Den bästa meddelandeprogramvaran för kundkonversationer

Överblick

I dagens digitala värld förlitar sig människor på meddelandefunktioner som ett primärt sätt att kommunicera – inte bara för personliga konversationer utan även för kontakt med företag. Det finns många olika meddelandeprogramvaror, där vissa används på mobila enheter via appar eller sms och andra kräver ett datorgränssnitt.

Många vardagliga tjänster som appar för matleveranser eller biluthyrning är bevis på den lyckade integreringen av meddelandeprogramvara i kundtjänstramverket, särskilt för felsökning och problemlösning. De här plattformarna etablerar dynamiska kommunikationskanaler som hanterar kundfrågor i realtid och effektiviserar informationsflödet. För företag som vill skapa starkare relationer till sina kunder, höja kundlojaliteten eller förbättra den interna kommunikationen är det avgörande att implementera användningen av meddelandeprogramvara.

Här nedan går vi igenom vad meddelandeprogramvara är, olika typer och hur de kan hjälpa olika intressenter.

Vad är meddelandeprogramvara?

Meddelandeprogramvara är ett användarvänligt program som gör det möjligt för människor att komma i kontakt med varandra i form av text och visuella medier. Det finns många tillgängliga meddelandeprogram för mobila enheter. Några populära exempel är WhatsApp, Facebook Messenger, iMessage och livechattswidgetar, som alla används för sin smidighet och tillgänglighet.

Vad är direktmeddelanden?

Direktmeddelandeprogramvara gör det möjligt för användarna att utbyta information eller meddelanden i realtid. Företag använder direktmeddelandeprogram för att skicka meddelanden och information inom och mellan sina team. Sådan programvara möjliggör snabb och säker kommunikation för att säkerställa att företagets verksamhet fungerar på ett smidigt sätt. Den underlättar även informerat och betydelsefullt beslutsfattande.

De 12 bästa direktmeddelandeverktygen 2024

Lösningar med direktmeddelandeprogramvara har blivit ett viktigt element inom affärsvärlden och möjliggör effektiv kommunikation mellan interna team och externa partner. Här är en lista med de 12 bästa meddelandeprogramvarorna för företag: 

Freshworks Customer Service Suite 

Den här enhetliga plattformen tillhandahåller enkel support, marknadsföring, försäljning och kundkonversationer. Den både skapar och distribuerar AI-drivna botupplevelser snabbt och enkelt. Den underlättar även för Android-, Mac- och Windows-användare att komma i kontakt med andra.

WhatsApp

WhatsApp är ett av de vanligaste meddelandeprogrammen hos både små och stora företag. Android-, Windows-, Linux- och Mac-användare kan komma i kontakt med företaget via telefonsamtal, sms, videosamtal och fildelningsfunktioner. 

Telegram 

Telegram hjälper användarna att få direktkontakt med ett företag. Den här meddelandeprogramvaran blir allt mer populär tack vare dess förmåga att skapa externa kanaler och end-to-end-kryptering. 

Facebook Messenger

Företag använder appar som Facebook Messenger för att automatisera kommunikation och erbjuda kundtjänst dygnet runt. Olika livechatt-plugins, skanningsbara koder och kampanjer gör det möjligt för företagen att hålla sina kunder anslutna och uppdaterade. 

WeChat 

Kallas även Wei Xin i Kina och är en av de populäraste plattformarna för direktmeddelanden. Med den här appen kan företagen dela QR-koder, skapa innehåll, aktivera annonser eller sälja sina produkter direkt till kunderna.  

Skype

En tillförlitlig direktmeddelandeplattform för röst- och videosamtal samt skärmdelning som lanserades redan 2003. Skype tillhandahåller ett separat nätverk som företagen kan bjuda in vanliga Skype-användare till.

Microsoft Teams

Med över 13 miljoner dagliga användare är Microsoft Teams en av de populäraste chattapparna för företag. Microsoft Teams ingår i Microsoft 365 och är känt för sina överlägsna samarbetsmöjligheter, vilket gör appen till ett optimalt val för företag som är ute efter effektivt teamwork. 

Slack 

Slack är känt för sin förmåga att skapa privata kanaler och förenklar både kommunikation och samarbete. Funktioner som skärmdelning, videochattar, automatiserade påminnelser, telefonsamtal och nyckelordsvarningar effektiviserar företagskommunikationen.  

Brosix 

Brosix är skräddarsytt för små företag och integreras sömlöst med plattformar som Shopify, GitHub, Dropbox, YouTube och Google-produkter. Det är en go-to-app för fildelning utan storleks- och formatbegränsningar.

Ryver 

Det här direktmeddelandeprogrammet används främst för intern företagskommunikation. Du kan skapa flera olika privata grupper med kontorsmedlemmar. Dessutom finns det funktioner för videokonferenser, skärmdelning, utvecklingsforum för specifika målgrupper och en påminnelsefunktion för teammedlemmar. 

Flock

Flock är en populär plattform i Indien och har de grundläggande chattfunktioner som förväntas av företagsprogramvara, inklusive chattkanaler, direktmeddelanden, gruppmeddelanden, svarstrådar och omfattande varningar och aviseringar. 

Discord

Discord utvecklades ursprungligen för gamers och erbjuder en unik direktmeddelandeupplevelse för företag. Blandningen av funktioner för röstsamtal, chatt och skärmdelning har bidragit till att öka interaktionerna med företag.

Typer av meddelandeprogramvara

Varje meddelandeprogramvara är skräddarsydd för specifika kommunikationsbehov, där de två främsta kategorierna är direktmeddelanden och meddelanden i textformat. Appar för direktmeddelanden är kända för sina realtidsfunktioner och har stöd för olika typer av meddelanden, inklusive text och visuellt innehåll. Meddelanden i textformat är däremot begränsade till textbaserad kommunikation, som sms eller plattformar som Discord, vilka är populära bland företagen för textbaserad interaktion.

Dessutom kan meddelandeprogramvara delas in i kategorierna programbaserad och webbaserad. Programbaserad programvara behöver laddas ner och installeras på en enhet, medan webbaserad programvara körs direkt i en webbläsare.

Huvudfunktioner i meddelandeprogramvara

Meddelandeprogramvara har många olika funktioner och är avgörande för ett företags effektivitet. Här följer några exempel på huvudfunktioner att överväga för att välja rätt meddelandeprogramvara för ditt företag:

• Kryptering och sekretess online: Har programvaran end-to-end-kryptering som skyddar användarnas information? Det gör det möjligt för företagen att fokusera på sin huvudsaklig verksamhet utan att behöva oroa sig för sekretess- eller säkerhetsproblem. Exempel på säkerhetsfunktioner är flerfaktorsautentisering, enkel inloggning (SSO), biometrisk inloggning och blockering eller rapportering av misstänkta konton. 

• Meddelanden med låg latens: Låg latens gör det möjligt för användarna att få omedelbara meddelanden och svar. Om e-post eller sms används måste användarna vänta på att få svar. Men dagens meddelandeprogramvara har låg latens som standard, så att användarna kan chatta och skicka meddelanden i realtid.

• Konversationshistorik: Meddelandeprogramvara har ofta funktioner som sparar meddelandehistoriken. Användarna kan enkelt hitta meddelanden som skickades för flera dagar/månader/år sedan tack vare programmets molnsäkerhetskopiering och datasynkroniseringsfunktioner. Även företagen drar nytta av de här funktionerna eftersom de är tvungna spara viktiga data för efterlevnads- och granskningsändamål. 

• Röst- och videosamtal: Idag är chattprogramvara inte begränsad till textbaserade meddelanden. Användarna kan enkelt komma i kontakt med andra via röst- och videosamtal med hjälp av meddelandeprogramvara, medan företagen använder sådana funktioner för videomöten och röstmeddelanden. 

• Gruppchattar och -kanaler: Med gruppchattar kan användarna samarbeta med fler än en annan användare. De gör det även möjligt att svara på meddelanden via privata chattar eller gruppchattar. 

• Fildelning: Den här funktionen gör det möjligt för användarna att dela bilder, filer, dokument och videor. Företagen i sin tur använder sådan programvara för att skicka filer som bilagor eller länkar. Viss programvara erbjuder även integreringsfunktioner för molntjänster som OneDrive, Dropbox och Google Drive.

Så väljer du en optimal meddelandeplattform för din organisation

När du ska välja direktmeddelandeplattform för ditt företag är det viktigt att väga in flera olika faktorer som funktioner, säkerhet och integreringsmöjligheter. En optimal lösning ska erbjuda avancerade funktioner, sömlös integrering med befintliga system och utmärkt kundtjänst. Här är några strategiska tips som kan hjälpa dig att välja rätt meddelandeplattform för ditt företag: 

• Definiera företagets behov: Börja med att identifiera dina kommunikationsmål och behovet av att etablera en effektiv meddelandekanal. Att känna till de här behoven kommer att hjälpa dig att välja en meddelandeplattform som ligger i linje med ditt företags målsättningar. 

• Titta närmare på funktionerna: Vissa appar har funktioner för teamsamarbete medan andra är optimala för marknadsföring, försäljning och kundtjänst. Välj en som passar just din verksamhets mål.

• Säkerhet och sekretess: Företag bör prioritera datasekretess och att skydda sin IT-infrastruktur. Känsliga data måste skyddas med starka krypteringsprotokoll. Välj därför programvara med skydd mot dataintrång, obehörig åtkomst och integritetskränkningar.

• Integreringsmöjligheter: Välj en app som sömlöst kan integreras med ditt system och optimerar ditt arbetsflöde. Programvara med bättre integreringsmöjligheter ger även ökad produktivitet och smidig kommunikation.

På vilket sätt gynnas kunderna av meddelandeprogramvara?

Meddelandeprogramvara ger användarna flera olika fördelar. Här följer några exempel: 

• Bättre kundupplevelser: Meddelandefunktioner som är integrerade på webbsidor eller i appar gör det möjligt för användarna att initiera konversationer och snabbt få svar på sina frågor.  

• Snabba lösningar: Meddelandeprogramvara har imponerande korta lösningstider med ett genomsnitt på cirka två minuter, vilket är betydligt snabbare än e-post. Det förkortar handläggningstiderna avsevärt och förbättrar kundnöjdheten. 

• Uppdaterade meddelanden: Kunderna hålls informerade om nya produkter eller uppdateringar via meddelanden. Sådana realtidsuppdateringar ger kunderna möjlighet att dra nytta av förmåner som early bird-rabatter, tidsbegränsade erbjudanden och olika reor. 

• Support 24/7: Meddelandetjänster är tillgängliga dygnet runt, alla dagar i veckan, vilket gör att kunder från olika geografiska platser kan få support på flera olika språk.

På vilket sätt kommer din verksamhet att gynnas av att använda meddelandeprogramvara?

Här följer några sätt som företag kan använda meddelandeprogramvara för att få olika fördelar. 

• Generera leads snabbare: Meddelandeprogramvara med livechatts- och chattbotsfunktioner bidrar till att generera fler leads.

• Ta hand om potentiella kunder: Med chattmeddelanden kan du dela engagerande innehåll som betonar din produkts funktioner och fördelar för kunden över tid.  

• Prisvärd kommunikationskanal: Chattmeddelanden är prisvärda, gör det möjligt för teammedlemmar att multitaska och kräver ingen teknisk expertis.

Meddelandeprogramvara kontra meddelandeplattformar

Meddelandeprogramvara möjliggör omedelbar kommunikation via text eller multimedier och erbjuder funktioner för smartphones och Windows. Några exempel på meddelandeprogramvara är WhatsApp, Facebook Messenger, livechattswidgetar och iMessage.

En meddelandeplattform är å andra sidan en lösning som gör det möjligt att använda en eller flera meddelandeprogramvaror. Meddelandeplattformar har front-end-funktioner och kan integreras med andra externa meddelandeappar som WhatsApp eller Facebook under en och samma domän.

Vad är direktmeddelandeprogram?

Direktmeddelandeprogram gör det möjligt att utbyta information eller meddelanden i realtid. Företag använder sådana program för effektiv kommunikation inom eller mellan sina team. De är onlinebaserade och gör det möjligt för användarna att samarbeta med sina teammedlemmar och fatta informerade beslut. Med sådana plattformar för direktmeddelanden kan företagen enkelt etablera direkt, snabb och säker kommunikation mellan intressenter och teammedlemmar.

Direktmeddelanden kontra livechatt kontra chattbottar

Direktmeddelanden kontra livechatt

Livechatt är en kontinuerlig form av digital kommunikation där företag kan chatta direkt med sina kunder i realtid via chattwidgetar i appar, på webbplatser eller i direktmeddelandeprogram. Konversationer hanteras vanligtvis av mänskliga agenter, som hanterar tre eller fyra chattar samtidigt. Livechatt erbjuder support 24/7, vilket bidrar till att förbättra kundnöjdheten. 

Med direktmeddelandeprogramvara kan du använda livechatt och dra nytta av elektroniska meddelanden. De här verktygen har stöd för kontinuerliga konversationer med kunderna – det är bara att fortsätta konversationen där ni slutade. 

Direktmeddelanden kontra chattbottar

Chattbottar är kommunikationsgränssnitt som imiterar mänsklig konversation med hjälp av artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML). Det hjälper företag att leverera bättre kundupplevelser med support dygnet runt och omedelbara svar på kundernas frågor. Chattbottar är lämpliga för hantering av kundfrågor eller rutintjänster som att returnera en produkt eller navigera i gränssnittet. 

På direktmeddelandeplattformar kan du distribuera AI-chattbottar och hantera kundernas frågor. Den här typen av meddelandeprogramvara är till för livechatt för företagssupport och chattbotsintegreringar samt bidrar till att effektivisera verksamhetens arbetsflöden.

Hur kan företag komma igång med meddelandeprogramvara?

Företag kan börja med att ersätta traditionella kanaler som e-post med meddelandeprogramvara för att göra kommunikationen effektivare och i realtid. Följ den här processen för att komma igång på ett så effektivt sätt som möjligt: 

• Identifiera kundprofilen: Börja med att identifiera kundens identitet och föredragna interaktionskanaler. Att identifiera var kunderna är som mest aktiva bidrar till att skapa en tydligare bild av vilka kanaler som är lämpligast för engagemang. 

• Fastställ kundernas föredragna meddelandeprogramvara: Valet av meddelandeprogramvara varierar beroende på faktorer som geografisk plats och demografi (ålder, inkomst osv.). Så ta reda på kundernas val av kanal och agera därefter.

• Anpassa programvaran efter kundernas önskemål: Välj rätt meddelandeplattform för att komma i kontakt med dina kunder. Om du vill migrera en stor volym data ska du välja en plattform med stöd för smidig dataöverföring.

• Nå kunderna utan krångel: Precisera dina idealkunder för att effektivt kommunicera dina tjänster och alternativ för chattsupport. Dra nytta av chattwidgetar för smidig marknadsföring. Om ditt supportsystem innefattar iMessage eller WhatsApp kan du använda de plattformarna för att distribuera filer och meddelanden till din målgrupp i bulk.

Varför är det så viktigt för företag att ha en plattform för direktmeddelanden 2024?

Här listar vi några av anledningarna till varför direktmeddelandeplattformar är viktiga för företag 2024: 

• Förbättrar kundupplevelsen: Direktmeddelandeprogramvara gör det möjligt för kunderna att få snabba svar på sina frågor via chattbottar. För mer komplexa problem kan livechatt vara ett föredraget medium.

• Boostar produktiviteten: Till skillnad från meddelandeprogramvara har direktmeddelandeplattformar ett back-end-gränssnitt där du kan hantera alla konversationer från alla webbplatser och meddelandeappar.  

• Åtkomst till kundhistorik: Direktmeddelanden är asynkrona, vilket innebär att konversationen inte har någon definierad början eller slut. Det gör det enkelt att komma åt kundernas tidigare kommunikation. 

• Balanserar hastighet med kvalitet: Till skillnad från vanliga meddelandeplattformar möjliggör direktmeddelandeprogramvara kvalitativa interaktioner genom att kombinera mänskliga konversationsverktyg och intelligenta chattbottar.

Hur underlättar Customer Service Suite ditt företags meddelandehantering?

Freshworks Customer Service Suite erbjuder en sömlös lösning för verksamhetshantering och förbättrad kundkommunikation genom meddelandekanaler. Det möjliggör effektiv organisering av meddelanden och bidrar till en smidigare verksamhet. Freshworks moderna meddelandeprogramvara kan integreras i olika program och på olika webbplatser, vilket effektiviserar dina kommunikationsprocesser.