Vad bör inkluderas i en ändringsbegäran?
En ändringsbegäran bör innehålla den grundläggande informationen som krävs för att utvärdera och godkänna ändringen. Mängden information som krävs för en ändringsbegäran beror på hur "mogen" processen för ändringshantering är samt ändringsgranskarnas roller och färdigheter. Om ändringsgranskarna ska bedöma ändringens tekniska genomförbarhet ska ändringsbegäran innehålla tillräcklig information för detta. Om processen för ändringshantering däremot är mer "mogen" och granskarna endast behöver kontrollera att ändringen har godkänts av ändringsägaren behöver en ändringsbegäran inte innehålla lika mycket information.
Informationen i ändringsbegäran ska minst innehålla följande:
Unik identifierare
Denna används för att kunna identifiera varje ändringsbegäran. En unik identifierare tilldelas i vissa fall när ändringsbegäran godkänns genom ändringshantering. Dock kan detta orsaka problem eftersom det blir svårt att skilja på en ändringsbegäran som granskas och en begäran som har nekats. Alltså är det bättre att ge varje grupp som kan be om ändringar en egen sekvens av unika identifierare. Detta är vanligtvis sekventiella nummer som föregås av en kod som identifierar gruppen. När en ändringsbegäran skapas används helt enkelt nästa tillgängliga identifierare. Flertalet verktyg erbjuder denna funktion.
Titel på ändringsbegäran
Detta är en kort beskrivning av ändringsbegäran. Titeln ska kunna avläsas av alla berörda parter. Begreppen som används ska kunna förstås av parterna för att hjälpa dem att granska och utvärdera ändringsbegäran.
Inskickad, datum
Detta är datumet då ändringsbegäran skickades till processen för ändringshantering.
Ändringens datum och tid
Detta är datumet och tiden då personen som ber om ändringen vill att den ska genomföras. Detta kan senare justeras i ändringsposten, men det ursprungliga datumet bör inte ändras.
Personen som ber om ändringen
Individen som skapar ändringsbegäran.
Ändringsägare
Ändringens ägare, om detta inte är samma person som personen som ber om ändringen.
Tjänst(er) som påverkas
Det är viktigt att ändringsbegäran inkluderar information om vilka tjänster som kommer att påverkas (både positivt och negativt) under och efter implementering av ändringen. Att lägga fokus på tjänsterna ser till att man inte endast ser till de specifika tekniska komponenterna som ändras.
Ändringens föreslagna prioritet
Detta visar hur brådskande ändringen är och hjälper till med bokning och schemaläggning.
Komplett beskrivning av ändringen
Beskrivningen ska inkludera information om vilka tillgångar som ska ändras samt en sammanfattning av ändringarna. Om möjligt ska ändringsbegäran inkludera identifierare (konfigurationshantering) för alla tillgångar som påverkas.
Motivering till ändringen
Detta är anledningen till att ändringsbegäran har skickats in. Motiveringen bör inkludera fördelarna som ändringen ger organisationen, effekterna av att inte godkänna ändringsbegäran och problem som kan lösas genom att implementera ändringen.
Driftstörningar under implementering
Det är en god idé att lyfta fram förväntade driftstörningar av tjänster under implementering av ändringen, då detta är användbar information för godkännande av och kommunikation kring ändringen.
Tidsschema för implementering
Ändringsbegäran bör innehålla ett provisoriskt schema med tider för alla ändringens aktiviteter. Detta ska inkludera eventuella förberedelser som krävs inför implementering, implementeringens aktiviteter och verifiering efter implementering.
Riskanalys
Risken som ändringen utgör för företaget ska analyseras. Detta ska inkludera specifika risker för tjänsternas tillgänglighet under och efter implementering, sannolikheten att problem uppstår och effekten om riskerna blir till problem.
Ändringens berörda parter
Identifiera de berörda parterna som kommer att få fördelar av ändringen som föreslås, de som har rådfrågats om ändringen och de som bör utvärdera ändringsbegäran.
Resursbehov
En sammanfattning av resurserna som krävs för att implementera ändringen och för att hjälpa till med utvärdering och schemaläggning.
Granskningar och godkännanden
Det är en god idé att hänvisa till granskningar som redan har utförts som del av ändringsbegäran samt godkännanden som har getts innan begäran skickas in som del av processen för ändringshantering. Inom "mogen" ändringshantering bör större delen av utvärderingen av den föreslagna ändringen utföras innan ändringsbegäran skickas in för godkännande.
Planering för tillbakadragande
Förväntad tid för tillbakadragande av ändringen ska anges ifall ändringen medför problem. Detta ska anges då det hjälper granskare att bedöma huruvida ändringen har planerats genomgående. Planeringen ska inkludera förväntad tid för att genomföra tillbakadragande samt information om förhållandena då ändringen bör avbrytas.