De beste berichtensoftware voor klantgesprekken

Overzicht

In het huidige digitale tijdperk vertrouwen mensen op berichten als primaire communicatiemethode, niet alleen voor persoonlijke gesprekken maar ook voor zakelijke interacties en activiteiten. Het spectrum van berichtensoftware is divers, sommige software is toegankelijk via mobiele apparaten via apps of sms, terwijl andere software een desktopinterface vereist.

Verscheidene alledaagse diensten, zoals apps voor voedselbezorging of taxiverhuur, laten de succesvolle integratie zien van berichtensoftware in hun klantenserviceraamwerken, vooral bij het oplossen van problemen of geschillen. Deze platformen creëren dynamische communicatiekanalen die vragen van klanten in realtime afhandelen, waardoor de informatiestroom wordt gestroomlijnd. Voor bedrijven die sterkere relaties met hun klanten willen opbouwen, de klantloyaliteit willen verbeteren of de interne communicatie willen verbeteren, is het noodzakelijk om berichtensoftware te gebruiken.

Eerst moet u begrijpen wat berichtensoftware is, wat voor soorten er zijn en hoe deze verschillende belanghebbenden helpen.

Wat is berichtensoftware?

Berichtensoftware is een gebruikersvriendelijke toepassing die mensen met elkaar verbindt via tekst en visuele media. Er zijn talloze berichtensoftwaretoepassingen beschikbaar voor mobiele apparaten. Populaire keuzes zijn WhatsApp, Facebook Messenger, iOS Messages en livechatwidgets, die allemaal veel worden gebruikt vanwege hun gemak en toegankelijkheid.

Wat zijn instant berichten?

Software voor instant berichten is een programma waarmee gebruikers in realtime informatie of berichten kunnen uitwisselen. Bedrijven gebruiken deze om berichten en informatie te delen binnen en tussen teams. Dergelijke software maakt snelle en veilige communicatie mogelijk zodat het bedrijf soepel kan blijven functioneren. Het helpt ook om weloverwogen en zinvolle beslissingen te nemen.

Top 12 tools voor instant berichten in 2024

Softwareoplossingen voor instant berichten zijn een integraal onderdeel geworden van de bedrijfswereld en zorgen voor efficiënte communicatie tussen interne teams en externe partners. Hier volgt een lijst van de 12 beste opties voor berichtensoftware voor bedrijven: 

Freshworks Customer Service Suite 

Dit uniforme platform zorgt voor eenvoudige ondersteuning, marketing, verkoop en klantgesprekken. Het creëert en implementeert snel en moeiteloos AI-gestuurde botervaringen. Het helpt ook Android-, Mac- en Windows-gebruikers om met iedereen in contact te komen.

WhatsApp

WhatsApp behoort tot de meest gebruikte berichtensoftware door zowel kleine als grote bedrijven. Android-, Windows-, Linux- en Mac-gebruikers kunnen contact opnemen met het bedrijf via telefoongesprekken, tekstberichten, videogesprekken en functies voor het delen van bestanden. 

Telegram 

Telegram helpt om direct contact te maken met een bedrijf. Deze berichtensoftware wordt steeds populairder vanwege de mogelijkheid om externe kanalen te maken en de end-to-end versleuteling. 

Facebook Messenger

Bedrijven gebruiken apps zoals Facebook Messenger om communicatie te automatiseren en 24 uur per dag klantenservice te bieden. Met verschillende livechatplug-ins, scanbare codes en campagnes kunnen bedrijven hun consumenten en klanten in contact en op de hoogte houden. 

WeChat 

Het is in China ook bekend als Wei Xin en is een van de populairste platformen voor instant berichten. Met deze app kunnen bedrijven QR-codes delen, content creëren, advertenties lanceren of hun producten rechtstreeks aan klanten verkopen.  

Skype

Dit platform werd gelanceerd in 2003 en is een app voor instant berichten en bellen. Het is een betrouwbaar platform voor spraak- en videogesprekken en schermdeling. Skype biedt een apart netwerk voor bedrijven om gewone Skype-gebruikers voor uit te nodigen.

Microsoft Teams

Met meer dan 13 miljoen dagelijkse gebruikers is Microsoft Teams een van de populairste chatapps voor bedrijven. Het maakt deel uit van Microsoft 365, dat bekend staat om zijn superieure samenwerkingsmogelijkheden, waardoor het een ideale keuze is voor bedrijven die efficiënt teamwerk willen. 

Slack 

Slack staat bekend om de mogelijkheid om privékanalen te maken en verbetert de communicatie en teamwork. Het zit boordevol functies zoals schermdeling, videochat, geautomatiseerde herinneringen, telefoongesprekken, trefwoordwaarschuwingen, en meer die zakelijke communicatie stroomlijnen.  

Brosix 

Brosix is gericht op kleine bedrijven en integreert naadloos met platformen als Shopify, GitHub, Dropbox, YouTube en Google-producten. Het is een veelgebruikte app voor het delen van bestanden ongeacht grootte en indeling.

Ryver 

Deze app voor instant berichten wordt voornamelijk gebruikt voor interne bedrijfscommunicatie. Je kunt verschillende privégroepen maken die bestaan uit kantoorleden. Bovendien maakt de app het mogelijk om videoconferenties te houden, schermen te delen, forums voor specifieke doelgroepen te ontwikkelen en biedt een herinneringsfunctie voor teamleden om op de hoogte te blijven. 

Flock

Flock, een populair platform in India, biedt de belangrijkste chatfuncties die men verwacht van zakelijke software, waaronder chatkanalen, directe berichten, groepsberichten, antwoorden in threads en uitgebreide waarschuwingen en meldingen. 

Discord

Discord is oorspronkelijk ontwikkeld voor gamers, maar biedt nu een unieke berichtenervaring voor bedrijven. De mix van spraakfuncties, chat en schermdeling heeft geholpen om zakelijke interacties te stimuleren.

Soorten berichtensoftware

Alle berichtensoftware is ontwikkeld om te voldoen aan specifieke communicatiebehoeften, met twee hoofdcategorieën: instant berichten en tekstberichten. Apps voor instant berichten, die bekend staan om hun realtime connectiviteit, ondersteunen verschillende vormen van berichten, waaronder tekst en visuele content. Tekstberichten zijn daarentegen beperkt tot tekstcommunicatie, zoals sms of platformen zoals Discord, dat vaak door bedrijven wordt gebruikt voor interacties in tekstvorm.

Daarnaast kan berichtensoftware worden onderverdeeld in toepassings- en websoftware. Toepassingssoftware moet worden gedownload en geïnstalleerd op een apparaat, terwijl websoftware rechtstreeks via internetbrowsers werkt.

Belangrijkste kenmerken van berichtensoftware

Berichtensoftware, rijk aan functionaliteit, is cruciaal voor bedrijfsefficiëntie. Enkele belangrijke kenmerken om te overwegen bij het kiezen van de juiste berichtensoftware voor uw bedrijf zijn:

• Versleuteling en online privacy: deze software heeft end-to-end versleuteling die de informatie van gebruikers veilig houdt. Hierdoor kunnen bedrijven zich richten op hun kernactiviteiten zonder zich zorgen te maken over privacy- of beveiligingsproblemen. Beveiligingsfuncties zijn onder andere meerledige verificatie, single sign-on (SSO), biometrisch inloggen en het blokkeren of melden van verdachte accounts. 

• Berichten met lage latentie: dankzij een lage latentie kunnen gebruikers berichten ontvangen en onmiddellijk antwoord krijgen. Bij e-mail en sms moeten gebruikers wachten op antwoord. Maar berichtensoftware heeft tegenwoordig een lage latentie die inherent is aan het ontwerp, waardoor gebruikers direct in realtime kunnen chatten en berichten kunnen sturen.

• Gespreksgeschiedenis: berichtensoftware biedt functionaliteit die de berichtengeschiedenis vastlegt. Gebruikers kunnen eenvoudig berichten terugvinden die meerdere dagen/maanden/jaren geleden zijn verstuurd dankzij de cloudback-up en gegevenssynchronisatiefuncties van de software. Bedrijven profiteren van deze functie, omdat ze belangrijke gegevens moeten bewaren voor nalevings- en controledoeleinden. 

• Spraak- en videogesprekken: vandaag de dag is chatsoftware niet beperkt tot tekstberichten. Met berichtensoftware kunnen gebruikers eenvoudig contact maken met mensen via spraak- en videogesprekken. Bedrijven gebruiken dergelijke functies voor persoonlijke ontmoetingen en het versturen van spraaknotities. 

• Groepschats en kanalen: met groepschats kunnen gebruikers samenkomen en samenwerken met meer dan één andere gebruiker. Het stelt gebruikers ook in staat om te reageren op privéchats of groepschatberichten. 

• Bestandsdeling: met deze functie kunnen gebruikers afbeeldingen, bestanden, documenten en video's delen. Bedrijven gebruiken dergelijke software om bestanden te versturen als bijlagen of links. Sommige software biedt ook integratiemogelijkheden voor ondersteuning voor clouddiensten zoals OneDrive, Dropbox en Google Drive.

Hoe u het ideale berichtenplatform voor uw organisatie kiest

Bij het kiezen van het ideale platform voor instant berichten voor uw bedrijf is het cruciaal om verschillende belangrijke factoren af te wegen, zoals kenmerken, functies, beveiliging en integratiemogelijkheden. De ideale oplossing moet geavanceerde functies, naadloze integratie met bestaande systemen en superieure klantenservice bieden. Hier volgen enkele strategische tips die kunnen helpen bij het kiezen van het juiste berichtenplatform voor uw bedrijf: 

• Bepaal de behoeften van uw bedrijf: bepaal eerst uw communicatiedoelen en de noodzaak om een effectief berichtenkanaal op te zetten. Wanneer u deze behoeften weet, kunt u het berichtenplatform kiezen dat bij de doelstellingen van uw bedrijf past. 

• Let op kenmerken en functies: sommige apps bieden samenwerkingsfuncties voor teams en andere zijn ideaal voor marketing, sales en klantenservice. Kies er daarom een die het beste bij uw bedrijfsdoelen past.

• Beveiliging en privacy: bedrijven moeten prioriteit geven aan gegevensbescherming en beveiliging van hun IT-infrastructuur. Gevoelige gegevens moeten worden beschermd met sterke versleuteling. Kies daarom software die bescherming biedt tegen datalekken, onbevoegde toegang en privacyschendingen.

• Integratiemogelijkheden: kies een app die naadloos in uw systeem integreert en uw workflow optimaliseert. Software met betere integratiemogelijkheden biedt een hogere productiviteit en soepele communicatie.

Welke voordelen hebben klanten van berichtensoftware?

Berichtensoftware biedt gebruikers verschillende voordelen. Enkele daarvan zijn: 

• Betere klantervaring: berichtenfuncties die zijn geïntegreerd in webpagina's of apps stellen gebruikers in staat om gesprekken te starten en direct antwoord te krijgen op hun vragen.  

• Snelle afhandeling van vragen: berichtensoftware heeft indrukwekkend lage responstijden, gemiddeld rond de twee minuten, aanzienlijk sneller dan e-mail. Dit verkort doorlooptijden aanzienlijk, waardoor de klanttevredenheid toeneemt. 

• Actuele meldingen: klanten blijven via berichten op de hoogte van nieuwe producten of updates. Dit realtime bewustzijn stelt hen in staat om te profiteren van voordelen zoals vroegboekkortingen en tijdelijke of flitsaanbiedingen. 

• 24 uur per dag, 7 dagen per week ondersteuning: berichtendiensten zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar en bieden meertalige ondersteuning aan klanten van verschillende geografische locaties.

Hoe kan uw bedrijf profiteren van berichtensoftware?

De volgende zijn manieren waarop bedrijven berichtensoftware kunnen gebruiken om verschillende voordelen te verkrijgen. 

• Genereer sneller leads: berichtensoftware met functies voor livechat en chatbots helpt om meer leads te genereren.

• Koester hoogwaardige leads: met chatberichten kunt u content delen die boeiend is en de eigenschappen en voordelen van het product in de loop van de tijd onder de aandacht van de klant brengt.  

• Betaalbaar communicatiekanaal: chatberichten zijn goedkoop, stellen uw teamleden in staat om te multitasken en vereisen geen technische kennis.

Berichtensoftware vs. berichtenplatformen

Berichtensoftware helpt mensen om direct te communiceren met behulp van tekst en multimedia. Deze berichtensoftware biedt functionaliteiten voor smartphones en Windows. Enkele voorbeelden van berichtensoftware zijn WhatsApp, Facebook Messenger, livechatwidgets, iOS Message enz.

Aan de andere kant is een berichtenplatform een oplossing waarmee u een of meer berichtensoftwareoplossingen kunt gebruiken. Berichtenplatformen hebben front-endmogelijkheden en kunnen worden geïntegreerd met andere externe berichtenapps zoals WhatsApp of Facebook onder één domein.

Wat zijn programma's voor instant berichten?

Met programma's voor instant berichten kunt u in realtime informatie of berichten uitwisselen. Bedrijven gebruiken dergelijke programma's voor effectieve communicatie binnen en tussen teams. Software voor instant berichten is een online toepassing waarmee gebruikers met hun leden kunnen samenwerken en weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Met deze platformen voor instant berichten kunnen bedrijven eenvoudig directe, snelle en veilige communicatie tot stand brengen tussen hun belanghebbenden en teamleden.

Instant berichten vs. livechat vs. chatbots

Instant berichten vs. livechat

Livechat is een continue vorm van digitale communicatie waarbij bedrijven rechtstreeks in realtime met hun klanten kunnen chatten via chatwidgets in toepassingen, op websites of in software voor instant berichten. Gesprekken worden meestal afgehandeld door menselijke medewerkers die 3 tot 4 chats tegelijk afhandelen. Livechat biedt 24 uur per dag, 7 dagen per week ondersteuning, wat helpt om de klanttevredenheid te verbeteren. 

Met software voor instant berichten kunt u live chatten en profiteren van elektronische berichten. Deze tools ondersteunen continue gesprekken met klanten; u kunt uw gesprek voortzetten vanaf het punt waar u gebleven was. 

Instant berichten vs. chatbots

Een chatbot is een communicatie-interface die menselijke gesprekken nabootst met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren (ML). Een chatbot helpt bedrijven om een betere klantervaring te bieden met 24 uur per dag ondersteuning en om vragen van klanten direct te beantwoorden. Chatbots zijn het meest geschikt voor het aannemen van klantverzoeken of het aanbieden van routinediensten, zoals het retourneren van een product of het navigeren door de interface. 

Met een platform voor instant berichten kunt u AI-chatbots inzetten en vragen van klanten afhandelen. Deze berichtensoftware voor bedrijven ondersteunt integratie van livechat en chatbots en helpt de zakelijke workflow te stroomlijnen.

Hoe kunnen bedrijven aan de slag met berichtensoftware?

Bedrijven kunnen beginnen met het vervangen van traditionele kanalen zoals e-mail door berichtensoftware om communicatie efficiënter en realtime te maken. Volg het proces om effectief aan de slag te gaan: 

• De identiteit van uw klanten bepalen: begin met het bepalen van de identiteit en de gewenste interactiekanalen van uw klanten. Als u weet waar uw klanten het meest actief zijn, krijgt u een duidelijker beeld van de meest geschikte contactkanalen. 

• Hun gewenste berichtensoftware bepalen: de keuze voor berichtensoftware hangt af van factoren zoals geografische locatie en demografie (leeftijd, inkomen, enz.). Zoek dus uit wat de kanaalkeuze van uw klanten is en integreer deze.

• Software afstemmen op klantvoorkeuren: kies het juiste berichtenplatform voor interactie en contact met uw klanten. Als u een grote hoeveelheid gegevens wilt migreren, kies dan een platform dat een soepele gegevensoverdracht ondersteunt.

• Moeiteloos klanten targeten: om uw diensten en chatondersteuningsopties effectief te communiceren, moet u bepalen wat uw ideale klanten zijn. Maak gebruik van chatwidgets voor eenvoudige benadering. Als uw ondersteuningssysteem iOS-chat of WhatsApp omvat, maak dan gebruik van deze platformen voor het distribueren van bulkbestanden en meldingen naar uw doelpubliek.

Waarom is een platform voor instant berichten zo belangrijk voor bedrijven in 2024?

Hier zijn enkele redenen waarom platformen voor instant berichten belangrijk zijn voor bedrijven in 2024: 

• Betere klantervaring: software voor instant berichten stelt klanten in staat om via chatbots snel antwoord op vragen te krijgen. Voor complexere problemen kan livechat het medium bij uitstek zijn.

• Hogere productiviteit: in tegenstelling tot berichtensoftware bieden platformen voor instant berichten een back-endinterface om alle gesprekken op alle websites en in alle berichtenapps te beheren.  

• Mogelijkheid om de klantgeschiedenis bij te houden: instant berichten zijn asynchroon, wat betekent dat gesprekken geen vast begin of einde hebben. Dit maakt het eenvoudig om eerder besproken vragen van een klant bij te houden. 

• Balans tussen snelheid en kwaliteit: in tegenstelling tot gewone berichtenplatformen, biedt software voor instant berichten de mogelijkheid van hoogwaardige interactie door het combineren van menselijke gesprekstools en intelligente chatbots.

Hoe helpt Freshworks Customer Service Suite uw bedrijf om berichten te versturen?

Freshworks Customer Service Suite biedt een naadloze oplossing voor het beheren van uw bedrijf en het verbeteren van de communicatie met klanten via berichtenkanalen. Het maakt efficiënte organisatie van berichten mogelijk en zorgt voor een soepele bedrijfsvoering. De geavanceerde berichtensoftware van Freshworks kan in verschillende toepassingen en websites worden geïntegreerd om uw communicatieprocessen te stroomlijnen.