Guía para crear un embudo de ventas extraordinario 

El procedimiento de ventas nunca es una línea recta. Es por eso que la conversión de un lead en un cliente suele tener su propio ritmo y varía entre una empresa y otra. Ya sean ventas B2B o B2C, es importante para los representantes de ventas el comprender y visualizar la trayectoria de un lead; de lo contrario estarán navegando a ciegas. Esto se hace mediante una serie de pasos que se convierten en lo que se conoce como un Embudo de ventas (o funnel de ventas), un concepto que data de la década de 1890.

Aquí encontrará las respuestas a todas sus preguntas relacionadas con los embudos de ventas, incluyendo el por qué necesita tener uno y cómo crear su primer embudo de ventas. Esta guía también abarca el cómo el software de CRM adecuado puede ayudarle a gestionar y a medir su embudo de ventas, y le ayudará a mejorar la eficacia de su procedimiento de ventas para convertir a más leads en clientes.

Qué es un embudo de ventas

 

El embudo de ventas es una ilustración de las etapas que atraviesa un cliente potencial antes de convertirse finalmente en un cliente de pago. Es parecido a una pirámide invertida: en la parte más ancha (o la “boca”) hay un montón de clientes potenciales suyos. Y, a medida que sus representantes de ventas comienzan a interactuar con estos, solo sus clientes potenciales mejor calificados pasan a la siguiente etapa, y en última instancia al cierre. Entonces, en el fondo del embudo de ventas están sus clientes más comprometidos.

La trayectoria del comprador y el embudo de ventas son las dos caras del proceso de compra. La trayectoria del comprador es el proceso que los compradores atraviesan antes de hacer una compra. Esta trayectoria es desde el punto de vista del comprador, y no desde el del vendedor como en el caso del embudo de ventas. Típicamente se divide en tres etapas:

  • Conciencia (boca del embudo): el comprador adquiere consciencia del problema que tiene. Busca soluciones, descubre productos o servicios e intenta aprovechar oportunidades.
  • Evaluación (parte media del embudo): el comprador evalúa diversos productos para resolver sus dificultades e interactúa con los vendedores.
  • Decisión (fondo del embudo): el comprador se decide por una solución a sus necesidades.
Sales Funnel Sales Funnel

Si bien el embudo de ventas y la trayectoria del comprador tienen claras diferencias, los dos conceptos se superponen cuando el comprador entra en la etapa de evaluación y está listo para la conversión. Es en esta etapa que el comprador entra en el embudo de ventas del vendedor. Idealmente, la trayectoria del comprador debería estar alineada con su procedimiento de ventas.

 

 

Etapas del embudo de ventas

Si bien cada empresa tiene su propia manera de gestionar el proceso de ventas y la trayectoria del comprador, el número y nombre de cada etapa pueden variar dependiendo del tipo de negocio y el procedimiento de ventas.

Un lead que quiera comprar su producto entrará en el embudo de ventas, pero puede o no avanzar a través de todas las etapas. Demos un vistazo al enfoque que adoptan los equipos de ventas en cada etapa de un embudo de ventas bien definido, y por qué las tasas de conversión son importantes en todas las etapas.

1. Boca del embudo de ventas: consciencia

En esta etapa, sus potenciales clientes enfrentan una dificultad y están investigando y aprendiendo más acerca de esta. Están buscando una solución y están descubriendo productos y servicios que resuelvan sus dificultades.

Ya habrán o descubierto la solución que usted ofrece a través de la publicidad, artículos en blogs, redes sociales, etc. y estarán en contacto con sus representantes de ventas. O, su equipo de ventas se ha comunicado con los clientes potenciales mediante canales de comunicación "en frío", como llamadas o correos electrónicos en frío.

En esta etapa, sus representantes de ventas solo están tratando de brindar información a sus clientes potenciales acerca del problema, pero no están presionando para lograr una venta. Los materiales de marketing, tales como artículos en blogs, vídeos, libros blancos e infografías pueden ayudarles a estar más informados acerca de los temas que más les importan.

Una vez que sus representantes de ventas se comunican con los clientes potenciales, estos se convierten en leads en el sistema de CRM. Este es el momento adecuado para llevarlos a la siguiente etapa ─descubrimiento─, ya sea llamándoles o reuniéndose con ellos en persona para hacerles preguntas que permitan llevarlos a mayor profundidad en el embudo.

Sales Funnel: Top-of-the-funnel content and sales activities Sales Funnel: Top-of-the-funnel content and sales activities

2. Parte media del embudo de ventas: calificación

En esta etapa, sus leads comprenden su problema y están buscando activamente las soluciones que les ayuden a lograr sus metas. Sus representantes de ventas inician una llamada de descubrimiento, reunión de ventas o demostración con el cliente potencial para identificar sus problemas y explicarles cómo les ayuda su solución a superar las dificultades del cliente potencial. En esta etapa es crucial que los equipos de ventas impresionen al lead a convertir.

Existen varias técnicas de calificación para ventas, como CHAMP, MEDDIC, GPCT, BANT y más, pero lo mejor es elegir el marco de trabajo que mejor se adapte a la trayectoria de su cliente. El marco de trabajo de calificación más comúnmente utilizado por muchas empresas es el BANT: Budget (presupuesto), Authority (autoridad), Need (necesidad) y Timeline (línea de tiempo). Solo los leads que satisfacen los criterios de calificación se convierten en potenciales oportunidades y fluyen a través del embudo. Hacer avanzar a los leads en el embudo de ventas sin cualificarlos antes no hará más que atascar su proceso de ventas, y no necesariamente generará ingresos.

El contenido de marketing, como guías en profundidad, comparaciones con la competencia, ebooks, vídeos formativos y blogs con casos prácticos ayudarán a los leads en este caso.  

El lead descubre más acerca de sus servicios y los beneficios de trabajar con usted. Si llega a la conclusión de que usted satisfará sus necesidades, entonces continuará a la siguiente etapa y se considerará una oportunidad.

Sales Funnel: Middle-of-the-funnel content and sales activities Sales Funnel: Middle-of-the-funnel content and sales activities

3. Fondo del embudo de ventas: decisión y cierre

En esta etapa, su lead ya ha tomado la decisión informada de comprar su solución. Al mismo tiempo, sus representantes de ventas le envían sus propuestas, términos y otros acuerdos con la esperanza de cerrar el trato. El resultado final de la oportunidad podría ser positivo o negativo, dependiendo de los intereses del cliente potencial a este punto. Si bien los representantes de ventas preparan todo para lograr un resultado positivo ─manejan las objeciones y hacen las negociaciones─, a la hora de cerrar el negocio, las tasas de éxito son bastante impredecibles.

Si el negocio se cierra, sus representantes de ventas mueven el negocio a la etapa "cerrado" en el proceso de ventas y comienzan la incorporación del nuevo cliente. Es posible que algunos leads se pierdan a causa de factores fuera del control de sus técnicas de ventas, como limitaciones presupuestarias. También es importante llevar un control de esos leads perdidos, de modo de poder determinar las razones de estas pérdidas y cultivar esos leads a futuro para recuperar la relación comercial con ellos.

Algunos contenidos que les ayudarán a tomar la decisión de comprar son comparaciones de características, manuales de venta (battle cards) de los competidores, vídeos del producto, etc.

Sales Funnel: Bottom-of-the-funnel content and sales activities Sales Funnel: Bottom-of-the-funnel content and sales activities

Embudo de ventas vs. Proceso de ventas

El embudo de ventas y el proceso (o "pipeline") de ventas suelen confundirse entre sí. Son como dos caras de la misma moneda, con el mismo valor, pero diferente dibujo. Pero no exactamente. El embudo de ventas y el proceso de ventas son discretos, tanto en los datos que manejan como la representación de estos. El embudo de ventas se enfoca en los clientes potenciales. El proceso de ventas se enfoca en los negocios.

El embudo de ventas es la etapa en el procedimiento de ventas por la que sus leads pasan antes de convertirse en clientes. En cambio, el proceso de ventas comprende todas las etapas en su procedimiento de ventas a través de las cuales un representante va moviendo un negocio, de principio a fin. Idealmente, su proceso de ventas debería estar alineado con la trayectoria del comprador.

 

sales funnel vs sales pipeline sales funnel vs sales pipeline

Gestión del embudo de ventas

El embudo de ventas simplemente describe cómo los leads atraviesan su procedimiento de ventas, de principio a fin. Solo es una representación visual de las cifras en forma de embudo; pero es mucho más de lo que parece. Si analiza la cantidad de leads que entran en su embudo y la cantidad de estos que se convierten en clientes, seguramente verá que la diferencia es notable. A veces los clientes potenciales abandonan el embudo lateralmente, cuando sus necesidades no se ajustan a sus servicios. Si bien es prácticamente imposible retener a todos y cada uno de los clientes potenciales que entran en su embudo, sí es importante que su equipo de ventas haga los esfuerzos necesarios para retener a los que estén listos para comprar.

Pero, dado el volumen de leads que llenan su embudo, los equipos de ventas tienen dificultades para convertir a los leads en clientes, porque no pueden distinguir entre los prometedores y los "fríos". Esto da como resultado una serie de leads prometedores sin calificar en la boca del embudo, que terminan o por abandonar debido a unos tiempos de respuesta lentos o se quedan atorados en la parte media del embudo, para acabar convirtiéndose en leads fríos. Para una empresa, esto implica perderse oportunidades fantásticas de ganar dinero. Y eso es apenas una de las "fugas". Existen muchas más formas de perder leads en el embudo de ventas.

Así que, ¿cómo identificar y detener las fugas para aprovechar todo el potencial de ingresos en su embudo? Use un software de embudo de ventas, como un CRM, que le permita calificar a los leads, hacer seguimiento a sus actividades en todas las etapas de la trayectoria del comprador y hacer seguimiento automáticamente y en el momento adecuado.

Adoptar un CRM con prestaciones de gestión de embudo de ventas impactará positivamente en el rendimiento del equipo de ventas. Pero de lo que no se dan cuenta la mayoría de los usuarios es que esto no solo es una base de datos de clientes, también es la herramienta más beneficiosa para la gestión del embudo y del proceso de ventas. Le ayuda a definir su procedimiento de ventas, a identificar fugas en el embudo de ventas y a optimizar el proceso de conversión para llevar a los leads al fondo del embudo.

Crear su embudo de ventas 

Desde la definición de las etapas del embudo hasta la automatización de los correos electrónicos, usted puede configurar su software de embudo de ventas para que ayude a sus vendedores a hacer avanzar a sus leads y a evitar que los leads abandonen el embudo de ventas.

Organizar a los leads que entran al embudo

Una de las formas en que un software de embudo de ventas acelera el proceso de ventas es ayudándole a organizar sus datos. Lo desglosa en módulos para gestionar a los leads, clientes y oportunidades.

La captación de leads es el primer paso del procedimiento de ventas. Algunos software de embudo de ventas pueden captar a los leads que visiten su página web, envíen un formulario, escriban un correo electrónico a su empresa, etc. Así es más fácil para los representantes de ventas el comenzar a trabajar con los leads en vez de desperdiciar el tiempo en introducción de datos. También puede segmentar a los leads basándose en criterios predefinidos y asignarlos a los representantes de ventas adecuados.

Cuando un lead entra al CRM, se marca como "nuevo". Todos los leads en esta etapa están en la boca del embudo. A medida que los representantes de ventas comienzan a interactuar con los leads, estos van pasando a las siguientes etapas. Los filtros y las visualizaciones en el software revelan la cantidad de leads en cada etapa del embudo de ventas para ayudarle a analizar su avance: cuántos nuevos leads hay en el embudo de ventas, cuántos han interactuado con los representantes de ventas, cuántos están en el fondo del embudo de ventas y listos para cerrar, y cuántos deben ser cultivados. Este conocimiento acerca de su embudo de ventas se convierte en una herramienta accionable que le permite planificar sus estrategias de ventas.

 

Calificar a los leads en el embudo

No podemos exagerar la importancia que tiene esto: la mayor dificultad que encuentran los representantes de ventas es el poder identificar leads calificados. Con el tiempo, los representantes de ventas expertos seguramente ya sabrán como calificar a sus leads y, por tanto, trabajar eficazmente en las oportunidades adecuadas. Pero esto resulta muy complicado para todos los demás. Lo complicado que resulta elegir a los leads calificados del embudo obliga a los representantes de ventas a "perseguirlos" a todos. Y el resultado: no se llega a ninguna parte.

Hoy en día, los software de embudo de ventas son inteligentes. Gracias a la IA, son capaces de calificar a los leads basándose en las propiedades, interés y comportamiento del lead, cosa que le ahorra tiempo y energía. El software de embudo de ventas potenciado por IA ayuda a los representantes de ventas a identificar leads prometedores, tibios y fríos creando un sistema de calificación de leads.

rank leads by characteristic and behavior rank leads by characteristic and behavior

Es posible configurar las reglas de calificación de leads para que coincidan con la personalidad de su comprador ideal simplemente agregando o restando puntos a la propiedad del lead. Por ejemplo, si su empresa opera solamente a nivel local, entonces el criterio mínimo para que un lead se convierta en cliente es que se encuentre dentro del área de servicio. Súmele 20 puntos. Si el lead no pertenece al ramo al que usted atiende, réstele 10 puntos. Adicionalmente, usted puede personalizar las calificaciones para actividad en correo electrónico, aplicación y web. Y, al combinarlo todo, nos queda una lista de leads prometedores, "tibios" y "fríos" en el embudo de ventas, que sus representantes de ventas pueden usar para enfocarse mejor y cerrar más negocios más rápido.

Interactuar con los leads a través del embudo

Ahora que los leads se pueden organizar y calificar, el siguiente paso para los representantes de ventas será comunicarse con los leads prioritarios por teléfono o por correo electrónico. El seguimiento a conversaciones ─cuándo se envió el último correo electrónico o se hizo la última llamada, de qué se habló, si leyeron su correo─ es una funcionalidad interesante para saber cómo planificar estratégicamente su próximo curso de acción.

Pero, si usted todavía usa herramientas independientes para llamar o escribirles a sus leads, entonces la visibilidad hacia los diferentes puntos de contacto en diferentes etapas en el embudo puede ser difícil de determinar. Es mejor usar un software de embudo de ventas con prestaciones integradas de correo electrónico y teléfono. Usted puede crear plantillas de correo electrónico en su software de embudo para contactar a los leads rápidamente. Y aún mejor: usted puede automatizar el envío del primer correo electrónico de bienvenida a los nuevos leads mediante los flujos de trabajo.

Track Leads Track Leads

Los CRM modernos también hacen seguimiento a sus correos electrónicos y le notifican cuando un lead abre su correo electrónico. Esta es una función muy ingeniosa, que le permite saber cuándo actuar para pasar a su lead a la siguiente etapa. Ya sabe, aprovechar la coyuntura. Así podrá saber si su correo electrónico está siendo leído o no. También puede usar métricas de correo electrónico para probar el rendimiento de su correo electrónico, y así mejorar su redacción para aumentar las tasas de apertura.

El teléfono sigue siendo una herramienta eficaz para los representantes de ventas Tener un teléfono en su CRM implica que su equipo de ventas puede aprovechar esta funcionalidad para llamar a los leads sin dificultades. Un CRM productivo le permite hacer llamadas en un solo clic, grabar y registrar automáticamente las llamadas, y transferir llamadas a otros agentes sin necesidad de transferencias o herramientas externas.

Hacer avanzar a los leads por el embudo automáticamente

Una buena práctica para gestionar su embudo de ventas en un software de embudo es ser consistente al actualizar la etapa del lead. A medida que los leads van avanzando por el embudo, usted debe ser capaz de analizar la cantidad de leads por etapa para poder garantizar que su embudo siempre esté repleto de leads. También es importante saber en qué etapa está cada lead para saber qué hacer a continuación. Una vez que el lead se haya contactado, muévalo de la etapa "nuevo" a la etapa "contactado". De hecho, el CRM es capaz de hacerlo avanzar por el embudo automáticamente.

Seamos francos: los leads no avanzarán automáticamente por el embudo. Los representantes de ventas deben continuar haciendo su trabajo de ventas y permitirle al software de embudo de ventas actualizar la etapa del lead en el embudo de ventas mediante la realización de ciertas acciones. Se pueden configurar automatizaciones para flujos de trabajo en el CRM para cambiar las etapas del lead. Por ejemplo, después de haber contactado a un lead, el CRM actualizará automáticamente la etapa del lead en base a la actividad más reciente.

El tener presente actualizar las etapas de venta puede ser complicado. Lo más recomendable es usar un software de CRM para salvar las brechas mediante las automatizaciones, y no basarse exclusivamente en su habilidad mental. También puede configurar recordatorios de tareas para hacer seguimiento a los leads activamente.

Creación de oportunidades en el proceso de ventas

Después de reunirse o hablar con el lead, y si están dispuestos a comprar, tendrá que cuantificar el valor de la oportunidad. Es aquí donde el proceso de ventas en el CRM puede ayudarle; usted puede hacer seguimiento a cada oportunidad con una visibilidad máxima. Los procesos de ventas visuales brindan una visión general de sus negocios por etapa, permitiéndole ver cómo los leads se mueven por el embudo de ventas. También les brinda a los representantes de ventas un estimado rápido de sus objetivos, y les exhorta a cerrar más de los negocios presentes en el embudo.

Cultivar a los leads en el embudo

En este momento, seguramente sabrá que los embudos de ventas desafían a la gravedad. No todos los leads que entran en su embudo llegan hasta el fondo. A veces puede ocurrir que la totalidad de los leads calificados no llegan al fondo del embudo. Esto puede deberse a la negligencia de los representantes de ventas para interactuar con el lead, o simplemente a que el lead no esté listo para tomar el siguiente paso. Es importante que los representantes de ventas no perciban que un lead calificado que salga del embudo equivalga a una oportunidad perdida. Un CRM le ayuda a recuperar las oportunidades perdidas mediante el cultivo de leads. 

El cultivo de leads es el proceso de interactuar activamente con los leads mediante campañas de correo electrónico. Al interactuar con los leads, ya sea en la boca, parte media o fondo del embudo con campañas de cultivo de leads, usted logra mantenerlos interesados y eventualmente convertirlos en clientes de pago. Con un software de CRM, usted puede emplear herramientas (como campañas de ventas) para entrar en contacto con los leads, desde que entran a su embudo hasta que hacen una compra. Envíe correos electrónicos programados basándose en el comportamiento del lead, use plantillas y haga seguimiento al rendimiento de todas las campañas en el CRM para convertir a sus clientes potenciales en clientes de pago.

Métricas clave para el embudo de ventas 

Hacer seguimiento a los KPI y a la tasa de conversión en cada etapa es importante para que los equipos de ventas obtengan una imagen clara del embudo de ventas. Con un software holístico de gestión de ventas, como un CRM, usted puede hacer seguimiento fácilmente a las métricas del embudo de ventas con ayuda de los informes del embudo.

 

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Métricas clave del embudo de ventas a rastrear mediante un buen CRM de ventas

Tasa de velocidad del lead

Esta métrica se refiere al crecimiento de sus leads cualificados, mes a mes, y mide la cantidad de leads que usted está procurando convertir en clientes actualmente. Esta métrica es un indicador en tiempo real del crecimiento y de los ingresos por ventas. Así, si su tasa de velocidad de leads es alta, esto implica que usted puede esperar unos elevados ingresos por ventas en los meses siguientes.

Tasa de conversión

El medir la efectividad con la que su equipo de ventas está convirtiendo a los leads es imperativo para determinar la calidad de los leads y el desempeño individual de los representantes de ventas. Con un software de embudo de ventas, usted puede crear informes de embudo para conocer el nivel de conversión de sus leads en las diferentes etapas, clasificados por representantes de ventas y también por campaña. Analizar qué leads están avanzando por el embudo y convirtiéndose en clientes le permite planificar mejor las estrategias de conversión.

Recuento de oportunidades entre las etapas

Esto es exactamente lo que el nombre sugiere: la cantidad total de oportunidades en cada etapa de su embudo de ventas. Aquí, usted querrá asegurarse de tener un buen equilibrio de leads en cada etapa de su embudo de ventas. Si nota una cantidad excesiva de leads en una etapa específica, esto podría significar que sus representantes están teniendo dificultades para hacerlos avanzar por el embudo, cosa que es motivo de preocupación.

Tiempo empleado en cada etapa

En términos intuitivos, tiene sentido intentar minimizar el tiempo empleado en cada etapa, de modo de que usted acorte la duración de su ciclo de ventas promedio. Dicho esto, recuérdeles a sus representantes de ventas que hagan esto con criterio: no deben apresurarse a mover a los leads a la siguiente etapa del proceso si no están listos para ello. Recuerde: a nadie le gusta un representante de ventas que sea demasiado insistente o agresivo, y hacer avanzar a su lead demasiado rápido puede terminar por resultar contraproducente.

Convierta leads en ventas. Use el CRM Freshsales para la gestión de su embudo de ventas.

Freshsales es un software de CRM integral con prestaciones de gestión de embudo diseñadas para que los equipos de ventas puedan gestionar a sus leads de principio a fin. Es capaz de manejar todos y cada uno de los pasos del embudo de ventas, permitiéndole enfocarse en los leads adecuados en el momento adecuado. Usted tiene una visibilidad total hacia su embudo: desde perspectivas en tiempo real acerca del comportamiento de los leads hasta la velocidad relativa en que su equipo es capaz de convertir a estos leads en ventas. Freshsales incluye informes integrados de teléfono, correo electrónico y embudo. Esto significa que todos los datos de sus clientes están accesibles para usted en un mismo lugar. Adicionalmente, usted puede automatizar tareas, crear su proceso de ventas y programar campañas de ventas. ¡Todas las herramientas que necesita para hacer avanzar a los leads en su embudo de ventas vienen incluidas en Freshsales! Obtenga su
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