Project management voor ITSM

Wat is Project Management

Project management (of projectbeheer) is de algemene verzameling processen en activiteiten die nodig zijn om veranderingen in uw bedrijfsomgeving te coördineren en door te voeren. Enkele voorbeelden van projecten zijn: operationele proceswijzigingen, wijzigingen aan fysieke locaties of machines, het vervullen van een klantverzoek, het ontwikkelen van een nieuw product/dienst of het doorvoeren van een wijziging in een IT-systeem.

Het begrijpen van project management begint met het definiëren van wat een project is. Het Project Management Institute (PMI) definieert een project als: “Een tijdelijke onderneming die is ontworpen om een uniek product, dienst of resultaat te produceren met een gedefinieerd begin en einde dat wordt ondernomen om unieke doelen en doelstellingen te bereiken, doorgaans om een gunstige verandering of toegevoegde waarde teweeg te brengen”. Het is belangrijk op te merken dat projecten van tijdelijke aard zijn, in tegenstelling tot lopende activiteiten (business as usual) welke semi-permanent zijn. Projecten zijn de manier waarop bedrijven veranderingen aanbrengen.

Project management is een verzameling processen die worden gebruikt om projecten te organiseren, coördineren en implementeren. Dit omvat het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren (bewaken) en afsluiten van het project. Projecten worden vaak geleid en beheerd door getrainde mensen (Project Managers) die industriestandaarden, persoonlijke ervaring, organisatorische processen en een verzameling ondersteunende hulpmiddelen en sjablonen gebruiken om het project structuur te geven, informatie te beheren en de samenwerking tussen leden van het projectteam te vergemakkelijken.

Project Management voor IT

IT project management is een subdiscipline van project management waarin technologieprojecten worden gepland, uitgevoerd en gecontroleerd. IT is een van de meest voorkomende plekken waar project management binnen een organisatie wordt gebruikt. De meeste IT-investeringen en -initiatieven passen in het “project” profiel met een beperkte tijdlijn, een gedefinieerde reikwijdte, gewenste uitkomst/doelstellingen en een verzameling projectmiddelen die moeten worden gecoördineerd.

IT project management begint op portfolioniveau, waar de strategische visie van de organisatie wordt omgezet in maatstaven en de identificatie van investeringen om voor toegevoegde waarde te zorgen. De meeste organisaties hebben een beperkt aantal financiële, menselijke en technische middelen beschikbaar, dus projectportfoliobeheer helpt de IT-organisatie de beste projecten te selecteren om met de beschikbare middelen voor de gewenste toegevoegde waarde te zorgen. Door gestructureerde processen voor projectbeheer te gebruiken om de projecten in de portfolio op te leveren, kan de organisatie de projectprestaties en levering van toegevoegde waarde volgen bij elke stap in de levenscyclus van het project.

In de afgelopen jaren zijn er enkele populaire varianten van IT project management ontstaan die door bedrijven zijn overgenomen, waaronder watervalmethodologieën, agile of iteratieve benaderingen en meer gespecialiseerde technieken zoals Scrum. Elk van deze variaties heeft unieke kenmerken die van invloed zijn op de timing van de toegevoegde waarde, de manier waarop teamleden met elkaar omgaan en de manier waarop het project wordt geïntegreerd met andere projecten in het portfolio van de organisatie.

Project Levenscyclus – 5 Fasen van Project Management

De levenscyclus van een project biedt een duidelijk gedefinieerd proces voor het uitvoeren van een project vanaf het oorspronkelijke idee tot de implementatie en de afsluiting met behulp van project management-principes die de verwachtingen verduidelijken, de communicatie stroomlijnen en ervoor zorgen dat problemen, risico's en veranderingen op de juiste manier worden beheerd tijdens de planning en uitvoering. De meeste methodologieën voor projectbeheer splitsen het proces op in 5 fasen:

Enkele andere voordelen van release management zijn:

• Inititatief
• Planning en ontwerp
• Bouw en/of implementatie
• Monitoren en Controleren
• Voltooiing of afsluiting

Een project manager is een geschoolde professional op het gebied van project management. Ze krijgen de bevoegdheid (in het projectcharter) om de mensen en middelen aan te sturen die betrokken zijn bij het behalen van de doelstellingen van het project. Project managers zijn verantwoordelijk voor het leiden van alle fasen van de levenscyclus en voor ondersteunende functies zoals resource management, risicobeheer, wijzigingscontrole, stakeholder management en projectcommunicatie.

Een project manager moet de taken begrijpen die nodig zijn om het project te voltooien, inclusief de benodigde tijd en middelen en de juiste volgorde van werken. Het beheer van de scope van het werk, de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd, de projectplanning en de toewijzing van middelen zijn essentiële functies die de project manager uitvoert. Bij grotere projecten kunnen er ondersteunende middelen zijn die de project manager helpen bij specifieke taken (zoals het bijhouden van het projectplan of productdocumentatie), maar voor elk project moet één persoon (project manager) de algehele verantwoordelijkheid krijgen om succes te waarborgen.

De rol van een Project Manager

Een project manager is een geschoolde professional op het gebied van project management. Ze krijgen de bevoegdheid (in het projectcharter) om de mensen en middelen aan te sturen die betrokken zijn bij het behalen van de doelstellingen van het project. Project managers zijn verantwoordelijk voor het leiden van alle fasen van de levenscyclus en voor ondersteunende functies zoals resource management, risicobeheer, wijzigingscontrole, stakeholder management en projectcommunicatie.

Een project manager moet de taken begrijpen die nodig zijn om het project te voltooien, inclusief de benodigde tijd en middelen en de juiste volgorde van werken. Het beheer van de scope van het werk, de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd, de projectplanning en de toewijzing van middelen zijn essentiële functies die de project manager uitvoert. Bij grotere projecten kunnen er ondersteunende middelen zijn die de project manager helpen bij specifieke taken (zoals het bijhouden van het projectplan of productdocumentatie), maar voor elk project moet één persoon (project manager) de algehele verantwoordelijkheid krijgen om succes te waarborgen.

Waarom Project Management Waardevol is voor ELK Bedrijf

Bij project management draait alles om het efficiënt inzetten van middelen en het zo effectief mogelijk behalen van resultaten. Door zich aan project managementmethoden en -strategieën te houden, kunnen bedrijven risico's verminderen, kosten beheersen en de kans op succes verbeteren. Voor kleine bedrijven kan project management helpen bij het bieden van structuur en begeleiding om sneller resultaten te boeken. Voor grotere bedrijven kan project management zorgen voor consistentie in de levering en de mogelijkheid om grote projectportefeuilles effectief te plannen, bewaken en beheren, terwijl ervoor wordt gezorgd dat individuele projecten goed worden geïntegreerd in de lopende activiteiten.

Binnen de context van een individueel project kunnen gedisciplineerde processen voor project management helpen bij het zorgen voor:

Enkele andere voordelen van release management zijn:

• Duidelijk gedefinieerde rollen, vereisten en verantwoordelijkheden die leiden tot meer eigendom, buy-in, coördinatie en efficiëntie van een proces
• Duidelijke communicatie tussen stakeholders, sponsors en het hele projectteam
• Vooraf gedefinieerde methoden en sjablonen waarmee de teamleden weten wat ze moeten doen en hoe hun werk binnen de algehele structuur van het project past.