Leta efter dessa viktiga kunskaper och egenskaper när du ska anlita en ändringsansvarig
Känsla för detaljer
En ändringsansvarig ska kontrollera all information om en föreslagen ändring för att kunna utvärdera dess risker och fördelar.
Förmågan att hantera mångtydighet
Ändringar är inte alltid enkla. Det är möjligt att det inte finns en tydlig kostnadsfördel för företaget. Ibland kan en ändring verka som att den inte kommer att vara gynnsam, men kan trots det vara värd att genomföra. Alla ändringar kan inte bedömas med en standardiserad ekvation. En bra ändringsansvarig bör därför kunna använda sin magkänsla för att besluta när vissa regler kan kringgås.
Erfarenhet av avvägning
En ändringsansvarig måste kunna bedöma huruvida fördelarna som en ändring medför väger tyngre än de potentiella riskerna (eller till och med säkra förluster). Det går inte att vinna i alla situationer. I vissa fall måste ändringsansvariga godkänna en ändring även om den medför förluster.
Erfarenhet/utbildning inom tekniker för riskhantering
Riskbedömning och riskhantering är viktiga delar av rollen som ändringsansvarig. Formell utbildning inom området är en stor fördel för ändringsansvariga inom IT-branschen.
Bedömning av avhängighet/påverkan
Ändringar är inte alltid enkla. Det är möjligt att det inte finns en tydlig kostnadsfördel för företaget. Ibland kan en ändring verka som att den inte kommer att vara gynnsam, men kan trots det vara värd att genomföra. Alla ändringar kan inte bedömas med en standardiserad ekvation. En bra ändringsansvarig bör därför kunna använda sin magkänsla för att besluta när vissa regler kan kringgås.
Kommunikation med ledningen och användarna
Kommunikation är A och O för en effektiv ändringsansvarig. Det är viktigt att de kan tala med auktoritet för att kommunicera med personal inom hela organisationen.
Träning/mentorskap för att lära berörda parter om processerna
En bra ändringsansvarig måste kunna dela information på ett tydligt sätt och lära upp andra inom tekniker för ändringshantering. Det låter den ändringsansvariga delegera auktoritet till andra för att utföra ändringsbedömning och -godkännande.
Erfarenhet av mycket stressiga/brådskande processer
När ändringar måste genomföras omgående ska ändringsansvarig kunna säkerställa att de viktigaste systemen inte störs. Om dessa system är ur drift orsakar det högt tryck på ITSM-teamet för att reparera felet. Incidentansvarig bör vara först på plats, följt av problemansvarig som utreder grundorsaken. Ändringsansvarig står på tredje plats i dessa stressiga situationer. De skyndar sig då att implementera ändringen som krävs för att återställa driften.
Därför är det viktigt att en ändringsansvarig kan arbeta väl i stressiga situationer, kommunicera effektivt under tiden samt vara del av verkningsfull återställning av driften.
Att mäta den ändringsansvarigas värde och prestanda (mätetal)
Det finns ett antal olika mätetal som hjälper till att utvärdera hur väl processerna för ändringshantering fungerar samt värdet som en ändringsansvarig levererar:
1. Cykeltid för ändringshanteringens processer
Hur lång tid tar det för en ändringsförfrågan att behandlas i processen för ändringshantering, från loggning till avslag eller leverans? I och med att organisationer i allt större utsträckning använder DevOps-modellen måste cykelns tid minskas markant. Samtidigt måste riskerna som företaget utsätts för ligga på en hanterbar nivå.
2. Procentandel av ändringar som genomförs utan korrekt godkännande
Hur lång tid tar det för en ändringsförfrågan att behandlas i processen för ändringshantering, från loggning till avslag eller leverans? I och med att organisationer i allt större utsträckning använder DevOps-modellen måste cykelns tid minskas markant. Samtidigt måste riskerna som företaget utsätts för ligga på en hanterbar nivå.
3. Incidenter (som orsakats av ändringar) efter släpp
Detta är ett mätetal som i bästa fall bör ligga på noll. Dock är det osannolikt. När ändringar hanteras på korrekt sätt bör mätetalet vara lågt. Om det ökar är det sannolikt på grund av organisationens process för ändringshantering.
4. Andel av ändringsförfrågningar som avviker från de normala processerna för ändringshantering
Ändringsgranskningar kontrollerar hur ofta ändringar blir del av processen för brådskande ändringar. Om detta mätetal ligger högt kan det vara ett tecken på att man använder processen för att undvika standardprocessen för ändringshantering och istället väljer att påskynda arbetet med processen för brådskande ändringar. Om antalet brådskande ändringar plötsligt ökar utan uppenbar anledning kan det vara ett tecken på att organisationens processer saktar ner ändringarna alltför mycket.