Elegir el mejor PBX empresarial | Sistema telefónico Freshdesk Contact Center

El mejor uso de lOs PBX

Cómo aprovechar al máximo su PBX

Tanto si usted es una pequeña empresa cuyas instalaciones caben cómodamente en una habitación como si usted es un negocio en pleno crecimiento donde hay caras nuevas todos los días, los teléfonos convencionales simplemente no podrán mantener el ritmo de su crecimiento y su tráfico de llamadas.

Así que veamos qué es exactamente lo que aportará a su empresa el adaptarse a un PBX, y la mejor forma de hacerlo.

Mejor comunicación

Ya sea por la comodidad de llamar por teléfono a un colega que esté a unos pocos cubículos de distancia, o la capacidad redireccionar rápidamente a un interlocutor con prisa al departamento adecuado, un PBX está diseñado para que sus operaciones telefónicas prosigan con fluidez. Los PBX ayudan a que las comunicaciones internas de su empresa permanezcan bien organizadas sin restricciones adicionales.

Como un PBX puede personalizarse para albergar a tantos usuarios como sea posible, usted puede tener a su equipo entero bien informado de las llamadas entrantes y de las que deben ser transferidas. Esta clase de comunicación fluida es la que le permitirá brindarles a sus clientes una experiencia consistente.

Conversación en contexto

Excepto en el caso de los clásicos discos de vinilo, a nadie le gusta repetir lo mismo una y otra vez. Y cuando se trata de un cliente que le llama, no hay duda de que estarán desesperados por obtener una solución rápida. Pero lo que se puede lograr con los sistemas telefónicos tradicionales tiene un límite. Y es ahí donde un PBX ayuda a cada agente en su equipo a sincronizarse con todas las demás llamadas entrantes.

Al poder acceder a información en contexto mediante poderosas funciones, como la grabación de llamadas y los registros automáticos de llamadas, los PBX verdaderamente llevan la experiencia del cliente a un nivel superior al normal. Esto no solamente le ahorrará muchísimo tiempo, sino que también hará que sus clientes estén encantados con su estilo de trabajo.

Imagen profesional

No importa si es una primera cita o un primer "hola" a un cliente en la llamada, son los primeros segundos los que definen cómo será su relación con su marca. A cualquier marca le conviene proyectar una imagen de profesionalismo en sus operaciones empresariales. Con un PBX perfectamente ajustado para apoyar sus interacciones con sus clientes, ya no tendrá que preocuparse de que su sistema esté desperdigado por todas partes.

Las funciones inteligentes de un PBX ─redireccionamiento de llamadas, llamadas en conferencia, recepcionista automático y devolución de llamadas, entre otras─ le permiten deshacerse de las llamadas perdidas, las transferencias desorganizadas y los largos tiempos de espera. De esta manera, se vuelve más fácil para usted el reproducir esa excelente experiencia del cliente, con frecuencia y con estilo. Esto hará que sus clientes sean fieles a su marca durante mucho tiempo.

Ahorros a largo plazo

Un PBX es similar a lo que ocurre con el buen vino. Con los años, mejora. A pesar de que la configuración inicial podría resultar un poco abrumadora en términos de adaptarse al cambio y a la cantidad de trabajo que implica, esta es una inversión que solo hay que hacer una sola vez. Con un PBX plenamente operativo, sus empleados podrán trabajar con una cantidad específica de líneas telefónicas compartidas, en lugar de tener que conformarse con el método tradicional, que obliga a tener una línea diferente para cada empleado.

Además, con los sistemas telefónicos tradicionales, todas las llamadas que se hacen (incluso si es a un colega en el cubículo de enfrente) deben pasar por la central local antes de conectarse, y se consideran una llamada nueva, que hay que pagar en su totalidad. Pero, para una llamada hecha a través del PBX, no se le cobrará nada. De esta manera usted obtiene un gran ahorro, tanto en hardware como en recursos.

Utilización inteligente de los recursos

¿En qué le gustaría que emplearan el tiempo los agentes de su call center? ¿En consultar directorios y largos historiales de llamadas para encontrar los números telefónicos adecuados que marcar? ¿O en aprovechar su tiempo, responder a esa llamada y dejar impresionados a sus clientes con la calidad de su servicio de soporte? Por supuesto, al final todo se reduce a la rentabilidad.

Así que usar la tecnología adecuada (un buen PBX) para minimizar todo el trabajo manual y crear el entorno adecuado para su equipo de atención telefónica es importante. Esto eventualmente les ayudará a enfocarse más en la llamada y en su calidad, y menos en tener que hacer registros de llamadas y otras tareas operativas. Haga buen uso de todos los recursos disponibles y déjele lo demás a su PBX.

Gestión de llamadas optimizada

Mediante un PBX, usted puede darse el lujo de saber exactamente cuántas llamadas entran y salen de su central telefónica empresarial sin tener que esperar a que le llegue la factura a fin de mes. Un análisis más frecuente del volumen de llamadas en un PBX le brinda la posibilidad de reorganizar a su equipo de atención telefónica en pleno, para que trabajen mejor juntos.

Con este análisis, usted también podrá saber cuáles líneas suelen estar más ocupadas y mover a algunos de sus agentes a las líneas de mayor demanda. De esta manera, usted puede garantizarse un entorno laboral saludable, en el cual no haya agentes con exceso ni con déficit de trabajo asignado. De esta manera optimizará las operaciones de su call center con mucho cuidado.

Tipos de PBX

¿Qué tipo de PBX debe usar su empresa?

¿De tin Marín de do pingüé? No. Tiene que haber una mejor manera de hacerlo. Veamos. Ahora que ya hemos visto cuán ventajoso es un PBX para una empresa, es necesario responder la siguiente pregunta importante: ¿Cuáles son los diferentes tipos de PBX que existen?, ¿y en qué se diferencian entre sí?

PBX in situ tradicional

¿Qué es?

Como fueron los primeros PBX en aparecer, estos sistemas "tradicionalmente" usaban las clásicas líneas fijas para atender los flujos de llamadas empresariales. Es como si fueran esa clase de personas adictas al trabajo, que adoran quedarse pegadas durante horas al escritorio. Esto implica que estos sistemas de PBX están fijos a su escritorio, y no se pueden mover de un lado a otro, ni tampoco responderse desde donde sea.

¿Cuáles son sus pros y contras?

Si bien estos sistemas de PBX son los mejores en términos de su fiabilidad y calidad de la voz, por el hecho de tener líneas telefónicas exclusivas, también tienen sus desventajas. Estos sistemas telefónicos de PBX requieren de una buena cantidad de hardware, cables y mano de obra para su operación. Por tanto, sus costos de mantenimiento, configuración y puesta en marcha son elevados.

Así que, ¿cuál es el veredicto?

Si su empresa ya ha usado un PBX in situ y se siente cómodo asumiendo sus costos inherentes, puede continuar usándolo. Pero para alguien que quiera comenzar a usar un PBX, lo mejor es optar por aquellos que sean más fáciles de configurar y mantener.

IP PBX

¿Qué es?

Estos son PBX que no usan mucho hardware, pero que aún necesitan un teléfono fijo o un software para realizar sus operaciones de call center.

¿Cuáles son los pros y los contras?

Lo mejor de esta clase de PBX es su flexibilidad, que le permite conectarse por internet y hacer todo esto desde la red de su oficina. No hace falta invertir en un proveedor externo, cosa que sí ocurre con los PBX tradicionales. Además, como esto le permite operar con un único proveedor, los asuntos relacionados con licencias y facturación se simplifican notablemente.

Así que, ¿cuál es el veredicto?

Estos sistemas son ideales para equipos que necesiten un teléfono fijo por motivos de hábito y de comodidad, pero que aun así quieran ahorrarse los costos y responsabilidades inherentes al mantenimiento y conservación.

PBX alojado

¿Qué es?

Este PBX es el más avanzado y reciente de los PBX, que no requiere ni de hardware ni tampoco de instalación. Todos los elementos del PBX están alojados virtualmente en la nube.

¿Cuáles son los pros y los contras?

Ya no tiene que preocuparse acerca de voluminosos hardware, o por las complejidades de un sistema in situ que le ate a su oficina. Usted tendrá la libertad de trabajar cómodamente desde el lugar que prefiera. Todo lo que necesitará es una laptop con una buena conectividad a internet. Todos los datos y operaciones son mantenidos por un proveedor externo, de modo que usted no es responsable del mantenimiento y la conservación.

Así que, ¿cuál es el veredicto?

Esta es una opción muy cómoda y de bajo costo, que hará que su experiencia de call center sea elegante y cómoda, lo que le ayudará a enfocarse en las cosas más importantes. Y especialmente si usted es una pequeña empresa y no le preocupan mucho ni el volumen de llamadas ni el tamaño del equipo, esta es su mejor opción.