Vad är leverantörshantering?

Nästan alla verksamheter använder IT-produkter och -tjänster som tillhandahålls av externa organisationer.

De här leverantörerna kallas försäljare.

En försäljare kan vara en enskild person eller ett företag.

Begreppen leverantör och tjänsteleverantör är alternativ till begreppet försäljare.

En verksamhet kan ha få eller många olika leverantörer, var och en med olika villkor.

Leverantörshantering är begreppet som används för att beskriva alla aktiviteter som kundorganisationen ska utföra, så att den får ut så mycket som möjligt av sina försäljningsöverenskommelser.

De här aktiviteterna inkluderar att söka efter produkter och tjänster på IT-marknadsplatsen, anskaffa och välja ut leverantörer, ta emot anbud, förhandla kontrakt, hantera relationer, utvärdera leverantörers resultat, hantera leveranser av produkter och tjänster och betala leverantörerna för dem.

Exakta aktiviteter inom leverantörshantering och nivån av hantering som krävs för varje leverantör varierar i enlighet med leverantörers egenskaper och vilka produkter och tjänster de levererar.

Leverantörshantering kräver viss kompetens, tilldelad tid och tillräckliga resurser för att det ska vara effektivt.

 

Hur kan leverantörshantering bidra till överlägsna tjänster?

Leverantörshantering begränsas inom många organisationer till att anskaffa den billigaste leverantören för en viss IT-produkt eller -tjänst.

Även om den här aktiviteten från disciplinen leverantörshantering kan bidra till att minska IT-driftskostnader för en verksamhet, är det osannolikt att det resulterar i överlägsna tjänster.

För att kunna göra det måste tekniker inom leverantörshantering även användas till att hantera fortsatta relationer med leverantörer för att säkerställa att de ursprungliga överenskommelserna är till nytta för båda parter.

Användning av effektiva processer inom leverantörshantering säkerställer att leverantörsavtal beskriver lämpliga krav på tjänst, kvalitet, kostnad och belåtenhet som anpassas till en organisations strategiska mål och IT-krav.

Processer inom leverantörshantering underlättar även för organisationer att välja leverantörer som är kapabla att uppnå dessa krav och sedan hantera leveransen av leverantörers produkter och tjänster in i IT-landskapet.

Genom att tillämpa leverantörshantering är det möjligt för en organisation att styra IT-kostnader, hantera risker och hantera leverantörers resultat med leveranser som anpassas optimalt till strategiska syften och mål.

Leverantörshantering hjälper till att undvika misslyckanden av IT-leveranser och erhålla bästa möjliga värde från leverantörer.

Vad är stegen inom leverantörshantering?

Det finns vanligtvis sex viktiga steg inom leverantörshantering. De här stegen bör utföras i ordning, även om det kan bli nödvändigt att gå tillbaka till var och ett av stegen i leverantörshanteringen under en tidsperiod, när en organisations behov, IT-kraven och leverantörers kompetenser utvecklas.

Upprätta mål för verksamhet och IT

Innan du går vidare till steg 2 i leverantörshantering är det viktigt att du upprättar verksamhets- och IT-målsättningar som leverantörer förväntas stödja och hur du vill mäta framstegen hos dina aktiviteter i leverantörshanteringen. Det bör inkludera att definiera resultatmått för processerna i leverantörshanteringen. En viktig aspekt är att förstå balansen mellan kostnad och kvalitet – är din målsättning för leverantörshantering att minska IT-kostnader och med hur mycket? Eller är det att förbättra tjänstekvalitet och hur fastställer du det? IT-organisationer bör inte fortskrida till nästa steg av leverantörshantering förrän ledningen är fullt införstådda med målen och har godkänt dem

Välj leverantörer

Det andra steget i leverantörshantering är att välja ut de leverantörer som bäst kan tillgodose dina krav och stödja dina mål. För att nå önskat resultat måste du ta rätt beslut. Varje leverantör har sina egna styrkor och svagheter och olika leverantörer reagerar olika på att styras. Innan du gör ett val är det viktigt att tillämpa bästa praxis för att kategorisera leverantörer som en del av din metod för leverantörshantering. Tekniker för leverantörshantering som är lämpliga för leverantörer som tillhandahåller viktiga IT-tjänster, som webbhotelltjänster, är sällan lämpliga hanteringsmetoder för leverantörer som levererar handelsvaror, till exempel förbrukningsvaror för skrivare. När du har fastställt dina kategorier och hur de överensstämmer med dina mål kan du undersöka IT-marknadsplatsen för att identifiera potentiella leverantörer. Leverantörshantering kräver sedan att en upphandling utförs för att välja de leverantörer som bäst motsvarar dina krav.

Ingå avtal med leverantörer

Det finns alltid ett avtal mellan en kund och en leverantör. Det kan vara ett formellt, signerat avtal med fastställda villkor, eller ett underförstått avtal som skapas när ett avtal ingås för leverans av produkter eller tjänster. Det är mycket viktigt inom leverantörshantering att förstå olika typer av avtal och vad de innebär, eftersom det annars blir väldigt svårt, om inte omöjligt, att hantera leverantörer. För vissa typer av leverantörer, särskilt de som tillhandahåller försörjning (såsom elförsörjning) och råvarutjänster, är det mest vanligt att acceptera försäljares villkor. Om du inte gör något annorlunda i det här steget i leverantörshantering accepterar du automatiskt en leverantörs standardmässiga avtalsvillkor när du lägger en beställning hos denne. Dessa villkor kanske inte går i linje med dina mål eller din strategi för leverantörshantering. När det gäller leverantörer som tillhandahåller kritiska tjänster eller skräddarsydda tjänster som inkluderar utkontraktering kan du behöva anlita en expert, såsom experter på upphandling eller juridiska rådgivare, för det här steget i leverantörshanteringen. Då är det viktigt att dessa experter förvärvar kunskap om dina mål, ditt IT-landskap och dina ambitioner för att hantera en viss leverantör. Den mest sannolika orsaken till misslyckad leverantörshantering är otillräcklig uppmärksamhet vid avtalsingående.

Nya leverantörer

Det är viktigt att inkludera alla kategorier av nya leverantörer i din metod för leverantörshantering, utom de som levererar försörjning och råvaror. Om du ska lyckas uppnå dina mål krävs det att du har bra hanteringsrelationer med dina leverantörer. Integreringsaktiviteter kan hjälpa dig att utveckla dessa relationer och ge dina leverantörer en djupare kunskap om din organisation, ditt IT-landskap, din IT-driftsmodell och dina mål. I en miljö där det finns många leverantörer bör din integreringsmetod även inkludera att introducera leverantörer för varandra och uppmuntra dem att arbeta tillsammans där det finns beroenden mellan deras IT-produkter och -tjänster. Integrering av tjänster används ibland för att hjälpa till med den här aspekten av leverantörshantering, eftersom de har erfarenhet av att få olika leverantörer att arbeta effektivt tillsammans.

Hantera leverantörer

När leverantörer är ombord är det hög tid att hantera leveransen av deras IT-produkter och -tjänster. De personer i din IT-organisation som ansvarar för leverantörshantering bör regelbundet övervaka leverantörernas utförande och resultat mot alla tjänstenivåer, säkerställa att avtalsvillkor uppfylls, granska eventuella nödvändiga förändringar i avtalsvillkoren, ge feedback och utveckla fortsatt positiva relationer med leverantörer. Förekomsten av och detaljerna för dessa aktiviteter inom leverantörshantering beror på leverantörens kategorier, hur viktiga de är för dig, den nuvarande nivån i relationen och hur villiga leverantörerna är att delta i dina hanteringsaktiviteter. Dina aktiviteter inom leverantörshantering bör inledas så snart leveranserna påbörjas. Om du senarelägger dem till problemen uppstår kommer de bli mer utmanande att åtgärda och tjänstekvaliteten sänks.

Se över hur målen uppnås

Det slutgiltiga steget inom leverantörshantering är att regelbundet se över om dina eftersträvade mål uppnås. Det bör göras åtminstone en gång om året. Det är rekommenderat inom leverantörshantering att utföra kvartalsvisa granskningar under det första året av leveranser, eftersom det i dessa tidiga stadier är lättare att göra nödvändiga förändringar antingen i leveranser eller i de förväntningar du har på leverantören. Det kräver starka arbetsrelationer med leverantörer, så när du påverkar leverantörer att uppfylla de överenskomna målsättningarna lönar det sig att ha investerat i relationsaspekten av leverantörshantering.

Hur kan leverantörshantering hjälpa organisationer att sänka IT-kostnaderna?

Noggrant urval av leverantörer är det första sättet som leverantörshantering kan hjälpa dig att sänka kostnaderna.

Innan du väljer och godkänner leverantörer bör du ha upprättat mål för leverantörshanteringen då det säkerställer att du förstår hur du vill balansera kostnad och kvalitet.

Om din främsta drivkraft för leverantörshantering är att sänka IT-kostnaderna hjälper det dig att fokusera på aktiviteterna för kostnadsminskning.

Kostnadsminskningen är beroende av att du upprättar leverantörsavtal som kan hanteras för att säkerställa kostnadskontroll.

Organisationer som inte har effektiva processer för leverantörshantering upptäcker snart att deras leverantörer vill ta extra betalt för artiklar som de trodde ingick i avtalet.

Till exempel så kanske en leverantör som tillhandahåller webbhotelltjänster vill ha extra betalt för att göra stora uppdateringar i databasprogramvara.

Leverantörshantering kan förhindra den här situationen genom att tydligt fastställa dina mål, välja leverantörer som kan stödja dessa mål och skapa avtal som tydligt anger vad leverantörer kommer tillhandahålla och hur de hanteras.

Leverantörshantering kan hjälpa en organisation sänka kostnaderna genom att aktivt kontrollera vad du betalar för och vad leverantörer tillhandahåller.

Ett exempel är ett långtidsavtal i vilket en leverantör har gått med på att uppdatera IT-tekniken de använder allt eftersom tekniken utvecklas.

Om inte dina aktiviteter inom leverantörshantering kontrollerar att det blir gjort, finns det en risk att leverantörer inte gör som de lovat för att spara pengar.

Leverantörshantering kan också förhindra en situation där du måste genomföra leverantörens aktiviteter på grund av okunnighet om detaljerna i leverantörsavtal eller dålig hantering av dem.

Det innebär kostnader.

Ett exempel är där en kundorganisation använder resurser till att producera rapporter över tjänstekvalitet med hjälp av uppgifter som de själva hämtar in eftersom avtalet med leverantören inte inkluderade rapporteringskrav.

Ineffektiv leverantörshantering och brist på förtroende för leverantörer kan leda till en utökad personalstyrka och kostnader för dig, när du kontinuerligt kontrollerar kvaliteten på de produkter som leverantören producerat.

Dessa hanteringsomkostnader kan undvikas genom att anta leverantörshanteringens metoder för relationshantering för att bygga förtroende mellan parterna.

Starka relationer till leverantörer och effektiva processer för leverantörshantering kan hjälpa till att förhandla fram bättre priser och ge åtkomst till produktrabatter och leverantörers nyskapande teknik för att sänka kostnaderna för tjänsterna utan att äventyra kvaliteten.

Genom att införa leverantörshantering kan du sänka de administrativa kostnaderna.

Dessa besparingar kan uppnås genom att centralisera aktiviteter inom leverantörshantering till en kvalificerad funktion. En central databas med uppgifter och information om nuvarande och möjliga leverantörer kan minska duplicerade uppgifter, arbeten och fel.

De här teknikerna stöder även verkningsgrader i aktiviteten relationshantering i leverantörshantering med hjälp av konsekventa metoder och en pålitlig informationskälla.

 

Hur kan leverantörshantering dämpa IT-risker?

Leverantörer, och därmed, leverantörshantering är kritiska till en organisations framgång och dämpade IT-risker.

Nästan alla organisationer använder IT-produkter som tillhandahålls av leverantörer.

I vissa organisationer kontrollerar leverantörerna flertalet av IT-processerna och -aktiviteterna.

Alla leverantörer utgör därför en risk för de IT-tjänster som används av en organisation.

Att använda metoder för leverantörshantering kan hjälpa till att dämpa dessa risker, genom att upprätta effektiva och återkommande metoder för att hantera leverantörer.

För att få bäst valuta för pengarna och lägst totala risk för din verksamhet bör du anta ett strategiskt förhållningssätt för att effektivt hantera dina leverantörer genom att anta metoder för leverantörshantering.

Tidigare försummade många organisationer aktiviteter inom leverantörshantering när avtalen hade ingåtts.

Kontinuiteten av IT-tjänster i en organisation som inte aktivt hanterar sina leverantörer efter att avtal ingåtts är i fara, eftersom du antar att allt kommer ske enligt plan, leverantörer kommer leverera efter förväntan och inga problem kommer uppstå.

Så är sällan fallet.

Riskområden som leverantörshantering kan hjälpa till att dämpa genom att effektivt hantera leverantörer inkluderar IT-driftsrisker (beroende på dess produkter eller tjänster), oförutsedda kostnader, allmän kostnadskontroll, regleringsefterlevnad (såsom licenshantering), kontinuitet i IT-tjänster, en leverantör vars handel upphör, förlust av viktig leverantörspersonal och dåligt resultat från leverantörer.

Leverantörshantering kan öka riskers synlighet inom dessa och andra områden så att de kan hanteras och kontrolleras.

Bra relationer med leverantörer genom en stark leverantörshantering kan möjliggöra samarbete mellan dig och dina leverantörer för att dämpa faran, eftersom båda parter påverkas om riskerna uppstår.

Där sådant samarbete inte inträffar kan du fortfarande dra fördel av leverantörshantering genom att ta steg för att dämpa risker, och, i värsta fall, genom att välja en alternativ leverantör.

Genom att använda leverantörshantering för att spåra och mäta leverantörers resultat kan du identifiera negativa tendenser, så att du kan ta itu med problemen innan de påverkar din verksamhet och effektivt hantera riskerna.

Vad är fördelarna med leverantörshantering?

Fördelarna med noggrant utformad, planerad och utförd leverantörshantering inkluderar, enkelt uttryckt, ökad kundtillfredsställelse, minskade kostnader, snabba lösningar på problem och incidenter, förbättrad tjänstekvalitet, bättre leverantörstjänster och minskade ansträngningar från dig när du hanterar dina leverantörer.

Även om det kan vara svårt att direkt jämföra och redogöra för tiden, pengarna och energin du använder till att vårda en positiv leverantörsrelation med dina IT-funktioner, så kommer leverantörshantering i slutändan hjälpa dig att uppnå din budget, bibehålla kundtillfredsställelse och hålla dina mål.

Dina interna kunder kommer inte att se hur du sköter din leverantörshantering, för i deras ögon är du den interna leverantören av IT-tjänster.

Däremot om du inte använder leverantörshantering, eller inte sköter det bra, kommer dina kunder att beskylla dig för dina leverantörers misslyckanden.

Vad är de bästa metoderna för leverantörshantering?

Det finns många bra metoder för leverantörshantering.

Urvalet och tillämpningen av dessa beror på dina leverantörskategorier, din organisations färdigheter inom leverantörshantering, ditt IT-landskap, tillgänglig budget och fördelen av att tillämpa varje metod i din organisation.

Det är viktigt att dina aktiviteter inom leverantörshantering alltid uppnår rätt balans mellan kostnad och ansträngningens omfattning kontra de förväntade fördelarna.

Du måste även överväga leverantörers sannolika inställning mot att hanteras.

Vissa leverantörer, särskilt stora sådana och de som levererar råvarutjänster, föredrar att hantera sina egna leveranser och kanske misstycker till eventuella försök från dig att tillämpa tekniker från leverantörshantering när avtal har ingåtts.

När det här är fallet för en kategori av leverantörer är det viktigt att fastställa om det är värt att försöka påtvinga dem leverantörshantering.

Om du mottar bra tjänster och produkter med god kvalitet från en leverantör kan det vara tillräckligt för att uppnå dina mål, och ytterligare aktiviteter inom leverantörshantering kanske inte tillför något värde.

 

Utformning av relationshantering

I leverantörskategorier där du vill behålla en leverantör är det viktigt att du utformar en plan för hur du ska lägga till relationshantering i din metod för leverantörshantering.

Du börjar utveckla relationer med dessa viktiga leverantörer långt innan du börjar hantera dem, det sker redan första gången du tar kontakt.

Det sker sannolikt under de tidiga stegen av leverantörshantering, under det förberedande arbetet för leverantörsurval.

Överväg hur du vill att leverantörer ska uppfatta dig.

Om du vill uppfattas som att du har en ömsesidigt fördelaktig metod för leverantörshantering ska du fokusera på att tydliggöra det från din första kontakt med en leverantör.

Om leverantören under ert första möte upptäcker att du har en inställning till att bestämma kan det vara leverantörens uppfattning under en lång tid och leverantören kan vara svår att hantera.

Leverantörer som vill arbeta som en partner med sina kunder kan till och med bryta relationen efter det första mötet i leverantörshanteringen om de tror att det blir utmanande att arbeta med dig.

Utforma processen för leverantörsurval

Leverantörshanteringens process inleds med att välja rätt leverantörer av rätt skäl.

Processen för leverantörshantering kan vara både invecklad och känslosam om du inte har bestämt hur du ska gå till väga och hantera den från start.

Du bör ha resurser tillgängliga, och med efterfrågad kompetens, till att analysera dina IT- och verksamhetskrav, komma överens om urvalskriterier, söka efter möjliga produkter och leverantörer, få teamet att välja bäst leverantörer för era behov och utforma ett användbart avtal, och sedan framgångsrikt förhandla avtalet med leverantören och möjligtvis dennes jurister samtidigt som du säkerställer att du inte äventyrar dina mål.

Om du fortskrider med att oförberedd välja ut leverantörer är det osannolikt att du kommer uppnå optimalt resultat från leverantörshantering och du kan överträda eventuella upphandlingsrätter i ditt land, särskilt om du är i den offentliga sektorn eller reglerade branscher.

Urvalsdelen i din metod för leverantörshantering måste möjliggöra tid för att utföra varje steg och se över framstegen allteftersom du fortskrider och kontinuerligt kontrollerar att det går i linje med dina mål och ditt IT-landskap.

Att försöka välja ut leverantörer snabbt för att möta en tidsfrist slutar oftast i misslyckande.

Om din metod för leverantörshantering kräver att leverantörer lägger anbud och kräver arbete, kommer ditt urval att begränsas om du sätter orealistiska tidsfrister, eftersom leverantörer inte kommer att lägga något anbud.

Leverantörer behöver tillräckligt med tid för att förstå dina krav på produkterna såväl som på tjänsterna de kommer tillhandahålla samt din föreslagna metod för leverantörshantering, så att de hinner fastställa om de kommer kunna uppfylla dem och sedan skapa ett begripligt anbud.

Om tidspressen äventyrar någon av dessa är det osannolikt att det viktiga steget för att välja leverantörer i din leverantörshantering kommer ge dig bäst resultat.

Utvärdera potentiella leverantörer

Under utformningsfasen i leverantörshanteringen ska du komma fram till kriterier för att jämföra en potentiell leverantör med en annan.

När du börjar utvärdera enskilda leverantörer måste du vara noga med att koncentrera dig på hur bra leverantörer matchar dina urvalskriterier och inte låta leverantörer övertala dig med säljprat.

Många leverantörer kommer försöka säga nästan vad som helst för att vinna din verksamhet.

Det kan innebära att de skickar sina experter, som kan försöka sälja på dig produkter, funktioner och tjänster som du egentligen inte behöver.

Fokusera din utvärdering på dina krav och undersök leverantörer för att bekräfta att kraven kan uppfyllas.

Ta ansvaret över utvärderingsaktiviteterna i leverantörshanteringen och låt inte leverantörerna styra takten eller dagordningen.

Det är en bra idé att använda en utvärderingsprocess i flera steg inom leverantörshantering.

Det kan verka som att det tar längre tid att utföra men det leder mer sannolikt till att din metod för leverantörshantering väljer bäst leverantörer för dig.

Det första steget är att skicka en stor uppsättning med krav till potentiella leverantörer och be dem att svara.

Dessa bör innehålla viktiga variationer som hjälper dig avlägsna tidiga leverantörer som sannolikt inte är lämpliga.

Exempel är pris, IT-standarder, säkerhetskrav och villighet att arbeta med din metod för leverantörshantering.

Upprätthåll flexibiliteten

Vissa leverantörer kanske vill ha ett exklusivt avtal eller ett som begränsar dina möjligheter att arbeta med andra konkurrerande leverantörer.

Det kommer begränsa dina val av leverantörshantering och bör undvikas, oavsett hur lockande leverantörer kan verka få det att låta.

Leverantörer kan verka vara kompetenta och villiga att samarbeta under de tidiga stegen av leverantörshanteringens urvalsprocess men kan ändra leveranskvaliteten och utmana din leverantörshantering så snart de har gått med vinst.

Risken för att det här händer är högre i långsiktiga entreprenadavtal och förvaltningsavtal.

Kortsiktiga avtal med förnyelsealternativ bör väljas över långsiktiga avtal, eftersom dessa underlättar leverantörsbyte och förändringar i din metod för leverantörshantering.

Du bör alltid vara öppen för att göra ändringar i avtal på leverantörers begäran så länge som de övergripande fördelarna för dig uppväger eventuella nackdelar.

I längden kan det vara fördelaktigt för din leverantörshantering om du godkänner en förändring, eftersom det visar på god tro från din sida och din villighet att förstå leverantörens ställning och arbeta mot en metod för leverantörshantering som är ömsesidigt fördelaktig för båda parter.

Kontinuerlig resultatövervakning

Anta inte att din leverantörsrelation kommer att fortgå enligt planen och avtal utförs precis som bestämt så fort avtalet har ingåtts.

Din metod för leverantörshantering måste från dag ett innehålla kontinuerlig övervakning av leverantörers resultat och nivån på tjänsteutförandet.

Övervakningen av leverantörer ska bekräfta att alla dina krav uppfylls men, framförallt, de som är viktigast för din verksamhet.

Dessa beror på de specifika produkter och tjänster som leverantörer tillhandahåller, men typiska exempel är tiden det tar att leverera produkter, kvaliteten på tjänsten och tjänsttillgängligheten.

Din metod för leverantörshantering bör även inkludera att kontinuerligt övervaka att de överenskomna villkoren uppfylls.

Ett självklart krav är dina betalningar till leverantörer, i enlighet med överföringsschemat i avtalet, men vissa avtal innehåller även andra krav som du, som kund, förväntas respektera.

Om inte ditt system för leverantörshantering uppmärksammar dessa krav, kan din leverantörsrelation påverkas negativt.

En rekommenderad metod för leverantörshantering är att använda ”balanserade poängkort” för att utvärdera leverantörsresultat.

Här utvärderas mjukare aspekter av utförande, såsom viljan att samarbeta, i tillägg till mer konkreta åtgärder, såsom nivå på resultatet av en tjänst.

Användningen av en balanserad uppsättning av utvärderingar inom leverantörshantering ger en bättre bild av hur leverantörer presterar och stöder förbättrade relationer.

Kontinuerlig tvåvägskommunikation

Aktiv och effektiv tvåvägskommunikation är nyckeln till framgång i alla steg av leverantörshantering.

Du bör inte anta att leverantörer har en ingående kunskap om din IT-driftsmodell eller kan läsa dina tankar.

Användning av noggrant utformade, fastställda och bibehållna kommunikationskanaler mellan dig, som kund, och dina leverantörer kan som en viktig del av leverantörshanteringen förhindra missförstånd, bevara positiva relationer och stödja förebyggande åtgärder till problem innan de blir problem.

Hur som helst så är alla leverantörer olika.

Du bör ta dig tid att förstå hur de vill att kommunikationen ska fungera.

En bra metod inom leverantörshantering är att använda en kombination av personliga möten, verbal kommunikation och e-postmeddelanden.

Du bör alltid kontrollera att alla meddelanden har mottagits och uppfattats, särskilt om en leverantör är från en annan kultur eller land.

Utan den här bekräftelsen är leverantörshantering mer utmanande.

Kategorisera leverantörer för effektiv hantering

För att kunna lyckas med leverantörshantering måste du förstå att det finns flera olika typer av leverantörer och var och en kräver olika nivåer av hantering.

Om du försöker att hantera alla leverantörer på samma sätt, ett monolitisk inställning till leverantörshantering, kommer du inte lyckas.

Din metod för leverantörshantering måste inledningsvis skapa särskilda kategorier, i enlighet med olika typer av IT-tjänster, produkter och hur viktiga de är för ditt företag.

När det är gjort bör du fastställa de detaljerade aktiviteter i leveranshanteringen som krävs för varje kategori.

Tekniker för riskhantering kan vara användbara här.

För varje kategori bör du identifiera de risker som kan påverka din dagliga IT-leverans, såsom en leverantör som inte levererar en ny programvaruversion i tid, underlåtenhet att uppnå tjänstenivåer eller att leverantören lägger ner sin verksamhet.

Sedan fastställer du vilka aktiviteter i leverantörshanteringen du vill använda för att hantera och dämpa varje risk.

Dessa hanteringsaktiviteter varierar i enlighet med de leverantörskategorier som du har skapat.

Du har till exempel skapat en kategori för produkter för standardprogramvara, men en leverantör levererar inte eller visar sig vara svår att hantera. Du kan då enkelt erhålla produkten från en annan leverantör.

För tillämpningstjänster, däremot, som har anpassats efter dina behov, blir det sannolikt utmanande om du vill erhålla en alternativ leverantör när du har hanteringsproblem eller leveransunderlåtelser.

Typiska kategorier för leverantörer är:

Leverantörer av integrerade tjänster

Dessa leverantörer tillhandahåller tjänster för att hantera integreringen mellan olika tekniska produkter och tjänster.

Integreringen är specifik för dina behov, så din strategi för leverantörshantering i denna kategori bör syfta till att behålla dessa leverantörer, eftersom de sannolikt är viktiga för din verksamhet och blir svåra att ersätta.

Leverantörer av skräddarsydda tjänster

Dessa är leverantörer som du använder för att skapa produkter och tjänster som har anpassats efter dina behov.

Det inkluderar traditionell utkontraktering, där en tredje parts organisation tar över ansvaret för applikationer och tjänster som du tidigare utvecklade på plats.

Det inkluderar även en provision för förvaltningstjänst där leverantörer tillhandahåller dig de anpassade tjänsterna på bestämda tjänstenivåer och leverantörer som levererar applikationer utvecklade enligt din specifikation.

Din metod för leverantörshantering i den här kategorin måste erkänna utmaningen i att ersätta en leverantör om du har problem, eftersom specifika förändringar har gjorts, och du köper inte produkter eller tjänster för standardprogramvara av leverantören.

Standardleverantörer

Standardleverantörer tillhandahåller tjänster baserat på inställbara standardapplikationer där kunden själv genomför konfigureringen.

Leverantören tillhandahåller en supporttjänst för kundens basprodukt.

Ett exempel är ett lönesystem där kunden kan konfigurera detaljer, såsom analyskoder, men inte kan ändra logiken i behandlingen av lönelistor.

Leverantörshanteringen för den här kategorien bör anpassas för att erkänna dessa leverantörsegenskaper, eftersom det är mycket lättare att ersätta en leverantör i den här kategorin.

Om tjänsterna och produkterna däremot är viktiga för din verksamhet, bör din leverantörshantering syfta till att behålla leverantören genom att skapa en långsiktig relation med denne.

Leverantörer av handelsvaror

En leverantör som tillhandahåller en produkt eller tjänst som är allmänt tillgänglig och inte kan konfigureras, är en leverantör av handelsvaror.

Metoden för leverantörshantering i den här kategorin bör vara ”lättviktig”, eftersom det skulle vara lätt att hitta alternativa leverantörer om problem uppstår.

Exempel i den här kategorin är, bland annat, leverantörer som tillhandahåller applikationsprodukter för standardprogramvara, datorhårdvara och tillbehör, leverantörer av el och bredband och leverantörer av internettjänster.

Vissa av dina leverantörer kan vara väldigt viktiga för din verksamhet, och där så är fallet, måste din metod för leverantörshantering redogöra för det.

Det kan vara så enkelt som att införa hanteringskontroller för leverantörer av dessa viktiga handelsvaror för att säkerställa att de alltid får betalt i tid, så att de inte stoppar leveransen, av till exempel anslutning till stora nätverk.

Utveckla starka relationer med leverantörer

För att maximera fördelarna av dina processer för leveranshantering måste du använda en strategisk metod för att utveckla och bibehålla relationer med dina leverantörer.

För leverantörer av nyttoprodukter och handelsvaror kan det vara så enkelt som att betala räkningarna i tid, men för alla andra leverantörskategorier är det viktigt att ha en bra och ömsesidigt fördelaktig relation med de leverantörer du inte vill förlora.

Att köpa in och få ombord leverantörer är utmanande aktiviteter inom leverantörshantering, eftersom det är meningslöst att upprepa processen bara för att du var så dålig på att uppmärksamma relationshanteringen att leverantören lämnade ditt företag.

Leverantörer vill ha intäkter, men utan en bra relation, kanske de endast levererar minsta möjliga och inte vad du förväntat dig.

Följande aktiviteter inom relationshantering hjälper dig maximera avkastningen från din investering i leverantörshantering:

Delad information

Om du vill att dina leverantörer ska hjälpa dig måste du ge dem den information de är i behov av.

Det måste ske i en lättförståelig form, inte full av din organisations jargong och akronymer.

Inom leverantörshantering är det är en bra idé att ge alla dina leverantörer ett ordbok med alla icke-standardord och förkortningar som du använder.

Annan användbar information är bland annat IT-landskap, prognos för användarefterfrågan, IT-driftsmodell och all annan relevant information som kan påverka leverantörers tillhandahållande av tjänster eller som hjälper dig hantera leverantörer.

Vanliga prioriteringar

Dina leverantörer måste förstå dina prioriteringar, både när det kommer till att uppfylla dina mål och din strategi för leverantörshantering.

För vissa av dina leverantörer blir prioriteringen att köpa IT-produkter och -tjänster till lägst kostnad och för andra blir din prioritet högkvalitativa tjänster med kostnad som en lägre prioritet.

Din metod för leverantörshantering måste kunna identifiera relevanta prioriteringar för var och en av dina leverantörer, som sedan ska delas med dem.

Uppmuntra till gemensam utveckling och innovation

För dina nyckelleverantörer med vilka du förväntas ha en långsiktig och strategisk relation, är det en bra idé inom leverantörshantering att arbeta tillsammans med att utveckla strategin för deras IT-produkter och -tjänster.

Ett sätt att göra det är att ha möten om gemensam utveckling med var och en av leverantörerna.

Om du använder den här tekniken inom leverantörshantering får du tillgång till leverantörers expertis.

De kan ge värdefulla insikter och innovativa förslag för att maximera värdet från deras produkter, vilket kan ge dig en konkurrensmässig fördel.

Utveckla långsiktiga relationer

De flesta leverantörer vill ha långsiktiga, fördelaktiga relationer med sina kunder.

Om de inser att du, i din metod för leveranshantering, inte vill detsamma, kommer leverantörerna sannolikt inte investera i en relation med dig.

Det lönar sig att utveckla långsiktiga partnerskap med tilltro och engagemang mellan båda parter.

Sikta på en lösning som gynnar alla

Leverantörshantering är inte en strid där det finns vinnare och förlorare.

För att uppnå bra relationer måste både kunden och leverantören få ut något av partnerskapet.

Att använda tafatta taktiker i leverantörshantering och ett klumpigt språk med leverantörer kommer osannolikt att hjälpa relationen.

Om leverantörer anser att de har blivit orättvist behandlade leder den uppfattningen sannolikt till förargelse och ett förlorat samarbete,

Leta alltid efter en lösning som främjar båda parter.

Förstå din leverantör

Det är användbart att helt förstå dina leverantörer för att upprätta de bästa relationerna inom leverantörshantering: vad som driver dem, vad de har för mål och önskan med dig, vilken jargong och vilka förkortningar använder de och vilka begränsningar har de, särskilt från eventuella underleverantörer.

När du förhandlar priser med dina leverantörer kan det vara väldigt användbart inom leverantörshantering att känna till var dina leverantörers kostnader är fasta och var de kan rabatteras.