Wat zijn virtuele telefoonnummers?

Virtuele telefoonnummers (of virtuele nummers) zijn telefoonnummers zonder een bijbehorende fysieke telefoonlijn of simkaart. Ze bieden een aantal voordelen ten opzichte van conventionele telefoonnummers.

Virtuele nummers gebruiken bijvoorbeeld internet om te bellen en gebeld te worden. Ze kunnen op elk apparaat worden gebruikt, zoals een computer, mobiele telefoon of telefoon (en worden meestal gekoppeld aan een virtueel telefoonsysteem). Met virtuele telefoonnummers kunt u overal ter wereld bellen en gebeld worden, net als met een telefoon, maar zonder het gedoe met kabels of lijnen.

Hoe was het voordat virtuele telefoonnummers bestonden?

Neem iemand als Ingrid, eigenares van een klein en groeiend bedrijf. Ze heeft klanten die niet in haar land wonen en een paar werknemers die bureautelefoons gebruiken om te bellen en gebeld te worden. Ook wil ze haar bedrijf graag uitbreiden. Ze staat echter voor bepaalde uitdagingen waardoor ze het bedrijf van haar dromen niet kan opbouwen.

Aangezien Ingrid klanten in het buitenland heeft, branden de internationale gesprekskosten al een gat in haar portemonnee en dit zal alleen maar toenemen naarmate ze meer klanten krijgt.

Het is nu duidelijk dat als Ingrid haar bedrijf wil uitbreiden, ze moet kiezen voor een zakelijk telefoonsysteem met internationale belmogelijkheden en een systeem dat haar zal ondersteunen bij haar uitbreiding. Haar eerste optie is om voor een lokaal en vast telefoonsysteem te gaan, aangezien dit al decennialang door bedrijven wordt gebruikt.

Met een lokaal telefoonsysteem zou ze fysiek telefoonlijnen moeten aanleggen. Ze zal ook meer hardware moeten kopen en onderhouden. Het toevoegen van meer functies zoals het doorverbinden van oproepen, doorschakelen en een automatische receptioniste om haar oproepen te verwerken, zou betekenen dat ze in haar kantoor een compleet telefoonsysteem zou moeten opzetten, bestaande uit servers, kabels en netwerkkaarten. Dit neemt veel ruimte en tijd in beslag en is bovendien duur.

Voor eigenaren van kleine bedrijven zoals Ingrid, die op zoek zijn naar flexibiliteit en een kosteneffectieve oplossing, is een lokale oplossing niet praktisch.

Wat moet ze nu doen?

Tijdperk van de cloud

Dit is waar virtuele telefoonnummers en virtuele telefoonsystemen om de hoek komen kijken. Ze zijn vooral voordelig voor kleine bedrijven die willen groeien. Ze kunnen bedrijven helpen efficiënter te worden, hun kosten aanzienlijk te verlagen en de rommel en hardware van oude telefoonsystemen weg te werken.

De soorten virtuele telefoonnummers

Er zijn verschillende soorten virtuele nummers, elk met een specifiek doel. Laten we eens kijken hoe we ze kunnen gebruiken om beter zaken te doen.

Lokale Nummers

Met lokale virtuele nummers kunt u zich bijvoorbeeld in de Verenigde Staten bevinden, maar een nummer uit Australië gebruiken om te bellen en gebeld te worden. Aangezien dit een lokaal nummer is in Australië, worden uw gesprekken, ondanks dat u zich in de Verenigde Staten bevindt, alleen tegen lokaal tarief in rekening gebracht.

Het grootste voordeel van lokale virtuele nummers is dat het alle regionale barrières wegneemt. Bedrijven gebruiken ze om beter in contact te komen met klanten en om de internationale gesprekskosten te verlagen.

Gratis Nummers

Zoals de naam al doet vermoeden - 'gratis' - zijn oproepen naar deze nummers gratis. Ze beginnen met een van de voorvoegsels - 800, 855, 866, 877 of 888. Ze worden betaald door de ontvanger en dus zijn alle oproepen naar dit nummer gratis voor de beller.

Potentiële kopers en klanten zullen eerder een nummer bellen als ze weten dat er geen kosten in rekening worden gebracht. Bedrijven hebben meestal een gratis nummer om mensen aan te moedigen ze te bellen.

Vanity-nummers

Laten we zeggen dat Ingrid een bloemist is - misschien wil ze een nummer dat aangeeft welk soort bedrijf ze heeft. Dit is mogelijk met vanity-nummers: haar bedrijfsnummer kan 1-800-BLOEMEN zijn. Dit zorgt ervoor dat zodra mensen naar haar nummer kijken, ze precies weten waar haar bedrijf over gaat.

Vanity-nummers zijn meestal een combinatie van cijfers en woorden. Het kunnen ook gewone cijfers zijn, in dat geval is het meestal een herhaling van cijfers. Deze worden meestal gebruikt door taxi- of maaltijdbezorgers. Bijvoorbeeld 241 pizza (twee pizza's voor de prijs van één) - een pizzarestaurant heeft bijvoorbeeld het nummer 241-0-241.

Vanity-nummers worden gebruikt voor een zeer specifiek doel: om makkelijk te onthouden. Als u een vanity-nummer gebruikt, is de kans groot dat mensen u beter zullen onthouden, wat zich vertaalt in meer oproepen voor uw bedrijf. Ze dienen ook als een goede marketingstrategie voor bedrijven. Vanity-nummers zijn meestal gratis nummers.

Waarom virtuele telefoonnummers gebruiken

Kom professioneel over

Voor de meeste klanten is het eerste contact dat ze hebben met een bedrijf telefonisch. Het is daarom belangrijk dat kleine bedrijven professioneel overkomen en vertrouwen opbouwen. Zoals eerder vermeld, worden virtuele nummers gebruikt in combinatie met virtuele telefoonsystemen. Hiermee kunt u inkomende oproepen doorschakelen naar een automatische receptionist of voicemails, doorschakelen naar bepaalde teams of oproepen doorschakelen naar een extern nummer.

Ze worden via internet beheerd en alle gegevens zijn in de cloud aanwezig. Door kleinere bedrijven een professioneel uiterlijk te geven, overbrugt dit de kloof met grote bedrijven.

Ruim uw hardware op

Met virtuele telefoonnummers kunt u werken zonder de onhandige hardware die wordt meegeleverd met vaste telefoons. Wanneer u een virtueel telefoonnummer gebruikt, kunt u dit samen met uw bestaande telefoons, computers of zelfs mobiele telefoons gebruiken zonder daarbij vast te zitten aan bureautelefoons of telefoonlijnen, zodat u overal kunt werken. Dit biedt veel flexibiliteit en kan handig zijn als u een groeiend bedrijf bent.

Bel internationaal tegen lokale tarieven

Terug naar de situatie van Ingrid. Als ze haar bedrijf buiten haar land wil uitbreiden, moet ze veel geld uitgeven aan internationale gesprekskosten. Zelfs als mensen geïnteresseerd zijn in haar bedrijf, kunnen ze aarzelen om een nummer van een ander land te bellen uit angst voor gesprekskosten.

Als ze een virtueel nummer in een ander land koopt, kan ze tegen lokaal tarief bellen, wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen. Tegelijkertijd zouden haar klanten het prettiger vinden om een lokaal nummer te bellen.

Zorg voor een lokale aanwezigheid zonder fysieke aanwezigheid

Mensen zijn meestal argwanend over het opnemen van oproepen van internationale nummers, omdat ze bang zijn voor inkomende gesprekskosten. Lokale virtuele nummers elimineren dit probleem door bedrijven te helpen een lokale aanwezigheid te ontwikkelen zonder een fysiek kantoor op te hoeven zetten. Bellen vanaf een nummer uit de regio van de klant helpt ook om vertrouwen op te bouwen.

Hoe krijg ik virtuele telefoonnummers?

De meeste bedrijven kopen geen afzonderlijke virtuele nummers, maar hebben software voor een zakelijk telefoonsysteem nodig. In dat geval worden nummers via de software gekocht. U kunt het land kiezen waarin u een nummer wilt kopen en het ook meteen gaan gebruiken.

Gesprekken worden meestal per minuut in rekening gebracht en de tarieven voor het nummer zelf variëren afhankelijk van het type virtueel nummer dat u wilt kopen.

Via een virtueel telefoonsysteem kunnen alle nummers - gratis of lokaal - vanaf één plek worden beheerd. Dit helpt het bedrijf bij het bijhouden van de verschillende nummers die ze hebben.

Als u echter individuele virtuele nummers wilt gebruiken, zijn er providers die alleen afzonderlijke nummers verkopen. U kunt een virtueel nummer kopen en configureren om te werken met het apparaat van uw keuze. U kunt zelfs meerdere virtuele telefoonnummers op één apparaat gebruiken of hetzelfde nummer vanaf verschillende apparaten gebruiken.

Hoe gebruik ik een gratis virtueel telefoonnummer?

De meeste websites die beweren gratis virtuele telefoonnummers aan te bieden zijn oplichters, dus pas op. Dat gezegd hebbende: Google Voice biedt gratis virtuele telefoonnummers voor de Verenigde Staten. Houd er wel rekening mee dat alleen het nummer ‘gratis’ is. Er zijn nog steeds gesprekskosten van toepassing.

Ook is Google Voice niet gemaakt voor bedrijven; het mist de basisfuncties die een bedrijf nodig heeft. Er is bijvoorbeeld geen manier om gratis nummers te kopen of gesprekken te volgen.

Iemand als Ingrid, met een groeiend bedrijf, zou beter af zijn met een alternatief voor Google Voice.

Samenvatting

Virtuele telefoonnummers fungeren als telefoonnummers, maar zonder gedoe zoals bij het opzetten van traditionele telefoonsystemen. Virtuele nummers zijn onafhankelijk van specifieke apparaten en kunnen worden geconfigureerd om te werken met een mobiele telefoon of computer.

Er zijn verschillende soorten virtuele nummers, elk met een specifiek doel. We hebben ook gekeken naar manieren waarop u een virtueel nummer kunt kopen.

Vroeger investeerden bedrijven enorme bedragen in het opzetten en onderhouden van lokale telefoonsystemen. Nu is dat niet meer nodig, omdat het allemaal naar de cloud is verhuisd.

Zakelijke teams hebben functies zoals slimme escalaties nodig om oproepen door te sturen naar andere teams of naar een extern nummer, wanneer ze zelf niet beschikbaar zijn. Er moet ook een efficiënte manier zijn om het telefoonsysteem te beheren, waarbij functies zoals een realtime dashboard en oproepmonitoring kunnen helpen. Virtuele telefoonsystemen kunnen deze functies bieden, en nog veel meer.

Dankzij virtuele telefoonsystemen (en nummers) kan Ingrid binnen enkele minuten haar telefooncentrale in gebruik nemen, haar bedrijf een wereldwijd bereik geven en uitbreiden naar eigen behoefte. Ze kan zich nu concentreren op wat echt belangrijk voor haar is: haar bedrijf.