Was sind virtuelle Telefonnummern?

Virtuelle Telefonnummern (auch „virtuelle Nummern“ genannt) sind Telefonnummern ohne eine dazugehörende physische Telefonleitung oder SIM-Karte. Diese Telefonnummern haben eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Telefonnummern.

So nutzen virtuelle Telefonnummern das Internet, um Anrufe durchzuführen oder anzunehmen. Diese Nummern können mit jedem Gerät, etwa einem Computer, Mobiltelefon oder (normalen) Telefon, verwendet werden und gehören gewöhnlich zu einem virtuellen Telefonsystem. Mit virtuellen Telefonnummern können Sie Anrufe tätigen und annehmen, unabhängig davon, wer Ihr Gesprächspartner ist und wo in der Welt er sich aufhält. Das funktioniert so wie bei einem herkömmlichen Telefon – nur ohne die lästigen Telefonkabel und -leitungen.

Wie funktionierte das alles vor den virtuellen Telefonnummern?

Stellen wir uns als Beispiel Frau Feldmann vor. Frau Feldmann führt ein kleines und wachsendes Unternehmen. Ihre Kunden sitzen nicht in demselben Land wie sie und einige Mitarbeiter von Frau Feldmann nutzen Tischtelefone, um Anrufe anzunehmen und zu tätigen. Frau Feldmann möchte ihr Unternehmen vergrößern. Sie sieht sich allerdings einigen Schwierigkeiten gegenüber, die sie daran hindern, das Unternehmen ihrer Träume aufzubauen.

Weil Frau Feldmann Kunden im Ausland hat, sind die Telefongebühren bereits eine Belastung für sie. Mit dem weiteren Anwachsen ihres Kundenstammes dürfte sich dieses Problem noch verschärfen.

Es ist klar, dass Frau Feldmann, wenn sie ihr Unternehmen erweitern will, sich für ein geschäftliches Telefonsystem entscheiden muss, das internationale Anrufe ermöglicht. Zudem muss das Telefonsystem mit ihrem Unternehmen skalieren können. Ihre erste Möglichkeit wäre ein vor Ort installiertes Telefonsystem, so wie es Unternehmen seit Jahrzehnten verwenden.

Bei einem solchen Telefonsystem müsste sie physische Telefonleitungen verlegen lassen. Zusätzlich muss sie weitere Hardware kaufen und warten. Das Hinzufügen weiterer Funktionen, wie Anruf-Routing, Weiterleitung und automatische Rezeptionisten zum Annehmen ihrer Anrufe würde bedeuten, dass Frau Feldmann ein komplettes Telefonsystem in ihrem Büro installieren müsste. Dazu gehören Verteiler, Kabel und Netzwerkkarten. Diese benötigen viel Platz, brauchen zur Inbetriebnahme viel Zeit und sind teuer.

Für Eigentümer kleiner Unternehmen, wie Frau Feldmann, die sich eine flexible und kosteneffektive Lösung wünschen, ist eine solche vor Ort installierte Lösung nicht praktisch.

Was aber kann sie stattdessen tun?

Das Zeitalter der Cloud

An dieser Stelle kommen die virtuellen Telefonnummern und virtuellen Telefonsysteme ins Spiel. Diese sind besonders vorteilhaft für kleine Unternehmen, die wachsen wollen. Die virtuelle Lösung kann Unternehmen helfen, effizienter zu werden, ihre Kosten erheblich zu senken und das Durcheinander und die Hardware alter Telefonsysteme zu vermeiden.

Die Arten virtueller Telefonnummern

Es gibt verschiedene Arten virtueller Nummern, die jeweils einem eigenen Zweck dienen. Schauen wir uns einmal an, wie man diese für ein Unternehmen optimal nutzt.

Ortsrufnummern

Mit virtuellen Ortsrufnummern können Sie Ihren Sitz in Deutschland haben und eine Nummer in Australien nutzen, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Da es sich um eine australische Ortsrufnummer handelt, zahlen Sie dafür, obwohl Sie in Deutschland sitzen, nur die Ortsgebühren.

Der größte Vorteil von virtuellen Ortsrufnummern ist es, dass sie regionale Barrieren verhindern. Unternehmen können diese Nummern nutzen, um ihren Kunden eine gewohnte Erfahrung zu bieten und zugleich die Kosten für internationale Anrufe zu senken.

Gebührenfreie Rufnummern

Wie der Name schon andeutet, sind gebührenfreie Rufnummern für den Anrufer gebührenfrei. Solche Rufnummern beginnen mit der Vorwahl 800, 855, 866, 877 oder 888. Die Gebühren werden von Empfänger getragen.

Mögliche Käufer und Kunden rufen eine Telefonnummer eher an, wenn sie wissen, dass sie dafür nicht bezahlen müssen. Unternehmen nutzen daher gewöhnlich eine gebührenfreie Rufnummer, um die Kunden zu ermutigen, bei ihnen anzurufen.

Wortwahlrufnummern

Nehmen wir an, dass Frau Feldmann ein Geschäft für Kunstblumen betreibt. In diesem Fall kann es sein, dass sie sich eine Rufnummer wünscht, die zeigt, um welche Art von Geschäft es sich handelt. Möglich ist dies mit Wortwahlrufnummern. So könnte ihre geschäftliche Telefonnummer zum Beispiel 0800-KUNSTBLUMEN sein. Damit weiß jeder Betrachter ihrer Nummer sofort, um was für ein Geschäft es geht.

Wortwahlrufnummern sind gewöhnlich eine Mischung aus Zahlen und Wörtern. Sie können auch einfache Nummern sein, wobei es sich meist um eine Wiederholung von Ziffern handelt. Diese werden oft von Taxiunternehmen oder Lebensmittellieferdiensten verwendet. Zum Beispiel -241 PIZZA („two for one“ – zwei Pizzas zum Preis von einer). Eine Pizzeria könnte dann die Nummer 241-0-241 haben.

Wortwahlrufnummern dienen einem ganz bestimmten Zweck – einfachen Anrufen. Wenn Sie eine Wortwahlrufnummer verwenden, erinnern sich die Leute eher daran und das bedeutet mehr Anrufe für Ihr Unternehmen. Zugleich sind Wortwahlrufnummern eine gute Marketingstrategie für Unternehmen. Meist werden für Wortwahlrufnummern gebührenfreie Rufnummern verwendet.

Warum Sie sich für eine virtuelle Rufnummer entscheiden sollten

Machen Sie eine professionelle Erscheinung (auch akustisch)

Der erste Kontakt vieler Kunden mit einem Unternehmen erfolgt über das Telefon. Für kleine Unternehmen ist es daher wichtig, professionell zu wirken und Vertrauen aufzubauen. Wie vorher schon erwähnt, werden virtuelle Rufnummern zusammen mit virtuellen Telefonsystemen verwendet. Mit einem solchen System können Sie eingehende Anrufe direkt an einen automatischen Rezeptionisten oder eine Voicemail weiterleiten, ebenso wie an bestimmte Teams oder eine externe Rufnummer.

Virtuelle Telefonsysteme werden über das Internet betrieben und alle Daten sind in der Cloud vorhanden. Indem kleinere Unternehmen professioneller wirken, nähern sie sich mehr an große Unternehmen an.

Werden Sie Ihre Hardware los

Virtuelle Telefonnummern ermöglichen Ihnen einen Telefonbetrieb ohne die sperrige Telefonhardware, die vor Ort installierte Telefonanlagen mit sich bringen. Wenn Sie eine virtuelle Telefonnummer buchen, können Sie sie neben Ihren vorhandenen Telefonen, Computern und sogar Mobiltelefonen verwenden, ohne an Tischtelefone oder Telefonleitungen gebunden zu sein. So können Sie von überall aus handeln. So sind Sie besonders flexibel, was gerade für wachsende Unternehmen wichtig ist.

Internationale Anrufe zu Ortgebühren

Denken Sie zurück an das Beispiel und Frau Feldmann. Wenn sie Ihr Unternehmen außerhalb von Deutschland vergrößern möchte, muss sie mit hohen internationalen Telefongebühren rechnen. Selbst wenn Menschen in dem anderen Land an ihrem Unternehmen Interesse haben, kann es sein, dass sie nicht dort anrufen, weil sie vielleicht die Gebühren einer ausländischen Rufnummer scheuen.

Wenn Frau Feldmann eine virtuelle Telefonnummer in einem anderen Land bucht, kann sie zu Ortsgebühren anrufen, was erhebliche Einsparungen ermöglicht. Zugleich haben Interessenten in dem Land weniger Bedenken, ihr Unternehmen über die Ortsrufnummer anzurufen.

Bauen Sie eine örtliche Präsenz auf, ohne physisch vor Ort anwesend sein zu müssen

Die Leute sind gewöhnlich skeptisch, wenn es darum geht, Anrufe von internationalen Rufnummern anzunehmen. Der Grund ist, dass sie hohe Gebühren fürchten. Örtliche virtuelle Rufnummern lösen dieses Problem und ermöglichen es Unternehmen, eine örtliche Präsenz aufzubauen ohne dort physisch ein Büro vorhalten zu müssen. Wenn Sie von einer Rufnummer aus anrufen, die zur Region des Kunden gehört, hilft das beim Aufbau von Vertrauen.

Wie Sie virtuelle Telefonnummern erhalten

Die meisten Unternehmen buchen virtuelle Telefonnummern nicht einzeln, sondern über eine geschäftliche Telefonsystemsoftware. Sie können so das gewünschte Land auswählen, aus dem die Rufnummer stammen soll und sie nach der Buchung sofort verwenden.

Die Gebühren werden gewöhnlich nach der Anrufdauer in Minuten berechnet. Die Gebühren hängen dabei von der Art der gebuchten virtuellen Telefonnummer ab.

Bei einem virtuellen Telefonsystem können alle Rufnummern (gebührenfrei oder örtlich) von einem Ort aus verwaltet werden. Das hilft dem jeweiligen Unternehmen dabei, den Überblick über seine verschiedenen Rufnummern zu behalten.

Wenn Sie trotzdem eine einzelne virtuelle Rufnummer buchen möchten, gibt es Anbieter, die nur Rufnummern bereitstellen. Sie können eine virtuelle Telefonnummer buchen und sie so konfigurieren, dass sie mit dem Gerät Ihrer Wahl funktioniert. Sie können sogar mehrere virtuelle Telefonnummern auf einem Gerät verwenden oder dieselbe Rufnummer von verschiedenen Geräten aus nutzen.

Wie Sie eine virtuelle Telefonnummer kostenlos erhalten

Die meisten Websites, die virtuelle Telefonnummern kostenlos anbieten, sind Betrugswebsites, daher sollten Sie bei solchen Angeboten vorsichtig sein. Eine Ausnahme ist Google Voice, bei dem wirklich kostenlose virtuelle Rufnummern angeboten werden. Allerdings gilt das nur für die USA. Bedenken muss man auch, dass dabei nur die Rufnummer selbst kostenlos ist, aber trotzdem noch Gebühren für die Anrufe anfallen.

Google Voice wurde zudem nicht für Unternehmen entwickelt, daher fehlen ihm grundlegende Funktionen, die in Unternehmen benötigt werden. Zum Beispiel kann man dort keine gebührenfreien Rufnummern buchen oder Anrufe überwachen.

Daher wäre jemand wie Frau Feldmann, unsere Beispielsunternehmerin, mit ihrem wachsenden Unternehmen besser beraten, eine Alternative zu Google Voice zu verwenden.

Kurzfassung oder „TL;DR“

Virtuelle Telefonnummern funktionieren wie Telefonnummern, benötigen aber keine komplizierte Einrichtung wie herkömmliche Telefonsysteme. Zudem sind virtuelle Telefonnummern geräteunabhängig und können so konfiguriert werden, dass sie mit einem Mobiltelefon oder Computer genutzt werden können.

Es gibt verschiedene Arten von virtuellen Telefonnummern, die jeweils einem eigenen Zweck dienen. Zudem haben wir gesehen, wie Sie eine virtuelle Telefonnummer buchen können.

Früher haben Unternehmen große Summen in die Einrichtung und die Wartung von vor Ort installierten Telefonsystemen investiert. Heute besteht dazu kein Grund mehr, da alles in die Cloud umgezogen ist.

Unternehmensteams brauchen Funktionen wie intelligente Eskalationen, um Anrufe an andere Teams oder externe Rufnummern weiterzuleiten, wenn sie (die Teams) gerade nicht erreichbar sind. Sie benötigen zudem eine effiziente Methode zum Managen des Telefonsystems. Dabei helfen Funktionen wie ein Echtzeit-Dashboard und eine Möglichkeit zur Anrufüberwachung. Virtuelle Telefonsysteme bieten diese Funktionen – und viele mehr.

Dank virtueller Telefonsysteme (und virtueller Rufnummern) kann Frau Feldmann ihr Telefoncenter in Minutenschnelle einrichten. Zugleich genießt sie damit eine weltweite Reichweite und kann ihr Telefoncenter mit dem Wachsen ihres Unternehmens vergrößern. Damit kann sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig für sie ist: Das Abschließen von Geschäften.