Mobiel en flexibel werken leveren vele voordelen op voor bedrijven over de hele wereld - dat hebben we de afgelopen twee jaar wel geleerd. Met de aanhoudende verschuiving naar de cloud verandert de manier waarop bedrijven en mensen werken snel – en dat geldt ook voor hun verwachtingen. Organisaties moeten dus echt over change management nadenken om altijd klaar te zijn voor de steeds veranderende zakelijke omgeving.

Change management zorgt ervoor dat IT-werkzaamheden systematisch en naadloos worden verplaatst van bestaande werkwijzen naar een nieuwe, geoptimaliseerde manier.

Wat is change management?

Change management is een gestructureerd proces dat ervoor zorgt dat alle benodigde wijzigingen binnen een organisatie – of het nu gaat om eenvoudige procesveranderingen of om grotere strategische veranderingen – soepel worden uitgevoerd, waardoor de langetermijnvoordelen van de wijziging worden behaald.

De verschillende niveaus van change management

Individueel change management

Mensen staan centraal bij elke inspanning die nodig is voor change management. Individueel change management vraagt om inzicht in hoe mensen kunnen veranderen en hoe zij die verandering ervaren.

Organisatorisch change management

Het is vaak niet realistisch voor een projectteam om wijzigingen op individuele basis te managen. Organisatorisch change management ondersteunt projecten door het in kaart brengen van op maat gemaakte plannen, trainingen, te nemen stappen en acties die van invloed zijn op de individuen in een project.

Terwijl project management zorgt voor het ontwerp, de ontwikkeling en levering van projectoplossingen, zorgt organisatorisch change management ervoor dat de oplossing van het project effectief wordt toegepast.

Enterprise change management

Wanneer change management een essentieel onderdeel wordt van structuren, leiderschap, rollen, processen en projecten, spreken we van enterprise change management. Hiermee kunnen partijen nieuwe technologie snel in gebruik nemen en sneller reageren op marktveranderingen, met minimale impact op de productiviteit.

Waarom is change management belangrijk?

Het change management proces is in feite een cyclus. In grote lijnen zijn dit de vier fasen van het proces:

Populaire modellen voor change management

  • Applicatiebeheer
  • Beschikbaarheid en prestaties
  • Configuratiebeheer
  • Database management systemen (DBMS)
  • Beheer van gebeurtenissen, fouten en logbestanden
  • IT asset management (ITAM)
  • IT servicedesk/helpdesk
  • Werk inplannen
  • Netwerkbeheer
  • Outputbeheer, inclusief beheer van printers en andere hardware en randapparatuur
Het ADKAR-Model

Dit model richt zich op het creëren van de juiste omstandigheden voor mensen die worden beïnvloed door een geplande wijziging, zodat zij zich optimaal kunnen aanpassen aan de nieuwe manieren van werken. Het model bestaat uit vijf opeenvolgende stappen:

Het 8-stappenproces voor verandering van Kotter
Het 7S model van McKinsey
Het transitiemodel van Bridges

Wat is agile change management?

In de afgelopen jaren heeft agile zich verder ontwikkeld dan enkel softwareontwikkeling. Het houdt zich bezig met project management, product management, besluitvorming en nu ook change management. Het iteratieve karakter van agile levering vraagt om meer flexibele tactieken om wijzigingen op organisatieniveau te managen. Agile wordt vaak verkeerd geïnterpreteerd, er wordt dan bijvoorbeeld gezegd dat het zorgt voor minder controle over de levering. Het tegenovergestelde is waar; agile biedt juist meer transparantie en zichtbaarheid op de projectvoortgang en faciliteert een grotere cross-functionele samenwerking dan traditionele benaderingen. Agile change management biedt een flexibele en iteratieve aanpak om duurzame verandering te bereiken.

Steeds meer bedrijven omarmen agile methoden en de manier waarop ze functioneren. De meeste praktijken voor change management komen echter voort uit lineaire manieren van werken, in tegenstelling tot agile.

Lineaire methoden werken goed in traditionele organisaties die op sequentiële manieren werken - zoals eerst het doel van verandering begrijpen, vervolgens de belangrijkste belanghebbenden in kaart brengen, vervolgens communicatieplannen ontwikkelen, etc. Agile change management is echter allesbehalve lineair. In een agile omgeving is een bedrijf amper klaar met de eerste of tweede stap van change management, maar de eerste agile sprint is al voorbij en wordt al in productie genomen om de resultaten van het minimal work-product te zien. In dergelijke omgevingen zal traditioneel change management te traag of te ingewikkeld zijn voor het tempo waarin het bedrijf functioneert. Dit is waar agile change management helpt; realtime, doelgerichte benaderingen die goed aansluiten bij een agile manier van werken. Agile change management maakt plaats voor een gezamenlijke aanpak van veranderingen waardoor degenen die ermee wereken zich aan kunnen passen aan de veranderende prioriteiten en snel hun inspanningen kunnen richten op gebieden die de meeste impact zullen hebben.

 

Change management in een agile organisatie

Traditionele frameworks voor change management zijn vaak langlopend en gaan over grote hoeveelheden veranderingen. Wanneer organisaties met succes overstappen naar Agile, hebben ze Agile-modellen voor change management nodig die ze net zo Agile maken als hun nieuw aangenomen Agile-frameworks. Hiermee kunnen bedrijven met succes de constante stroom van veranderingen managen die ze binnen hun bedrijf introduceren.

Het realtime doorvoeren van organisatorische veranderingen

Agile-principes leggen sterk de nadruk op zaken in realtime uitvoeren: snel en face-to-face. Leiders moeten dus change processen en agile change management inbrengen op het moment dat het plaatsvindt, waarbij de betrokkenen bij de sprints de veranderingen doorvoeren terwijl ze aan het werk zijn, zodat het een essentieel onderdeel wordt van het werk zelf.

Het omarmen van een 'fit for purpose' houding

'Fit for purpose' is inherent aan agile, en betekent dat een oplossing niet bol staat van inefficiënte eigenschappen en functionaliteiten. Agile change management is de toepassing van 'fit for purpose' concepten in change management, waarbij er niet continu enquêtes, analyses, spreadsheets en projectplannen hoeven te worden doorgenomen.
Voorbeeld: als er niet genoeg tijd is om een volledig communicatieplan op te stellen, helpt agile change management bij het bepalen van de minimale benodigide berichten die de belangrijkste stakeholders moeten bereiken voordat de oplossing wordt uitgerold.

Het aanpassen van gebruikte platforms

Omdat agile werken gebeurt wanneer het uitkomt, is het niet altijd mogelijk om van tevoren te weten wanneer of hoe het precies zal gebeuren, of te bepalen wat nodig is om de change te voltooien. Agile change management teams zorgen ervoor dat alle betrokken partijen de structuren en platforms kennen die kunnen worden gebruikt voor agile oplossingen.
Social media is bijvoorbeeld een platform waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en informatie kunnen delen, openbaar of privé. Om snel een boodschap over een change proces naar buiten te brengen (ongeacht het type), draait agile change management om het benutten van bestaande communicatieplatforms zonder onnodige vertraging op te lopen. Als er binnen een organisatie gecommuniceerd moet worden naar personeel, gaat agile change management ook over sociale en fysieke structuren die aangepast kunnen worden aan agile gebruik. Een snelle bijeenkomst van personeel in de kantine of loungeruimte van het kantoor om de verandering fysiek te communiceren is ook agile change management. Hoewel een groot aantal dingen, zoals video's of posters, gebruikt kan worden om de boodschap over te brengen, kan het gebruik van een reeds bestaand platform ook zeer succesvol zijn.

Het managen van veranderingen in een agile organisatie vereist een meer vloeiende aanpak. Bij agile change management draait alles om proactief meedenken over middelen, voorspellingen en/of obstakels.

Veelvoorkomende obstakels bij het introduceren van change management in een agile project

Change management is eigenlijk een soort projectmanagement. Het draait om het managen van de implementatie en uitvoering van beschikbare functies in de organisatie. Het verwelkomen van agile change management, vertrouwd raken met verschillende perspectieven en een continue klantgerichtheid kan een uitdaging zijn voor organisatieswaarin bijvoorbeeld het watervalmodel diep geworteld zit.

Conflicten tussen benaderingen voor agile delivery en change management ontstaan omdat organisaties zich niet realiseren dat change management ook naar agile moet groeien. Activiteiten voor delivery en implementatie kunnen niet met elkaar in conflict komen en moeten dus in balans zijn, zodat ze in een soort ritmisch patroon kunnen worden uitgevoerd. De voordelen van agile delivery kunnen alleen worden gerealiseerd als traditioneel change management overgaat naar agile change management.
Hier zijn vijf veelvoorkomende obstakels waarmee organisaties worden geconfronteerd wanneer ze change management in een agile project introduceren:

Coaching en mentoring om agile change management tot stand te brengen kan lastig zijn, omdat naast technische problemen ook de houding van de mensen die al gewend zijn aan traditioneel change management een rol speelt. Knowlegde management is een ander bekend probleem bij agile methoden. Terwijl bij plangestuurde methoden zich kenmerken door zware documentatie en rigide rapporten, bevindt kennis zich bij agile change management vaak in het hoofd van de belanghebbenden.

Het efficiënt managen van de transitie naar agile toe en de daadwerkelijke toepassing van change management binnen Agile is een van de grootsteen meest voorkomende obstakels bij het implementeren van agile change management. De obstakels zijn in vaak indicaties van ineffectieve ondersteuning en gebrek aan goedkeuring voor agile methoden.

N10 BELANGRIJKE GEBIEDEN VAN CHANGE MANAGEMENT
DAT ERUIT ZIET IN EEN AGILE OMGEVING

Sponsoring

Sponsors moeten de agile denkwijze waarderen en omarmen. Deelname van sponsors moet duidelijker en efficiënter worden.

Benadering

De benadering van change management moet in lijn zijn met de fases van het agileproces en selectief zijn met betrekking tot de acties die voor toegevoegde waarde zorgen.

Beschikbare middelen en bronnen

Welke middelen change management behoeft, varieert per agile project. Het moet klaar zijn om te functioneren op basis van de impact op werknemers van een bepaalde procesfase.

Integratie van change management en project management

Change management en project management teams moeten eerder samenkomen, voor betere communicatie en samenwerking

Betrokkenheid van werknemers

Werknemers moeten betrokken zijn en de agile-cultuur promoten.

Communicatie

Communicatie in een agileproces moet nauwkeurig en regelmatig zijn, maar moet waken voor een overkill. 

Betrokkenheid van managers

Managers hebben middelen en training nodig over agile, alsook face-to-face communicatie

Training

Training moet gericht, beknopt en frequent zijn, met een focus op just-in-timing

Managen van eventuele weerstand

Een formeel plan voor weerstandsbeheer met meer communicatie, nadruk op de noodzaak van zowel agile als het project zelf

Versterking

Vroege en frequentere versterking dat past bij de iteratieve aanpak, nadruk op de doelen en voortgang
Wat betekent dit in de praktijk?

Agile blijft aan terrein winnen als nieuwe manier om werkzaamheden aan te pakken door ze op te splitsen in iteratieve segmenten. De toepassing van agile change management gaat veel verder dan software- en IT-projecten en omvat dus ook niet-IT-projecten. Binnen een agile project kan change management de implementatie en het gebruik handhaven die nodig zijn om daadwerkelijke resultaten te bereiken; maar het tempo en de aard van een agile inspanning betekent dat change management ook moet veranderen. Nauwkeurigheid, competentie, focus, tijdige afwegingen, vroege betrokkenheid, balans - het moet allemaal aanwezig zijn om change management effectief te laten werken in een project dat iteratieve ontwikkeling gebruikt.
Agile change management is een project management methode die werkt door wijzigingen, net als projecten, te vereenvoudigen in iteratieve cycli. In de kern is agile change management gebaseerd op de veronderstelling dat omstandigheden veranderen naarmate een project vordert. Bij agile change management blijven de plannings-, ontwerp-, ontwikkelings- en testcycli veranderen naarmate het project vorm krijgt.

Net als bij andere disciplines van project management gaat agile change management over het realiseren van zakelijke functies en het beheren van zakelijke wijzigingen op een tijdige en kosteneffectieve manier, zonder concessies te doen aan de kwaliteit.