaard script afspelen dat de bellers informeert over de eerstvolgende beschikbare tijdstippen of verzoeken om een voicemail achter te laten.

Geautomatiseerde gespreksverdeling

Routeer oproepen automatisch naar agents/teams. Routeer oproepen op basis van de herkomst van het telefoonnummer, het tijdstip van het gesprek, de functie (vraag of klantenondersteuning) en nog veel meer.

freshcaller

Freshdesk Contact Center: Het beste virtuele telefoonsysteem voor uw bedrijf

Freshdesk Contact Center is het beste virtuele telefoonsysteem op de markt. Het zit vol met telefoniefuncties die kleine bedrijven, maar ook grote ondernemingen, helpen om hun telefonieactiviteiten met gemak te organiseren. Door de intuïtieve interface is er slechts een minimale training nodig. Met andere woorden, uw bedrijf hoeft geen geld uit te geven aan het opleiden van uw agents of een externe technicus te vragen om dingen in te stellen.

Telefoonnummer mogelijkheden

Virtuele telefoonnummers

Lokale, internationale en gratis telefoonnummers beschikbaar in meer dan 90 landen vanaf $1 per maand. Er kunnen ook merkspecifieke vanity-telefoonnummers worden aangeschaft. Met een virtueel nummer kunt u een wereldwijd bedrijf runnen en tegelijkertijd lokaal aanwezig zijn.

Meer informatie over virtuele nummers

Uw bestaande nummer gebruiken

Gebruik uw bestaande telefoonnummers en contactpersonen eenvoudig in het virtuele telefoonsysteem van Freshdesk Contact Center. U kunt ook gespreksstromen en IVR-menu's gebruiken zoals in het oude systeem. Wees gerust, uw activiteiten worden niet verstoord tijdens de migratie naar Freshdesk Contact Center.

Uw nummer afschermen

Maskeer uw bestaande telefoonnummer met een alternatief nummer tijdens het maken van uitgaande gesprekken. Zorg voor een lokale aanwezigheid door een lokaal nummer te kopen voor die locatie en dit te gebruiken om uw hulplijnnummer te maskeren. Bescherm ook uw privacy als beller. 

Meer informatie over het maskeren van gesprekken

Mogelijkheden voor het afhandelen van oproepen

Voicemail

Routeer oproepen naar voicemail, stel gepersonaliseerde voicemailberichten in of configureer het doorzetten van voicemails naar verkoop- en ondersteuningsteams. Uw bellers kunnen een bericht achterlaten als uw agents niet beschikbaar zijn. Uw verkopers kunnen ook een spraakbericht naar potentiële klanten sturen als de telefoontjes niet doorkomen.
Meer informatie over voicemail

Multi-level IVR

Stel een IVR-systeem in dat oproepen kan routeren naar submenu's of dat bellers kan verbinden met agents via zelfbedieningsopties. IVR helpt de werkdruk van agents te verminderen bij het beantwoorden van standaardvragen die een systeem kan beantwoorden. Het helpt ook bij het verdelen van oproepen naar de juiste agent of het juiste oproepmenu.

Meer informatie over multi-level IVR

Gedeelde lijnen

Eén gemeenschappelijk zakelijk telefoonnummer kan door meerdere agents of teams worden gebruikt voor uitgaande gesprekken of het beantwoorden van inkomende gesprekken. Meerdere agents kunnen hetzelfde nummer tegelijkertijd gebruiken voor het plaatsen van uitgaande gesprekken. Het elimineert de noodzaak om meerdere telefoonnummers te kopen en op te zetten voor meerdere agents. 

Telefoonsysteem management

Realtime dashboard

Een uitgebreid dashboard dat u een realtime overzicht geeft van de wachtrijen, beschikbaarheid van agents en belangrijke callcenterstatistieken. Het realtime dashboard kan via screencast op grote schermen getoond worden zodat het hele team het kan zien.
Meer informatie over realtime dashboard

Gespreksmonitoring

Callcentermanagers kunnen discreet meeluisteren naar de interactie van agents met klanten om de kwaliteit van de gesprekken te controleren. Inbreken in gesprekken stelt managers in staat om gesprekken te voeren en over te nemen wanneer er deskundige begeleiding of onderbreking nodig is.
Meer informatie over gespreksmonitoring

Rapportage & analyse

Vooraf opgestelde en aanpasbare rapporten die gedetailleerde informatie geven over de prestaties van het callcenter. Callcentermanagers kunnen ook hun eigen rapporten configureren die de juiste informatie geven die van tijd tot tijd nodig is.
Meer informatie over rapportages

Freshdesk Contact Center: De voorkeurssoftware voor callcenters