El mejor uso de lOs PBX
Cómo aprovechar al máximo su PBX
Tanto si usted es una pequeña empresa cuyas instalaciones caben cómodamente en una habitación como si usted es un negocio en pleno crecimiento donde hay caras nuevas todos los días, los teléfonos convencionales simplemente no podrán mantener el ritmo de su crecimiento y su tráfico de llamadas.
Así que veamos qué es exactamente lo que aportará a su empresa el adaptarse a un PBX, y la mejor forma de hacerlo.
Mejor comunicación
Ya sea por la comodidad de llamar por teléfono a un colega que esté a unos pocos cubículos de distancia, o la capacidad redireccionar rápidamente a un interlocutor con prisa al departamento adecuado, un PBX está diseñado para que sus operaciones telefónicas prosigan con fluidez. Los PBX ayudan a que las comunicaciones internas de su empresa permanezcan bien organizadas sin restricciones adicionales.
Como un PBX puede personalizarse para albergar a tantos usuarios como sea posible, usted puede tener a su equipo entero bien informado de las llamadas entrantes y de las que deben ser transferidas. Esta clase de comunicación fluida es la que le permitirá brindarles a sus clientes una experiencia consistente.
Conversación en contexto
Excepto en el caso de los clásicos discos de vinilo, a nadie le gusta repetir lo mismo una y otra vez. Y cuando se trata de un cliente que le llama, no hay duda de que estarán desesperados por obtener una solución rápida. Pero lo que se puede lograr con los sistemas telefónicos tradicionales tiene un límite. Y es ahí donde un PBX ayuda a cada agente en su equipo a sincronizarse con todas las demás llamadas entrantes.
Al poder acceder a información en contexto mediante poderosas funciones, como la grabación de llamadas y los registros automáticos de llamadas, los PBX verdaderamente llevan la experiencia del cliente a un nivel superior al normal. Esto no solamente le ahorrará muchísimo tiempo, sino que también hará que sus clientes estén encantados con su estilo de trabajo.
Imagen profesional
No importa si es una primera cita o un primer "hola" a un cliente en la llamada, son los primeros segundos los que definen cómo será su relación con su marca. A cualquier marca le conviene proyectar una imagen de profesionalismo en sus operaciones empresariales. Con un PBX perfectamente ajustado para apoyar sus interacciones con sus clientes, ya no tendrá que preocuparse de que su sistema esté desperdigado por todas partes.
Las funciones inteligentes de un PBX ─redireccionamiento de llamadas, llamadas en conferencia, recepcionista automático y devolución de llamadas, entre otras─ le permiten deshacerse de las llamadas perdidas, las transferencias desorganizadas y los largos tiempos de espera. De esta manera, se vuelve más fácil para usted el reproducir esa excelente experiencia del cliente, con frecuencia y con estilo. Esto hará que sus clientes sean fieles a su marca durante mucho tiempo.
Ahorros a largo plazo
Un PBX es similar a lo que ocurre con el buen vino. Con los años, mejora. A pesar de que la configuración inicial podría resultar un poco abrumadora en términos de adaptarse al cambio y a la cantidad de trabajo que implica, esta es una inversión que solo hay que hacer una sola vez. Con un PBX plenamente operativo, sus empleados podrán trabajar con una cantidad específica de líneas telefónicas compartidas, en lugar de tener que conformarse con el método tradicional, que obliga a tener una línea diferente para cada empleado.
Además, con los sistemas telefónicos tradicionales, todas las llamadas que se hacen (incluso si es a un colega en el cubículo de enfrente) deben pasar por la central local antes de conectarse, y se consideran una llamada nueva, que hay que pagar en su totalidad. Pero, para una llamada hecha a través del PBX, no se le cobrará nada. De esta manera usted obtiene un gran ahorro, tanto en hardware como en recursos.
Utilización inteligente de los recursos
¿En qué le gustaría que emplearan el tiempo los agentes de su call center? ¿En consultar directorios y largos historiales de llamadas para encontrar los números telefónicos adecuados que marcar? ¿O en aprovechar su tiempo, responder a esa llamada y dejar impresionados a sus clientes con la calidad de su servicio de soporte? Por supuesto, al final todo se reduce a la rentabilidad.
Así que usar la tecnología adecuada (un buen PBX) para minimizar todo el trabajo manual y crear el entorno adecuado para su equipo de atención telefónica es importante. Esto eventualmente les ayudará a enfocarse más en la llamada y en su calidad, y menos en tener que hacer registros de llamadas y otras tareas operativas. Haga buen uso de todos los recursos disponibles y déjele lo demás a su PBX.
Gestión de llamadas optimizada
Mediante un PBX, usted puede darse el lujo de saber exactamente cuántas llamadas entran y salen de su central telefónica empresarial sin tener que esperar a que le llegue la factura a fin de mes. Un análisis más frecuente del volumen de llamadas en un PBX le brinda la posibilidad de reorganizar a su equipo de atención telefónica en pleno, para que trabajen mejor juntos.
Con este análisis, usted también podrá saber cuáles líneas suelen estar más ocupadas y mover a algunos de sus agentes a las líneas de mayor demanda. De esta manera, usted puede garantizarse un entorno laboral saludable, en el cual no haya agentes con exceso ni con déficit de trabajo asignado. De esta manera optimizará las operaciones de su call center con mucho cuidado.
